Naviguer dans un pool de ressources
Ouvrir un pool, comprendre ce que contient sa page et passer d’un pool à l’autre
À quoi ça sert
Un pool regroupe des ressources de même nature : les collaborateurs de l'organisation, une équipe d'électriciens, une flotte de véhicules, un parc de machines. Chaque pool a sa propre page, avec son calendrier, ses ressources et, selon sa configuration, son formulaire de saisie et son taux d'occupation.
Le module « Ressources » s'ouvre directement sur un pool : c'est la page où vous consultez et renseignez les disponibilités, où vous ajoutez une ressource et où vous suivez ce qui est réservé. Les pools auxquels vous avez accès sont listés dans le menu du module.
Concepts clés
- Pool — un ensemble de ressources partageant les mêmes horaires de travail, le même mode de suivi et les mêmes droits de gestion, accordés à des rôles.
- Pool « Utilisateurs » — le pool par défaut, créé automatiquement. Il contient les utilisateurs de l'application et sert à déclarer leurs absences. Voir Absences des collaborateurs.
- Pool humain — un pool dont les ressources sont des personnes. Il peut porter des équipes et des comptes instructeur.
- Pool matériel — un pool dont les ressources sont des biens (véhicule, machine, salle).
- Mode de suivi — « Disponibilités » (on déclare quand la ressource est disponible) ou « Indisponibilités » (la ressource est disponible par défaut et l'on déclare ses indisponibilités). Il est figé à la création du pool.
- Granularité — « Journée » ou « Demi-journée » : le découpage du calendrier et la durée qu'un simple clic couvre.
- Droit « Gérer les ressources du pool » — accordé à des rôles : leurs membres ajoutent, modifient et désactivent les ressources du pool.
- Droit « Gérer les disponibilités du pool » — accordé à des rôles : leurs membres saisissent les disponibilités de toutes les ressources du pool.
- Rôle — un ensemble d'utilisateurs qui reçoivent des droits, sans porter de données. Voir Périmètres et rôles.
- Pool actif / inactif — un pool désactivé n'apparaît plus dans le menu et sa page affiche un avertissement.
La création et le réglage d'un pool relèvent de l'administration du module. Voir Créer et configurer un pool.
Comment faire
Ouvrir un pool
- Dans le menu, cliquez sur « Ressources ».
- L'application vous place sur le premier pool visible pour vous : le pool « Utilisateurs » s'il est actif, sinon le premier autre pool actif auquel vous avez accès.
Si aucun pool actif ne vous est visible, la page affiche « Aucun pool de ressources actif. Contactez un administrateur pour activer un pool. »
Passer d'un pool à l'autre
- Ouvrez le menu du module « Ressources ».
- Chaque pool visible apparaît comme une entrée, sous son nom au pluriel. Cliquez sur celui que vous voulez ouvrir.
Les entrées « Mes saisies » et « Mon planning » ne s'affichent que pour un instructeur (voir Espace instructeur), et « Administration » seulement pour un administrateur du module.
Changer la période affichée
- Sur la page du pool, repérez la barre au-dessus du calendrier.
- Choisissez « Sem. » (semaine) ou « Mois ».
- Naviguez avec les flèches, ou revenez à la date du jour avec « Aujourd'hui ».
La période et la date choisies restent dans l'adresse de la page : vous pouvez la copier pour retrouver la même vue.
Sur un pool qui affiche la section « Occupation des ressources », cette période et cette date s'appliquent aussi à elle, et les deux grilles défilent ensemble ; voir Occupation des ressources.
Replier une section sur téléphone
- Sur un téléphone, la page arrive avec le planning ouvert et les autres sections repliées.
- Touchez le titre d'une section pour la déplier, touchez-le à nouveau pour la replier.
Sur ordinateur, toutes les sections sont toujours dépliées.
Référence
Sections de la page d'un pool
| Section | Quand elle apparaît |
|---|---|
| « Équipes » | Pool « Utilisateurs » et pools humains |
| Formulaire de saisie | Le formulaire du pool est actif et l'un de vos rôles a le droit « Gérer les ressources du pool » ou « Corriger les saisies du pool » |
| « Absences » | Pool « Utilisateurs » uniquement |
| « Ressources » | Tous les pools sauf « Utilisateurs » |
| « Occupation des ressources » | Tous les pools sauf « Utilisateurs », si vous avez accès au module Tâches et que le pool contient au moins une ressource |
| « Saisies du formulaire » | Mêmes conditions que le formulaire de saisie |
Le titre de la section de saisie est celui configuré pour le formulaire ; sans titre configuré, c'est « Formulaire de saisie détachée ».
Quels pools vous sont visibles
| Cas | Pool visible |
|---|---|
| Pool désactivé | Jamais |
| Pool « Utilisateurs » actif | Toujours |
| Administrateur du module Ressources | Tous les pools actifs |
| Autre utilisateur | Les pools actifs dont l'un de vos rôles a le droit « Gérer les ressources du pool » ou « Gérer les disponibilités du pool » |
| Pool actif sans rôle pour ces droits | Personne, sauf les administrateurs du module ; tout le monde si l'organisation n'a encore créé aucun rôle |
| Instructeur | Aucun pool : l'instructeur est redirigé vers son espace |
En-tête et messages
- L'en-tête reprend le nom au pluriel du pool, suivi d'une étiquette « Humain » ou « Matériel ».
- Pool désactivé : « Ce pool est désactivé. Contactez un administrateur pour l'activer. » Aucune section n'est affichée.
- Aucun pool visible depuis le menu : « Aucun pool de ressources actif. Contactez un administrateur pour activer un pool. »
Questions fréquentes
Puis-je supprimer un pool ?
Non. Un pool se désactive depuis l'administration du module : il disparaît alors du menu et sa page devient un simple avertissement, mais son contenu est conservé. Voir Créer et configurer un pool.
Pourquoi je ne vois pas un pool que mon collègue voit ?
La visibilité d'un pool dépend des rôles à qui sont accordés les deux droits de gestion du pool. Sans détenir l'un des deux droits par un rôle, vous ne voyez pas le pool — sauf si vous êtes administrateur du module Ressources, ou s'il s'agit du pool « Utilisateurs ».
Puis-je changer le type ou le mode de suivi d'un pool existant ?
Non : « Le type et le mode de suivi ne sont pas modifiables après la création. » Le nom, la granularité, les horaires et les rôles des droits de gestion restent modifiables.