Alertes de catégorie
S’abonner aux créations, modifications, changements de statut et commentaires des tâches d’une catégorie
À quoi ça sert
Suivre une tâche à la fois devient vite ingérable quand on veut être au courant de tout ce qui se passe dans un domaine : les incidents, les demandes clients, les interventions. Les alertes de catégorie répondent à ce besoin : vous vous abonnez une fois à une catégorie, et vous recevez les notifications de toutes les tâches de cette catégorie que vous pouvez voir, sans avoir à vous ajouter en suivi sur chacune.
L'abonnement est personnel : il n'est visible que de vous et n'ajoute personne d'autre en destinataire.
Concepts clés
- Catégorie — le regroupement de types de tâches auquel un abonnement se rattache. Chaque catégorie a sa propre entrée dans le menu de gauche.
- Type d'alerte — l'évènement qui déclenche la notification : création, modification, changement de statut ou nouveau commentaire.
- Suivi — l'ajout d'une personne comme observatrice d'une tâche précise. L'abonnement à une catégorie produit les mêmes notifications, mais pour toutes les tâches de la catégorie. Voir Responsables, équipes et suivi.
Comment faire
S'abonner aux alertes d'une catégorie
- Dans le menu, ouvrez la catégorie voulue.
- Cliquez sur le bouton « Affichage et alertes », dans la barre d'outils au-dessus de la liste.
- Sous « Alertes de la catégorie », activez les types d'alerte souhaités.
Chaque interrupteur est enregistré immédiatement : il n'y a pas de bouton de validation. Le bouton « Affichage et alertes » est mis en évidence tant qu'au moins une alerte est active sur la catégorie affichée.
Se désabonner
- Ouvrez « Affichage et alertes » sur la catégorie concernée.
- Désactivez les interrupteurs voulus.
Tout désactiver met fin à l'abonnement pour cette catégorie.
Vérifier ses abonnements
- Dans le menu, ouvrez la catégorie.
- Ouvrez « Affichage et alertes ».
Les interrupteurs actifs sont ceux de la catégorie affichée. Les abonnements se consultent catégorie par catégorie : il n'existe pas d'écran récapitulant tous vos abonnements.
Référence
Types d'alerte
| Libellé | Déclencheur | Notification reçue |
|---|---|---|
| Création de tâche | Une tâche est créée dans la catégorie | « Nouvelle tâche » |
| Modification de tâche | Un champ suivi de la tâche change | « Tâche modifiée » |
| Changement de statut | Le statut de la tâche change | « Statut modifié » |
| Nouveau commentaire | Un commentaire est ajouté | « Nouveau commentaire » |
Champs qui déclenchent une alerte « Modification de tâche »
Nom, description, responsables, date de début souhaitée, échéance, progression, estimation, tags, champs personnalisés, contrat et liens CRM. Les autres modifications ne déclenchent pas d'alerte.
Ce que l'abonnement ne couvre pas
- L'ajout en suivi sur une tâche : cette notification reste propre à la tâche et n'est pas proposée à l'échelle d'une catégorie.
- Les tâches rattachées à une autre catégorie.
Ce qui limite ce que vous recevez
- Vous ne recevez l'alerte d'une tâche que si vous êtes membre du groupe de cette tâche.
- Vous n'êtes jamais notifié de vos propres actions.
- Si vous êtes déjà en suivi de la tâche, vous ne recevez qu'une notification, pas deux.
- Le canal de réception — dans l'application, par e-mail — suit vos préférences de notification. Voir Choisir ses notifications.
Cas particuliers
- La notification « Nouvelle tâche » n'est pas réservée aux abonnés de la catégorie : les personnes déjà en suivi de la tâche au moment de sa création la reçoivent aussi — les « Suiveurs automatiques » réglés sur le type de tâche, et les personnes ajoutées en suivi dans le formulaire de création. Si vous êtes à la fois abonné à la catégorie et en suivi de la tâche, vous ne la recevez qu'une fois.
- Un import de tâches en masse n'envoie pas d'alerte « Création de tâche », pour éviter d'inonder les abonnés. Voir Importer des tâches depuis Excel.
- Un message adressé au client depuis « Échanges client » déclenche la même alerte « Nouveau commentaire ». Voir Tâches vues par le client.
Questions fréquentes
Puis-je m'abonner à plusieurs catégories ?
Oui. Chaque catégorie a son propre abonnement, à régler depuis sa page.
Puis-je gérer les alertes d'une catégorie sans l'ouvrir ?
Non. Le réglage porte sur la catégorie affichée. Quand aucune catégorie n'est sélectionnée, les interrupteurs sont inactifs et la mention « Sélectionnez une catégorie pour gérer vos alertes » s'affiche.
Puis-je abonner un collègue à une catégorie ?
Non. Chacun gère ses propres abonnements. Pour associer quelqu'un à une tâche précise, ajoutez-le en suivi sur cette tâche.
Vais-je recevoir les alertes des tâches que je ne peux pas voir ?
Non. L'abonnement ne donne aucun accès supplémentaire : seules les tâches des groupes dont vous êtes membre déclenchent une notification pour vous.