Configurer un type de tâche en réservation

À quoi ça sert

Un type de tâche peut devenir un planning de réservation : ses tâches ne se créent plus dans une liste, elles se posent sur un calendrier de ressources — techniciens, salles, véhicules, matériel. C'est ce qui permet de réserver un créneau, de gérer une capacité et une liste d'attente, et d'ouvrir la réservation au portail client.

La configuration se fait dans l'onglet « Planning » d'un type racine. Un sous-type ne peut pas être un type planning : « Indisponible : un sous-type ne peut pas être un type planning. »

Les ressources elles-mêmes — leurs horaires, leurs capacités, leurs absences — sont gérées dans le module Ressources. Voir Pools d'utilisateurs et Pools.

Concepts clés

• Pool de ressources principal — la collection de ressources sur laquelle les réservations se posent : c'est elle qui donne les lignes du calendrier.
• Pool de ressources secondaire — une ressource complémentaire attachée à la réservation (un véhicule pour un technicien, un équipement pour une salle).
• Découpage du planning — l'unité de temps du calendrier : « Heure », « Demi-journée » ou « Jour ».
• Capacité par créneau — le nombre de réservations acceptées en même temps sur un même créneau de la ressource principale. Au-delà, les réservations supplémentaires passent en liste d'attente.
• Identification du client — la façon dont le client final est rattaché à une réservation : une fiche CRM, ou un champ personnalisé.
• Bénéficiaire — la personne pour qui la réservation est posée.
• Affichage du planning — l'endroit où ce planning apparaît : dans la liste des tâches, dans le menu, ou les deux.

Comment faire

Rendre un type réservable

1. Ouvrez « Administration des tâches », la catégorie, puis le type racine.
2. Ouvrez l'onglet « Planning ».
3. Activez l'interrupteur « Planning de réservation ».
4. Choisissez le « Pool de ressources principal ».
5. Choisissez le « Découpage du planning ».
6. Cliquez sur « Enregistrer », en haut de la page.

Les tâches de ce type deviennent des réservations sur le planning du pool choisi. Voir Réservations.

Choisir où le planning apparaît

1. Dans l'onglet « Planning », ouvrez « Affichage du planning ».
2. Choisissez « Dans la liste des tâches », « Dans le menu (entrée dédiée) » ou « Les deux ».
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

« Dans le menu (entrée dédiée) » ajoute une entrée propre à ce type dans le menu du module. Le réglage par défaut est « Dans la liste des tâches ».

Régler la finesse des créneaux

1. Dans l'onglet « Planning », choisissez le « Découpage du planning ».
2. En découpage « Heure », choisissez la « Durée d'un créneau (min) » : 15 minutes, 30 minutes ou 1 heure. Les horaires saisis sont arrondis à ce pas.
3. Si vous voulez pré-remplir la durée à la création, choisissez une « Durée par défaut d'une réservation ». Elle doit être supérieure ou égale à la durée d'un créneau ; « Aucune » la laisse libre.
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Afficher des heures travaillées

1. Dans l'onglet « Planning », activez « Définir des heures travaillées ».
2. Renseignez « Début » et « Fin » au format HH:mm.
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

La vue jour de ce type s'ouvre alors sur cette plage. Hors plage, la journée est affichée en entier (24 h). Une heure mal formée affiche « L'heure doit être au format HH:mm (ex. 08:00) », et une fin antérieure au début « L'heure de fin doit être postérieure à l'heure de début ».

Accepter plusieurs réservations sur un même créneau

1. Dans l'onglet « Planning », renseignez la « Capacité par créneau ».
2. Cliquez sur « Enregistrer ».

À 1, le créneau est exclusif. Au-delà, les réservations supplémentaires sont placées en liste d'attente. Voir Liste d'attente.

Abaisser la capacité est refusé tant que des créneaux futurs la dépassent : « Impossible d'abaisser la capacité à {valeur} : {nombre} créneau(x) futur(s) dépassent encore cette valeur. Annulez ou décalez les réservations en surnombre avant de réduire la capacité. »

Limiter les réservations d'un même client

1. Dans l'onglet « Planning », renseignez « Max. réservations futures par client », ou laissez vide pour « Aucune limite ».
2. Pour interdire les créneaux qui se chevauchent, désactivez « Autoriser le chevauchement par client ».
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le client qui dépasse le plafond obtient « Vous avez atteint le nombre maximum de réservations autorisées pour ce planning ({max}). Annulez une réservation existante pour en créer une nouvelle. » ; en cas de chevauchement interdit, « Vous avez déjà une réservation sur ce créneau pour ce planning. Plusieurs réservations qui se chevauchent ne sont pas autorisées. »

Ajouter un pool secondaire

1. Dans l'onglet « Planning », ouvrez « Ajouter un pool secondaire » et choisissez le pool.
2. Réglez son « Comportement par défaut » : « Aucune ressource », « Facultative » ou « Obligatoire ».
3. Activez « Afficher un tableau pour ce pool » si vous voulez une grille de consultation sous le planning principal, avec une ligne par ressource : un clic sur un créneau libre y permet de réserver en partant de cette ressource.
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le pool principal ne peut pas être repris en pool secondaire, ni un pool déjà ajouté. « Retirer le pool » l'enlève.

Conditionner un pool secondaire à la fiche client

1. Sur le pool secondaire, activez « Conditionner selon la fiche client ».
2. Choisissez le « Champ », l'« Opérateur » (« égal à » ou « est l'un de ») et la ou les valeurs.
3. Réglez « Si la condition est remplie » sur « Aucune ressource », « Facultative » ou « Obligatoire ».
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Quand la condition est remplie, ce comportement remplace le comportement par défaut. La condition n'est proposée que si le type identifie son client par une fiche CRM, et si cette entité comporte des champs exploitables.

Identifier le client d'une réservation

1. Dans l'onglet « Planning », ouvrez « Identification du client ».
2. Choisissez « Lier à une fiche client CRM », puis le type de fiche ; ou « Champ personnalisé », puis le nom du champ.
3. Avec une fiche CRM, activez « Le client est le bénéficiaire » si le bénéficiaire doit être repris automatiquement du client, sans saisie séparée.
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Ouvrir le planning au portail client

1. Dans l'onglet « Planning », activez « Visible portail client ».
2. Renseignez le « Préavis d'annulation (h) » : le délai avant le début en deçà duquel le client ne peut plus annuler. 0 signifie aucune restriction.
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

Un type visible sur le portail identifie forcément son client par une entité CRM configurée comme lien de compte du portail : « Type visible sur le portail : le client est forcément identifié via une entité CRM configurée comme lien de compte portail. » Quand une seule entité est éligible, elle est pré-sélectionnée et le choix est verrouillé.

Si le portail n'est pas activé, l'interrupteur est indisponible : « Le portail client n'est pas activé pour cette organisation : configurez une entité CRM dans l'administration du portail client pour pouvoir partager des types de planning. » Voir Configuration du portail.

Référence

Réglages du planning

Pools secondaires

L'opérateur « égal à » compare à une valeur, « est l'un de » à une liste. Sur un champ à choix, les valeurs proposées sont celles du champ ; sur un champ texte ou nombre, elles se saisissent librement.

Messages d'erreur

Ce qui n'est pas réglé ici

Questions fréquentes

Puis-je repasser un type planning en type normal ?

Seulement tant qu'aucune réservation n'existe : « Ce type de planning a des entrées existantes et ne peut pas être reconverti en type non planifiable ».

Puis-je masquer les dates sur un type planning ?

Non : « Un type de planning ne peut pas masquer ses champs de date (début et échéance) ». Ce sont elles qui positionnent la réservation sur le calendrier.

Un type planning peut-il aussi être créable depuis le portail comme une demande ?

Non, les deux sont exclusifs : « Un type de tâche ne peut pas être à la fois créable sur le portail client et un type planning. » Un planning s'ouvre au portail par « Visible portail client », qui permet au client de réserver un créneau. Voir Exposer un type de tâche au portail client.

Que se passe-t-il quand la capacité d'un créneau est atteinte ?

Les réservations suivantes sont placées en liste d'attente. Voir Liste d'attente.