Changer le statut et clôturer une tâche

À quoi ça sert

Le statut dit où en est une tâche. Chaque catégorie a sa propre liste de statuts, définie par l'administrateur : par défaut « À faire », « En cours », « Bloqué » et « Terminé ».

Faire avancer une tâche tient en un clic sur le bouton de statut. La dernière étape, le passage à « Terminé », est la clôture : selon la configuration du type, elle peut demander un formulaire de compte rendu, l'envoi d'un e-mail au client, la saisie des unités consommées et, en dernier lieu, une signature du client. Un type peut aussi exiger qu'un responsable soit affecté avant de pouvoir clôturer.

Concepts clés

• Statut — l'état de la tâche. Le premier statut de la liste est celui d'arrivée d'une tâche neuve, le dernier (« Terminé ») est la clôture.
• Transition principale — le passage mis en avant depuis le statut courant. C'est lui que porte le bouton, avec son libellé propre (« Démarrer », « Terminer », « Débloquer », « Rouvrir »). Voir Définir les statuts et leurs boutons.
• Bouton de statut — le bouton de l'en-tête de la fiche. La flèche à sa droite liste tous les autres statuts de la catégorie, avec leur pastille de couleur.
• Clôture — le passage à « Terminé ». C'est la seule transition qui peut déclencher des étapes supplémentaires.
• Formulaire de clôture — un ensemble de champs à renseigner au moment de terminer la tâche. Ses réponses restent visibles ensuite sur la fiche, sous « Compte rendu de clôture ».
• Réouverture — repasser une tâche terminée à un autre statut. Elle n'est possible que si le type de tâche l'autorise, et peut en plus être réservée à certains groupes.

Comment faire

Faire avancer une tâche

1. Ouvrez la tâche.
2. Dans l'en-tête, cliquez sur le bouton de statut (« Démarrer », « Terminer »…).

Le message de confirmation reprend le nom du type (« Ticket mis à jour »). Si vous aviez des modifications non enregistrées dans la fiche, elles sont enregistrées en même temps que le changement de statut.

Si le type bloque la clôture sans responsable et que la tâche n'en a aucun, le bouton de statut et l'option « Terminé » de la liste des statuts sont désactivés, avec l'infobulle « Assignez un responsable pour pouvoir clôturer ». Affecter un responsable dans la fiche, même sans encore l'avoir enregistré, suffit à débloquer le bouton.

Choisir un autre statut

1. Ouvrez la tâche.
2. Cliquez sur la flèche à droite du bouton de statut.
3. Choisissez le statut voulu dans la liste.

Tous les statuts de la catégorie sont proposés, sans ordre imposé : vous pouvez revenir en arrière ou sauter une étape.

Terminer une tâche avec un formulaire de clôture

1. Cliquez sur « Terminer ».
2. Renseignez le « Formulaire de clôture ».
3. Si la case « Envoyer l'email au client » est proposée, laissez-la activée ou désactivez-la.
4. Si les « Destinataires de l'email » sont modifiables, ajustez les adresses « À », « CC » et « CCI ».
5. Cliquez sur « Terminer » — ou sur « Suivant » si une saisie d'unités suit.

Le bouton de validation reste inactif tant qu'un champ obligatoire du formulaire n'est pas rempli. Fermer le formulaire après l'avoir modifié affiche « Modifications non enregistrées ».

Un champ de type « Durée calculée » se pré-remplit à partir d'une heure de début, d'une heure de fin et d'une pause facultative ; il reste modifiable à la main, auquel cas il porte la mention « corrigé » et un lien permet de revenir à la valeur calculée.

Faire signer avant de clôturer

1. Cliquez sur « Terminer ». Si le formulaire de clôture et la consommation d'unités sont configurés, complétez-les d'abord.
2. Si le type exige une signature et qu'aucune n'a encore été recueillie, la fenêtre de signature s'ouvre en dernier, titrée « Signature — <nom de la tâche> ».
3. Faites signer à l'écran, puis cliquez sur « Enregistrer ».

La signature est toujours la dernière étape : elle est demandée une fois que tout le reste (formulaire, unités) est saisi, pour ne pas interrompre la saisie du technicien en tendant l'écran au client trop tôt. Une fois signée, la clôture s'achève et le document, s'il y en a un, est généré. Fermer la fenêtre sans signer laisse la tâche ouverte, sans perdre ce qui a déjà été saisi aux étapes précédentes.

Faire signer en dehors de la clôture

1. Ouvrez la tâche.
2. Dans la section « Signature », cliquez sur « Faire signer » — ou « Refaire signer » s'il y en a déjà une.
3. Signez, puis enregistrez.

Une signature déjà présente vaut pour la clôture : « Terminer » ne la redemande pas. Une nouvelle signature remplace la précédente. La date figure sous l'image (« Signé le 12/03/2026 »).

Terminer une tâche qui a des sous-tâches ouvertes

1. Cliquez sur « Terminer ». Si le type le bloque, la fenêtre « Sous-tâches encore ouvertes » s'ouvre : « Clôturez d'abord les sous-tâches ci-dessous pour pouvoir terminer cette tâche. »
2. Ouvrez chaque sous-tâche listée — les liens s'ouvrent dans un nouvel onglet — et terminez-la.
3. Revenez à la fenêtre et cliquez sur « Rafraîchir ».
4. Quand elle affiche « Toutes les sous-tâches sont terminées. Vous pouvez clôturer cette tâche. », cliquez sur « Terminer la tâche ».

Le bouton de statut porte une infobulle indiquant le nombre de sous-tâches encore ouvertes tant que le blocage s'applique.

Rouvrir une tâche terminée

1. Ouvrez la tâche terminée.
2. Cliquez sur « Rouvrir », ou choisissez un statut dans la flèche.

Si le type n'autorise pas la réouverture, le bouton de statut n'est pas affiché du tout : « Créer suite » prend sa place comme action principale. Voir Lier des tâches entre elles. Si le type autorise la réouverture mais la réserve à certains groupes, le bouton reste masqué pour qui n'en fait pas partie ; un administrateur d'organisation peut toujours rouvrir.

Changer le statut depuis la liste

Si le type affiche l'action de statut sur la ligne, le même bouton est disponible directement dans la liste, avec les mêmes étapes de clôture. Voir Configurer les types de tâches.

Référence

Statuts par défaut

Une catégorie peut définir d'autres statuts, dans un autre ordre et avec d'autres couleurs, mais le premier reste le statut d'arrivée et le dernier reste la clôture.

Étapes possibles à la clôture

Elles s'enchaînent dans cet ordre, chacune n'apparaissant que si elle est configurée :

La signature est toujours la dernière étape déclenchée par « Terminer » : c'est la signature du client, recueillie une fois la saisie du technicien terminée. Quand aucune étape n'est configurée, « Terminer » clôture la tâche en un clic. Quand au moins deux étapes se suivent, un fil d'étapes s'affiche en haut de la fenêtre. La génération du document de clôture n'est pas une étape du fil : c'est une action automatique et silencieuse, déclenchée juste après la validation de la dernière étape. Voir Documents de création et de clôture.

Conditions de la clôture

Comportements automatiques

• Passer une tâche à « Terminé » met sa progression à 100 % et enregistre sa date de fin ; la rouvrir efface cette date de fin.
• La première sortie du statut d'arrivée enregistre la date de démarrage de la tâche.
• Selon le type, le premier changement de statut affecte automatiquement la tâche à son auteur si elle n'a pas de responsable.
• Les personnes qui suivent la tâche sont notifiées du changement de statut.
• La clôture déclenche, si elles sont configurées, la génération et l'envoi du document de clôture, la consommation des unités du contrat lié et le décompte des frais d'accès au service.
• Quand un document de clôture est produit, il s'ouvre dans un nouvel onglet dès la clôture validée, prêt à être imprimé. Si le navigateur bloque l'ouverture, le message « Document généré — l'ouverture automatique a été bloquée » propose un bouton « Ouvrir ». Voir Documents de création et de clôture.
• La clôture d'une tâche visible sur le portail est répercutée au client, qui peut alors évaluer sa satisfaction si le type le prévoit. Voir Tâches vues par le client.

Pages liées

• La saisie des unités à la clôture et leur correction : Consommation d'unités de contrat.
• Le contenu et les destinataires du document de clôture : Documents de création et de clôture.
• La définition des statuts et des libellés de boutons : Définir les statuts et leurs boutons.

Questions fréquentes

Puis-je sauter une étape et passer directement de « À faire » à « Terminé » ?

Oui. Aucun enchaînement n'est imposé : tous les statuts de la catégorie sont proposés dans la flèche du bouton, quel que soit le statut courant. Seules les étapes de clôture (formulaire, unités, signature) s'intercalent.

J'ai fermé la fenêtre de clôture par erreur, la tâche est-elle terminée ?

Non. Tant que vous n'avez pas validé la dernière étape, la tâche garde son statut. Une signature déjà enregistrée, elle, est conservée.

Le bouton de statut a disparu de la fiche.

C'est le cas sur une tâche terminée dont le type n'autorise pas la réouverture : « Terminé » y est un état définitif. Le bouton « Créer suite » le remplace.

Puis-je corriger le compte rendu de clôture après coup ?

Les réponses restent affichées sur la fiche dans la section « Compte rendu de clôture ». Si le type autorise la réouverture, rouvrir la tâche puis la reclôturer permet de repasser par le formulaire. C'est alors une nouvelle clôture : si le type produit un document de clôture, un nouveau document est généré et envoyé aux destinataires.