Client et contrat de la tâche

À quoi ça sert

Une tâche peut désigner le client pour qui elle est faite, et le contrat sur lequel elle est imputée. Le client est une fiche du CRM, le contrat un contrat existant : rien n'est ressaisi, tout est choisi dans une liste.

Ce rattachement sert à trois choses : retrouver toutes les tâches d'un client, consommer des unités sur le bon contrat à la clôture, et alimenter les documents et le portail client avec les bonnes coordonnées.

Selon la façon dont la catégorie de tâches est configurée, le client est obligatoire (« catégorie client ») ou totalement absent, et le contrat peut être proposé ou masqué.

Concepts clés

• Catégorie client — une catégorie de tâches configurée pour exiger un client. Chaque tâche racine y porte une fiche du CRM, choisie dans une entité CRM fixée par l'administrateur.
• Fiche client — l'enregistrement du CRM désigné comme client de la tâche.
• Champs client supplémentaires — des informations rattachées au client que la catégorie demande de préciser sur la tâche : un site, un contact, un équipement. Chacun se choisit dans une liste alimentée par la fiche client.
• Catégorie sans contrat — une catégorie client sur laquelle le champ « Contrat » est volontairement masqué.
• Informations client (CRM) — un encadré rouge affichant les champs de la fiche client que l'administrateur a jugés importants (consignes, alertes, encours), pour qu'ils sautent aux yeux avant d'intervenir.
• Groupe habilité — le groupe autorisé à modifier les informations client d'une tâche déjà créée, quand la catégorie en désigne un.

Comment faire

Renseigner le client à la création

1. Ouvrez la catégorie et lancez la création d'une tâche.
2. Dans « Client », ouvrez la liste et saisissez quelques lettres dans « Rechercher un client… ».
3. Sélectionnez la fiche dans les résultats. Si rien ne correspond, la liste affiche « Aucun client trouvé ».

Le bouton de création reste indisponible tant qu'aucun client n'est choisi. Si vous validez sans client, le message « Un client doit être sélectionné pour ce type de tâche. » s'affiche.

Renseigner les champs client supplémentaires

1. Choisissez d'abord le client : les listes supplémentaires restent vides sans lui.
2. Ouvrez chaque liste et sélectionnez la valeur voulue.

Lorsqu'une seule valeur est possible, elle est sélectionnée automatiquement. Tant qu'un champ attendu n'est pas renseigné, l'enregistrement reste bloqué et le champ affiche « Ce champ est requis ».

Rattacher un contrat

1. Choisissez d'abord le client : sans lui, la liste « Contrat » est indisponible et une infobulle indique « Sélectionnez d'abord un client ».
2. Ouvrez « Contrat » et choisissez dans la liste. Elle ne propose que les contrats du client sélectionné.

Si la catégorie a activé « Masquer les contrats non signés », seuls les contrats signés ou renouvelés du client apparaissent dans la liste.

Si le type de tâche prévoit une alerte en l'absence de contrat, valider sans contrat ouvre la fenêtre « Aucun contrat renseigné » : « Le contrat devrait être renseigné pour ce type de tâche. Créer quand même ? ». « Créer quand même » passe outre.

Changer le client d'une tâche existante

1. Ouvrez la tâche et dépliez le bloc « Client ».
2. Ouvrez la liste « Client » et choisissez la nouvelle fiche.
3. Confirmez dans la fenêtre « Changer le client ? » : « Les champs liés au client (sélections, contrat) seront réinitialisés. Si un contrat est encore lié à la tâche, le changement sera refusé — déliez-le d'abord. »
4. Renseignez à nouveau les champs client supplémentaires, puis enregistrez.

Le contrat est vidé au changement de client : un contrat de l'ancien client ne peut pas suivre.

Retirer le contrat d'une tâche

1. Ouvrez la tâche.
2. Cliquez sur la croix à droite de la liste « Contrat ».
3. Enregistrez.

Si le type de tâche alerte sur l'absence de contrat, la fenêtre « Retirer le contrat ? » demande confirmation : « Un contrat est attendu pour ce type de tâche. Enregistrer sans contrat ? »

Rattacher un contrat sur une tâche sans client

1. Ouvrez la tâche et vérifiez que son groupe est renseigné. Sans groupe, la liste est indisponible et l'infobulle indique « Sélectionnez d'abord un groupe ».
2. Ouvrez « Contrat », saisissez du texte dans « Rechercher un contrat... » et choisissez dans les résultats.

La liste ne propose que les contrats du groupe de la tâche. Changer le groupe de la tâche vide le contrat, puisqu'un contrat appartient à un seul groupe.

Consulter les informations client

1. Ouvrez la tâche.
2. L'encadré rouge « Informations client (CRM) » affiche les champs signalés sur la fiche client.

Au moment de la création, ces informations apparaissent dès que vous choisissez un client, dans une bulle que vous pouvez refermer avec « Masquer les informations client ».

Rendre la tâche visible au client

1. Ouvrez la tâche et dépliez le bloc « Client ».
2. Activez « Visible sur le portail » : « La tâche apparaît pour le client lié à cet enregistrement. »

L'interrupteur n'est actif qu'une fois un client renseigné. Voir Portail client.

Référence

Champs du bloc « Client »

Sur une tâche créée depuis le portail client, le client est celui qui l'a ouverte : il s'affiche en lecture seule et ne peut pas être changé.

Ce qui conditionne l'affichage

Libellés du champ « Contrat »

La recherche affiche « Recherche en cours... » puis « Aucun contrat trouvé » lorsque rien ne correspond.

Refus possibles

Où le client et le contrat réapparaissent

• Sur la ligne de la tâche dans les listes, sous forme de badges.
• Dans la vue tableau, en colonnes « Client », « Contrat », « Modèle de contrat » et une colonne par champ client supplémentaire. Voir Vue tableau.
• Dans les filtres et le tri du tableau, sur les mêmes colonnes.
• À la clôture, pour consommer des unités sur le contrat. Voir Consommation d'unités de contrat.
• Dans le suivi de la tâche, si le type désigne un champ Utilisateur de cette fiche comme source de suiveurs automatiques. Voir Responsables, équipes et suivi.
• Dans les documents de création et de clôture, et dans leurs destinataires. Voir Documents de création et de clôture.

Le nom du client et le nom du contrat recopiés sur la tâche sont masqués si la fiche ou le contrat d'origine appartient à un groupe dont vous n'êtes pas membre : la tâche reste visible, la cellule est vide ou marquée comme restreinte, et la recherche ne permet pas de deviner la valeur masquée.

Ce que le changement de client entraîne

1. Les champs client supplémentaires sont vidés et doivent être re-sélectionnés.
2. Le contrat lié est vidé.
3. Sur une tâche clôturée, le changement de contrat ouvre l'équilibrage des unités déjà consommées. Voir Consommation d'unités de contrat.

Questions fréquentes

Puis-je créer une fiche client sans quitter la tâche ?

Pas depuis la liste « Client » : elle ne propose que des fiches existantes. Créez d'abord la fiche dans le CRM, puis revenez la sélectionner. Voir Fiches. Les champs personnalisés de la tâche qui pointent vers le CRM, eux, proposent bien « Nouvel enregistrement CRM ».

Pourquoi la liste des contrats est-elle vide ?

Sur une catégorie client, elle ne contient que les contrats du client sélectionné : vérifiez le client. Sur les autres tâches, elle ne contient que les contrats du groupe de la tâche.

Puis-je retirer le client d'une tâche de catégorie client ?

Non. Le client est obligatoire sur ces catégories : vous pouvez le remplacer, pas le supprimer.

Une sous-tâche doit-elle porter son propre client ?

Non. L'obligation de client porte sur la tâche racine ; les sous-tâches héritent du contexte de leur parent. Voir Sous-tâches.

Le client voit-il la tâche automatiquement ?

Non. Une tâche interne n'apparaît sur le portail que si l'interrupteur de visibilité est activé. Une tâche créée par le client depuis le portail lui est visible d'emblée.