CRM
Vue d'ensemble du module : entités, fiches, champs, vues, doublons, documents et imports
À quoi ça sert
Le CRM regroupe les données que votre organisation suit sur ses clients, prospects, contacts et tout autre objet de son métier. Contrairement à un module au périmètre figé, il n'a pas de contenu prédéfini : votre organisation crée ses propres entités — Entreprise, Contact, Opportunité, Dossier — et décide pour chacune des champs à saisir, des onglets qui les regroupent, des colonnes de la liste et des droits d'accès.
Concrètement, vous y créez et consultez des fiches, vous les reliez entre elles, vous les filtrez et les triez, et vous retrouvez sur chaque fiche ce qui s'y rattache dans les autres modules : contrats, factures, tickets, temps saisis.
Dans le menu, « CRM » ouvre directement la première entité visible. Les autres entités apparaissent en onglets dans l'entête du module. Si votre organisation n'a encore créé aucune entité, la page affiche « Aucune entité » et invite un administrateur à en créer une.
Concepts clés
- Entité — un type de fiche : Contact, Entreprise, Opportunité. Elle porte ses propres champs, onglets, vues et permissions. Une entité peut être masquée du menu sans être supprimée.
- Fiche — un enregistrement de cette entité. Son nom est composé automatiquement à partir de certains de ses champs.
- Champ — une information saisie sur la fiche. Son type — texte, date, liste déroulante, liaison vers une autre fiche, fichier — détermine la façon de la saisir, de l'afficher et de la filtrer.
- Onglet — un regroupement de champs à l'intérieur d'une fiche.
- Périmètre — le rattachement d'une fiche. Il décide qui la voit. Ce que chacun peut y faire (créer, modifier, supprimer) dépend de ses rôles.
- Vue — une configuration enregistrée de la liste : filtres, tris, colonnes.
Les pages de ce module :
- Parcourir, rechercher et filtrer les fiches — le tableau d'une entité, la recherche, les filtres, les tris, les colonnes.
- Créer, consulter et modifier une fiche — remplir le formulaire d'une fiche, la dupliquer, la consulter, la modifier, changer son périmètre, la supprimer.
- Modifier une valeur directement dans le tableau — corriger une cellule sans ouvrir la fiche.
- Vues enregistrées et partage — enregistrer une configuration de liste, la définir par défaut, la partager avec un périmètre ou l'organisation.
- Vue Kanban — afficher les fiches en colonnes et les faire avancer par glisser-déposer.
- Relier des fiches entre elles — champs de relation, fiches liées et onglet « Objets liés ».
- Historique des modifications — qui a modifié quoi, sur une fiche, une entité, une vue ou une connexion.
- Modifier, supprimer et exporter en masse — agir sur une sélection de fiches et produire un fichier Excel.
- Les onglets « Contrats », « Tâches » et « Saisies » d'une fiche — ce que les autres modules rattachent à une fiche, et créer une tâche depuis la fiche.
- Commenter une fiche — un fil de commentaires par fiche, avec mentions de collègues.
- L'onglet « Facturation » d'une fiche — voir et lancer les devis, factures et avoirs d'un client.
- Documents à échéance — déposer un document daté, le renouveler, relancer le client, approuver un dépôt venu du portail.
- Journal de saisies — des saisies historisées avec une prochaine échéance suivie automatiquement.
- Notes d'une fiche — un onglet de notes longues (comptes rendus, transcriptions), recherchables.
- Suivre un solde avec un champ « Crédit » — un solde qui se complète par ajouts successifs, et les vues crédits consolidées.
- Afficher des données venues d'un service externe — champs « Web Service » et « Source Web Service » sur une fiche.
- Créer et configurer une entité — libellés, genre, icône, nom d'affichage, visibilité dans le menu, suppression.
- Gérer les champs et les onglets d'une entité — ajouter un champ, le rendre obligatoire, le déplacer, changer son type.
- Les types de champs disponibles — ce que fait chaque type de champ et ses options.
- Périmètres, rôles et permissions — restreindre une entité à certains rôles, autoriser la création et la modification, limiter un champ.
- Importer des fiches depuis un fichier CSV — les étapes de l'import, les modes de traitement, le rapport d'erreurs.
- Paramétrer les vues et le Kanban d'une entité — activer le Kanban, composer les cartes, fixer la vue par défaut de l'organisation.
- Raccourcis de navigation et blocs d'accueil — ordonner les entités dans le menu et alimenter la page d'accueil.
- Afficher des champs et des onglets sous condition — montrer ou masquer des champs selon les valeurs saisies.
- Détecter et fusionner les doublons — règles de détection, avertissement à la saisie, réconciliation.
- Configurer une connexion Web Service — déclarer une API externe et la tester.
Comment faire
Ouvrir le CRM
- Dans le menu, cliquez sur « CRM ».
La première entité visible s'ouvre sur sa liste de fiches. Si aucune entité n'est disponible, la page affiche « Aucune entité CRM n'est disponible pour le moment. Contactez un administrateur. »
Passer d'une entité à une autre
- Dans l'entête du module, cliquez sur le nom de l'entité voulue.
Les entités apparaissent dans l'ordre défini par l'administrateur, et seules celles marquées visibles dans le menu y figurent. Voir Raccourcis de navigation et blocs d'accueil.
Créer sa première entité
- Dans le menu, cliquez sur « CRM ».
- Sur la page « Aucune entité », cliquez sur « Créer une entité ».
Cette entrée n'est proposée qu'aux administrateurs du CRM. Voir Créer et configurer une entité.
Référence
Ce que le CRM apporte aux autres modules
| Module | Ce qu'il utilise du CRM |
|---|---|
| Facturation | Le client d'un devis ou d'une facture, et son rattachement à une fiche |
| Contrats | Le client d'un contrat, et l'onglet « Contrats » de la fiche |
| Tâches | Le client d'une tâche, les tickets ouverts depuis le portail, et la création d'une tâche depuis l'onglet « Tâches » |
| Ressources | Les saisies de temps rattachées à un client |
| Espace client | La fiche à laquelle un compte du portail est rattaché |
Ces onglets n'apparaissent sur une fiche que si vous avez accès au module concerné et si des éléments y sont rattachés. L'onglet « Tâches » fait exception : il apparaît dès que vous avez accès au module Tâches.
Accès au module
| Situation | Conséquence |
|---|---|
| Le module CRM n'est pas activé pour vous | L'entrée « CRM » n'apparaît pas dans le menu |
| Une entité est restreinte à des rôles que vous ne détenez pas | Elle n'apparaît ni dans le menu ni dans les onglets |
| Une fiche appartient à un périmètre qui n'est pas le vôtre | Elle n'apparaît pas dans la liste |
| Vous êtes administrateur du CRM | L'entrée « Administration » du menu du module vous est ouverte |
Questions fréquentes
Pourquoi le CRM ne montre-t-il pas les mêmes entités à mes collègues ? Une entité peut être restreinte à certains rôles. Voir Périmètres, rôles et permissions.
Puis-je créer une nouvelle entité moi-même ? Seulement si vous êtes administrateur du module CRM. Voir Créer et configurer une entité.
Où sont les devis du CRM ? Les devis sont gérés par le module Facturation. Depuis une fiche, l'onglet « Facturation » les affiche et permet d'en créer. Voir L'onglet « Facturation » d'une fiche.
Que se passe-t-il si j'ouvre un lien vers une entité supprimée ? Un favori ou un lien conservé vers une entité qui n'existe plus affiche la page d'erreur de page introuvable de l'application, avec un retour vers l'accueil.