Achats

À quoi ça sert

Le module Achats permet aux collaborateurs de commander des produits et des services référencés par l'organisation. Un administrateur constitue le catalogue d'achats (articles, prix, stocks, fournisseurs, catégories) ; les utilisateurs y puisent, remplissent un panier, choisissent un créneau de livraison souhaité et confirment leur commande.

Chaque commande est enregistrée avec ses lignes, ses montants HT, TVA et TTC, ses préférences de livraison et son mode de facturation. L'utilisateur suit ses propres commandes dans « Mes commandes » ; un administrateur du module retrouve toutes celles de l'organisation.

Concepts clés

• Catalogue d'achats — la liste des produits et services que l'organisation autorise à commander. Il est propre au module Achats et n'a aucun lien avec le module Catalogue, qui gère les produits vendus par l'organisation.
• Article — un produit ou un service du catalogue d'achats. Un produit peut faire l'objet d'une gestion de stock ; un service, jamais.
• Panier — la sélection en cours de l'utilisateur. Il est personnel et conservé d'une session à l'autre.
• Commande — le panier confirmé. Elle fige les prix, les quantités et les montants au moment de la validation.
• Facturation entreprise ou personnelle — le choix fait à la deuxième étape du parcours de commande ; il détermine le statut initial de la commande.

Les pages du module :

• Parcourir le catalogue d'achats — rechercher, filtrer, trier, changer de vue et ouvrir la fiche d'un article.
• Gérer son panier — ajouter, modifier les quantités, retirer une ligne et lire le récapitulatif des montants.
• Passer une commande — les trois étapes du parcours : livraison, facturation, confirmation.
• Suivre ses commandes — la liste de ses commandes et le détail de chacune.
• Stock et délais de livraison — ce que la disponibilité affichée signifie et comment le délai estimé est calculé.
• Gérer les produits et services — créer, modifier, dupliquer et supprimer un article du catalogue d'achats.
• Importer des produits et services depuis un CSV — alimenter le catalogue d'achats à partir d'un fichier.
• Gérer les catégories d'achats — organiser le catalogue d'achats par catégorie.
• Gérer les fournisseurs — référencer les fournisseurs et les rattacher aux articles.
• Consulter les commandes de l'organisation — retrouver toutes les commandes passées dans l'organisation.

Comment faire

Ouvrir le module Achats

1. Dans le menu, ouvrez « Achats ».
2. Choisissez « Catalogue » pour parcourir les articles, ou « Mes commandes » pour retrouver vos commandes.

L'icône de panier, à droite dans la barre du module, ouvre votre panier. Elle porte une pastille indiquant le nombre de lignes qu'il contient.

Commander un article

1. Ouvrez « Catalogue » et repérez l'article voulu.
2. Cliquez sur « Ajouter » sur sa vignette, ou ouvrez sa fiche puis « Ajouter au panier » après avoir choisi la quantité.
3. Ouvrez le panier, vérifiez les quantités, puis cliquez sur « Passer à l'étape suivante ».
4. Choisissez une date de livraison souhaitée et une plage horaire, puis « Continuer vers facturation ».
5. Choisissez « Facturer mon entreprise » ou « Me facturer personnellement », puis « Confirmer ma commande ».

La commande est enregistrée, le panier est vidé et le récapitulatif s'affiche.

Accéder à l'administration du module

1. Dans le menu, ouvrez « Achats » puis « Administration ».
2. Choisissez une des quatre entrées : « Gérer mes produits et services », « Gérer mes fournisseurs », « Gérer mes catégories », « Gérer mes commandes ».

Ces pages ne sont accessibles qu'aux administrateurs du module.

Référence

Rôles

L'accès au module lui-même est accordé par un administrateur de l'organisation. Voir Accès aux modules.

Entrées du menu

Questions fréquentes

Le catalogue d'achats est-il le même que le module Catalogue ?

Non. Le catalogue d'achats répertorie ce que vos collaborateurs peuvent commander ; le module Catalogue gère les produits et services que votre organisation propose à ses clients. Les deux catalogues sont indépendants.

Une commande génère-t-elle une facture ?

Non. La commande d'achat est enregistrée dans le module Achats et n'alimente aucun autre module.

Mon panier est-il visible par mes collègues ?

Non. Chaque utilisateur a son propre panier.