Configurer les types de tâches

Nom, couleur, hiérarchie, champs masqués, badges affichés et automatismes appliqués aux tâches d’un type

À quoi ça sert

Le type de tâche donne son nom métier à ce que vos utilisateurs créent : « Projet », « Intervention », « Bug », « Réservation ». Il décide de ce que la fiche affiche, de ce qui apparaît sur chaque ligne de liste, et de plusieurs automatismes appliqués à la clôture.

Les types appartiennent à une catégorie et se déclinent en sous-types. Un « Projet » peut ainsi contenir des « Lots » qui contiennent eux-mêmes des « Tâches ». La configuration se fait catégorie par catégorie, dans la section « Types de tâches ».

Concepts clés

Type racine — un type de premier niveau, rattaché directement à la catégorie. Seuls les types racines peuvent être configurés en planning, en portail, en documents, en frais d'accès ou en alerte de contrat manquant.
Sous-type — un type rattaché à un type parent. Il hérite de la catégorie et apparaît sous son parent dans les listes.
Champs visibles sur la tâche — les champs standard affichés sur la fiche (responsable, échéance, estimation…). Un champ masqué disparaît pour ce type.
Champs visibles sur la ligne de tâche — les informations affichées sur chaque ligne des listes, dans l'ordre que vous choisissez.
Organisation de la page de détail — l'ordre des blocs de la fiche (description, planification, commentaires…).
Genre grammatical — masculin ou féminin, pour accorder « un / une » dans l'interface.
Brouillon — un type ajouté mais pas encore enregistré. Il porte le badge « Brouillon » et se supprime au lieu de s'archiver.

Comment faire

Ajouter un type de tâche

Ouvrez « Administration des tâches », puis la catégorie.
Ouvrez la section « Types de tâches ».
Cliquez sur « Ajouter un type de tâche ».
Renseignez le « Nom » (obligatoire) ; le « Nom pluriel » se déduit du nom tant que vous ne le modifiez pas vous-même.
Choisissez le genre : « Masculin » ou « Féminin ».
Choisissez la « Couleur » et, si besoin, la « Couleur du texte » (« Aperçu » montre le résultat).
Cliquez sur « Enregistrer », en haut de la page.

Le type apparaît dans la liste et dans le menu de gauche, sous la catégorie.

Ajouter un sous-type

Ouvrez le type parent depuis le menu de gauche ou la liste.
Ouvrez son onglet « Sous-types ».
Cliquez sur « Ajouter un sous-type ».
Renseignez le nom et les autres champs, puis « Enregistrer ».

La profondeur n'est pas limitée : un sous-type peut lui-même avoir des sous-types. Le lien « Sous-type de … », en haut de la fiche d'un sous-type, ramène à son parent.

Masquer un champ sur les tâches d'un type

Ouvrez le type, onglet « Général », section « Affichage ».
Dans « Champs visibles sur la tâche », désactivez le champ à masquer.
Cliquez sur « Enregistrer ».

Le champ disparaît de la fiche des tâches de ce type. Il disparaît aussi des « Champs visibles sur la ligne de tâche » : un champ masqué ne peut pas être affiché sur une ligne de liste.

La même liste porte, en dernier, l'interrupteur « Commentaires ». Désactivé, le bloc « Commentaires » disparaît des tâches de ce type, avec le fil « Échanges client » du portail ; toute écriture est alors refusée par « Les commentaires sont désactivés pour ce type de tâche. » Voir Tâches vues par le client.

Choisir ce qui s'affiche sur chaque ligne de liste

Ouvrez le type, onglet « Général », section « Affichage ».
Dans « Champs visibles sur la ligne de tâche », cochez les champs voulus.
Faites glisser les champs cochés pour définir leur ordre.
Cliquez sur « Enregistrer ».

Par défaut, une ligne affiche le statut et le type. Les champs personnalisés du type sont proposés dans cette même liste.

Réorganiser la page de détail

Ouvrez le type, onglet « Général », section « Affichage ».
Dans « Organisation de la page de détail », faites glisser les blocs.
Pour l'historique, utilisez l'interrupteur « Historique » au-dessus de la liste.
Cliquez sur « Enregistrer ».

Certains blocs n'apparaissent dans la liste que lorsqu'ils ont un sens : « Signature » une fois la signature à la clôture demandée, « Documents » une fois un document configuré, « Portail client » et « Traitement hors contrat » sur une catégorie client ou un type créable depuis le portail. « Unités des tâches précédentes », lui, est toujours proposé, sur tous les types ; il ne s'affiche sur une tâche que si elle fait suite à une autre et que la chaîne a consommé quelque chose. Voir Consommation d'unités de contrat.

Rendre des champs obligatoires par défaut

Ouvrez le type, onglet « Comportement », section « Champs obligatoires ».
Activez l'interrupteur de chaque champ à exiger : « Description » (sauf sur un type planning, qui n'a pas de description), et parmi les champs standards affichés — Responsable, Date de début souhaitée, Échéance, Estimation, Progression, Tags, Contrat, Observateurs.
Cliquez sur « Enregistrer », en haut de la page.

« Ces champs doivent être renseignés à chaque saisie d'une tâche de ce type (saisie rapide, saisie complète, portail client pour la description) et ne peuvent pas être vidés par la suite. » Un champ masqué (voir « Masquer un champ sur les tâches d'un type » ci-dessus) n'est pas proposé ici, et le retirer des champs visibles retire aussi son obligation. Sur une catégorie client, « Contrat » n'est pas proposé, sa visibilité se réglant sur la catégorie.

Régler le comportement à la clôture

Ouvrez le type, onglet « Comportement », section « Cycle de vie ».
Activez les options voulues (voir le tableau de référence). Si vous autorisez la réouverture, choisissez sous « Groupes autorisés à rouvrir » ; laissé vide, tout utilisateur ayant accès à la tâche peut la rouvrir, et un administrateur d'organisation le peut toujours.
Cliquez sur « Enregistrer ».

Le formulaire de clôture se configure dans ce même onglet, section « Formulaire de clôture ». Voir Configurer les modèles de documents.

Réserver un type aux suites d'une autre tâche

Ouvrez le type, onglet « Comportement », section « Cycle de vie ».
Activez « Créable uniquement en suite d'une autre tâche ».
Sous « Types sources autorisés », choisissez les types depuis lesquels la suite peut être ouverte. Laissé vide (« Tous les types »), n'importe quel type source convient.
Cliquez sur « Enregistrer ».

Le type disparaît alors des formulaires de création directe : saisie interne, import, planning, automatisations et portail client. Il ne reste accessible que par l'action « Créer suite » d'une tâche existante. Un type archivé, ou dont la catégorie est archivée, n'est pas proposé comme type source.

Restreindre les types de suite créables depuis une tâche

Ouvrez le type source (celui depuis lequel la suite serait créée), onglet « Comportement », section « Cycle de vie ».
Sous « Types de suite autorisés », choisissez les types que « Créer suite » pourra proposer depuis une tâche de ce type. Laissé vide (« Tous les types »), tous les types actifs conviennent.
Cliquez sur « Enregistrer ».

Ce réglage porte toujours sur le type source, qu'il soit lui-même réservé aux suites ou non. Il se cumule avec « Types sources autorisés » du type cible : les deux listes doivent l'autoriser pour que la suite soit proposée.

Clôturer automatiquement la tâche source à la création d'une suite

Ouvrez le type source, onglet « Comportement », section « Cycle de vie ».
Activez « Clôturer automatiquement à la création d'une suite ».
Cliquez sur « Enregistrer ».

« Avant de créer une suite à une tâche de ce type, la mécanique de clôture complète (formulaire, consommation, signature, document) est jouée sur la tâche source. » Si la tâche source est déjà terminée, la suite se crée normalement, sans rejouer la clôture. Voir Lier des tâches entre elles.

Faire suivre automatiquement les nouvelles tâches d'un type

Ouvrez le type, onglet « Comportement », section « Automatisations ».
Sous « Suiveurs automatiques », ajoutez des utilisateurs, puis des équipes.
Cliquez sur « Enregistrer ».

Ces utilisateurs et équipes deviennent observateurs de toute nouvelle tâche du type, en plus de son créateur. Le réglage n'apparaît pas — et ne s'applique pas — quand le champ « Observateurs » est masqué pour ce type.

Sur un type racine d'une catégorie client, ce bloc propose aussi « Suivi via un champ Utilisateur du client » : un champ Utilisateur de l'entité client (sinon « Aucun champ Utilisateur sur cette entité client. »). Les utilisateurs qu'il désigne sur le client de la tâche rejoignent le suivi de toute tâche créée dans ce type — filtrés aux membres du groupe de la tâche — mais à la création directe seulement, pas sur une duplication, une suite ou une création depuis la planification. Voir Responsables, équipes et suivi.

Restreindre la suppression des tâches d'un type

Ouvrez le type, onglet « Comportement », section « Cycle de vie ».
Dans « Groupe autorisé à supprimer », choisissez un groupe, ou « Tout le monde ».
Cliquez sur « Enregistrer ».

Un utilisateur hors de ce groupe qui tente la suppression obtient « Vous n'êtes pas autorisé à supprimer les tâches de ce type. »

Restreindre la duplication des tâches d'un type

Ouvrez le type, onglet « Comportement », section « Cycle de vie ».
Dans « Groupe autorisé à dupliquer », choisissez un groupe.
Cliquez sur « Enregistrer ».

Sans groupe choisi, tout utilisateur ayant accès à la tâche peut la dupliquer. Un utilisateur hors du groupe choisi qui tente la duplication obtient « Vous n'êtes pas autorisé à dupliquer les tâches de ce type. »

Restreindre qui peut changer la visibilité portail

Ouvrez le type, onglet « Comportement », section « Cycle de vie ».
Dans « Groupe autorisé à changer la visibilité portail », choisissez un groupe, ou laissez « Tout le monde ».
Cliquez sur « Enregistrer ».

Sans groupe choisi, tout utilisateur ayant accès à la tâche peut exposer ou masquer une tâche de ce type sur le portail client. Hors de ce groupe, l'interrupteur « Visible sur le portail » disparaît de la fiche et de la création, et le changement est refusé par « Vous n'êtes pas autorisé à changer la visibilité portail des tâches de ce type. » Voir Tâches vues par le client.

Exempter certaines tâches de facturation

Ouvrez un type racine, onglet « Comportement », section « Automatisations ».
Vérifiez que « Facturer à la clôture » est activé — la condition n'est proposée que dans ce cas.
Sous « Ne pas facturer si… », composez la condition (champ, opérateur, valeur).
Cliquez sur « Enregistrer ».

Les tâches du type et de ses sous-types qui remplissent la condition échappent à toute facturation : ni unités de contrat, ni unités hors contrat, ni frais d'accès. La condition est évaluée sur la tâche telle qu'elle est avant la clôture. Laissée vide, toutes les tâches sont facturées.

Alerter sur un contrat manquant

Ouvrez un type racine d'une catégorie client affichant le contrat, onglet « Comportement », section « Automatisations ».
Activez « Alerter si aucun contrat n'est lié ».
Pour n'alerter que sur les clients qui ont au moins un contrat, activez « Ne pas alerter si le client n'a aucun contrat ».
Cliquez sur « Enregistrer ».

Une alerte s'affiche alors sur les tâches de ce type qui ne sont reliées à aucun contrat. Voir Client et contrat.

Choisir les informations client affichées sur la tâche

Ouvrez un type racine d'une catégorie client, ou un type créable depuis le portail, onglet « Comportement ».
Descendez à « Champs CRM à afficher » et sélectionnez, par entité, les champs voulus.
Cliquez sur « Enregistrer ».

Ces champs apparaissent dans un bloc en haut des tâches liées à un client. Si aucune entité n'est disponible, le message « Aucune entité CRM n'est associée aux comptes du portail client. Configurez-en une pour pouvoir sélectionner des champs. » s'affiche.

Réordonner ou archiver un type

Dans la liste des types, saisissez la poignée à gauche d'une ligne pour la déplacer parmi ses frères.
Pour archiver, ouvrez le type, onglet « Général », et cliquez sur « Archiver » en bas.
Confirmez : « Le type « Exemple » sera archivé quand vous enregistrerez. Les tâches existantes de ce type ne seront pas supprimées. »
Cliquez sur « Enregistrer ».

Un type encore à l'état de brouillon propose « Supprimer » au lieu de « Archiver » : il n'a jamais été enregistré, il disparaît sans trace.

Restaurer un type archivé

Dans la liste des types de la catégorie, cliquez sur le lien « … type(s) archivé(s) ».
Cliquez sur l'icône de restauration sur la ligne voulue.
Cliquez sur « Enregistrer ».

Les types archivés sont présentés dans leur arborescence, les parents encore actifs servant de repère.

Référence

Onglets d'un type

Onglet	Contenu	Disponible sur
Général	Identité, couleurs, champs affichés, ordre des blocs, archivage	Tous les types
Comportement	Champs obligatoires, cycle de vie, formulaire de clôture, automatisations, champs CRM affichés	Tous les types
Planning	Configuration en réservation, voir Configurer un type de tâche en réservation	Types racines
Portail	Création depuis le portail, voir Exposer un type de tâche au portail client	Types racines
Champs personnalisés	Champs propres au type	Tous les types
Documents	Modèles Word ou PDF, voir Configurer les modèles de documents	Types racines enregistrés d'une catégorie client
Sous-types	Liste et ajout des sous-types	Tous les types

Identité et affichage

Champ	Obligatoire	Effet
Nom	Oui	Nom au singulier, utilisé partout dans l'interface
Nom pluriel	Oui	Rempli automatiquement à partir du nom tant qu'il n'est pas modifié
Genre grammatical	Oui	Accorde les articles dans les messages de l'interface
Couleur	Non	Couleur du badge du type ; « Réinitialiser la couleur » la retire
Couleur du texte	Non	Si vide, le texte est affiché en blanc

Champs masquables sur la tâche

Responsable, Date de début souhaitée, Échéance, Estimation, Progression, Tags, Contrat, Observateurs, Auteur et dates.

Dans une catégorie client, « Contrat » n'est pas proposé : sa visibilité se règle sur la catégorie. La liste se termine par « Commentaires », qui n'est pas un champ mais le bloc entier : le fil interne et le fil « Échanges client » du portail s'éteignent ensemble.

Champs qui peuvent être rendus obligatoires

Description (sauf type planning), Responsable, Date de début souhaitée, Échéance, Estimation, Progression, Tags, Contrat (hors catégorie client), Observateurs.

Un champ masqué sur la tâche ne peut pas être rendu obligatoire. Pour la progression, seule une valeur différente de 0 % compte comme renseignée.

Champs disponibles sur la ligne de tâche

Statut, Type, Responsables, Date de début souhaitée, Échéance, Estimation, Progression, Tags, Contrat, Modèle de contrat, Client, Client de la réservation, Observateurs, Action de statut, Auteur, Date de création, Date de modification, plus les champs personnalisés du type et les champs additionnels de la catégorie client.

Quatre d'entre eux sont conditionnels : « Client » et les champs additionnels de la catégorie ne sont proposés que sur une catégorie client, « Contrat » et « Modèle de contrat » disparaissent sur une catégorie client sans contrat, et « Client de la réservation » n'apparaît que sur un type planning.

Cycle de vie

Réglage	Effet
Demander une signature à la clôture	À la clôture, le technicien doit faire signer le client avant de pouvoir terminer la tâche
Bloquer la clôture tant que le formulaire n'est pas rempli	Empêche le passage à « Terminé » si le formulaire de clôture est incomplet ; un sous-type qui hérite du formulaire hérite aussi de ce réglage
Bloquer la clôture sans responsable	Une tâche de ce type ne peut pas passer à « Terminé » tant qu'aucun responsable, utilisateur ou équipe, ne lui est affecté
Bloquer la clôture si des sous-tâches sont ouvertes	La tâche ne peut pas être terminée tant qu'il lui reste des sous-tâches ouvertes
Autoriser la réouverture des tâches terminées	Une tâche terminée peut être rouverte par le bouton de statut. Sinon « Terminé » est définitif et l'action « Créer suite » est mise en avant
Groupes autorisés à rouvrir	Proposé quand le réglage ci-dessus est actif. Restreint la réouverture aux membres des groupes choisis ; vide, aucune restriction. Un administrateur d'organisation n'est jamais bloqué
Créable uniquement en suite d'une autre tâche	Le type sort de tous les formulaires de création directe et n'est plus accessible que par « Créer suite »
Types sources autorisés	Proposé quand le réglage ci-dessus est actif. Restreint les types depuis lesquels la suite peut être ouverte ; vide, tous conviennent
Types de suite autorisés	Porté par le type source. Restreint les types que « Créer suite » propose depuis une tâche de ce type ; vide, tous conviennent
Clôturer automatiquement à la création d'une suite	Avant de créer une suite depuis une tâche de ce type, la clôture complète (formulaire, consommation, signature, document) est rejouée sur la tâche source si elle n'est pas déjà terminée
Groupe autorisé à supprimer	Seuls ses membres peuvent supprimer les tâches de ce type. Sans groupe, tout utilisateur ayant accès à la tâche peut la supprimer
Groupe autorisé à dupliquer	Seuls ses membres peuvent dupliquer les tâches de ce type. Sans groupe, tout utilisateur ayant accès à la tâche peut la dupliquer
Groupe autorisé à changer la visibilité portail	Seuls ses membres peuvent exposer ou masquer une tâche de ce type sur le portail client. Sans groupe, tout utilisateur ayant accès à la tâche peut le faire

Automatisations

Réglage	Disponible sur	Effet
Affecter l'auteur du premier changement de statut	Tous les types	La personne qui fait quitter à la tâche son statut de départ, alors qu'elle n'a pas de responsable, en devient responsable
Alimente la base de connaissances	Tous les types, base de connaissances activée	Les tâches résolues de ce type l'alimentent automatiquement
Suiveurs automatiques	Tous les types dont le champ « Observateurs » n'est pas masqué	Les utilisateurs et équipes choisis observent toute nouvelle tâche du type, en plus de son créateur
Suivi via un champ Utilisateur du client	Types racines d'une catégorie client dont l'entité CRM est configurée, champ « Observateurs » non masqué	Les utilisateurs que ce champ désigne sur la fiche du client de la tâche suivent automatiquement toute tâche créée dans ce type — à la création directe seulement — filtrés aux membres du groupe de la tâche
Décompter des frais d'accès au service (FAS)	Types racines	À la clôture d'une tâche de premier niveau, décompte les frais d'accès configurés sur le contrat lié
Facturer à la clôture	Types racines	Demande la saisie des unités consommées et décompte les frais d'accès. Désactivé, plus rien n'est facturé sur ce type, frais d'accès compris
Ne pas facturer si…	Types racines dont la facturation à la clôture est active	Condition exemptant certaines tâches de toute facturation
Alerter si aucun contrat n'est lié	Types racines d'une catégorie client affichant le contrat	Affiche une alerte sur les tâches sans contrat
Ne pas alerter si le client n'a aucun contrat	Quand l'alerte ci-dessus est active	L'alerte ne s'affiche que si le client possède au moins un contrat

Les réglages réservés aux types racines ne sont pas proposés sur un sous-type, qui suit son type racine.

Blocs de la page de détail

Description, Planification, Classification, Traitement hors contrat, Unités des tâches précédentes, Réservations, Liaisons, Enfants, Commentaires, Portail client, Signature, Documents, Historique.

Messages d'erreur

Message	Situation
« Le nom du type est requis »	Nom vide
« Le nom pluriel est requis »	Nom pluriel vide
« Un type de tâche avec ce nom existe déjà »	Un autre type porte ce nom
« Référence circulaire détectée dans la hiérarchie des types »	Un type deviendrait son propre ancêtre
« Un type planning ne peut pas être un sous-type. Retirez le parent ou désactivez le planning. »	Planning activé sur un sous-type
« Un type de tâche créable sur le portail client doit être un type racine. Retirez le parent ou désactivez la création portail. »	Portail activé sur un sous-type
« Un type de tâche ne peut pas être à la fois créable sur le portail client et un type planning. »	Planning et portail activés ensemble
« Le décompte des frais d'accès au service ne peut être activé que sur un type racine. Retirez le parent ou désactivez les frais d'accès. »	Frais d'accès sur un sous-type
« La génération de documents ne peut être configurée que sur un type racine appartenant à une catégorie client. »	Documents hors de ce cadre
« Ce type de tâche ne peut être créé qu'en suite d'une autre tâche »	Création directe d'un type réservé aux suites
« Les commentaires sont désactivés pour ce type de tâche. »	Écriture d'un commentaire sur un type dont « Commentaires » est désactivé
« Cette tâche ne peut pas être clôturée sans responsable »	Tentative de clôture d'une tâche sans responsable, alors que le type bloque la clôture sans responsable
« Vous n'êtes pas autorisé à supprimer les tâches de ce type. »	Suppression hors du groupe autorisé
« Vous n'êtes pas autorisé à dupliquer les tâches de ce type. »	Duplication hors du groupe autorisé
« Vous n'êtes pas autorisé à changer la visibilité portail des tâches de ce type. »	Changement de visibilité portail hors du groupe autorisé
« Ce type de tâche est déjà archivé »	Archivage d'un type déjà archivé