Rappels et ajout à l’agenda
Programmer des rappels par e-mail avant une réservation et ajouter le créneau à son agenda personnel
À quoi ça sert
Une réservation prise plusieurs jours à l'avance a besoin d'un rappel. Deux moyens complémentaires sont disponibles depuis la fiche d'une réservation :
- « Me rappeler » programme un ou plusieurs rappels envoyés par Deltia avant le début du créneau.
- « Ajouter à mon agenda » recopie le créneau dans votre agenda personnel Google, Outlook, Office 365 ou Apple, avec les rappels que vous y avez l'habitude d'utiliser.
Les rappels programmés dans Deltia sont personnels : deux personnes qui consultent la même réservation ont chacune les leurs et ne voient pas ceux de l'autre.
Concepts clés
- Rappel — un envoi programmé avant le début de la réservation, choisi parmi six délais fixes.
- Délai — l'avance du rappel par rapport au début : 15 minutes, 30 minutes, 1 heure, 2 heures, 1 jour ou 1 semaine.
- Ajout à l'agenda — la création d'un évènement dans un agenda extérieur à Deltia. Une fois créé, cet évènement est indépendant : il ne suit pas les modifications de la réservation.
Comment faire
Programmer un rappel
- Sur le planning, cliquez sur le bloc de la réservation.
- Cliquez sur « Me rappeler ».
- Dans « Me rappeler », cochez les délais voulus. Plusieurs délais peuvent être cochés en même temps.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Le bouton « Enregistrer » reste inactif tant que la sélection n'a pas changé.
Supprimer un rappel
- Ouvrez « Me rappeler » sur la réservation.
- Décochez le délai concerné.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Décocher tous les délais supprime tous vos rappels sur cette réservation.
Ajouter la réservation à son agenda
- Sur le planning, cliquez sur le bloc de la réservation.
- Cliquez sur « Ajouter à mon agenda ».
- Choisissez « Google Calendar », « Outlook.com », « Office 365 » ou « Apple / iCal (.ics) ».
Les trois premiers ouvrent un nouvel onglet sur un évènement prérempli qu'il
reste à enregistrer dans votre agenda. Le quatrième télécharge un fichier .ics
à ouvrir avec n'importe quel logiciel d'agenda ; le message « Fichier .ics
téléchargé » confirme la génération.
Référence
Délais proposés
| Libellé | Avance sur le début |
|---|---|
| 15 minutes avant | 15 minutes |
| 30 minutes avant | 30 minutes |
| 1 heure avant | 1 heure |
| 2 heures avant | 2 heures |
| 1 jour avant | 24 heures |
| 1 semaine avant | 7 jours |
Aucun autre délai n'est possible : la liste est fixe.
Ce que contient le rappel
Le rappel a pour titre « Rappel de réservation » et pour contenu « Rappel : « Nom de la tâche » commence le ... ». L'heure affichée est convertie dans votre fuseau horaire.
Où arrive le rappel
- Il apparaît dans vos notifications dans l'application.
- Il est envoyé par e-mail si vous avez laissé le canal e-mail actif pour « Rappel de réservation ». Voir Préférences de notification.
- Un client qui a programmé un rappel depuis son espace le reçoit par e-mail.
Comportements automatiques
- Les rappels arrivés à échéance sont envoyés toutes les cinq minutes : un rappel peut donc arriver quelques minutes après le délai exact.
- Chaque rappel n'est envoyé qu'une fois.
- Si la réservation est déplacée, les rappels sont réarmés sur le nouvel horaire.
Ce que contient l'évènement d'agenda
| Champ | Contenu |
|---|---|
| Titre | Le nom de la tâche, à défaut le nom de la ressource ou du pool |
| Description | La ressource, le pool et le numéro de la tâche, séparés par « · » |
| Début et fin | Le créneau de la réservation |
Disponibilité des deux actions
« Me rappeler » et « Ajouter à mon agenda » ne sont pas proposés sur une réservation annulée.
Questions fréquentes
Mes collègues voient-ils les rappels que j'ai programmés ?
Non. Les rappels appartiennent à la personne qui les a programmés. Sur une même réservation, chacun gère les siens.
Puis-je programmer un rappel pour quelqu'un d'autre ?
Non. Chaque personne programme ses propres rappels depuis la fiche de la réservation.
Puis-je choisir un délai qui n'est pas dans la liste ?
Non. Les six délais proposés sont les seuls disponibles. Pour un autre délai, ajoutez la réservation à votre agenda personnel et réglez le rappel dans votre agenda.
L'évènement ajouté à mon agenda suit-il les modifications de la réservation ?
Non. C'est une copie : si la réservation est déplacée ou annulée dans Deltia, l'évènement de votre agenda reste tel quel et doit être corrigé à la main. Les rappels programmés dans Deltia, eux, suivent le déplacement.
Puis-je programmer un rappel sur une réservation en attente ?
Oui. Le rappel est attaché à la réservation, quel que soit son statut.