Configurer les modèles de documents

À quoi ça sert

Un type de tâche peut produire un document Word ou PDF automatiquement, à la création de la tâche ou à sa clôture, puis l'envoyer par e-mail : bon d'intervention, accusé de réception, rapport signé.

Vous déposez votre modèle, vous indiquez d'où vient la valeur de chaque variable, vous composez l'e-mail et vous choisissez ses destinataires. Le document généré est conservé sur la tâche et peut être exposé au portail client.

La configuration se trouve dans l'onglet « Documents » d'un type de tâche. Cet onglet n'apparaît que sur un type racine d'une catégorie client déjà enregistré : « La génération de documents ne peut être configurée que sur un type racine appartenant à une catégorie client. »

Concepts clés

• Document à la création — généré et envoyé quand une tâche du type est créée.
• Document à la clôture — généré et envoyé quand la tâche passe à « Terminé ».
• Variable — un emplacement du modèle à remplir. Dans un modèle Word, elle s'écrit entre accolades simples : {nom_client}. Dans un modèle PDF, c'est un champ de formulaire, dont le nom joue le même rôle.
• Correspondance des variables — l'association entre chaque variable du modèle et sa source : un champ de la tâche, un champ du client, un champ du formulaire de clôture, une valeur fixe, une date ou la signature.
• Formulaire de clôture — des questions propres au type, posées au moment de terminer une tâche, configurées dans l'onglet « Comportement » du type. Leurs réponses peuvent alimenter le document de clôture.
• Destinataires — les adresses « À », « CC » et « BCC » de l'e-mail, fixes ou lues sur la tâche ou le client.

Comment faire

Déposer un modèle

1. Ouvrez « Administration des tâches », la catégorie, puis le type racine.
2. Ouvrez l'onglet « Documents ».
3. Dépliez « Document à la création » ou « Document à la clôture ».
4. Activez « Activer ».
5. Sous « Modèle Word (.docx) ou PDF », cliquez sur la zone de dépôt ou glissez votre fichier : « Cliquez ou déposez un fichier .docx ou .pdf ».
6. Attendez la fin de « Envoi en cours… ».
7. Cliquez sur « Enregistrer les documents ».

Le nombre de variables trouvées s'affiche (« 12 variables détectées »). « Remplacer » change le fichier, « Supprimer » le retire, « Télécharger le modèle » récupère celui en place.

Remplacer un modèle conserve la correspondance déjà réglée pour toute variable qui porte le même nom dans le nouveau fichier — utile notamment en passant d'un modèle Word à un modèle PDF dont les champs de formulaire reprennent les mêmes noms que les balises. Seules les nouvelles variables restent à associer.

Associer les variables aux champs

1. Sous « Correspondance des variables », repérez la variable, affichée entre accolades.
2. Dans « Source », choisissez l'origine de la valeur.
3. Selon la source, choisissez le champ, saisissez la valeur fixe ou choisissez la date.
4. Si le champ choisi est une relation vers une fiche CRM, précisez le « Champ du record lié ».
5. Cliquez sur « Enregistrer les documents ».

Chaque variable doit avoir une source complète : une ligne incomplète est encadrée en rouge avec « Champ à sélectionner », et l'enregistrement est refusé.

Composer l'e-mail

1. Dans la section « Destinataires », ajoutez des adresses sur « À », « CC » ou « BCC ». Chaque destinataire est soit une « Adresse fixe », soit un « Champ de la tâche », soit un « Champ du client ».
2. Renseignez l'« Objet » (obligatoire).
3. Renseignez le « Corps de l'email » (obligatoire lui aussi).
4. Utilisez les variables listées sous « Variables disponibles (objet et corps) » : cliquez sur l'une d'elles pour la copier, puis collez-la.
5. Cliquez sur « Enregistrer les documents ».

Sans objet, l'enregistrement est refusé : « L'objet est requis ». Sans corps, il l'est également : « Le corps de l'email est requis ».

« Variables disponibles (objet et corps) » reprend les variables du modèle, suivies de « {date} », la date du jour. Si votre modèle contient déjà une variable nommée « date », la vôtre est la seule proposée.

Choisir l'adresse d'expédition

1. Dans « Adresse d'expédition (From) », saisissez l'adresse à afficher comme expéditeur. Elle doit avoir été vérifiée au préalable auprès de Deltia, sinon l'envoi échoue. Laissée vide, l'adresse par défaut est utilisée.
2. Dans « Adresse de réponse (Reply-To) », saisissez l'adresse vers laquelle les réponses doivent partir. Aucune vérification n'est nécessaire ; vide, aucune adresse de réponse n'est posée.
3. Cliquez sur « Enregistrer les documents ».

Ajouter un formulaire de clôture

1. Ouvrez le type, onglet « Comportement », section « Formulaire de clôture ».
2. Ajoutez un champ (nom, type, caractère obligatoire), comme dans l'onglet « Champs personnalisés » du type. Réglez en plus son « Comportement portail client » : « Visible par le client » ou « Interne ». Le formulaire s'enregistre immédiatement, indépendamment du bouton « Enregistrer » de la page.
3. Pour interdire la clôture tant qu'il n'est pas rempli, dans le même onglet, section « Cycle de vie », activez « Bloquer la clôture tant que le formulaire n'est pas rempli ». Voir Configurer les types de tâches.

Un sous-type sans formulaire propre affiche « Formulaire hérité de « {type parent} » » et utilise celui de son ancêtre le plus proche qui en a un ; « Définir un formulaire propre » y substitue un formulaire vide, dédié au sous-type. Ces champs deviennent disponibles dans la correspondance des variables du document sous la source « Champ du formulaire de clôture ». À la clôture, l'utilisateur qui laisse le formulaire incomplet obtient « Le formulaire de clôture doit être complété avant de pouvoir clôturer cette tâche ». Une réponse « Visible par le client » apparaît sur la tâche une fois partagée avec lui ; une réponse « Interne » ne lui est jamais montrée. Voir Tâches vues par le client.

Laisser l'utilisateur décider de l'envoi

1. Dans « Document à la clôture », ouvrez « Envoi de l'email au client ».
2. Choisissez « Toujours envoyer » ou « Laisser l'utilisateur choisir ».
3. Pour permettre d'ajuster les adresses au moment de clôturer, activez « Modifier les destinataires à la clôture ».
4. Cliquez sur « Enregistrer les documents ».

Avec « Laisser l'utilisateur choisir », une case cochée par défaut est proposée à la clôture. Dans tous les cas, le document est généré et conservé.

Étendre l'envoi à la création aux tâches dérivées

1. Dans « Document à la création », descendez à « Sources de création concernées ».
2. Activez « Duplication d'une tâche », « Tâche de suivi » ou « Import en masse » selon les cas voulus.
3. Cliquez sur « Enregistrer les documents ».

Ces trois sources sont désactivées par défaut : une création manuelle déclenche toujours l'envoi, une duplication, une tâche de suivi ou un import ne le déclenchent que si vous l'activez ici.

Exposer le document au client

1. Dans la section concernée, activez « Consultable sur le portail client ».
2. Cliquez sur « Enregistrer les documents ».

Le document généré apparaît alors sur le portail du client. Voir Portail client.

Référence

Les deux moments de génération

Sources d'une variable

Champs standard de la tâche disponibles : Nom, Statut, Responsables, Note de réservation, Description, Avancement, Numéro, Échéance, Date de début souhaitée, Date de démarrage, Date de clôture, Date de création, Date de mise à jour.

Syntaxe d'un modèle Word

Trois clés dérivées sont toujours disponibles pour ces blocs conditionnels : {hasContract}, {hasClient} et {hasSignature}. L'écran liste par ailleurs les variables détectées dans votre modèle et les sections qu'il contient.

Un modèle PDF fonctionne différemment : ses variables sont les champs de formulaire du PDF, le nom du champ tenant le rôle de la balise Word, et la signature se place dans un champ de type bouton. Les blocs conditionnels n'y existent pas.

Destinataires

Les trois canaux « À », « CC » et « BCC » acceptent plusieurs destinataires. Un destinataire dont le champ n'est pas choisi est signalé « Destinataire incomplet » et bloque l'enregistrement.

Contrôles au dépôt d'un modèle

Enregistrement

Cette section a son propre bouton, « Enregistrer les documents », et confirme par « Configuration des documents enregistrée ». Ses modifications sont aussi reprises par le bouton « Enregistrer » de la page de la catégorie ; une saisie incomplète y est signalée par « Configuration invalide — … ».

Questions fréquentes

Puis-je générer un document sur une catégorie qui n'est pas une catégorie client ?

Non. L'onglet « Documents » n'existe que sur les types racines d'une catégorie client. Voir Relier une catégorie à vos fiches clients.

Le document est-il envoyé même si l'e-mail échoue ?

Le document est généré et conservé sur la tâche dans tous les cas. Voir Documents.

Une duplication de tâche déclenche-t-elle l'envoi à la création ?

Seulement si « Duplication d'une tâche » est activé dans « Sources de création concernées ». Il en va de même pour une tâche de suivi et pour un import en masse.

Puis-je utiliser une adresse d'expédition à mon nom de domaine ?

Oui, à condition qu'elle ait été vérifiée au préalable auprès de Deltia. Sans cette vérification, l'envoi échoue. L'adresse de réponse (Reply-To), elle, n'est soumise à aucune contrainte.