Portail client
Vue d'ensemble : inviter des clients externes, gérer leurs comptes et configurer ce qu'ils voient
À quoi ça sert
Le module « Portail client » est le poste de pilotage, côté Deltia, des accès que vous ouvrez à vos clients. Vous y invitez une personne externe à partir d'une fiche CRM, vous suivez son compte, vous décidez ce qu'elle voit et vous consultez tout ce qu'elle a fait.
Ce que la personne invitée voit une fois connectée est décrit ailleurs : Votre espace client. Ici, rien ne s'adresse au client — chaque page est écrite pour un collaborateur de votre organisation.
Un compte du portail est un compte externe. Il n'apparaît jamais dans les listes d'utilisateurs internes, ni dans les sélecteurs de responsables, ni dans les notifications internes. Pour les comptes de vos collaborateurs, voir Utilisateurs.
Concepts clés
- Compte du portail — l'accès nominatif d'une personne externe, toujours rattaché à une fiche CRM et à un groupe.
- Invitation — l'e-mail contenant un lien à durée limitée, par lequel la personne choisit son mot de passe et active son compte.
- Groupe — le groupe interne du compte. Il n'est jamais choisi à la main à l'invitation : il est repris du groupe de la fiche CRM liée. Voir Groupes et visibilité des données.
- Sections accessibles — ce qui est ouvert à un compte donné : « Contrats », « Facturation », des plannings, des formulaires de saisie, des types de tickets.
- Compte facturé — un compte au statut « Invité » ou « Actif ». Il occupe une place sur la limite de comptes de votre organisation ; un compte désactivé n'en occupe pas.
Les pages de ce module :
- Inviter un client — envoyer une invitation depuis une fiche CRM et suivre la validité du lien.
- Gérer les comptes du portail — la liste, les statuts, le renvoi d'invitation, la désactivation et la suppression.
- Régler les accès d'un compte — ce qu'un compte précis voit et peut créer sur son espace.
- Configurer les invitations du portail — types d'entités CRM invitables, correspondance des champs, mode d'invitation, durée de validité.
- Choisir ce que voient les clients — les blocs ouverts à l'échelle de l'organisation, leur ordre et leur affichage.
- Suivre la limite de comptes — le compteur de comptes facturés et la demande d'augmentation.
- Consulter le journal d'audit — la trace de chaque requête adressée au portail par vos clients.
Comment faire
Ouvrir le module
- Dans le menu, cliquez sur « Portail client ».
- La liste des comptes s'affiche, sous le titre « Portail client » et le sous-titre « Invitez des personnes externes à accéder à votre espace client ».
Le sous-menu propose deux entrées : « Portail client », la liste, et « Administration », réservée aux administrateurs du module.
Mettre le portail en service pour la première fois
- Un administrateur du module ouvre « Administration » puis « Configuration » et déclare au moins un type d'entité CRM avec la correspondance de ses champs. Voir Configurer les invitations du portail.
- Dans la même page, il choisit les blocs visibles par les clients. Voir Choisir ce que voient les clients.
- Un utilisateur du module invite ensuite les clients un par un. Voir Inviter un client.
Tant qu'aucun type d'entité CRM n'est déclaré, la liste est remplacée par « Portail client non configuré » et le message « Aucune entité CRM n'est encore associée au portail client. Un administrateur doit configurer au moins un type d'entité CRM et le mapping des champs avant de pouvoir inviter des utilisateurs externes. »
Référence
Qui peut quoi
| Action | Droit requis |
|---|---|
| Voir la liste des comptes, ouvrir un compte | Accès au module « Portail client » |
| Inviter un client | Accès au module « Portail client » et au module CRM |
| Renvoyer une invitation, désactiver, réactiver, changer le groupe, régler les accès | Accès au module « Portail client » |
| Ouvrir « Administration » (configuration, journal d'audit) | Administrateur du module « Portail client » |
| Voir l'historique d'un compte | Administrateur du module « Portail client » |
| Supprimer un compte | Administrateur de l'organisation |
| Modifier la limite de comptes | Équipe Deltia |
Sans le module CRM, le bouton « Inviter » reste visible mais inactif, avec l'infobulle « Module CRM non accessible ».
Portée de la liste
La liste ne montre que les comptes dont le groupe fait partie de vos groupes. Un collaborateur qui n'appartient à aucun groupe voit une liste vide. Le compteur de comptes facturés affiché à côté du titre, lui, porte sur toute l'organisation : la liste peut donc paraître courte alors que la limite est atteinte.
Ce qui distingue les deux côtés
| Côté | Qui l'utilise | Où |
|---|---|---|
| Portail client | Vos collaborateurs | Menu « Portail client » de Deltia |
| Espace client | Vos clients externes | Adresse dédiée, après activation du compte |
Questions fréquentes
Un compte du portail peut-il apparaître dans les listes d'utilisateurs de l'organisation ? Non. Les comptes du portail sont des comptes externes, tenus à l'écart des écrans d'administration des utilisateurs, des sélecteurs internes et des notifications internes.
Faut-il un compte par personne ou un compte par société ? Cela dépend du mode d'invitation choisi par l'administrateur : un compte par fiche CRM, ou plusieurs comptes rattachés à une même fiche. Voir Configurer les invitations du portail.
Puis-je inviter un client sans passer par le CRM ? Non. Toute invitation part d'une fiche CRM existante, ou d'une fiche créée dans la foulée depuis le formulaire d'invitation.