Créer une tâche
Saisie rapide, saisie complète, choix du type et du groupe, champs obligatoires et création de sous-tâches
À quoi ça sert
Une tâche est l'unité de travail du module : elle porte un nom, un type, un statut, un groupe et tous les champs que votre organisation a configurés pour ce type. Vous en créez de deux manières, selon ce que vous savez au moment où vous la créez.
La saisie rapide est une barre présente en haut de la liste et du tableau : vous tapez un nom, vous cliquez, la tâche existe. Vous la complétez ensuite. La saisie complète ouvre un formulaire qui reprend les sections de la fiche (description, dates, responsables, tags…) et enregistre l'ensemble en une seule fois.
Concepts clés
- Catégorie — le regroupement de tâches dans lequel vous travaillez. Elle détermine les types de tâches proposés, les statuts disponibles et les vues. Chaque catégorie a sa propre page.
- Type de tâche — le modèle appliqué à la tâche : sa couleur, ses champs visibles, ses champs personnalisés et ses automatismes. Le bouton de création porte le nom du type (« Créer Ticket »). Voir Configurer les types de tâches.
- Groupe — le périmètre auquel la tâche appartient. Il décide qui peut la voir et qui peut lui être affecté. Si vous n'appartenez qu'à un groupe, ou si la catégorie en impose un, le champ n'est pas affiché.
- Type racine et sous-type — un type peut avoir des types enfants. Un type racine crée une tâche principale, un sous-type crée une sous-tâche sous un parent. Voir Sous-tâches.
- Champs obligatoires — les champs personnalisés marqués obligatoires par l'administrateur, et les champs standards que le type exige (description, responsable, dates, estimation, progression, tags, contrat, suivi). Ils sont demandés avant que la tâche soit créée.
- Type de planning — un type dont les tâches se posent sur un créneau. Le choisir ouvre le formulaire de réservation au lieu du formulaire de tâche. Voir Créer et gérer une réservation.
- Type créable uniquement en suite — un type que l'administrateur réserve à l'action « Créer suite » d'une tâche existante. Il n'apparaît dans aucun formulaire de création directe : ni la saisie rapide, ni la saisie complète, ni la feuille mobile, ni l'import, ni le planning, ni le portail. Voir Lier des tâches entre elles.
Comment faire
Créer une tâche en saisie rapide
- Dans le menu, ouvrez « Tâches », puis la catégorie voulue.
- Dans la barre en haut de la liste, saisissez le nom de la tâche.
- Si le champ « Groupe » est affiché, choisissez le groupe.
- Cliquez sur « Créer » suivi du nom du type. Si plusieurs types sont disponibles, la flèche à droite du bouton ouvre la liste « Autres types ».
La touche Entrée déclenche la création avec le type du bouton principal. Le message « Tâche créée » s'affiche, le champ se vide et vous pouvez enchaîner.
Renseigner les champs obligatoires avant création
- Lancez la création comme ci-dessus.
- Si le type comporte des champs personnalisés obligatoires, une description exigée, ou un champ standard rendu obligatoire (responsable, date de début souhaitée, échéance, estimation, progression, tags, contrat, suivi), le panneau « Champs obligatoires » s'ouvre sous le bouton, avec une ligne par champ manquant.
- Renseignez les champs affichés. Le bouton « Créer » reste inactif tant qu'ils ne sont pas tous remplis.
- Cliquez sur « Créer ».
« Annuler » ferme le panneau sans créer la tâche. Quand une description est demandée, son éditeur accepte la mise en forme, les images et les pièces jointes ; les fichiers ajoutés avant que la tâche existe lui sont rattachés dès sa création. Les champs standards obligatoires affichés dans ce panneau sont les mêmes composants que ceux de la fiche (choix des responsables, des dates, du contrat…), limités aux seuls champs exigés par le type.
Créer une tâche en saisie complète
- Dans la barre de création, cliquez sur le bouton « + » à droite. Si plusieurs types sont disponibles, choisissez-en un sous « Choisir un type ».
- Dans le volet qui s'ouvre, renseignez « Nom » (obligatoire), et le cas échéant « Groupe ».
- Choisissez le « Statut » de départ. Le premier statut de la catégorie est proposé.
- Complétez les sections proposées par le type : « Description » et champs personnalisés, « Planification » (dates, estimation, responsables, suivi, progression, contrat), « Classification » (tags).
- Cliquez sur « Créer ».
Le bouton reste inactif tant que le nom est vide, qu'un champ obligatoire manque ou qu'une description exigée n'est pas saisie. La tâche créée s'ouvre ensuite dans le volet de détail.
Depuis ce formulaire, les boutons « + » des sections permettent de créer sans le quitter un tag, une équipe ou une fiche CRM : la valeur créée est sélectionnée automatiquement au retour.
Créer une tâche depuis un mobile
- Appuyez sur le bouton rond « + » en bas de l'écran.
- Dans « Nouvelle tâche », choisissez le type si plusieurs sont disponibles.
- Remplissez le formulaire, puis appuyez sur « Créer ».
Créer une tâche liée à un client
Dans une catégorie configurée pour les clients, la barre de création affiche en plus un champ « Client » obligatoire et, sauf si la catégorie s'en passe, un champ « Contrat ». Voir Client et contrat de la tâche.
Créer une sous-tâche
La création d'une sous-tâche se fait depuis la fiche du parent, dans la section « Enfants ». Voir Sous-tâches.
Référence
Champs de la saisie rapide
| Champ | Obligatoire | Remarque |
|---|---|---|
| Nom | Oui | Un nom composé uniquement d'espaces laisse le bouton inactif |
| Groupe | Oui | Masqué si vous n'avez qu'un groupe ou si la catégorie en impose un |
| Type | Oui | Porté par le bouton ; les autres types sont sous la flèche |
| Client | Selon la catégorie | Uniquement dans une catégorie client |
| Contrat | Non | Uniquement dans une catégorie client qui l'affiche ; restreint aux contrats signés ou renouvelés si la catégorie masque les contrats non signés |
Champs de la saisie complète
Aux champs ci-dessus s'ajoutent, selon la configuration du type : statut de départ, description, champs personnalisés, date de début souhaitée, échéance, estimation, responsables, suivi, progression, contrat et tags. Un type peut masquer chacun de ces champs ; il n'apparaît alors pas au formulaire.
Messages bloquants
| Message | Cause |
|---|---|
| « Aucun groupe disponible. Contactez un administrateur. » | Vous n'appartenez à aucun groupe |
| « Aucun type de tâche configuré. Un administrateur doit configurer les types de tâches. » | Aucun type actif n'est disponible dans ce périmètre |
| « Aucune catégorie configurée. Un administrateur doit configurer au moins une catégorie pour utiliser ce module. » | Le module n'a pas encore de catégorie |
| « Un client doit être sélectionné pour ce type de tâche. » | Catégorie client, aucun client choisi |
| « Le champ « … » est obligatoire » | Un champ personnalisé obligatoire est vide |
| « La description est obligatoire » | Le type impose une description |
| « Le responsable est obligatoire » | Le type exige un responsable |
| « La date de début souhaitée est obligatoire » | Le type exige cette date |
| « L'échéance est obligatoire » | Le type exige une échéance |
| « L'estimation est obligatoire » | Le type exige une estimation |
| « La progression est obligatoire » | Le type exige une progression différente de 0 % |
| « Au moins un tag est obligatoire » | Le type exige un tag |
| « Le contrat est obligatoire » | Le type exige un contrat |
| « Au moins un observateur est obligatoire » | Le type exige un suivi |
| « La date de début souhaitée ne peut pas être postérieure à l'échéance » | Les deux dates sont incohérentes |
| « Vous n'avez pas accès à ce groupe » | Le groupe choisi n'est pas l'un des vôtres |
| « Erreur lors de la création de la tâche » | La création a échoué ; le formulaire reste ouvert |
Confirmation « Aucun contrat renseigné »
Lorsque le type alerte sur l'absence de contrat et qu'aucun contrat n'est sélectionné, une confirmation s'affiche : « Le contrat devrait être renseigné pour ce type de tâche. Créer quand même ? ». « Créer quand même » poursuit la création, « Annuler » revient au formulaire.
Comportements automatiques
- La tâche reçoit un numéro affiché sous la forme « #12 ». Ce numéro ne change plus.
- Elle se place en tête de la liste courante.
- Vous êtes ajouté au suivi de la tâche que vous créez, sauf si un administrateur a désactivé cet ajout pour le type choisi.
- Les responsables que vous désignez à la création sont ajoutés au suivi.
- Les utilisateurs et les équipes déclarés « Suiveurs automatiques » sur le type sont ajoutés au suivi de toute tâche créée avec ce type, et reçoivent la notification de création. Le réglage est sans effet lorsque le type masque le champ de suivi. Voir Responsables, équipes et suivi.
- Sur un type racine d'une catégorie client, les utilisateurs désignés par le champ Utilisateur du client configuré sur le type sont eux aussi ajoutés au suivi et reçoivent la notification de création. Voir Responsables, équipes et suivi.
- L'interrupteur « Visible sur le portail » de la saisie complète est absent si le type réserve le changement de visibilité portail à un groupe dont vous ne faites pas partie. Voir Tâches vues par le client.
- Une sous-tâche reprend le groupe et la catégorie de son parent.
- Choisir un type de planning ouvre le formulaire de réservation au lieu de créer directement la tâche.
- Si le type est configuré pour cela, un document de création est généré et envoyé. Voir Documents de création et de clôture.
Questions fréquentes
Puis-je changer le type d'une tâche après coup ?
Non. Le type est fixé à la création. Vous pouvez en revanche créer une suite d'un autre type depuis la tâche, ce qui recopie les champs compatibles : voir Lier des tâches entre elles.
Pourquoi le bouton « + » ne propose-t-il pas tous les types ?
Il ne propose que les types racines, hors types de planning et hors types créables uniquement en suite. Les types de planning se créent par le formulaire de réservation, accessible depuis la barre de saisie rapide ; les types créables uniquement en suite se créent par « Créer suite », depuis une tâche existante.
Puis-je créer une tâche dans un groupe auquel je n'appartiens pas ?
Non. Seuls vos groupes sont proposés, et la création est refusée avec « Vous n'avez pas accès à ce groupe ».
Le champ « Groupe » a disparu, est-ce normal ?
Oui, s'il n'y a rien à choisir : soit vous n'appartenez qu'à un seul groupe, soit la catégorie impose le sien à toutes ses tâches.