Absences des collaborateurs

Déclarer un congé, une maladie, une formation ou une autre absence, et savoir qui peut le faire pour qui

À quoi ça sert

Le pool « Utilisateurs » porte le calendrier des absences de l'organisation : une ligne par collaborateur, une colonne par jour. On y déclare les congés, les arrêts maladie, les formations et toute autre absence.

Ce calendrier sert deux usages. Il donne une vue partagée de qui est là et quand, et il alimente la planification : lorsqu'un collaborateur est rattaché à une ressource d'un pool, ses absences rendent cette ressource indisponible sur la période déclarée.

Chacun déclare ses propres absences. Les rôles désignés par un administrateur peuvent en plus déclarer et modifier celles de tout le monde.

Concepts clés

Absence — une déclaration posée sur le calendrier pour un collaborateur et une plage de dates, avec une raison, éventuellement des heures et une note.
Raison — le motif de l'absence. Le pool « Utilisateurs » arrive avec quatre raisons : « Congés », « Maladie », « Formation » et « Autre ». Un administrateur peut les renommer, en changer la couleur, en ajouter ou en retirer. Voir Configurer le pool « Utilisateurs ».
Droit « Gérer les absences des autres utilisateurs » — « Créer, modifier et annuler les absences de tous les utilisateurs. Chacun gère toujours ses propres absences. » Il est accordé à des rôles ; sans rôle désigné, personne ne l'a et chacun gère ses propres absences.
Source — « Manuel » pour une absence saisie dans l'application, « SIRH » pour une absence importée depuis le logiciel de gestion du personnel. Voir Synchroniser les absences depuis le SIRH.
Réaffectation — quand le pool concerné est configuré pour replanifier, une réservation que l'absence rend impossible est reposée sur une autre ressource éligible ou décalée à un autre horaire, plutôt qu'annulée. Voir Créer et configurer un pool.

Comment faire

Consulter le calendrier des absences

Dans le menu, ouvrez « Ressources » puis le pool « Utilisateurs ».
La section « Absences » affiche une ligne par collaborateur.
Choisissez « Sem. » ou « Mois », naviguez avec les flèches, ou revenez au jour du jour avec « Aujourd'hui ».

Sans aucun collaborateur ni absence sur la période, la section affiche « Aucune absence sur cette période ».

Déclarer sa propre absence

Dans la section « Absences », cliquez sur une case vide de votre ligne, à la date de début.
Le volet « Ajouter une absence » s'ouvre avec la date pré-remplie.
Choisissez la raison.
Ajustez « Date de début » et « Date de fin ». Le bouton d'heure à côté de chaque date permet de préciser une heure de début ou de fin, ou de la retirer.
Ajoutez une « Note » si nécessaire.
Cliquez sur « Enregistrer ».

« Absence créée » confirme la déclaration, et l'absence apparaît sur le calendrier, colorée selon sa raison.

Déclarer une absence pour un collaborateur

Cliquez sur « Ajouter une absence » dans la barre de la section, ou directement sur une case vide de la ligne du collaborateur.
Renseignez « Collaborateur·rice » si vous êtes passé par le bouton.
Renseignez la raison, les dates et éventuellement la note.
Cliquez sur « Enregistrer ».

Le bouton « Ajouter une absence » et les cases des autres collaborateurs ne sont actifs que pour les membres d'un rôle qui a le droit « Gérer les absences des autres utilisateurs ».

Déclarer une absence sur plusieurs jours d'un coup

Maintenez le bouton de la souris enfoncé sur la première case de la ligne.
Faites glisser jusqu'au dernier jour concerné.
Relâchez : le volet s'ouvre avec la plage déjà renseignée.

Modifier ou déplacer une absence

Cliquez sur l'absence pour ouvrir le volet, ajustez les dates, la raison ou la note, puis « Enregistrer ». « Absence mise à jour » confirme la modification.
Sur ordinateur, faites glisser l'absence jusqu'au jour de destination : elle garde sa durée.
Sur téléphone, touchez l'absence, choisissez « Déplacer », touchez le jour de destination, puis « Déplacer » pour confirmer.

Le collaborateur n'est pas modifiable sur une absence existante : annulez-la et recréez-la sur la bonne ligne.

Confirmer l'impact sur les réservations

Quand la période déclarée ou modifiée couvre une réservation déjà posée sur une ressource du collaborateur, une fenêtre s'ouvre avant l'enregistrement :

Si aucune réservation touchée ne peut être réaffectée ni décalée, « Annuler les réservations ? » indique le nombre concerné : « 2 réservations seront annulées. Confirmer ? »
Si le pool concerné est configuré pour replanifier, « Réorganiser les réservations ? » détaille séparément celles réaffectées à une autre ressource et celles décalées à un autre horaire. Sous le texte, « Détail des changements » liste chaque réservation touchée avec son créneau et son sort : ressource de remplacement, « décalée à » suivi du nouvel horaire, ou « annulée ». « Aperçu du planning » montre ensuite le planning des ressources concernées, un jour à la fois (« Jour précédent », « Jour suivant »), avec la légende « Inchangée », « Quitte ce créneau », « Nouvelle place » et « Annulée ». Sans accès au module Tâches, le nom des réservations n'est pas lisible : elles s'affichent comme « Réservation non visible ».
Le texte et l'aperçu du planning défilent dans la fenêtre : le bouton « Confirmer » reste accessible même quand l'aperçu est long.
Cliquez sur « Confirmer » pour enregistrer, ou « Annuler » pour renoncer.

Sans confirmation, rien n'est enregistré. L'absence couvre toutes les ressources actives du collaborateur, dans tous les pools où il en a une, pas seulement celles du pool « Utilisateurs ».

Annuler une absence

Cliquez sur l'absence.
Cliquez sur « Annuler l'absence », en bas à gauche du volet.
Confirmez : « Annuler cette absence ? — Cette action est irréversible. »

« Absence annulée » confirme la suppression. Annuler une absence ne redemande jamais de confirmer un impact sur les réservations : elle rend de la disponibilité, ce qui peut au contraire libérer des réservations en attente sur les jours concernés.

Référence

Champs d'une absence

Champ	Obligatoire	Remarque
Collaborateur·rice	Oui	Figé après la création
Raison	Oui dès que le pool a plusieurs raisons actives	Auto-sélectionnée s'il n'y en a qu'une
Date de début	Oui	—
Date de fin	Oui	—
Heure de début / de fin	Non	« Retirer l'heure » remet le champ à vide
Note	Non	Texte libre

Qui peut faire quoi

Action	Sur soi	Sur un autre collaborateur
Voir l'absence	Oui	Oui
Créer	Oui	Membres d'un rôle gestionnaire des absences
Modifier	Oui	Membres d'un rôle gestionnaire des absences
Annuler	Oui	Membres d'un rôle gestionnaire des absences

Sans rôle gestionnaire désigné sur le pool « Utilisateurs », personne ne peut agir sur les absences d'un autre : chacun ne gère que les siennes.

Confirmation de l'impact sur les réservations

Message	Situation
« Annuler les réservations ? »	Aucune réservation touchée ne peut être réaffectée ni décalée
« Réorganiser les réservations ? »	Au moins une réservation est réaffectée à une autre ressource ou décalée à un autre horaire

Une confirmation refusée entre-temps répond « Le planning a changé depuis la proposition de replanification. Vérifiez la nouvelle proposition. » : recommencez pour voir la proposition à jour.

Absences venues du SIRH

Une absence importée depuis le SIRH est en lecture seule. Son volet affiche « Cette absence provient du SIRH et ne peut pas être modifiée », aucun bouton d'enregistrement n'apparaît, et elle ne peut être ni déplacée ni annulée depuis l'application. Corrigez-la dans le SIRH, la synchronisation suivante la mettra à jour.

Affichage du calendrier

Chaque absence est affichée avec la lettre et les couleurs de sa raison. Une absence sans raison — importée du SIRH, ou antérieure à la mise en place des raisons — apparaît en orange avec la lettre « A ».
Les jours non travaillés du pool et, lorsqu'ils sont exclus, les jours fériés français apparaissent grisés.
La colonne du jour est mise en évidence.
Les collaborateurs sont classés par ordre alphabétique.

Questions fréquentes

Une absence annule-t-elle les réservations déjà posées ?

Seulement après votre confirmation. Si la période couvre une réservation déjà posée sur une ressource du collaborateur, l'application vous demande de confirmer avant d'enregistrer, en proposant si possible de réaffecter ou décaler certaines réservations plutôt que de les annuler. Elle empêche dans tous les cas de réserver la période sur une ressource rattachée au collaborateur. Voir Saisir les disponibilités d'une ressource.