Administration de l'organisation
Vue d'ensemble des réglages réservés aux administrateurs : utilisateurs, périmètres et rôles, modules, e-mails et journaux
À quoi ça sert
L'espace Administration rassemble tout ce qui vaut pour l'organisation entière : qui a un compte, ce que chacun voit, quels modules sont disponibles, à quoi ressemble l'application et ce qu'elle envoie par e-mail.
Il est réservé aux administrateurs de l'organisation. Un utilisateur ordinaire qui tente d'y accéder est refusé : « Vous n'êtes pas autorisé à accéder à l'espace administrateur. »
Il ne couvre pas la configuration métier de chaque module — les modèles de contrat, les champs du CRM, les statuts des tâches. Ceux-là se règlent dans l'espace d'administration du module concerné, atteint depuis son propre menu.
Concepts clés
Les pages de cette section, dans l'ordre du menu :
- Paramètres de l'organisation — le nom, le domaine, les logos et le favicon.
- Périmètres et rôles — le mécanisme qui décide qui voit quelles données (les périmètres) et qui reçoit quels droits (les rôles). C'est la page à lire avant toutes les autres.
- Rôles et droits — accorder chaque droit (supprimer des contrats, valider des automatisations, voir un champ…) à des rôles, et tester ce qu'un utilisateur peut faire.
- Gérer les utilisateurs — créer, modifier, suspendre, supprimer ou restaurer un compte, et suivre la limite de comptes.
- Activer et configurer les modules — l'état d'activation de chaque module, son nom dans le menu et son ordre d'affichage.
- Donner accès aux modules et aux périmètres — ouvrir un module à quelqu'un, lui donner le niveau administrateur du module, ses droits particuliers, ses périmètres et ses rôles.
- Personnaliser le thème — les couleurs, la police et l'arrondi de l'interface.
- Configurer la page d'accueil — les sections visibles, le carrousel et les raccourcis de l'écran d'accueil.
- Expéditeur et langue des e-mails — l'adresse de réponse et la langue par défaut des e-mails partants.
- Connexions IA — les identifiants des fournisseurs d'intelligence artificielle utilisés par les modules.
- Contrôle IA des documents — la vérification automatique des pièces jointes déposées.
- Contexte de l'organisation — la description de l'entreprise transmise à l'assistant IA, aux chatbots internes, au serveur MCP et au contrôle des documents.
- Entêtes société — l'identité de l'entreprise (raison sociale, adresse, SIREN, TVA) imprimée sur les factures, les devis, les commandes fournisseur et les bons de livraison.
- Documents — les modèles de document et les documents générés par les contrats, les tâches et l'assistant IA, en consultation.
- Suivre les e-mails envoyés — les e-mails partis, leur état de remise, leur contenu et leur renvoi.
- MCP Administration — configurer l'organisation et ses modules depuis un assistant IA, avec vos droits d'administrateur.
- Intégrations — une page de cartes qui mène à l'« API publique » (clés d'API et documentation), au « MCP Administration », à l'« Approbation des connecteurs » et au « Journal MCP ». Elle ne liste que ce que vos droits vous permettent d'ouvrir : l'API publique, les connecteurs et le journal MCP demandent le niveau administrateur du module concerné ; sinon elle indique « Aucune intégration n'est disponible avec vos droits. »
- Journal des connexions — qui s'est connecté, quand, comment et depuis où, échecs compris.
- Suivre les demandes de l'organisation — les demandes envoyées au support par vos collègues et leur avancement.
Une dernière entrée du menu, « Automatisations », ouvre un espace à part entière : voir Automatisations.
Comment faire
Ouvrir l'espace Administration
- Ouvrez le menu utilisateur, en haut à droite.
- Dans la section « Administration », choisissez une entrée.
Le menu utilisateur propose sept raccourcis : « Organisation », « Utilisateurs », « Modules », « Rôles et droits », « Journal des connexions », « Support » et « Intégrations ». Une fois dans l'espace, les onglets en haut de page donnent accès à toutes les entrées.
Mettre en place une nouvelle organisation
Dans l'ordre, une fois les modules activés :
- Créez les périmètres qui cloisonneront vos données et, si besoin, les rôles qui porteront vos droits. Voir Périmètres et rôles.
- Créez les comptes de vos collaborateurs. Voir Gérer les utilisateurs.
- Donnez à chacun ses modules, ses périmètres et ses rôles. Voir Donner accès aux modules et aux périmètres.
- Posez l'identité visuelle : nom, logos, couleurs. Voir Paramètres de l'organisation.
- Renseignez l'adresse de réponse des e-mails. Voir Expéditeur et langue des e-mails.
- Composez l'écran d'accueil. Voir Configurer la page d'accueil.
Accueillir un nouvel arrivant
- Créez son compte depuis « Utilisateurs ».
- Choisissez son rôle organisation : « Utilisateur » dans la plupart des cas.
- Rattachez-le à ses périmètres et à ses rôles.
- Ouvrez-lui les modules dont il a besoin, avec le rôle « Utilisateur » ou « Admin ».
- Vérifiez qu'il a reçu son invitation ; renvoyez-la au besoin depuis le menu « Actions » de sa fiche.
Retirer l'accès à quelqu'un qui part
- Suspendez son compte, ou supprimez-le si le départ est définitif. Voir Gérer les utilisateurs.
- Vérifiez dans le journal des connexions qu'aucune connexion ne lui est plus attribuée.
Référence
Les entrées du menu Administration
| Entrée | Ce qu'on y règle |
|---|---|
| Organisation | Nom, logos, thème, expéditeur des e-mails |
| Utilisateurs | Comptes, rôles, accès aux modules, périmètres et rôles |
| Modules | Activation, libellé de menu, ordre, paramètres de module |
| Connexions IA | Identifiants des fournisseurs d'IA |
| Contrôle IA des documents | Vérification automatique des pièces jointes |
| Contexte de l'organisation | Description de l'entreprise transmise aux IA |
| Rôles et droits | Droits accordés aux rôles, périmètres, rôles et appartenances |
| Entêtes société | Identité imprimée sur les factures et les devis |
| Journal des connexions | Historique des authentifications |
| Documents | Modèles de document et documents générés, en consultation |
| Emails | E-mails partis et aperçu des modèles |
| Support | Demandes envoyées au support par l'organisation |
| Intégrations | Cartes vers l'API publique, le MCP Administration, l'approbation des connecteurs et le journal MCP |
| Page d'accueil | Sections, carrousel, raccourcis |
| Automatisations | Règles déclenchées automatiquement |
Les trois réglages qui décident de tout
| Réglage | Effet | Où |
|---|---|---|
| Rôle sur un module | Fait apparaître le module dans le menu de l'utilisateur | Fiche de l'utilisateur, onglet « Modules » |
| Périmètres | Décident des données visibles à l'intérieur du module | Fiche de l'utilisateur, onglet « Périmètres et rôles » |
| Rôles | Donnent les droits précis (supprimer, valider, voir un champ…) | Écran « Rôles et droits » |
Les deux premiers sont nécessaires. Un accès sans périmètre utile ouvre un écran vide ; un périmètre sans accès au module ne fait apparaître aucun menu.
Ce qui n'est pas réglable depuis cet espace
| Sujet | Qui s'en charge |
|---|---|
| Activer ou désactiver un module | Un intervenant Deltia : l'activation est facturée |
| Relever la limite de comptes | Un intervenant Deltia, sur demande depuis « Utilisateurs » |
| Créer une organisation | Un intervenant Deltia, voir Créer une organisation |
| Changer le domaine de l'organisation | Un intervenant Deltia |
| Configuration métier d'un module | L'administrateur du module, dans l'espace d'administration de ce module |
Questions fréquentes
Qui a accès à l'espace Administration ?
Les comptes dont le « Rôle organisation » est « Administrateur ». Ce rôle est distinct des rôles sur les modules : un administrateur de l'organisation n'a pas automatiquement accès à tous les modules.
Où se règlent les paramètres d'un module précis ?
Deux endroits selon le module. Six d'entre eux ont un onglet « Paramètres » dans « Modules » ; les autres ont leur propre espace d'administration, atteint par l'entrée « Administration » de leur menu. Voir Activer et configurer les modules.
Un utilisateur ne voit pas un module, que vérifier ?
Dans l'ordre : le module est-il activé pour l'organisation, l'utilisateur a-t-il un rôle dessus, et appartient-il à un périmètre qui porte des données. Voir Donner accès aux modules et aux périmètres.
Puis-je déléguer une partie de l'administration ?
Oui, module par module : donnez le rôle « Admin » sur un module à la personne concernée. Elle administrera ce module sans accéder pour autant à cet espace, qui reste réservé aux administrateurs de l'organisation.