Automatisations

À quoi ça sert

Une règle d'automatisation fait réagir Deltia à un événement métier sans intervention humaine : créer une tâche de suivi quand une opportunité est gagnée, mettre à jour une fiche quand une facture est encaissée, envoyer un e-mail quand un contrat est signé, ouvrir un accès à l'espace client quand un contrat est complété.

Chaque règle répond à trois questions dans cet ordre : quel événement la déclenche, dans quels cas elle s'applique, et ce qu'elle fait. Deux autres, facultatives, s'intercalent : faut-il demander confirmation à l'utilisateur avant d'agir, et faut-il faire lire le déclencheur par un modèle d'IA avant les actions.

Les règles se configurent dans « Administration » puis « Automatisations ». L'accès est réservé aux administrateurs de l'organisation.

Concepts clés

• Règle — l'unité de configuration : un nom, un déclencheur, une condition, une analyse IA et une confirmation facultatives et une liste d'actions. Une règle est « Activée » ou « Désactivée ».
• Déclencheur — le couple module et événement qui met la règle en marche (une fiche CRM créée, une facture encaissée, un contrat signé), ou une planification horaire pour une règle au déclencheur « Date ».
• Condition — le filtre qui restreint la règle aux seuls cas visés. Trois modes : « Toujours », « Filtre » et « Expression (CEL) ».
• Action — ce que la règle fait : créer une tâche, mettre à jour des fiches, créer un devis, envoyer un e-mail. Une règle peut en enchaîner plusieurs.
• Exécution — la trace d'un déclenchement : sa date, sa règle, son statut et le résultat de chaque action. Consultable dans l'onglet « Exécutions ».
• Confirmation — la fenêtre posée à l'utilisateur dont la modification a déclenché la règle. Refuser annule les actions, jamais la modification d'origine.
• Variable — une valeur lue sur l'objet déclencheur et réinjectée dans les actions, écrite entre doubles accolades : {{trigger.record.displayName}}.

Les pages de ce module :

• Créer une règle — nommer une règle, l'enregistrer, l'activer, la modifier, la dupliquer, la supprimer.
• Choisir un déclencheur — la liste complète des modules, entités et événements qui mettent une règle en marche.
• Restreindre une règle par une condition — filtre sans écriture, expression, et conditions de transition avant/après.
• Configurer les actions — les treize actions disponibles, leurs paramètres et le ciblage des objets à modifier.
• Agir sur des fiches CRM depuis une règle — mettre à jour, créer ou annoter des fiches CRM.
• Appeler un web service depuis une règle — envoyer des appels à une API externe et reprendre après un échec.
• Se déclencher sur un e-mail ou un webhook — réagir à un e-mail reçu ou à un appel de webhook.
• Suivre les exécutions — statuts, résultats, filtres et historique des modifications de règles.
• Demander une confirmation avant d'exécuter — la garde humaine, sa portée et ses limites.
• Calculer une valeur avec une formule — le marqueur de formule et les fonctions de calcul sûres pour les montants.
• Créer une sortie de stock depuis une règle — ouvrir une sortie de stock en brouillon, validée ensuite par une personne.
• Pré-traiter une action avec l'IA — faire lire un texte, ou un e-mail reçu, par un modèle d'IA de l'organisation, ou le faire classer par un modèle de décision, et réutiliser ses réponses dans les actions.
• Répéter une action sur une liste — créer une tâche par élément d'une liste.
• Valider les actions des automatisations — mettre des actions en attente, désigner les valideurs et décider depuis la file de validation.
• Envoyer une notification depuis une règle — créer des modèles de notification et prévenir des personnes, des rôles ou les personnes d'une fiche.
• Se déclencher avant une date — faire partir une règle un nombre de jours avant la date d'une tâche, d'une fiche, d'un contrat ou d'une facture.
• Ranger les pièces jointes d'un e-mail reçu — enregistrer les pièces jointes d'un e-mail dans une tâche ou une fiche CRM.

Comment faire

Ouvrir la page des automatisations

1. Dans le menu, ouvrez « Administration ».
2. Cliquez sur « Automatisations ».

La page affiche quatre onglets : « Règles », « Exécutions », « Réglages » et « Modèles de notification ». Le nombre de règles configurées s'affiche à côté des onglets. L'onglet « Réglages » sert à choisir les rôles valideurs : voir Valider les actions des automatisations. L'onglet « Modèles de notification » gère les messages des notifications : voir Envoyer une notification depuis une règle.

Comprendre le déroulement d'une règle

Une règle se déroule toujours dans le même ordre :

1. Un objet est enregistré dans un des modules déclencheurs : fiche CRM, tâche, facture, devis, proforma, produit, contrat ou article de stock, ou un e-mail arrive dans une boîte surveillée. Une règle au déclencheur « Date » n'a pas cette étape : elle part directement à son créneau horaire.
2. Deltia compare l'événement au déclencheur de chaque règle activée.
3. Pour les règles retenues, la condition est évaluée. Si elle est fausse, la règle s'arrête là et rien n'est enregistré.
4. Si une confirmation est configurée et qu'un utilisateur est à l'origine de la modification, l'exécution est mise en attente et la fenêtre s'affiche.
5. Si la règle a une analyse IA, le modèle est interrogé une fois. Les actions sont ensuite exécutées dans l'ordre où elles apparaissent dans la règle. Une action peut d'abord interroger un modèle d'IA, et une action soumise à validation attend qu'un valideur la valide au lieu de s'exécuter.
6. Le résultat est enregistré dans l'onglet « Exécutions ».

Référence

Quand une règle part

Une règle réagit à un changement enregistré dans Deltia, à l'exception du déclencheur « Date », qui part à une expression horaire choisie plutôt qu'à un changement, et du déclencheur « Boîte mail ou webhook », qui réagit à un e-mail reçu ou à un appel de webhook. Pour tenir compte d'une date portée par un objet (une échéance, par exemple), utilisez la condition de la règle pour tester cette date. Voir Choisir un déclencheur.

Modules déclencheurs

CRM, Facturation, Tâches, Catalogue, Contrats, Stocks et « Boîte mail Microsoft 365 » (réservé aux administrateurs du module Connecteurs), plus le déclencheur « Date », qui ne porte sur aucun module. Le détail des entités et des événements figure dans Choisir un déclencheur.

Actions disponibles

« Créer une tâche », « Créer une fiche CRM », « Mettre à jour une fiche CRM », « Mettre à jour une tâche », « Créer un devis (brouillon) », « Créer une facture (brouillon) », « Créer une sortie de stock (brouillon) », « Envoyer un email », « Inviter à l'espace client ». Voir Configurer les actions.

Accès

Un administrateur de module qui n'est pas administrateur de l'organisation voit le nom des règles concernées lorsqu'il modifie un champ CRM utilisé par une automatisation, mais il ne peut pas les ouvrir. Voir Configurer les champs.

Enchaînements entre règles

Une action peut modifier un objet qui déclenche une autre règle. L'enchaînement est autorisé mais borné : une même règle ne s'exécute qu'une seule fois par enchaînement, et la profondeur est plafonnée. Au-delà, l'exécution est marquée en « Échec » plutôt que de se poursuivre indéfiniment.

Questions fréquentes

Puis-je programmer une règle à une date ou à une heure fixe ?

Oui, avec le déclencheur « Date » : une expression horaire au quart d'heure près, par exemple « tous les lundis à 8 h ». Une telle règle n'a ni fiche déclencheuse ni utilisateur, donc pas de condition, pas de confirmation et pas de variable du déclencheur dans ses actions. Voir Choisir un déclencheur. Il n'existe en revanche pas de déclencheur « à la date d'échéance » : pour réagir à la date portée par un objet, testez-la dans la condition d'un déclencheur habituel.

Une règle peut-elle agir sur des objets qui n'ont pas changé ?

Oui. Les actions « Mettre à jour une fiche CRM » et « Mettre à jour une tâche » visent les objets décrits par un filtre, pas seulement l'objet déclencheur. Le nombre d'objets modifiés en une exécution est plafonné à 50.

Puis-je tester une règle avant de l'activer ?

Oui, sans qu'elle s'exécute réellement : le bouton « Tester sur des cas réels » de la vue « Graphique » la rejoue sur de vrais évènements passés. Voir Créer une règle. Vous pouvez aussi la restreindre par une condition très étroite, l'activer, puis élargir la condition après avoir vérifié le résultat dans l'onglet « Exécutions ».

Que se passe-t-il si je désactive une règle ?

Elle cesse d'être déclenchée. Les exécutions déjà enregistrées restent consultables, et une exécution déjà posée à un utilisateur reste en attente de sa réponse.