Tags

À quoi ça sert

Un tag est une étiquette colorée que vous posez sur une tâche pour la qualifier librement : « Urgent », « À rappeler », « Garantie ». Contrairement au statut et au type de tâche, il n'entre dans aucun automatisme : c'est un repère visuel et un critère de recherche.

Les tags sont partagés par toute l'organisation et se gèrent depuis une page dédiée. Une tâche peut en porter plusieurs, et un tag peut être réservé à certaines catégories de tâches pour éviter d'encombrer les listes de choix.

Par défaut, tout utilisateur ayant accès au module Tâches peut créer, modifier, réordonner et archiver un tag. Votre organisation peut réserver cette gestion aux membres d'un groupe, et réserver l'usage d'un tag précis aux membres d'un autre groupe.

Concepts clés

• Tag — un nom, une couleur de fond, une couleur de texte facultative et une description facultative.
• Tag parent — un tag peut être rattaché à un autre tag. Les tags enfants s'affichent en retrait sous leur parent dans la liste, et le libellé complet s'écrit « Parent › Enfant » partout où on choisit un tag.
• Catégories — la liste des catégories de tâches dans lesquelles le tag est proposé. Vide, le tag est proposé partout.
• Groupe d'affectation — le groupe dont les membres peuvent poser ou retirer ce tag sur une tâche. Vide, tout le monde le peut.
• Groupe de gestion des tags — un réglage de l'organisation. Quand il est défini, seuls ses membres voient l'entrée « Tags » et peuvent créer, modifier, archiver ou réordonner les tags. Voir Paramètres globaux du module.
• Ordre d'affichage — l'ordre dans lequel les tags sont présentés. Il se règle par glisser-déposer, séparément pour les tags racines et pour les enfants d'un même parent.
• Tag archivé — un tag retiré des listes de choix et de la liste active. Il reste affiché sur les tâches qui le portent déjà, se retrouve dans la section des tags archivés de la page « Tags », et peut être restauré.

Comment faire

Ouvrir la page des tags

1. Dans le menu, ouvrez « Tâches ».
2. Cliquez sur « Tags ».

La page liste les tags actifs avec leur couleur, leur description et un compteur à côté du titre ; ce compteur ne tient pas compte des tags archivés. Si aucun tag n'existe encore, elle affiche « Aucun tag pour le moment » et un bouton « Créer un premier tag ».

Si votre organisation a désigné un groupe de gestion des tags et que vous n'en êtes pas membre, l'entrée « Tags » n'apparaît pas dans le menu, et la page affiche « Vous n'êtes pas autorisé à gérer les tags. Seuls les membres du groupe désigné peuvent le faire. »

Créer un tag

1. Sur la page « Tags », cliquez sur « Ajouter un tag ». Le volet « Nouveau tag » s'ouvre.
2. Saisissez le « Nom ». Il est obligatoire : sans lui, le message « Le nom est requis » s'affiche.
3. Choisissez la « Couleur » : une des huit pastilles proposées, le sélecteur de couleur, ou un code hexadécimal saisi à la main.
4. Choisissez si besoin la « Couleur du texte ». Sans choix, « Si vide, le texte est affiché en blanc. »
5. Renseignez la « Description » si vous voulez expliquer l'usage du tag aux autres utilisateurs.
6. Choisissez un « Tag parent » si le tag doit être rangé sous un autre, ou laissez « Aucun ».
7. Sélectionnez les « Catégories » dans lesquelles le tag doit être proposé, ou laissez le champ vide : « Si aucune catégorie n'est sélectionnée, le tag est utilisable dans toutes les catégories. »
8. Choisissez le « Groupe d'affectation » si l'usage du tag doit être réservé, ou laissez « Aucun groupe » : « Si aucun groupe n'est sélectionné, tout utilisateur peut affecter ou retirer ce tag sur une tâche. Sinon, seuls les membres du groupe désigné le peuvent. »
9. Vérifiez l'« Aperçu », qui montre le badge tel qu'il apparaîtra, puis cliquez sur « Créer ».

Le message « Tag créé » confirme la création et le tag apparaît dans la liste.

Modifier un tag

1. Sur la page « Tags », cliquez sur la ligne du tag.
2. Modifiez les champs voulus.
3. Cliquez sur « Mettre à jour ».

Le message « Tag mis à jour » confirme l'enregistrement. Si vous fermez le volet avec des modifications non enregistrées, une confirmation vous demande de confirmer l'abandon.

Réordonner les tags

1. Sur la page « Tags », attrapez la poignée « Déplacer le tag » à gauche de la ligne.
2. Faites glisser la ligne à sa nouvelle place, puis relâchez.

Le nouvel ordre est enregistré immédiatement. Un tag ne se déplace qu'entre ses pairs : un tag racine parmi les racines, un tag enfant parmi les enfants du même parent. Le glisser-déposer fonctionne aussi au clavier, en activant la poignée puis en utilisant les flèches.

Réserver un tag à certaines catégories

1. Ouvrez le tag.
2. Dans « Catégories », sélectionnez une ou plusieurs catégories, puis « Mettre à jour ».

Le tag n'est alors plus proposé sur les tâches des autres catégories. Un tag déjà posé sur une tâche d'une autre catégorie y reste affiché et reste retirable.

Réserver l'usage d'un tag à un groupe

1. Ouvrez le tag.
2. Dans « Groupe d'affectation », choisissez un groupe, puis « Mettre à jour ».

Le tag n'est alors plus proposé dans la liste « Ajouter un tag » aux personnes qui ne sont pas membres de ce groupe, et la croix disparaît de son badge sur les tâches qui le portent : elles le voient, mais ne peuvent ni le poser ni le retirer. Choisir « Aucun groupe » lève la réserve.

Archiver un tag

1. Ouvrez le tag.
2. Dans le pied du volet, cliquez sur « Archiver ».

Le message « Tag archivé » confirme l'opération. Le tag disparaît de la liste active de la page « Tags », des listes de choix sur les tâches et des filtres. Il reste consultable sous « … tag(s) archivé(s) », en bas de la page « Tags ».

Restaurer un tag archivé

1. Sur la page « Tags », cliquez sur « … tag(s) archivé(s) », en bas de la liste.
2. Cliquez sur l'icône « Restaurer » sur la ligne voulue.

Le message « Tag restauré » confirme l'opération et le tag réapparaît dans la liste active, avec sa couleur, son parent et ses catégories d'origine. « Masquer les tags archivés » referme la section.

Consulter l'historique d'un tag

1. Ouvrez le tag.
2. Cliquez sur l'icône « Historique », en haut du volet.

L'historique liste les évènements datés du tag : « Tag créé », « Tag modifié », « Tag archivé », « Tag restauré ». Le bouton « Retour » ramène au formulaire.

Poser un tag sur une tâche

1. Ouvrez la tâche, ou le formulaire de création détaillé.
2. Dans la section « Tags », ouvrez la liste « Ajouter un tag ».
3. Recherchez le tag et sélectionnez-le. Il s'affiche en badge au-dessus de la liste.
4. Enregistrez la tâche.

Pour retirer un tag, cliquez sur la croix de son badge. Un tag réservé à un groupe dont vous n'êtes pas membre n'est pas proposé dans la liste et son badge n'a pas de croix.

Depuis le formulaire détaillé d'une tâche, le bouton « + » à droite du libellé « Tags » ouvre directement le formulaire de création d'un nouveau tag. Ce bouton n'apparaît pas si vous n'êtes pas autorisé à gérer les tags.

Si le type de la tâche rend les tags obligatoires, l'enregistrement est refusé tant qu'aucun tag n'est posé, avec le message « Au moins un tag est obligatoire ». Voir Créer une tâche.

Référence

Champs du formulaire

Couleurs proposées

Couleur de fond : Rouge, Orange, Jaune, Vert, Bleu, Violet, Rose, Noir. Couleur du texte : Blanc, Noir, Gris foncé, Gris clair.

Le sélecteur de couleur et le champ de saisie acceptent n'importe quelle couleur au format hexadécimal à six chiffres ; une valeur mal formée affiche « Couleur invalide ».

Où les tags apparaissent

Qui peut faire quoi

Un tag réservé à un groupe est refusé côté serveur même si vous parvenez à l'envoyer : « Vous n'êtes pas autorisé à affecter ou retirer ce tag. » La même règle s'applique quand un tag change de colonne dans une vue kanban par tags, quand une tâche est dupliquée et quand une tâche de suite est créée à partir d'une tâche qui porte le tag.

Règles

• Un tag ne peut pas être son propre parent : « Un tag ne peut pas être son propre parent ».
• Un tag archivé ne peut plus être modifié : « Ce tag est archivé et ne peut pas être modifié ». Il faut d'abord le restaurer.
• Un tag actif ne peut pas être restauré : « Ce tag n'est pas archivé et ne peut pas être restauré ».
• Un tag réservé à d'autres catégories ne peut pas être posé sur la tâche : « Ce tag n'est pas disponible dans cette catégorie ».
• Les restrictions de catégorie ne sont pas héritées : un tag enfant porte sa propre liste de catégories, indépendante de celle de son parent. Le groupe d'affectation ne se transmet pas non plus au tag enfant.
• Archiver un tag parent n'archive pas ses enfants : ils restent actifs et remontent au premier niveau de la liste tant que leur parent est archivé.

Messages

Questions fréquentes

Puis-je supprimer un tag ?

Non. Un tag s'archive : il disparaît des listes de choix et de la liste active de la page « Tags », mais reste affiché sur les tâches qui le portaient.

Puis-je désarchiver un tag ?

Oui. Ouvrez « … tag(s) archivé(s) » en bas de la page « Tags », puis cliquez sur « Restaurer » sur la ligne voulue. Le tag redevient actif immédiatement.

Faut-il être administrateur pour gérer les tags ?

Non, sauf si votre organisation a désigné un groupe de gestion des tags : seuls ses membres et les administrateurs d'organisation gèrent alors les tags. Sans ce réglage, tout utilisateur ayant accès au module Tâches peut créer, modifier, réordonner, archiver et restaurer un tag.

Un tag réservé à un groupe reste-t-il visible des autres ?

Oui. La lecture n'est jamais restreinte : le tag s'affiche sur les tâches qui le portent, dans la vue tableau et dans les filtres. Seule sa pose et son retrait sont réservés aux membres du groupe d'affectation.

La couleur du texte est-elle calculée automatiquement ?

Non. Sans choix explicite, le texte du badge est affiché en blanc. Sur un fond clair, choisissez « Noir » ou « Gris foncé » pour rester lisible.