Configurer les types de tâches

À quoi ça sert

Le type de tâche donne son nom métier à ce que vos utilisateurs créent : « Projet », « Intervention », « Bug », « Réservation ». Il décide de ce que la fiche affiche, de ce qui apparaît sur chaque ligne de liste, et de plusieurs automatismes appliqués à la clôture.

Les types appartiennent à une catégorie et se déclinent en sous-types. Un « Projet » peut ainsi contenir des « Lots » qui contiennent eux-mêmes des « Tâches ». La configuration se fait catégorie par catégorie, dans la section « Types de tâches ».

Concepts clés

• Type racine — un type de premier niveau, rattaché directement à la catégorie. Seuls les types racines peuvent être configurés en planning, en portail, en documents, en frais d'accès ou en alerte de contrat manquant.
• Sous-type — un type rattaché à un type parent. Il hérite de la catégorie et apparaît sous son parent dans les listes.
• Champs visibles sur la tâche — les champs standard affichés sur la fiche (responsable, échéance, estimation…). Un champ masqué disparaît pour ce type.
• Champs visibles sur la ligne de tâche — les informations affichées sur chaque ligne des listes, dans l'ordre que vous choisissez.
• Organisation de la page de détail — l'ordre des blocs de la fiche (description, planification, commentaires…).
• Genre grammatical — masculin ou féminin, pour accorder « un / une » dans l'interface.
• Brouillon — un type ajouté mais pas encore enregistré. Il porte le badge « Brouillon » et se supprime au lieu de s'archiver.

Comment faire

Ajouter un type de tâche

1. Ouvrez « Administration des tâches », puis la catégorie.
2. Ouvrez la section « Types de tâches ».
3. Cliquez sur « Ajouter un type de tâche ».
4. Renseignez le « Nom » (obligatoire) ; le « Nom pluriel » se déduit du nom tant que vous ne le modifiez pas vous-même.
5. Choisissez le genre : « Masculin » ou « Féminin ».
6. Choisissez la « Couleur » et, si besoin, la « Couleur du texte » (« Aperçu » montre le résultat).
7. Cliquez sur « Enregistrer », en haut de la page.

Le type apparaît dans la liste et dans le menu de gauche, sous la catégorie.

Ajouter un sous-type

1. Ouvrez le type parent depuis le menu de gauche ou la liste.
2. Ouvrez son onglet « Sous-types ».
3. Cliquez sur « Ajouter un sous-type ».
4. Renseignez le nom et les autres champs, puis « Enregistrer ».

La profondeur n'est pas limitée : un sous-type peut lui-même avoir des sous-types. Le lien « Sous-type de … », en haut de la fiche d'un sous-type, ramène à son parent.

Masquer un champ sur les tâches d'un type

1. Ouvrez le type, onglet « Général », section « Affichage ».
2. Dans « Champs visibles sur la tâche », désactivez le champ à masquer.
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le champ disparaît de la fiche des tâches de ce type. Il disparaît aussi des « Champs visibles sur la ligne de tâche » : un champ masqué ne peut pas être affiché sur une ligne de liste.

La même liste porte, en dernier, l'interrupteur « Commentaires ». Désactivé, le bloc « Commentaires » disparaît des tâches de ce type, avec le fil « Échanges client » du portail ; toute écriture est alors refusée par « Les commentaires sont désactivés pour ce type de tâche. » Voir Tâches vues par le client.

Choisir ce qui s'affiche sur chaque ligne de liste

1. Ouvrez le type, onglet « Général », section « Affichage ».
2. Dans « Champs visibles sur la ligne de tâche », cochez les champs voulus.
3. Faites glisser les champs cochés pour définir leur ordre.
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Par défaut, une ligne affiche le statut et le type ; un nouveau type racine d'une catégorie client y ajoute aussi le client. Les sous-types et les types existants gardent leur réglage. Les champs personnalisés du type sont proposés dans cette même liste.

Réorganiser la page de détail

1. Ouvrez le type, onglet « Général », section « Affichage ».
2. Dans « Organisation de la page de détail », faites glisser les blocs.
3. Pour l'historique, utilisez l'interrupteur « Historique » au-dessus de la liste. Pour les pièces sorties du stock, utilisez de la même façon l'interrupteur « Pièces consommées » ; pour l'ordre de fabrication, l'interrupteur « Production ».
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Certains blocs n'apparaissent dans la liste que lorsqu'ils ont un sens : « Signature » une fois la signature à la clôture demandée, « Documents » une fois un document configuré, « Portail client » et « Traitement hors contrat » sur une catégorie client ou un type créable depuis le portail. « Unités des tâches précédentes », lui, est toujours proposé, sur tous les types ; il ne s'affiche sur une tâche que si elle fait suite à une autre et que la chaîne a consommé quelque chose. Voir Consommation d'unités de contrat.

Le bloc « Pièces consommées » est facultatif : il est désactivé par défaut, et son interrupteur affiche « Affiche les pièces sorties du stock pour cette tâche. N'a d'effet que si l'organisation déstocke par les tâches. » Activé, il s'ajoute à la fin de la liste et peut être déplacé. Il n'apparaît sur une tâche que pour les personnes qui ont accès au module Stock. Voir Consulter et modifier une tâche.

Le bloc « Production » est lui aussi facultatif et désactivé par défaut : aucun type existant n'est modifié. Son interrupteur affiche « Affiche l'ordre de fabrication de la tâche : l'article à fabriquer, la quantité, l'entrepôt, les besoins en composants et le reste à sortir. N'a d'effet que si le module Stock est actif. » Un type destiné aux ordres de fabrication se crée donc à la main : créez le type, puis activez « Production ». Pour que la colonne « Reste » du bloc baisse, activez aussi « Pièces consommées » sur ce type, et le module Stock doit sortir son stock par les tâches. Désactiver le bloc masque l'ordre de fabrication des tâches du type sans le supprimer.

Rendre des champs obligatoires par défaut

1. Ouvrez le type, onglet « Comportement », section « Champs obligatoires ».
2. Activez l'interrupteur de chaque champ à exiger : « Description » (sauf sur un type planning, qui n'a pas de description), et parmi les champs standards affichés — Responsable, Date de début souhaitée, Échéance, Estimation, Progression, Tags, Contrat, Observateurs.
3. Cliquez sur « Enregistrer », en haut de la page.

« Ces champs doivent être renseignés à chaque saisie d'une tâche de ce type (saisie rapide, saisie complète, portail client pour la description) et ne peuvent pas être vidés par la suite. » Un champ masqué (voir « Masquer un champ sur les tâches d'un type » ci-dessus) n'est pas proposé ici, et le retirer des champs visibles retire aussi son obligation. Sur une catégorie client, « Contrat » n'est pas proposé, sa visibilité se réglant sur la catégorie.

Exiger un champ personnalisé pour entrer dans un statut

1. Ouvrez le type, onglet « Champs personnalisés », puis créez ou modifiez un champ.
2. Dans « Obligatoire sur les statuts », choisissez un ou plusieurs statuts du flux de la catégorie (le placeholder affiche « Aucun statut »).
3. Enregistrez le champ.

« La tâche ne peut entrer dans ces statuts tant que le champ est vide : il est demandé au changement de statut. » Le statut « Terminé » n'est pas proposé, le formulaire de clôture couvrant déjà ce cas. Voir Statuts et clôture.

Régler le comportement à la clôture

1. Ouvrez le type, onglet « Comportement », section « Cycle de vie ».
2. Activez les options voulues (voir le tableau de référence). Si vous autorisez la réouverture, réglez « Rouvrir une tâche terminée » : « Tout le monde » (par défaut), ou « Seulement certains rôles » puis les rôles concernés. Un administrateur d'organisation peut toujours rouvrir.
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le formulaire de clôture se configure dans ce même onglet, section « Formulaire de clôture ». Voir Configurer les modèles de documents.

Chaque question du formulaire de clôture, comme tout champ personnalisé, peut porter une « Valeur par défaut » : « Pré-remplie dans le formulaire, modifiable à la saisie ». Elle existe pour les champs texte (court, long, e-mail, URL), nombre, montant, date, heure, case à cocher et liste à choix unique ou multiples. Les autres types n'en ont pas, et changer le type d'un champ efface la valeur par défaut déjà saisie. Elle n'est pas appliquée aux tâches déjà existantes.

Une question de type texte, texte long ou texte riche propose aussi un « Pré-remplissage automatique » : « Description d'une suite créée à la clôture » (« Reçoit la description de la suite créée avec le bouton « Créer une suite » du formulaire de clôture. Le texte déjà saisi est conservé. »). Une seule question du formulaire reçoit cette description. Voir Statuts et clôture.

Réserver un type aux suites d'une autre tâche

1. Ouvrez le type, onglet « Comportement », section « Cycle de vie ».
2. Activez « Créable uniquement en suite d'une autre tâche ».
3. Sous « Types sources autorisés », choisissez les types depuis lesquels la suite peut être ouverte. Laissé vide (« Tous les types »), n'importe quel type source convient.
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le type disparaît alors des formulaires de création directe : saisie interne, import, planning, automatisations et portail client. Il ne reste accessible que par l'action « Créer suite » d'une tâche existante. Un type archivé, ou dont la catégorie est archivée, n'est pas proposé comme type source.

Restreindre les types de suite créables depuis une tâche

1. Ouvrez le type source (celui depuis lequel la suite serait créée), onglet « Comportement », section « Cycle de vie ».
2. Sous « Types de suite autorisés », choisissez les types que « Créer suite » pourra proposer depuis une tâche de ce type. Laissé vide (« Tous les types »), tous les types actifs conviennent.
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

Ce réglage porte toujours sur le type source, qu'il soit lui-même réservé aux suites ou non. Il se cumule avec « Types sources autorisés » du type cible : les deux listes doivent l'autoriser pour que la suite soit proposée.

Clôturer automatiquement la tâche source à la création d'une suite

1. Ouvrez le type source, onglet « Comportement », section « Cycle de vie ».
2. Activez « Clôturer automatiquement à la création d'une suite ».
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

« Avant de créer une suite à une tâche de ce type, la mécanique de clôture complète (formulaire, consommation, signature, document) est jouée sur la tâche source. » Si la tâche source est déjà terminée, la suite se crée normalement, sans rejouer la clôture. Voir Lier des tâches entre elles.

Faire suivre automatiquement les nouvelles tâches d'un type

1. Ouvrez le type, onglet « Comportement », section « Automatisations ».
2. Sous « Suiveurs automatiques », ajoutez des utilisateurs, puis des équipes.
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

Ces utilisateurs et équipes deviennent observateurs de toute nouvelle tâche du type, en plus de son créateur. Le réglage n'apparaît pas — et ne s'applique pas — quand le champ « Observateurs » est masqué pour ce type.

Sur un type racine d'une catégorie client, ce bloc propose aussi « Suivi via un champ Utilisateur du client » : un champ Utilisateur de l'entité client (sinon « Aucun champ Utilisateur sur cette entité client. »). Les utilisateurs qu'il désigne sur le client de la tâche rejoignent le suivi de toute tâche créée dans ce type — filtrés aux membres du périmètre de la tâche — mais à la création directe seulement, pas sur une duplication, une suite ou une création depuis la planification. Voir Responsables, équipes et suivi.

Restreindre la suppression des tâches d'un type

1. Ouvrez le type, onglet « Comportement », section « Cycle de vie ».
2. Dans « Supprimer des tâches », laissez « Tout le monde » ou choisissez « Seulement certains rôles » puis les rôles concernés.
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

Un utilisateur qui ne détient aucun de ces rôles et qui tente la suppression obtient « Vous n'êtes pas autorisé à supprimer les tâches de ce type. »

Restreindre la duplication des tâches d'un type

1. Ouvrez le type, onglet « Comportement », section « Cycle de vie ».
2. Dans « Dupliquer des tâches », choisissez « Seulement certains rôles » puis les rôles concernés.
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

Réglé sur « Tout le monde » (par défaut), tout utilisateur ayant accès à la tâche peut la dupliquer. Un utilisateur qui ne détient aucun des rôles choisis et qui tente la duplication obtient « Vous n'êtes pas autorisé à dupliquer les tâches de ce type. »

Restreindre qui peut changer la visibilité portail

1. Ouvrez le type, onglet « Comportement », section « Cycle de vie ».
2. Dans « Changer la visibilité portail », choisissez « Seulement certains rôles » puis les rôles concernés, ou laissez « Tout le monde ».
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

Réglé sur « Tout le monde » (par défaut), tout utilisateur ayant accès à la tâche peut exposer ou masquer une tâche de ce type sur le portail client. Sans l'un des rôles choisis, l'interrupteur « Visible sur le portail » disparaît de la fiche et de la création, et le changement est refusé par « Vous n'êtes pas autorisé à changer la visibilité portail des tâches de ce type. » Voir Tâches vues par le client.

Arrondir les unités à la clôture

1. Ouvrez le type, onglet « Comportement », section « Automatisations ».
2. Sous « Arrondi des unités à la clôture », cliquez sur « Ajouter un arrondi ».
3. Renseignez l'« Unité » (le libellé exact de l'unité, par exemple « Minutes ») et le « Pas », un entier d'au moins 1.
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

« Remplace le pas de l'unité (contrat ou hors contrat) portant ce libellé pour ce type de tâche. La quantité saisie est arrondie au pas supérieur. » Le réglage vaut pour ce type seulement : un sous-type ne l'hérite pas. L'icône « Supprimer l'arrondi » retire une ligne ; une ligne dont le pas est vide est ignorée à l'enregistrement. Voir Unités de contrat.

Exempter certaines tâches de facturation

1. Ouvrez un type racine, onglet « Comportement », section « Automatisations ».
2. Vérifiez que « Facturer à la clôture » est activé — la condition n'est proposée que dans ce cas.
3. Sous « Ne pas facturer si… », composez la condition (champ, opérateur, valeur).
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Les tâches du type et de ses sous-types qui remplissent la condition échappent à toute facturation : ni unités de contrat, ni unités hors contrat, ni frais d'accès. La condition est évaluée sur la tâche telle qu'elle est avant la clôture. Laissée vide, toutes les tâches sont facturées.

Alerter sur un contrat manquant

1. Ouvrez un type racine d'une catégorie client affichant le contrat, onglet « Comportement », section « Automatisations ».
2. Activez « Alerter si aucun contrat n'est lié ».
3. Pour n'alerter que sur les clients qui ont au moins un contrat, activez « Ne pas alerter si le client n'a aucun contrat ».
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Une alerte s'affiche alors sur les tâches de ce type qui ne sont reliées à aucun contrat. Voir Client et contrat.

Choisir les informations client affichées sur la tâche

1. Ouvrez un type racine d'une catégorie client, ou un type créable depuis le portail, onglet « Comportement ».
2. Descendez à « Champs CRM à afficher » et sélectionnez, par entité, les champs voulus.
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

Ces champs apparaissent dans un bloc en haut des tâches liées à un client. Les champs courts (téléphone, mail, texte) s'affichent aussi dans la ligne de la tâche, à côté du client ; les textes longs, textes enrichis et tableaux restent dans le bloc. Voir Vues des tâches.

Un type d'une catégorie client propose les champs de l'entité client de sa catégorie, même sans portail client. Les autres types proposent les entités associées aux comptes du portail client. Si aucune entité n'est disponible, le message « Aucune entité CRM à proposer. Un type d'une catégorie client utilise l'entité de son client ; les autres types utilisent les entités associées aux comptes du portail client. » s'affiche.

Déclarer une action de service web sur un type

Un champ de type « Action web service » ajoute à la fiche des tâches du type un bouton qui appelle un service externe, puis peut écrire le résultat dans des champs de la tâche. Les services appelables se déclarent d'abord dans le connecteur : voir Services web. Ce que voit l'utilisateur est décrit dans Consulter et modifier une tâche, section « Lancer une action de service web ».

1. Ouvrez le type, onglet « Champs personnalisés », et ajoutez un champ dont le type est « Action web service ». Ce type n'existe que sur les champs d'un type de tâche.
2. Cliquez sur « Éditer le workflow ». La fenêtre « Workflow de l'action » s'ouvre sur l'onglet « Graphe » : un bloc « Départ », les étapes dans l'ordre, un bloc « Fin ».
3. Dans « Départ », renseignez le « Libellé du bouton », puis déclarez sous « Valeurs lues sur la tâche » les variables dont l'action a besoin : cliquez sur « Ajouter une variable », donnez un « Nom », choisissez la « Source » (« Champ de la tâche » ou « Formule », par exemple task.name). Cochez « Requise pour lancer l'action » pour griser le bouton tant que la valeur est vide.
4. Cliquez sur « Ajouter une étape » pour chaque appel. Une étape demande une « Connexion » (parmi les connexions actives du connecteur), une « Méthode », un « Chemin » commençant par /, et si besoin des « Paramètres de requête », des « En-têtes » et un « Corps de la requête » (« Aucun », « JSON » ou « SOAP »).
5. Cochez « Peut être rejoué sans risque » pour une lecture ou un enregistrement par clé ; laissez la case décochée pour une création. Seule une étape rejouable est relancée automatiquement après un délai dépassé ou une erreur du service.
6. Sous « Résultats conservés », nommez les valeurs à garder de la réponse, avec leur formule (par exemple response.body.id). Les étapes suivantes et le bloc « Fin » les lisent.
7. Dans « Champs renseignés au retour », cliquez sur « Ajouter un champ » : choisissez le « Champ de la tâche » à remplir et sa « Valeur ». Quand toutes les étapes ont réussi, ces champs reçoivent cette valeur.
8. Cliquez sur « Appliquer », puis enregistrez.

Le résumé sous le bouton « Éditer le workflow » liste les étapes dans l'ordre, avec leur méthode, leur chemin et la mention « peut être rejoué sans risque » ou « ne doit s'exécuter qu'une fois ».

Pour insérer une valeur dans un texte (chemin, en-tête, corps, valeur de retour), utilisez « Insérer une référence » : les « Variables », les « Résultats des étapes » et, pour une formule de succès ou de résultat, la « Réponse ». Pour sauter une étape selon une valeur, renseignez sa « Condition » ou utilisez « Ajouter une étape conditionnelle » ; « Succès si » remplace le critère par défaut (réponse HTTP 2xx, sans Fault en SOAP).

L'onglet « JSON » montre la même définition en texte. Vous pouvez l'y modifier : tant que le texte n'est pas valide, un message l'indique et le graphe garde sa dernière version valide. « Appliquer » reste grisé tant qu'une erreur subsiste ; les blocs fautifs sont marqués en rouge dans le graphe, avec « Corrigez les blocs marqués en rouge pour appliquer. »

Réordonner ou archiver un type

1. Dans la liste des types, saisissez la poignée à gauche d'une ligne pour la déplacer parmi ses frères.
2. Pour archiver, ouvrez le type, onglet « Général », et cliquez sur « Archiver » en bas.
3. Confirmez : « Le type « Exemple » sera archivé quand vous enregistrerez. Les tâches existantes de ce type ne seront pas supprimées. »
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Un type encore à l'état de brouillon propose « Supprimer » au lieu de « Archiver » : il n'a jamais été enregistré, il disparaît sans trace.

Restaurer un type archivé

1. Dans la liste des types de la catégorie, cliquez sur le lien « … type(s) archivé(s) ».
2. Cliquez sur l'icône de restauration sur la ligne voulue.
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

Les types archivés sont présentés dans leur arborescence, les parents encore actifs servant de repère.

Référence

Onglets d'un type

Identité et affichage

Champs masquables sur la tâche

Responsable, Date de début souhaitée, Échéance, Estimation, Progression, Tags, Contrat, Observateurs, Auteur et dates.

Dans une catégorie client, « Contrat » n'est pas proposé : sa visibilité se règle sur la catégorie. La liste se termine par « Commentaires », qui n'est pas un champ mais le bloc entier : le fil interne et le fil « Échanges client » du portail s'éteignent ensemble.

Champs qui peuvent être rendus obligatoires

Description (sauf type planning), Responsable, Date de début souhaitée, Échéance, Estimation, Progression, Tags, Contrat (hors catégorie client), Observateurs.

Un champ masqué sur la tâche ne peut pas être rendu obligatoire. Pour la progression, seule une valeur différente de 0 % compte comme renseignée.

Champs disponibles sur la ligne de tâche

Statut, Type, Responsables, Date de début souhaitée, Échéance, Estimation, Progression, Tags, Contrat, Modèle de contrat, Client, Client de la réservation, Observateurs, Action de statut, Auteur, Date de création, Date de modification, plus les champs personnalisés du type et les champs additionnels de la catégorie client.

Quatre d'entre eux sont conditionnels : « Client » et les champs additionnels de la catégorie ne sont proposés que sur une catégorie client, « Contrat » et « Modèle de contrat » disparaissent sur une catégorie client sans contrat, et « Client de la réservation » n'apparaît que sur un type planning.

Cycle de vie

Automatisations

Les réglages réservés aux types racines ne sont pas proposés sur un sous-type, qui suit son type racine.

Blocs de la page de détail

Description, Planification, Classification, Traitement hors contrat, Unités des tâches précédentes, Réservations, Liaisons, Enfants, Commentaires, Portail client, Signature, Documents, Historique, Pièces consommées, Production.

Messages d'erreur

Questions fréquentes

Puis-je déplacer un type sous un autre parent ?

Non, pas depuis cette page. La hiérarchie se construit en ajoutant un sous-type depuis l'onglet « Sous-types » de son futur parent ; un type existant ne change pas de parent.

Que deviennent les tâches d'un type archivé ?

Elles restent en place et consultables. Le type disparaît simplement des choix à la création. Restaurer le type le remet à disposition.

Puis-je supprimer un type de tâche ?

Seulement tant qu'il porte le badge « Brouillon », c'est-à-dire avant le premier enregistrement. Ensuite il s'archive.

Les sous-types ont-ils leurs propres statuts ?

Non. Les statuts sont ceux de la catégorie et valent pour tous ses types. Voir Définir les statuts et leurs boutons.