Documents de création et de clôture
Générer, télécharger et renvoyer le document Word ou PDF associé à une tâche à sa création ou à sa clôture
À quoi ça sert
Un type de tâche peut être configuré pour produire un document à deux moments : à la création de la tâche (un accusé de prise en charge, un bon d'intervention) et à sa clôture (un compte rendu, un rapport signé). Le document est rempli automatiquement à partir d'un modèle Word ou PDF et des informations de la tâche, puis envoyé par e-mail aux destinataires prévus.
Vous n'avez rien à faire pour déclencher la génération : elle est automatique. Ce que vous voyez sur la tâche, c'est la liste des documents produits, avec un lien de téléchargement pour chacun. À la clôture, le document produit s'ouvre en plus dans un nouvel onglet, prêt à être imprimé, et vous pouvez selon la configuration choisir d'envoyer ou non l'e-mail et corriger la liste des destinataires.
La définition des modèles, des variables et des destinataires appartient à l'administration du module. Voir Documents.
Concepts clés
- Document de création — produit une fois, à la création de la tâche.
- Document de clôture — produit au passage de la tâche au statut terminal.
- Modèle — le fichier Word ou PDF dans lequel les informations de la tâche sont insérées. Le nom du document produit est celui du modèle.
- Destinataires — les adresses « À », « CC » et « CCI » résolues depuis la configuration : adresses fixes, champ de la tâche, ou champ de la fiche client.
- Formulaire de clôture — les questions que la clôture peut poser avant de produire le document. Leurs réponses alimentent le document.
- Renvoi — la régénération manuelle d'un document déjà produit, qui ré-envoie l'e-mail. Réservée aux administrateurs du module.
Comment faire
Consulter et télécharger les documents d'une tâche
- Ouvrez la tâche.
- Dépliez le bloc « Documents ».
- Cliquez sur l'icône de téléchargement à droite de la ligne voulue.
Chaque ligne porte un badge « Création » ou « Clôture », le nom du fichier et la mention « Généré le {date} ». Quand rien n'a encore été produit, le bloc affiche « Aucun document généré pour le moment. »
Imprimer le document de clôture juste après la clôture
- Terminez la tâche. Si le type produit un document de clôture, il s'ouvre aussitôt dans un nouvel onglet.
- Imprimez-le depuis cet onglet.
Un modèle PDF s'affiche directement dans le navigateur ; un modèle Word est téléchargé par le navigateur, comme n'importe quel fichier. Si le navigateur bloque l'ouverture automatique, le message « Document généré — l'ouverture automatique a été bloquée » s'affiche avec un bouton « Ouvrir » : un clic dessus ouvre le document.
L'onglet ne s'ouvre que lorsqu'un document a réellement été produit à cette clôture : rien ne s'ouvre si le type n'en configure aucun, ou si la clôture en cours en a déjà produit un.
Décider d'envoyer ou non l'e-mail à la clôture
- Passez la tâche au statut terminal : le formulaire de clôture s'affiche.
- Décochez « Envoyer l'email au client » si vous ne voulez pas que le document parte.
- Terminez la clôture.
La case est cochée par défaut, et n'apparaît que si l'administrateur a laissé ce choix à l'utilisateur. Le document est produit et conservé sur la tâche même lorsque vous décochez la case : seul l'envoi est annulé.
Corriger les destinataires à la clôture
- Dans le formulaire de clôture, repérez le bloc « Destinataires de l'email » : « Pré-remplis depuis la configuration. Ajoutez ou supprimez des adresses avant l'envoi. »
- Pour ajouter une adresse, saisissez-la dans le champ « À », « CC » ou « CCI » puis validez avec Entrée, la virgule ou l'espace.
- Pour retirer une adresse, cliquez sur la croix de son étiquette, ou utilisez la touche Retour arrière quand le champ de saisie est vide.
- Terminez la clôture.
Une adresse mal formée affiche « Adresse email invalide » et n'est pas ajoutée. Le bloc n'apparaît que si l'administrateur a autorisé la modification des destinataires ; sinon, les adresses configurées sont utilisées telles quelles.
Regénérer et renvoyer un document
- Ouvrez la tâche et dépliez le bloc « Documents ».
- Cliquez sur « Régénérer / renvoyer (création) » ou « Régénérer / renvoyer (clôture) ». Si aucun document de ce genre n'existe encore, le bouton s'intitule « Générer le document de création » ou « Générer le document de clôture ».
Le message « Document généré et envoyé » confirme, ou « Erreur lors de la génération du document » en cas d'échec. Un nouveau document s'ajoute à la liste : les précédents restent consultables.
Ces boutons ne sont visibles que par les administrateurs du module Tâches, puisqu'un renvoi expédie un e-mail, souvent à un client.
Référence
Quand un document est produit automatiquement
| Document | Déclenchement | Conditions |
|---|---|---|
| Création | À la création de la tâche | Seulement sur une tâche de premier niveau ; une seule fois par tâche |
| Clôture | Au passage au statut terminal | Une seule fois par clôture |
Le type de tâche qui porte la configuration est le type racine : une sous-tâche ne déclenche pas le document de son parent.
Une tâche créée par duplication, comme suite d'une autre tâche, ou par import ne produit son document de création que si l'administrateur l'a explicitement prévu pour ce mode de création. Une création ordinaire le produit toujours.
Le document de clôture n'est produit qu'une fois par clôture : re-valider la même clôture n'en crée pas un second. En revanche, rouvrir la tâche puis la clôturer à nouveau est une nouvelle clôture : un nouveau document est produit et envoyé.
Ce que contient le bloc « Documents »
Le bloc apparaît dès que le type racine de la tâche configure un document, ou que la tâche en porte déjà un. Il liste tous les documents produits, chacun avec :
| Élément | Contenu |
|---|---|
| Badge | « Création » ou « Clôture » |
| Nom du fichier | Le nom du modèle utilisé |
| Date | « Généré le {date} », à la minute près |
| Icône de téléchargement | « Télécharger » |
Formats de modèle
| Format | Rendu |
|---|---|
| Word | Les variables sont remplacées dans le texte ; les mises en forme enrichies et les sections répétées sont conservées |
| Les valeurs sont écrites dans les champs de formulaire du PDF ; le texte enrichi est ramené à du texte simple et les sections répétées n'ont pas d'équivalent |
Envoi de l'e-mail
- Le document est enregistré sur la tâche avant l'envoi : un échec d'e-mail ne le fait jamais perdre, et la clôture ne l'attend pas.
- Sans destinataire en « À », aucun e-mail n'est envoyé ; le document est tout de même produit et consultable.
- Les adresses sont nettoyées avant l'envoi : les doublons sont supprimés et une valeur qui n'est pas une adresse e-mail est ignorée.
- L'objet et le corps du message viennent de la configuration, avec les informations de la tâche insérées.
- Les destinataires réellement utilisés sont conservés avec le document.
Visibilité par le client
Un document peut être configuré pour apparaître dans l'espace du client sur le portail. Les fichiers ne sont jamais accessibles par une adresse publique : leur téléchargement passe par Deltia, qui vérifie vos droits. Voir Portail client.
Messages
| Message | Situation |
|---|---|
| « Aucun document généré pour le moment. » | La tâche n'a encore produit aucun document |
| « Document généré et envoyé » | Génération manuelle réussie |
| « Erreur lors de la génération du document » | La génération manuelle a échoué |
| « Document généré — l'ouverture automatique a été bloquée » | À la clôture, le navigateur a bloqué l'ouverture du document ; le bouton « Ouvrir » l'affiche |
Questions fréquentes
Pourquoi le bloc « Documents » n'apparaît-il pas sur ma tâche ?
Le type racine de la tâche ne configure aucun document, et la tâche n'en porte aucun. La configuration se fait par type de tâche, dans l'administration du module.
Pourquoi n'ai-je pas de bouton pour générer un document ?
Le renvoi est réservé aux administrateurs du module Tâches, parce qu'il ré-expédie l'e-mail aux destinataires configurés.
Le client a-t-il bien reçu le document ?
Le document apparaît dans le bloc « Documents » dès qu'il est produit, même si l'e-mail n'est pas parti. L'envoi se fait en arrière-plan, après la clôture : son échec n'affiche aucun message. Vérifiez que les destinataires « À » étaient bien renseignés à la clôture ; en cas de doute, utilisez le bouton de renvoi.
Puis-je modifier le document produit ?
Non depuis Deltia : téléchargez-le, modifiez-le dans votre outil bureautique et diffusez-le vous-même. Le fichier conservé sur la tâche reste celui qui a été produit.
Puis-je supprimer un document de la liste ?
Pas pour l'instant. Chaque génération ajoute une ligne ; les documents précédents restent consultables.