Configurer le pool « Utilisateurs »

À quoi ça sert

Le pool « Utilisateurs » existe d'office dans chaque organisation : ses ressources sont les utilisateurs de l'application. C'est lui qui porte les horaires de travail de l'équipe, les capacités individuelles, les raisons d'absence proposées, et le groupe autorisé à gérer les absences des autres.

Ces réglages ne se voient pas seulement dans le module Ressources : ce sont eux qui déterminent la charge affichée par personne dans le planning des tâches, et les jours sur lesquels une absence peut être posée.

Le pool se configure dans « Ressources » puis « Administration », en cliquant sur la carte « Utilisateurs ». Les autres pools se créent et se règlent à part, voir Créer et configurer un pool.

Concepts clés

• Horaires de travail — les jours travaillés et les créneaux horaires communs à toute l'organisation. Ils définissent la disponibilité par défaut et la capacité journalière.
• Capacité calculée — le nombre d'heures par jour qui découle des créneaux saisis. Elle s'affiche sous les horaires.
• Capacité par ressource — une exception pour une personne : ses propres jours travaillés, et un plafond de minutes par jour.
• Groupe gestionnaire des absences — le groupe dont les membres peuvent créer, modifier et annuler les absences de tout le monde. Sans groupe, chaque utilisateur ne gère que les siennes.
• Raisons d'indisponibilité — les motifs proposés à la déclaration d'une absence. Quatre existent par défaut : Congés, Maladie, Formation, Autre.

Comment faire

Ouvrir la configuration

1. Dans le menu, ouvrez « Ressources » puis « Administration ».
2. Cliquez sur la carte « Utilisateurs ».

Le volet s'ouvre sur l'onglet « Configuration ». L'onglet « SIRH » réunit la connexion au logiciel de gestion des absences, voir Synchroniser les absences depuis le SIRH.

Régler les horaires de travail

1. Ouvrez la configuration, section « Horaires de travail ».
2. Sous « Jours travaillés », cliquez sur les initiales des jours pour les activer ou les désactiver.
3. Sous « Créneaux horaires », réglez l'heure de début et l'heure de fin de chaque créneau. « Ajouter un créneau » en ajoute un ; l'icône de corbeille en retire un.
4. Activez ou non « Exclure les jours fériés français ».
5. Cliquez sur « Enregistrer ».

La ligne « Capacité calculée : » indique le nombre d'heures par jour obtenu. Le message « Configuration du pool mise à jour » confirme l'enregistrement ; en cas d'échec, « Erreur lors de la mise à jour de la configuration ».

Par défaut, le pool est réglé du lundi au vendredi, 08:00–12:00 et 13:00–17:00, jours fériés français exclus.

Définir la capacité d'une personne

1. Ouvrez la configuration, section « Capacités par ressource ».
2. Ouvrez la liste « Ajouter une personne... » et choisissez l'utilisateur. Le champ « Rechercher une personne... » filtre la liste.
3. Sur la ligne ajoutée, cliquez sur les initiales des jours pour définir ses propres jours travaillés.
4. Saisissez si besoin un nombre de minutes dans le champ « min/jour ».
5. Cliquez sur « Enregistrer ».

Une personne sans ligne suit les horaires communs. Le nombre de minutes doit être un entier strictement positif ; une valeur incorrecte est refusée et le champ revient à sa valeur précédente. L'icône de corbeille retire l'exception et ramène la personne aux horaires communs.

Désigner le groupe gestionnaire des absences

1. Ouvrez la configuration, section « Groupe gestionnaire des absences ».
2. Choisissez un groupe dans la liste : « Les membres de ce groupe peuvent gérer les absences de tous les utilisateurs ».
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

Tant qu'aucun groupe n'est choisi, la mention « Aucun groupe sélectionné — chaque utilisateur gère ses propres absences » est affichée, et c'est le comportement appliqué. Voir Absences des collaborateurs et Groupes et visibilité des données.

Modifier les raisons d'absence

1. Ouvrez la configuration et descendez à « Raisons d'indisponibilité ».
2. Ajoutez, renommez ou recolorez les raisons, ou désactivez celles à retirer.
3. Cliquez sur le bouton « Enregistrer » propre à cette section.

Cette section a son propre bouton d'enregistrement, distinct de celui du volet : les raisons se sauvegardent indépendamment des horaires et des capacités. Le détail des contraintes (lettre unique, libellé, dernière raison active, suppression d'une raison utilisée) est le même que pour les autres pools, voir Créer et configurer un pool.

Activer ou désactiver le pool

1. Dans « Administration », basculez l'interrupteur sur la carte « Utilisateurs ».

Le badge passe de « Actif » à « Inactif » et le message « Pool désactivé » ou « Pool activé » s'affiche. La page des absences d'un pool désactivé n'affiche plus que « Ce pool de ressources est désactivé. Contactez un administrateur pour l'activer. » ; lorsque aucun pool n'est actif : « Aucun pool de ressources actif. Contactez un administrateur pour activer un pool. »

Consulter l'historique des changements

1. Ouvrez la configuration.
2. Cliquez sur l'icône d'historique à droite du titre « Pool de ressources ».

L'historique liste les changements datés : « Pool créé », « Pool activé », « Pool désactivé », « Horaires mis à jour », « Capacité membre définie », « Capacité membre supprimée », « Groupe gestionnaire défini », « Distribution de charge définie », « Raisons d'indisponibilité (pool utilisateurs) mises à jour ». L'onglet « SIRH » a son propre historique, accessible de la même façon.

Référence

Réglages disponibles

Valeurs par défaut

Contraintes de saisie

Le bouton « Enregistrer » du volet reste inactif tant que rien n'a changé sur l'onglet ouvert. Fermer le volet avec des modifications non enregistrées demande une confirmation avant de les abandonner.

Où ces réglages se voient

La charge d'une personne tient compte de ses absences et de sa capacité individuelle quand elle en a une. Voir Vue planification.

Questions fréquentes

Puis-je supprimer le pool « Utilisateurs » ?

Non. Il existe d'office et ne peut être que désactivé. Ses ressources sont les utilisateurs de l'organisation : elles ne s'ajoutent ni ne se retirent manuellement.

Une personne peut-elle avoir des horaires différents des horaires communs ?

Oui, via « Capacités par ressource » : ses jours travaillés y sont définis séparément, et un plafond de minutes par jour peut être ajouté.

Qui peut déclarer une absence pour quelqu'un d'autre ?

Uniquement les membres du groupe désigné dans « Groupe gestionnaire des absences ». Sans groupe désigné, chacun ne gère que ses propres absences.

Les raisons du pool « Utilisateurs » sont-elles partagées avec les autres pools ?

Non. Chaque pool a ses propres raisons ; celles du pool « Utilisateurs » se règlent dans sa section dédiée et ne concernent que les absences.