Automatisations

À quoi ça sert

Une règle d'automatisation fait réagir Deltia à un événement métier sans intervention humaine : créer une tâche de suivi quand une opportunité est gagnée, mettre à jour une fiche quand une facture est encaissée, envoyer un e-mail quand un contrat est signé, ouvrir un accès à l'espace client quand un contrat est complété.

Chaque règle répond à trois questions dans cet ordre : quel événement la déclenche, dans quels cas elle s'applique, et ce qu'elle fait. Une quatrième, facultative, s'intercale : faut-il demander confirmation à l'utilisateur avant d'agir.

Les règles se configurent dans « Administration » puis « Automatisations ». L'accès est réservé aux administrateurs de l'organisation.

Concepts clés

• Règle — l'unité de configuration : un nom, un déclencheur, une condition, une confirmation facultative et une liste d'actions. Une règle est « Activée » ou « Désactivée ».
• Déclencheur — le couple module et événement qui met la règle en marche (une fiche CRM créée, une facture encaissée, un contrat signé).
• Condition — le filtre qui restreint la règle aux seuls cas visés. Trois modes : « Toujours », « Filtre » et « Expression (CEL) ».
• Action — ce que la règle fait : créer une tâche, mettre à jour des fiches, créer un devis, envoyer un e-mail. Une règle peut en enchaîner plusieurs.
• Exécution — la trace d'un déclenchement : sa date, sa règle, son statut et le résultat de chaque action. Consultable dans l'onglet « Exécutions ».
• Confirmation — la fenêtre posée à l'utilisateur dont la modification a déclenché la règle. Refuser annule les actions, jamais la modification d'origine.
• Variable — une valeur lue sur l'objet déclencheur et réinjectée dans les actions, écrite entre doubles accolades : {{trigger.record.displayName}}.

Les pages de ce module :

• Créer une règle — nommer une règle, l'enregistrer, l'activer, la modifier, la supprimer.
• Choisir un déclencheur — la liste complète des modules, entités et événements qui mettent une règle en marche.
• Restreindre une règle par une condition — filtre sans écriture, expression, et conditions de transition avant/après.
• Configurer les actions — les sept actions disponibles, leurs paramètres et le ciblage des objets à modifier.
• Calculer une valeur avec une formule — le marqueur de formule et les fonctions de calcul sûres pour les montants.
• Demander une confirmation avant d'exécuter — la garde humaine, sa portée et ses limites.
• Suivre les exécutions — statuts, résultats, filtres et historique des modifications de règles.

Comment faire

Ouvrir la page des automatisations

1. Dans le menu, ouvrez « Administration ».
2. Cliquez sur « Automatisations ».

La page affiche deux onglets : « Règles » et « Exécutions ». Le nombre de règles configurées s'affiche à côté des onglets.

Comprendre le déroulement d'une règle

Une règle se déroule toujours dans le même ordre :

1. Un objet est enregistré dans un des modules déclencheurs : fiche CRM, tâche, facture, devis, proforma, produit ou contrat.
2. Deltia compare l'événement au déclencheur de chaque règle activée.
3. Pour les règles retenues, la condition est évaluée. Si elle est fausse, la règle s'arrête là et rien n'est enregistré.
4. Si une confirmation est configurée et qu'un utilisateur est à l'origine de la modification, l'exécution est mise en attente et la fenêtre s'affiche.
5. Les actions sont exécutées dans l'ordre où elles apparaissent dans la règle.
6. Le résultat est enregistré dans l'onglet « Exécutions ».

Référence

Quand une règle part

Il n'y a pas de planification : une règle ne part pas à une heure donnée, elle part quand un objet change. Pour tenir compte d'une date, utilisez la condition de la règle pour tester la date de l'objet modifié.

Modules déclencheurs

CRM, Facturation, Tâches, Catalogue et Contrats. Le détail des entités et des événements figure dans Choisir un déclencheur.

Actions disponibles

« Créer une tâche », « Mettre à jour une fiche CRM », « Mettre à jour une tâche », « Créer un devis (brouillon) », « Créer une facture (brouillon) », « Envoyer un email », « Inviter à l'espace client ». Voir Configurer les actions.

Accès

Un administrateur de module qui n'est pas administrateur de l'organisation voit le nom des règles concernées lorsqu'il modifie un champ CRM utilisé par une automatisation, mais il ne peut pas les ouvrir. Voir Configurer les champs.

Enchaînements entre règles

Une action peut modifier un objet qui déclenche une autre règle. L'enchaînement est autorisé mais borné : une même règle ne s'exécute qu'une seule fois par enchaînement, et la profondeur est plafonnée. Au-delà, l'exécution est marquée en « Échec » plutôt que de se poursuivre indéfiniment.

Questions fréquentes

Puis-je programmer une règle à une date ou à une heure fixe ?

Non. Une règle réagit à un changement enregistré dans Deltia, jamais à une heure. Il n'existe pas de déclencheur « tous les lundis » ni « à la date d'échéance ».

Une règle peut-elle agir sur des objets qui n'ont pas changé ?

Oui. Les actions « Mettre à jour une fiche CRM » et « Mettre à jour une tâche » visent les objets décrits par un filtre, pas seulement l'objet déclencheur. Le nombre d'objets modifiés en une exécution est plafonné à 50.

Puis-je tester une règle avant de l'activer ?

Oui, sans qu'elle s'exécute réellement : le bouton « Tester sur des cas réels » de la vue « Graphique » la rejoue sur de vrais évènements passés. Voir Créer une règle. Vous pouvez aussi la restreindre par une condition très étroite, l'activer, puis élargir la condition après avoir vérifié le résultat dans l'onglet « Exécutions ».

Que se passe-t-il si je désactive une règle ?

Elle cesse d'être déclenchée. Les exécutions déjà enregistrées restent consultables, et une exécution déjà posée à un utilisateur reste en attente de sa réponse.