Rechercher, filtrer et regrouper
Recherche libre, filtres avancés, regroupement par champ et options d’affichage des listes de tâches
À quoi ça sert
La barre d'outils, en haut de chaque liste de tâches, réduit l'affichage à ce que vous cherchez. Quatre outils s'y combinent : la recherche libre, les filtres avancés, la restriction par type de tâche et le regroupement.
Le mécanisme des filtres avancés (conditions, groupes, opérateurs) est commun à tout Deltia et décrit dans Recherche et filtres. Cette page liste ce qui est propre aux tâches : les champs disponibles, les critères de regroupement et les options d'affichage.
Tous ces réglages sont inscrits dans l'adresse de la page : un lien copié rejoue la même sélection, et ils sont conservés quand vous changez de vue.
Concepts clés
- Recherche libre — le champ « Rechercher... ». Il cherche dans le nom et la description, et reconnaît un numéro de tâche.
- Filtres — le bouton « Filtres » : des conditions sur les champs de la tâche, combinées par « ET » et « OU ». Le nombre de conditions actives s'affiche sur le bouton.
- Types — le bouton « Types » : une restriction rapide aux types de tâches cochés, indépendante des filtres.
- Grouper — le bouton « Grouper » : la liste est découpée en sections repliables selon un ou plusieurs champs.
- Affichage et alertes — le menu des interrupteurs : « Mes tâches », « Terminées », « Temps réel », plus les alertes de catégorie.
- Filtre de la vue — une vue configurée peut porter son propre filtre. Il s'ajoute au vôtre sans le remplacer, et ne se retire pas.
Comment faire
Chercher une tâche
- Cliquez dans le champ « Rechercher... » de la barre d'outils.
- Saisissez quelques lettres du nom ou de la description.
La liste se met à jour après une courte pause de saisie. Si vous saisissez un nombre entier, les tâches portant ce numéro sont également retenues.
Filtrer sur un champ
- Cliquez sur « Filtres ».
- Ajoutez une condition : choisissez le champ, l'opérateur, puis la valeur.
- Ajoutez d'autres conditions ou un groupe si nécessaire.
- Appliquez.
Le nombre de conditions s'affiche à côté du bouton. Sur une vue tableau, le menu de chaque en-tête de colonne offre les mêmes filtres, appliqués à cette colonne. Voir Vue tableau.
Restreindre aux types de tâches voulus
- Cliquez sur « Types ».
- Cochez un ou plusieurs types dans l'arborescence. Cocher un type parent sélectionne aussi ses sous-types.
- Cliquez ailleurs pour refermer.
Le nombre de types cochés s'affiche sur le bouton ; « Réinitialiser » vide la sélection. Le bouton n'apparaît pas quand un seul type est concerné par la page.
Regrouper la liste
- Cliquez sur « Grouper ».
- Recherchez un champ et cliquez dessus : il rejoint la liste des critères sélectionnés.
- Ajoutez d'autres champs pour imbriquer les niveaux, et faites-les glisser par leur poignée pour changer l'ordre des niveaux.
- Fermez le menu.
La liste devient une suite de sections repliables portant le libellé de la valeur et le nombre de tâches. Les cinq premières sections sont ouvertes ; les suivantes sont repliées. Les tâches sans valeur sur le critère sont rassemblées sous « Non renseigné ». Si aucun groupe ne correspond, la liste affiche « Aucun résultat pour ce regroupement ».
« Supprimer le regroupement » revient à la liste plate.
Régler ce qui est affiché
- Cliquez sur l'icône « Affichage et alertes », à droite de la barre d'outils.
- Activez ou désactivez « Mes tâches », « Terminées » et « Temps réel ».
Ces trois réglages sont décrits dans Choisir une vue. Le même menu porte les alertes de la catégorie, décrites dans Alertes de catégorie.
Exporter la liste vers Excel
Le bouton d'export (icône de téléchargement, libellé « Exporter » sur mobile) n'apparaît que si un administrateur vous a accordé « Autoriser l'export » sur le module Tâches.
- Appliquez les filtres et la recherche voulus.
- Cliquez sur le bouton d'export : la fenêtre « Exporter les tâches » s'ouvre.
- Ajustez les champs : la fenêtre s'ouvre avec les colonnes affichées à l'écran cochées, dans l'ordre de l'écran ; tous les autres champs exportables sont proposés à la suite, décochés. « Tout sélectionner » et « Tout désélectionner » cochent ou décochent toute la liste.
- Cliquez sur « Exporter ».
Un fichier Excel se télécharge et le message « Export terminé » s'affiche. Il reprend les filtres et la recherche de l'écran, sous-tâches comprises, avec les valeurs affichées (noms des personnes, des équipes, des tags et des statuts). Seules les tâches de vos périmètres sont exportées ; un client, un contrat ou une relation hors de vos périmètres ressort vide. Les images et les fichiers joints ne sont pas exportés. « Exporter » reste grisé si aucun champ n'est coché.
Pour extraire des tâches au format d'import, voir Exporter des tâches vers Excel.
Retrouver ces outils sur mobile
- Cliquez sur l'icône à droite du titre de la page.
- Le panneau « Filtres et options » rassemble la recherche, les filtres, les types, le choix de la vue, le regroupement et les options d'affichage.
Référence
Champs disponibles dans les filtres
| Champ | Type | Valeurs proposées |
|---|---|---|
| Nom | Texte | — |
| Numéro | Nombre | — |
| Tâche parente (n°) | Nombre | Uniquement l'opérateur « Égal à » |
| Description | Texte | — |
| Statut | Liste | Les statuts du flux de la catégorie |
| « {statut} — dernier passage » | Date | Un champ par statut : la date du dernier passage dans ce statut |
| Type | Liste | Les types de tâches concernés par la page |
| Responsables | Liste | Les utilisateurs assignables et les équipes, préfixées « Équipe: » |
| Tags | Liste | Les tags actifs, en « Parent > Enfant » |
| Date de début souhaitée | Date | — |
| Échéance | Date | — |
| Progression | Nombre | — |
| Date de création | Date | — |
| Date de fin | Date | — |
| Périmètre | Liste | Vos périmètres |
| En retard | Oui / Non | — |
| Unités hors contrat | Oui / Non | — |
| Statut hors contrat | Liste | « À traiter », « Traitée » |
| Mes tâches | Oui / Non | — |
| Contrat | Recherche de contrat | Les contrats de l'organisation ; proposé sur toutes les listes dès que l'organisation a le module Contrats, sauf dans une catégorie client qui masque le contrat |
| Client de la réservation | Recherche de fiche | Les fiches du CRM de l'entité client du type planning |
| Champs personnalisés | Selon le champ | Les champs personnalisés des types de tâches concernés |
Le champ « Client de la réservation » n'est proposé que si la page ne porte que sur une seule entité client. Il ne demande pas le module CRM.
Un champ masqué par l'administrateur sur le type de tâche disparaît aussi des filtres : masquer les responsables retire « Responsables », masquer l'échéance retire « Échéance », et ainsi de suite.
Les champs personnalisés qui portent le même libellé et le même type sur plusieurs types de tâches sont fusionnés en un seul critère.
Opérateurs par type de champ
| Type de champ | Opérateurs |
|---|---|
| Texte | Contient, Ne contient pas, Égal à, Différent de, Commence par, Finit par, Est vide, N'est pas vide |
| Liste | Égal à, Différent de, Contient, Ne contient pas, Est vide, N'est pas vide |
| Date | Égal à, Supérieur à, Supérieur ou égal à, Inférieur à, Inférieur ou égal à, Entre, Est vide, N'est pas vide |
| Nombre | Égal à, Différent de, Supérieur à, Supérieur ou égal à, Inférieur à, Inférieur ou égal à, Entre, Est vide, N'est pas vide |
| Oui / Non | Égal à, Est vide, N'est pas vide |
Champs sur lesquels regrouper
Statut, Type, Responsables, Tags, Date de début souhaitée, Échéance, Périmètre, Progression, Contrat, ainsi que les champs personnalisés de type liste ou oui/non. Dans une catégorie client, « Client » est aussi proposé : la liste compte une section par client, nommée d'après sa fiche, avec son nombre de tâches, et une section « Non renseigné » pour les tâches sans rattachement CRM. Les clients hors de vos périmètres ne sont pas affichés. Les autres champs ne sont pas proposés dans « Grouper ».
Le regroupement n'est disponible que sur la vue liste.
Portée de la recherche libre
| Ce que vous saisissez | Ce qui est retenu |
|---|---|
| Du texte | Les tâches dont le nom ou la description contient ce texte |
| Un nombre entier positif | Les mêmes, plus la tâche portant exactement ce numéro |
La recherche ne porte ni sur les commentaires, ni sur les champs personnalisés, ni sur le nom du client : pour ceux-là, utilisez un filtre.
Ce qui s'ajoute à vos filtres sans être visible
Certaines restrictions sont appliquées en plus des vôtres :
- la catégorie ou l'onglet de type ouvert restreint déjà les types de tâches affichés ;
- tant que « Terminées » est inactif, les tâches au statut terminal sont exclues (sauf en vue kanban), et ce statut n'apparaît même pas comme valeur possible dans le filtre « Statut », que ce soit depuis la barre d'outils ou depuis l'en-tête de colonne ;
- le filtre défini par une vue configurée s'ajoute au vôtre ;
- les vues Gantt et planification excluent les types de tâches dont la date de début ou l'échéance a été masquée.
Questions fréquentes
Puis-je enregistrer un filtre pour le réutiliser ?
Pas directement depuis la barre d'outils. Deux solutions : copier l'adresse de la page, qui contient les filtres, le tri et le regroupement ; ou demander à un administrateur une vue configurée portant ce filtre. Voir Vues configurées.
Pourquoi mon filtre ne trouve-t-il pas une tâche que je vois ailleurs ?
Vérifiez d'abord « Terminées » : sans cette option, les tâches terminées sont exclues de la liste, du tableau, du calendrier, du Gantt et de la planification. Vérifiez ensuite si la vue ouverte porte son propre filtre.
Puis-je regrouper par contrat ou par client ?
Par contrat, oui, quand le champ « Contrat » est proposé. Par client, oui dans une catégorie client, où « Client » figure parmi les champs de « Grouper » ; dans les autres listes, pas pour l'instant. Le regroupement porte sur le statut, le type, les responsables, les tags, les dates, le périmètre, la progression, le contrat, le client (catégorie client) et les champs personnalisés de type liste ou oui/non.
Pourquoi mon export est-il refusé ?
Deux messages possibles : « Aucune tâche à exporter pour les critères sélectionnés. » quand les filtres ne ramènent rien, et « L'export porte sur {total} tâches, au-delà de la limite de {limit}. Affinez les filtres. » au-delà de 10 000 tâches.
La recherche trouve-t-elle les tâches d'un autre périmètre ?
Non. Vous ne voyez que les tâches des périmètres dont vous êtes membre, et les informations recopiées depuis un contrat ou une fiche client hors de vos périmètres sont masquées, y compris dans la recherche et le tri.