CRM

À quoi ça sert

Le CRM regroupe les données que votre organisation suit sur ses clients, prospects, contacts et tout autre objet de son métier. Contrairement à un module au périmètre figé, il n'a pas de contenu prédéfini : votre organisation crée ses propres entités — Entreprise, Contact, Opportunité, Dossier — et décide pour chacune des champs à saisir, des onglets qui les regroupent, des colonnes de la liste et des droits d'accès.

Concrètement, vous y créez et consultez des fiches, vous les reliez entre elles, vous les filtrez et les triez, et vous retrouvez sur chaque fiche ce qui s'y rattache dans les autres modules : contrats, factures, tickets, temps saisis.

Dans le menu, « CRM » ouvre directement la première entité visible. Les autres entités apparaissent en onglets dans l'entête du module. Si votre organisation n'a encore créé aucune entité, la page affiche « Aucune entité » et invite un administrateur à en créer une.

Concepts clés

• Entité — un type de fiche : Contact, Entreprise, Opportunité. Elle porte ses propres champs, onglets, vues et permissions. Une entité peut être masquée du menu sans être supprimée.
• Fiche — un enregistrement de cette entité. Son nom est composé automatiquement à partir de certains de ses champs.
• Champ — une information saisie sur la fiche. Son type — texte, date, liste déroulante, liaison vers une autre fiche, fichier — détermine la façon de la saisir, de l'afficher et de la filtrer.
• Onglet — un regroupement de champs à l'intérieur d'une fiche.
• Groupe — le rattachement d'une fiche. Il décide qui la voit et qui peut la modifier.
• Vue — une configuration enregistrée de la liste : filtres, tris, colonnes.

Les pages de ce module :

• Créer, consulter et modifier une fiche — remplir le formulaire d'une fiche, la consulter, la modifier, changer son groupe, la supprimer.
• Parcourir, rechercher et filtrer les fiches — le tableau d'une entité, la recherche, les filtres, les tris, les colonnes.
• Vues enregistrées et partage — enregistrer une configuration de liste, la définir par défaut, la partager avec un groupe ou l'organisation.
• Vue Kanban — afficher les fiches en colonnes et les faire avancer par glisser-déposer.
• Modifier une valeur directement dans le tableau — corriger une cellule sans ouvrir la fiche.
• Modifier, supprimer et exporter en masse — agir sur une sélection de fiches et produire un fichier Excel.
• Relier des fiches entre elles — champs de relation, fiches liées et onglet « Objets liés ».
• Suivre un solde avec un champ « Crédit » — un solde qui se complète par ajouts successifs, et les vues crédits consolidées.
• Journal de saisies — des saisies historisées avec une prochaine échéance suivie automatiquement.
• Afficher des données venues d'un service externe — champs « Web Service » et « Source Web Service » sur une fiche.
• Documents à échéance — déposer un document daté, le renouveler, relancer le client, approuver un dépôt venu du portail.
• Les onglets « Contrats », « Tâches » et « Saisies » d'une fiche — ce que les autres modules rattachent à une fiche.
• L'onglet « Facturation » d'une fiche — voir et lancer les devis, factures et avoirs d'un client.
• Historique des modifications — qui a modifié quoi, sur une fiche, une entité, une vue ou une connexion.
• Créer et configurer une entité — libellés, genre, icône, nom d'affichage, visibilité dans le menu, suppression.
• Gérer les champs et les onglets d'une entité — ajouter un champ, le rendre obligatoire, le déplacer, changer son type.
• Les types de champs disponibles — ce que fait chaque type de champ et ses options.
• Afficher des champs et des onglets sous condition — montrer ou masquer des champs selon les valeurs saisies.
• Visibilité et permissions par groupe — restreindre une entité, autoriser la création et la modification, limiter un champ.
• Paramétrer les vues et le Kanban d'une entité — activer le Kanban, composer les cartes, fixer la vue par défaut de l'organisation.
• Détecter et fusionner les doublons — règles de détection, avertissement à la saisie, réconciliation.
• Raccourcis de navigation et blocs d'accueil — ordonner les entités dans le menu et alimenter la page d'accueil.
• Importer des fiches depuis un fichier CSV — les étapes de l'import, les modes de traitement, le rapport d'erreurs.
• Import Absys — l'import quotidien depuis le logiciel Absys, pour les organisations qui l'utilisent.
• Configurer une connexion Web Service — déclarer une API externe et la tester.

Comment faire

Ouvrir le CRM

1. Dans le menu, cliquez sur « CRM ».

La première entité visible s'ouvre sur sa liste de fiches. Si aucune entité n'est disponible, la page affiche « Aucune entité CRM n'est disponible pour le moment. Contactez un administrateur. »

Passer d'une entité à une autre

1. Dans l'entête du module, cliquez sur le nom de l'entité voulue.

Les entités apparaissent dans l'ordre défini par l'administrateur, et seules celles marquées visibles dans le menu y figurent. Voir Raccourcis de navigation et blocs d'accueil.

Créer sa première entité

1. Dans le menu, cliquez sur « CRM ».
2. Sur la page « Aucune entité », cliquez sur « Créer une entité ».

Cette entrée n'est proposée qu'aux administrateurs du CRM. Voir Créer et configurer une entité.

Référence

Ce que le CRM apporte aux autres modules

Ces onglets n'apparaissent sur une fiche que si vous avez accès au module concerné et si des éléments y sont rattachés.

Accès au module

Questions fréquentes

Pourquoi le CRM ne montre-t-il pas les mêmes entités à mes collègues ? Une entité peut être restreinte à certains groupes. Voir Visibilité et permissions par groupe.

Puis-je créer une nouvelle entité moi-même ? Seulement si vous êtes administrateur du module CRM. Voir Créer et configurer une entité.

Où sont les devis du CRM ? Les devis sont gérés par le module Facturation. Depuis une fiche, l'onglet « Facturation » les affiche et permet d'en créer. Voir L'onglet « Facturation » d'une fiche.