Créer et gérer une réservation

À quoi ça sert

Une réservation bloque une ressource sur un créneau : une salle pour une réunion, un intervenant pour un rendez-vous, un véhicule pour une intervention. Elle se crée depuis le planning, en cliquant sur le créneau voulu.

Chaque réservation crée une tâche, et chaque tâche réservable porte ses réservations : le nom, le bénéficiaire, la note et les dates de la tâche sont ceux de la réservation. Vous pouvez ensuite la déplacer, changer sa ressource, changer son bénéficiaire, ou la déplanifier sans supprimer la tâche.

Concepts clés

• Réservation principale — celle qui occupe la ressource du pool principal du type. Une réservation en a toujours exactement une.
• Ressource secondaire — une ressource complémentaire réservée sur le même créneau, prise dans un autre pool. Un type peut en exiger plusieurs.
• Bénéficiaire — la personne pour qui la réservation est faite. Selon la configuration du type, c'est un utilisateur de l'application ou une fiche du CRM ; le champ peut alors s'appeler « Client ».
• Confirmée — toutes les ressources de la réservation sont disponibles et dans la capacité du créneau.
• En attente — au moins une ressource manquait : la réservation entière est placée en liste d'attente. Voir Liste d'attente.
• Annulée — la réservation ne bloque plus rien. La tâche, elle, reste.
• Déplanifier — annuler les réservations d'une tâche en conservant la tâche.
• Note de réservation — un commentaire libre saisi à la création, affiché ensuite sur la fiche de la tâche.

Comment faire

Réserver un créneau depuis le planning

1. Ouvrez le planning du type réservable. Voir Le planning des ressources.
2. Cliquez sur une case libre de la ligne de la ressource voulue. Pour réserver plusieurs créneaux d'affilée, maintenez le clic et faites glisser sur les cases voulues.
3. Le formulaire « Nouvelle réservation » s'ouvre à l'endroit cliqué, prérempli : le nom (« Réservation », suivi du nom de la ressource et du créneau), le début, la fin et la ressource principale.
4. Renseignez le « Groupe » s'il n'est pas déjà déterminé.
5. Choisissez le « Bénéficiaire » (ou le « Client », selon le type).
6. Complétez les champs demandés par le type, s'il y en a.
7. Sélectionnez les ressources secondaires demandées. Celles marquées d'une astérisque sont obligatoires.
8. Ajoutez une « Note (facultatif) » si nécessaire.
9. Cliquez sur « Créer ».

« Réservation créée » confirme l'enregistrement, et le bloc apparaît sur le calendrier. Une tâche du type réservable est créée en même temps.

Quand vous partez d'une case déjà occupée ou indisponible, le bouton devient « Rejoindre la liste d'attente » et le formulaire affiche « Ce créneau est complet ».

Réserver depuis un en-tête de colonne

1. Cliquez sur l'en-tête d'une colonne du calendrier.
2. « Réserver à cette heure » liste les ressources encore libres sur la période de cette colonne : une heure en vue « Jour », une journée entière en vues « Semaine » et « Mois ».
3. Cliquez sur une proposition.

Le formulaire de réservation s'ouvre, prérempli avec la combinaison choisie. C'est le chemin le plus court quand il faut parcourir de nombreuses lignes pour trouver une ressource libre.

Appliquer une suggestion de ressource libre

1. Dans le formulaire, quand la ressource choisie est prise, l'encart « Ressource libre : Salle B » apparaît sous le sélecteur.
2. Cliquez sur « Appliquer ».

La ressource principale — et, le cas échéant, les ressources secondaires — sont remplacées par la combinaison libre proposée.

Créer une tâche réservable sans créneau

1. Ouvrez le formulaire de réservation.
2. Renseignez au minimum le nom et le groupe.
3. Ouvrez « Actions » et choisissez « Créer sans planifier ».

La tâche est créée sans réservation et rejoint la liste « Sans planification ». Vous la planifierez plus tard.

Planifier une tâche déjà créée

1. Ouvrez la tâche.
2. Dans le bloc « Réservations », qui affiche « Aucune réservation », cliquez sur « Planifier ».
3. Renseignez le bénéficiaire, le début, la fin, la ressource principale et les ressources secondaires demandées.
4. Cliquez sur « Planifier ».

Déplacer une réservation sur le calendrier

1. Sur le planning, saisissez le bloc de la réservation.
2. Faites-le glisser vers le créneau voulu, sur la même ligne pour un simple décalage horaire, ou sur une autre ligne pour changer de ressource principale.
3. Relâchez.

« Réservation déplacée » confirme le déplacement. La durée est conservée. Pendant le glissement, l'aperçu passe en rouge lorsque le créneau visé est déjà tenu par une réservation confirmée : le déplacement reste possible, mais la réservation bascule alors en liste d'attente.

Allonger ou raccourcir une réservation

1. Saisissez la poignée située à l'extrémité droite du bloc.
2. Faites-la glisser jusqu'au créneau de fin voulu.

Le début reste inchangé.

Modifier le créneau depuis la fiche de la réservation

1. Cliquez sur le bloc de la réservation.
2. Dans la section « Créneau », ajustez « Début » et « Fin ».
3. Cliquez sur « Mettre à jour le créneau ».

Modifier le début décale la fin d'autant : la durée est préservée. Le bouton reste inactif tant que rien n'a changé, et « La fin doit être postérieure au début. » s'affiche si les dates sont incohérentes.

Changer les ressources secondaires

1. Cliquez sur le bloc de la réservation.
2. Dans la section « Ressources secondaires », choisissez une autre ressource pour le pool concerné.
3. Cliquez sur « Mettre à jour ».

« Ressources mises à jour » confirme le changement. Seuls les pools pour lesquels la réservation détient déjà une ressource sont proposés, et chacun doit rester renseigné.

Changer le bénéficiaire

1. Cliquez sur le bloc de la réservation.
2. Ouvrez le sélecteur de bénéficiaire en haut de la fiche.
3. Choisissez la nouvelle personne.

Le changement est immédiat et confirmé par un message reprenant le libellé configuré, par exemple « Patient modifié ». L'icône à côté du sélecteur ouvre la fiche CRM du bénéficiaire.

Déplanifier une tâche

1. Cliquez sur le bloc de la réservation, ou ouvrez la tâche et allez au bloc « Réservations ».
2. Cliquez sur « Déplanifier ».
3. Confirmez par « Confirmer la déplanification ».

« Réservation annulée » confirme l'opération. Toutes les réservations de la tâche passent en « Annulée » et les créneaux sont libérés ; la tâche, elle, reste et peut être replanifiée. Les réservations en attente sur les créneaux libérés sont examinées et confirmées si elles le peuvent.

Consulter les réservations d'une tâche

1. Ouvrez la tâche.
2. Dépliez le bloc « Réservations ».

Chaque ligne indique la ressource, le créneau, l'étiquette « Principale » pour la réservation principale, et le statut. Sur une réservation « En attente », le bouton « Liste d'attente » affiche la file du créneau.

Référence

Champs du formulaire de réservation

Les champs personnalisés que l'administrateur a marqués comme visibles sur le formulaire de réservation apparaissent sous le bénéficiaire. Les autres restent modifiables sur la fiche de la tâche. Voir Consulter et modifier une tâche.

Statuts d'une réservation

Une réservation n'est jamais partiellement confirmée : soit toutes ses ressources sont confirmées, soit toutes attendent.

Actions disponibles sur la fiche d'une réservation

Contrôles refusés

• « La fin doit être postérieure au début. » — la fin saisie précède le début.
• « La période demandée est trop longue » — une réservation ne peut pas dépasser 366 jours.
• « Ce déplacement chevaucherait une autre réservation. » — le bénéficiaire a déjà une réservation sur ce créneau pour ce type, et le type interdit le chevauchement.
• « Vous avez déjà une réservation sur ce créneau pour ce planning. Plusieurs réservations qui se chevauchent ne sont pas autorisées. » — même règle, à la création.
• « Vous avez atteint le nombre maximum de réservations autorisées pour ce planning ({max}). Annulez une réservation existante pour en créer une nouvelle. » — le plafond de réservations à venir par client est atteint.
• « Une ressource secondaire requise est manquante » — un pool secondaire obligatoire n'a pas de ressource.
• « Cette ressource secondaire ne s'applique pas à cette réservation » — le pool proposé ne fait pas partie de la réservation.

Comportements automatiques

• La création d'une réservation crée la tâche correspondante, avec le nom et les dates de la réservation.
• Sur une tâche réservable, les dates « Date de début souhaitée » et « Échéance » sont en lecture seule : « Dates définies par la réservation — utilisez la replanification pour les modifier. »
• Le bloc « Réservations » de la tâche porte un badge « Confirmée » ou « En attente » reprenant l'état de la réservation.
• Déplacer ou annuler une réservation libère ses créneaux et déclenche l'examen des réservations en attente sur ces créneaux.
• Une réservation en attente qui devient confirmée déclenche une notification « Réservation confirmée » pour son bénéficiaire.
• Une annulation ou un déplacement que vous effectuez vous-même sur une réservation interne ne déclenche pas de notification : le résultat est visible immédiatement sur le calendrier.
• Une réservation dont la ressource est hors de votre périmètre s'affiche sous le libellé « Ressource masquée ».

Réserver dans le passé

Depuis l'application interne, une réservation peut être enregistrée sur un créneau déjà écoulé : le formulaire affiche « Ce créneau est dans le passé. La réservation sera tout de même créée. » et l'enregistrement aboutit. Depuis le portail, le client ne peut réserver que dans le futur.

Questions fréquentes

Puis-je supprimer une réservation ?

Non. Vous la déplanifiez : elle passe en « Annulée », le créneau est libéré et la tâche reste consultable avec son historique.

La tâche est-elle supprimée quand je déplanifie ?

Non. « Déplanifier » ne touche qu'aux réservations. La tâche reste dans la liste et peut être replanifiée avec le bouton « Planifier ».

Puis-je déposer une réservation existante sur un créneau indisponible ?

Le calendrier bloque le dépôt sur une case indisponible. Un créneau simplement occupé, lui, accepte le dépôt : la réservation bascule en liste d'attente.

Y a-t-il un délai minimum pour annuler ?

Pas pour vous. Le préavis d'annulation configuré sur le type ne s'applique qu'au client depuis son espace. Voir Gérer vos réservations.

Puis-je réserver pour quelqu'un d'autre ?

Oui, avec le champ « Bénéficiaire ». Sans sélection, la réservation est faite pour vous.