Créer et configurer un pool

À quoi ça sert

Un pool regroupe des ressources de même nature dont vous suivez la disponibilité : une équipe de techniciens, une flotte de véhicules, un parc de machines. Chaque pool a sa propre page, son propre calendrier, ses propres ressources et ses propres groupes d'accès.

La configuration d'un pool décide de tout le reste : ce que l'on saisit sur son calendrier, avec quelle finesse, qui peut y toucher, et quelles raisons sont proposées à la saisie. Deux réglages sont définitifs à la création — le type et le mode de suivi — parce que les entrées déjà saisies en dépendent.

Les pools se gèrent dans « Ressources » puis « Administration ». Le pool « Utilisateurs », qui existe d'office, a sa propre page : Configurer le pool « Utilisateurs ».

Concepts clés

• Pool humain — un pool de personnes. Il ouvre les équipes sur sa page et reçoit par défaut des horaires de travail.
• Pool matériel — un pool d'objets : véhicules, machines, salles. Il n'a pas d'horaires par défaut.
• Mode de suivi — « Disponibilités » : on déclare quand la ressource est disponible, tout le reste étant indisponible. « Indisponibilités » : la ressource est disponible sur ses horaires de travail, et on ne saisit que les exceptions.
• Granularité du calendrier — « Journée » ou « Demi-journée ». Elle détermine le découpage du calendrier et la durée créée par un clic.
• Horaires de travail — les jours et créneaux qui définissent la disponibilité par défaut. Ils n'existent que sur un pool en mode « Indisponibilités ».
• Raison d'indisponibilité — un motif proposé à la saisie d'une indisponibilité, avec sa lettre, son libellé et ses couleurs.
• Groupe gestion des ressources — le groupe autorisé à ajouter et retirer des ressources dans le pool.
• Groupe gestion des disponibilités — le groupe autorisé à saisir les disponibilités et indisponibilités de toutes les ressources du pool.

Comment faire

Créer un pool

1. Dans le menu, ouvrez « Ressources » puis « Administration ».
2. Dans la section « Pools de ressources », cliquez sur « Pool humain » ou sur « Pool matériel ».
3. Renseignez le « Nom du pool (singulier) » et le « Nom du pool (pluriel) ». Le singulier nomme une ressource dans les formulaires, le pluriel nomme le pool dans les titres et les menus.
4. Choisissez le « Mode de suivi », puis la « Granularité du calendrier ».
5. En mode « Indisponibilités », réglez les « Horaires de travail » et complétez au moins une raison d'indisponibilité.
6. Choisissez le « Groupe gestion des ressources » et le « Groupe gestion des disponibilités ».
7. Activez si besoin « Lier les ressources à une entité CRM », voir Lier les ressources d'un pool au CRM.
8. Cliquez sur « Créer le pool ».

Le message « Pool créé » confirme la création et le pool apparaît dans la liste, actif. Un pool humain part avec les horaires du lundi au vendredi, 08:00–12:00 et 13:00–17:00, jours fériés français exclus ; un pool matériel part sans horaires.

Si un champ obligatoire manque, le message « Veuillez corriger les champs invalides avant d'enregistrer. » s'affiche et rien n'est enregistré.

Modifier la configuration d'un pool

1. Dans « Administration », cliquez sur la carte du pool.
2. Modifiez les champs voulus. Le type et le mode de suivi sont affichés en lecture seule : « Le type et le mode de suivi ne sont pas modifiables après la création ».
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le message « Pool mis à jour » confirme l'enregistrement. Le bouton reste inactif tant que rien n'a changé, et fermer le volet avec des modifications en cours demande une confirmation.

Régler les horaires de travail

1. Ouvrez la configuration du pool, section « Horaires de travail ».
2. Cliquez sur les initiales des jours pour activer ou désactiver un jour travaillé.
3. Réglez les heures de début et de fin de chaque créneau. « Ajouter un créneau » en ajoute un, l'icône de corbeille en retire un.
4. Activez ou non « Exclure les jours fériés français ».
5. Cliquez sur « Enregistrer ».

La ligne « Capacité calculée : » sous les créneaux indique le nombre d'heures par jour qui en découle. La section n'existe que sur un pool en mode « Indisponibilités ».

Configurer les raisons d'indisponibilité

1. Ouvrez la configuration du pool, section « Raisons d'indisponibilité ».
2. Cliquez sur « Ajouter une raison ».
3. Saisissez la « Lettre » — un seul caractère, mis en majuscule — et le « Libellé ».
4. Cliquez sur la pastille colorée pour choisir la « Couleur de fond » et la « Couleur du texte ».
5. Laissez « Active » pour la proposer à la saisie, ou désactivez-la pour la retirer des nouvelles saisies sans toucher aux entrées existantes.
6. Cliquez sur « Enregistrer ».

La lettre et la couleur sont ce que le calendrier affiche sur une entrée. Une raison déjà utilisée ne peut pas être supprimée : son icône de suppression est inactive et indique « Utilisée par {n} entrée(s) ». La dernière raison active ne peut être ni désactivée ni supprimée : « Au moins une raison active doit rester. »

Activer ou désactiver un pool

1. Dans « Administration », basculez l'interrupteur de la carte du pool.
2. Ou bien, depuis la configuration du pool, cliquez sur « Désactiver le pool » / « Activer le pool » dans le pied du volet.

Le message « Pool désactivé » ou « Pool activé » confirme l'action. La page d'un pool désactivé n'affiche plus que « Ce pool est désactivé. Contactez un administrateur pour l'activer. »

Changer l'ordre des pools

1. Dans « Administration », attrapez la poignée « Réorganiser le pool » à gauche d'une carte.
2. Faites-la glisser à sa nouvelle place et relâchez.

L'ordre est appliqué immédiatement et détermine l'ordre d'affichage des pools dans le module. En cas d'échec : « Impossible de réordonner les pools ».

Ajouter des colonnes aux ressources du pool

1. Ouvrez la configuration du pool.
2. Descendez à « Colonnes personnalisées » et ajoutez les champs voulus.
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

Ces champs apparaissent ensuite sur le formulaire de chaque ressource du pool. Ils sont distincts des champs du formulaire de saisie, voir Configurer le formulaire de saisie.

Restreindre la modification d'une colonne à certains groupes

1. Ouvrez la colonne concernée, dans « Colonnes personnalisées ».
2. Sous « Groupes autorisés à modifier », choisissez un ou plusieurs groupes.
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

« Laissez vide pour que tout le monde puisse modifier ce champ. Sinon, seuls les membres des groupes sélectionnés pourront en modifier la valeur — les autres le verront en lecture seule. » Un gestionnaire des ressources qui n'appartient à aucun des groupes choisis voit la colonne, avec sa valeur, sur la fiche de chaque ressource du pool, mais ne peut pas la modifier. Voir Créer et gérer une ressource.

Cette restriction est incompatible avec un champ obligatoire : « Un champ obligatoire ne peut pas être restreint : décochez « Champ obligatoire » pour choisir des groupes. »

Consulter l'historique d'un pool

1. Ouvrez la configuration du pool.
2. Cliquez sur l'icône « Historique » en haut du volet.

L'historique liste les changements datés : « Pool ajouté », « Pool renommé », « Pool activé », « Pool désactivé », « Horaires mis à jour », « Groupe gestion ressources défini », « Groupe gestion disponibilités défini », « Granularité du calendrier modifiée », « Raisons d'indisponibilité mises à jour », « Groupe de correction mis à jour », « Formulaire de saisie mis à jour », « Entité CRM des ressources modifiée », « Pools réordonnés ».

Référence

Champs du pool

Le type — humain ou matériel — est choisi par le bouton de création et n'est plus modifiable ensuite.

Messages de validation

Côté serveur, un pool en mode « Indisponibilités » refuse de perdre sa dernière raison : « Au moins une raison active est requise pour un pool d'indisponibilité. » Une raison encore référencée ne peut pas être supprimée : « Cette raison est utilisée par {n} entrée(s) et ne peut pas être supprimée. »

Raison d'indisponibilité

Une raison désactivée disparaît des choix à la saisie mais reste affichée sur les entrées qui la portent déjà.

Conséquences des groupes

Tant que les deux premiers ne sont pas renseignés, le pool refuse les actions correspondantes : « Le pool n'a pas de groupe de gestion configuré. Configurez-le dans les paramètres du pool. »

Questions fréquentes

Puis-je changer le mode de suivi d'un pool après coup ?

Non. Le mode de suivi et le type sont figés à la création, parce que les entrées déjà saisies s'interprètent en fonction de ce choix. Créez un nouveau pool si le besoin a changé.

Puis-je supprimer un pool ?

Non. Un pool se désactive : il disparaît de la navigation et sa page affiche un avertissement, mais son contenu et son historique restent consultables après réactivation.

Pourquoi mon pool matériel n'a-t-il pas d'horaires de travail ?

Parce que la section n'existe qu'en mode « Indisponibilités ». En mode « Disponibilités », il n'y a pas de disponibilité par défaut : chaque créneau disponible est déclaré explicitement, voir Saisir les disponibilités d'une ressource.

À quoi sert le nom au pluriel ?

Il nomme le pool là où il est vu comme une collection : titre de sa page, menus, libellés de sélection. Le singulier, lui, nomme une ressource dans les formulaires de saisie.