Synchroniser les absences depuis le SIRH

À quoi ça sert

Quand les congés de vos collaborateurs sont gérés dans un logiciel de gestion des ressources humaines, il n'y a pas de raison de les ressaisir dans Deltia. La synchronisation SIRH va les chercher et les reporte dans le calendrier des absences, où elles apparaissent comme les autres — mais en lecture seule, car c'est le SIRH qui fait foi.

Lucca est aujourd'hui le seul logiciel pris en charge. Aucun autre fournisseur n'est proposé.

La connexion se règle dans « Ressources » puis « Administration », en ouvrant la carte « Utilisateurs » et son onglet « SIRH ».

Concepts clés

• Fournisseur — « Aucun » ou « Lucca ». Tant que « Aucun » est sélectionné, aucun champ de connexion n'est demandé et rien n'est synchronisé.
• URL API et Token API — les coordonnées d'accès à votre compte Lucca. Le token est stocké chiffré et n'est jamais réaffiché.
• Mapping utilisateurs — la correspondance entre un identifiant d'utilisateur dans Lucca et un utilisateur Deltia. Seules les personnes ainsi associées sont synchronisées.
• Absence d'origine SIRH — une absence créée par la synchronisation. Elle porte la mention « SIRH » et n'est pas modifiable dans Deltia.
• Synchronisation — la relecture des absences chez le fournisseur, qui crée les nouvelles, met à jour celles qui ont changé et annule celles qui ont disparu.

Comment faire

Connecter Lucca

1. Dans le menu, ouvrez « Ressources » puis « Administration ».
2. Cliquez sur la carte « Utilisateurs », puis sur l'onglet « SIRH ».
3. Dans « Fournisseur », choisissez « Lucca ».
4. Renseignez l'« URL API » de votre instance, par exemple https://votre-entreprise.ilucca.net.
5. Collez le « Token API » généré dans Lucca.
6. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le message « Configuration SIRH mise à jour » confirme l'enregistrement ; en cas d'échec, « Erreur lors de la mise à jour ». Une fois enregistré, le champ du token affiche des points à la place de la valeur : pour le remplacer, saisissez le nouveau token et enregistrez de nouveau.

Tester la connexion

1. Sur l'onglet « SIRH », cliquez sur « Tester la connexion ».

Le résultat s'affiche : « Connexion réussie », ou « Connexion échouée » accompagné du message renvoyé par le fournisseur. Le bouton reste inactif tant que des modifications ne sont pas enregistrées, et tant qu'aucun token n'est enregistré.

Associer les utilisateurs

1. Sur l'onglet « SIRH », descendez à « Mapping utilisateurs ».
2. Saisissez l'« ID utilisateur externe », c'est-à-dire l'identifiant numérique de la personne dans Lucca.
3. Choisissez l'« Utilisateur Deltia » correspondant.
4. Cliquez sur « Ajouter un mapping ».
5. Répétez pour chaque personne, puis cliquez sur « Enregistrer ».

Chaque correspondance s'affiche sur une ligne, identifiant externe à gauche et utilisateur Deltia à droite. L'icône de corbeille retire une ligne ; la suppression n'est effective qu'après « Enregistrer ». En l'absence de correspondance : « Aucun mapping configuré ».

Une personne non associée n'est jamais synchronisée, même si elle a des congés dans Lucca.

Lancer une synchronisation

1. Sur l'onglet « SIRH », cliquez sur « Synchroniser maintenant ».

Le résultat s'affiche sous la forme « Synchronisation réussie : {n} créées, {n} mises à jour, {n} annulées » ; en cas d'échec, « Erreur lors de la synchronisation ». La date de la « Dernière synchronisation » est mise à jour, et le calendrier des absences reflète immédiatement le résultat. Tant qu'aucune synchronisation n'a eu lieu : « Jamais synchronisé ».

Activer la synchronisation automatique

1. Sur l'onglet « SIRH », activez « Synchronisation activée ».
2. Cliquez sur « Enregistrer ».

Ce réglage inscrit votre organisation dans la liste de celles que la synchronisation programmée doit traiter. Aucune synchronisation programmée n'est en service aujourd'hui : la mise à jour des absences se déclenche par « Synchroniser maintenant ».

Consulter l'historique de la connexion

1. Sur l'onglet « SIRH », cliquez sur l'icône d'historique à droite du titre « Intégration SIRH ».

L'historique liste les changements datés : « Configuration SIRH mise à jour », « Mapping utilisateur ajouté », « Mapping utilisateur supprimé », « Synchronisation terminée ».

Référence

Champs de la connexion

Les champs de connexion ne sont demandés que lorsque « Lucca » est sélectionné. Le bouton « Enregistrer » du volet reste inactif tant que rien n'a changé ; fermer le volet avec des modifications en cours demande une confirmation.

Ce que fait une synchronisation

La synchronisation porte sur une fenêtre allant de 30 jours dans le passé à 90 jours dans l'avenir. Une absence plus ancienne ou plus lointaine n'est pas reprise.

Correspondance des motifs

La correspondance se fait sur le libellé du motif : un libellé qui ne correspond à aucune de ces familles devient « Autre ».

Absences d'origine SIRH

Les absences saisies directement dans Deltia portent la mention « Manuel » et restent modifiables. Voir Absences des collaborateurs.

Messages de confirmation

Questions fréquentes

Les absences se mettent-elles à jour toutes seules ?

Non. Aucune synchronisation programmée n'est en service : il faut cliquer sur « Synchroniser maintenant » pour reprendre les absences.

Puis-je modifier une absence venue du SIRH ?

Non. Elle est en lecture seule dans Deltia : « Cette absence provient du SIRH et ne peut pas être modifiée ». La correction se fait dans le logiciel d'origine, puis une synchronisation la reporte.

Un autre logiciel que Lucca est-il prévu ?

Pas pour l'instant. La liste « Fournisseur » ne propose que « Aucun » et « Lucca ».

Où trouver l'identifiant externe d'un collaborateur ?

Dans Lucca : c'est l'identifiant numérique de l'utilisateur. C'est cette valeur que Deltia compare aux absences reçues pour savoir à qui les rattacher.

Puis-je revoir le token que j'ai enregistré ?

Non. Il est stocké chiffré et le champ n'affiche plus que des points. Pour en changer, saisissez le nouveau token et enregistrez.