Relier une catégorie à vos fiches clients
Choisir l’entité CRM du client, imposer un contrat, définir les champs additionnels et convertir une catégorie
À quoi ça sert
Une catégorie client relie chaque tâche à une fiche de votre CRM : le client est choisi à la création et la tâche l'affiche ensuite en permanence. C'est ce qui rend possible le rattachement à un contrat, la consommation d'unités, les documents personnalisés et l'exposition sur le portail client.
Le lien se règle sur la catégorie, dans sa section « Client », et il est définitif : « Ce paramètre est fixé à la création et ne peut plus être modifié. » Une catégorie standard existante peut toutefois être convertie par un assistant dédié.
La section « Client » n'apparaît que si le module CRM fait partie de votre organisation.
Concepts clés
- Type de fiche CRM — l'entité du CRM qui sert de client (par exemple « Société » ou « Contact »). Une catégorie client en désigne une seule.
- Limiter les fiches proposées — un filtre restreignant les fiches sélectionnables à la création d'une tâche.
- Afficher le contrat — décide si les tâches de la catégorie peuvent être liées à un contrat. Une catégorie « sans contrat » n'a ni champ contrat, ni consommation d'unités de contrat.
- Masquer les contrats non signés — restreint la liste « Contrat » proposée sur les tâches de la catégorie aux contrats signés ou renouvelés du client.
- Champs additionnels — des listes de choix proposées à la création, une fois le client choisi, et remplies depuis sa fiche (ses sites, ses équipements…).
- Unités hors contrat — des unités saisissables à la clôture quand aucun contrat n'est lié à la tâche.
- Groupe autorisé à modifier les infos client — le groupe dont les membres peuvent, après création, changer le client, le contrat et les champs liés.
Comment faire
Créer une catégorie client
- Ouvrez « Administration des tâches », puis « Ajouter une catégorie ».
- Renseignez le nom et le groupe.
- Activez « Catégorie client ». L'avertissement « Attention : ces paramètres seront définitifs après la création de la catégorie. » s'affiche.
- Choisissez le « Type de fiche CRM ».
- Laissez « Afficher le contrat » activé, ou désactivez-le pour une catégorie sans contrat.
- Si besoin, activez « Masquer les contrats non signés », renseignez « Limiter les fiches proposées », « Groupe autorisé à modifier les infos client », les champs additionnels et les unités hors contrat.
- Cliquez sur « Créer ».
La catégorie est créée en catégorie client. Le type de fiche CRM, le filtre des fiches proposées et l'affichage du contrat ne pourront plus être modifiés.
Ajouter un champ à renseigner après le choix du client
- Ouvrez la catégorie, section « Client ».
- Sous « Champs à renseigner après le choix du client », cliquez sur « Ajouter un champ ».
- Choisissez le « Champ source » : un champ multi-valeur de la fiche du client.
- Si le champ le permet, précisez les « Champs affichés » ; laissez vide pour « Tous par défaut ».
- Si besoin, repliez « Limiter les valeurs proposées » pour filtrer les valeurs.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
À la création d'une tâche, une liste de choix apparaît sous le client, remplie depuis sa fiche. Si l'entité ne comporte aucun champ exploitable, le message « Aucun champ multi-valeur disponible sur cette entité » s'affiche et le bouton d'ajout est indisponible.
Déclarer des unités hors contrat
- Ouvrez la catégorie, section « Client ».
- Sous « Unités hors contrat », cliquez sur « Ajouter une unité ».
- Renseignez le « Libellé de l'unité » (par exemple « Heure d'intervention ») et, si besoin, le « Pas » de saisie.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Ces unités sont proposées à la clôture d'une tâche de la catégorie qui n'est liée à aucun contrat. Voir Unités de contrat.
Restreindre aux contrats signés
- Ouvrez la catégorie, section « Client ».
- Activez « Masquer les contrats non signés ».
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Sur les tâches de la catégorie, la liste « Contrat » ne propose alors plus que les contrats signés ou renouvelés du client. Ce réglage reste modifiable après la création de la catégorie.
Restreindre la modification des informations client
- Ouvrez la catégorie, section « Client ».
- Dans « Groupe autorisé à modifier les infos client », choisissez un groupe, ou « Aucune restriction (tous) ».
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Un utilisateur hors du groupe qui tente la modification obtient « Vous n'êtes pas autorisé à modifier les informations client de cette tâche. »
Convertir une catégorie standard en catégorie client
- Ouvrez la catégorie, section « Client ». Elle affiche « Catégorie standard ».
- Cliquez sur « Convertir en catégorie client ».
- Étape 1 : choisissez le « Type de fiche CRM », réglez « Afficher le contrat » et, si besoin, « Limiter les fiches proposées ». Cliquez sur « Suivant ».
- Étape 2 : l'assistant affiche le décompte des tâches racines, avec et sans client.
- Choisissez « Reprendre le client depuis » : « Un champ personnalisé », « Le client du contrat lié » ou « Un client par défaut ».
- L'aperçu indique combien de tâches seront reprises et montre quelques exemples.
- Si des automatisations existent sur ces types, décidez de « Déclencher les automatisations sur les tâches reprises ».
- Cliquez sur « Convertir en catégorie client ».
Les tâches sans client sont reprises par lots, avec une barre de progression, puis la catégorie devient une catégorie client : « Catégorie convertie en catégorie client ».
La conversion est refusée tant qu'une tâche racine n'a pas de client : « {nombre} tâche(s) restent sans client. Choisissez une autre source puis relancez la conversion. » Recommencez avec une autre source ; les tâches déjà reprises le restent.
Référence
Ce qui est définitif après création
| Paramètre | Modifiable ensuite |
|---|---|
| Catégorie client (oui / non) | Non, sauf par la conversion |
| Type de fiche CRM | Non |
| Limiter les fiches proposées | Non |
| Afficher le contrat | Non |
| Masquer les contrats non signés | Oui |
| Groupe autorisé à modifier les infos client | Oui |
| Champs à renseigner après le choix du client | Oui |
| Unités hors contrat | Oui |
Une catégorie client affiche, dans sa section « Client », « Catégorie client : {entité} » puis « Contrat : affiché » ou « Contrat : masqué (catégorie sans contrat) ».
Sources de reprise du client à la conversion
| Source | Ce qu'elle utilise |
|---|---|
| Un champ personnalisé | Un champ de type relation CRM, configuré sur un type de la catégorie et pointant vers l'entité choisie |
| Le client du contrat lié | Le client porté par le contrat déjà rattaché à la tâche ; l'aperçu annonce alors une borne haute (« un contrat sans client ne donnera rien ») |
| Un client par défaut | Une fiche unique, recherchée dans le sélecteur, appliquée à toutes les tâches sans client |
Le choix « Un champ personnalisé » n'est pas disponible tant qu'aucun champ de relation CRM ne pointe vers l'entité choisie.
Ce que la configuration client change sur les tâches
| Sujet | Effet |
|---|---|
| Création | Le client est obligatoire ; les champs additionnels sont proposés après son choix |
| Contrat | Champ contrat et unités de contrat, si « Afficher le contrat » est activé ; limité aux contrats signés ou renouvelés si « Masquer les contrats non signés » est activé |
| Clôture | Saisie des unités, hors contrat quand aucun contrat n'est lié |
| Documents | La configuration de documents devient possible sur les types racines |
| Portail client | Les tâches peuvent être exposées au client dont elles portent la fiche |
| Réglage des unités | Le « Groupe autorisé à saisir les unités du contrat » de la section « Général » n'est pas proposé sur une catégorie client |
Voir Client et contrat et Créer une tâche.
Messages d'erreur
| Message | Situation |
|---|---|
| « Une tâche de cette catégorie doit être liée à un client » | Création sans client dans une catégorie client |
| « Impossible de convertir : {nombre} tâche(s) racine n'ont pas encore de client » | Conversion lancée alors que la reprise est incomplète |
| « La configuration client d'une catégorie client ne peut pas être modifiée » | Tentative de modification d'un paramètre définitif |
| « Cette catégorie n'est pas une catégorie client » | Réglage client sur une catégorie standard |
| « L'entité CRM configurée pour la catégorie client est introuvable » | L'entité choisie n'existe plus dans le CRM |
| « Le client d'une tâche clôturée ne peut pas être modifié » | Changement de client après clôture |
| « Déliez d'abord le contrat de la tâche avant de changer le client » | Changement de client alors qu'un contrat est lié |
| « Vous n'êtes pas autorisé à modifier les informations client de cette tâche. » | Modification hors du groupe autorisé |
| « Champ client inconnu pour cette catégorie » | Un champ additionnel visé n'est plus configuré |
Questions fréquentes
Puis-je revenir d'une catégorie client à une catégorie standard ?
Non. La conversion ne se fait que dans un sens.
Puis-je changer le type de fiche CRM d'une catégorie client ?
Non, il est fixé à la création. Créez une nouvelle catégorie avec le bon type de fiche.
La conversion déclenche-t-elle les automatisations sur toutes les tâches ?
Seulement si vous activez « Déclencher les automatisations sur les tâches reprises » : « La reprise déclenche les automatisations configurées sur ces types de tâches — une exécution par tâche reprise. » L'option n'apparaît que si des automatisations existent sur les types de la catégorie.
Une catégorie client sans contrat, à quoi ça sert ?
À rattacher les tâches à un client sans jamais parler de contrat : pas de champ contrat sur la fiche, pas de consommation d'unités de contrat. Les unités hors contrat restent disponibles à la clôture.