Responsables, équipes et suivi

Affecter des personnes ou des équipes, répartir l'allocation, s'affecter soi-même et suivre une tâche

À quoi ça sert

Deux rôles cohabitent sur une tâche, et ils ne servent pas à la même chose.

Les responsables sont ceux qui font le travail : ce sont eux qu'on retrouve dans les filtres « Mes tâches » et dans la vue planification, et c'est entre eux que se répartit la charge estimée. Le suivi rassemble ceux qui veulent être tenus au courant sans forcément intervenir : ils reçoivent les notifications de modification, de changement de statut et de nouveau commentaire.

Dans les deux cas, vous désignez des personnes ou des équipes.

Concepts clés

Responsable — une personne ou une équipe chargée de la tâche. Section « Responsables » de la fiche.
Suivi — une personne ou une équipe qui reçoit les notifications de la tâche sans en être responsable. Section « Suivi » de la fiche.
Équipe — un groupe nommé de collaborateurs, géré dans le module Ressources. Affecter une équipe revient à affecter ses membres. Voir Équipes.
Allocation — la part de l'estimation attribuée à chaque responsable, en minutes, heures, jours, semaines ou mois. Elle n'apparaît que si un planning est configuré et que la tâche a plusieurs responsables.
Accès restreint — le repère affiché à la place d'un nom lorsque la personne affectée n'est pas visible pour vous. La tâche reste consultable, seul le nom est masqué.

Comment faire

Affecter une personne ou une équipe

Ouvrez la tâche et dépliez la section « Planification ».
Dans « Responsables », ouvrez la liste « Ajouter un responsable ».
Choisissez un nom sous « Utilisateurs » ou une équipe sous « Équipes ».
Cliquez sur « Enregistrer ».

Seules les personnes affectables dans le groupe de la tâche sont proposées. Pour retirer un responsable, cliquez sur la croix de son étiquette, puis enregistrez.

S'affecter une tâche

Ouvrez la tâche.
Cliquez sur « Me l'affecter », dans l'en-tête ou à droite du titre « Responsables ».

L'affectation est immédiate, sans passer par « Enregistrer ». Si la fiche contient des modifications en cours, elles sont enregistrées d'abord. « Me retirer » fait l'inverse : il vous enlève à la fois des responsables et du suivi de la tâche.

Répartir la charge entre plusieurs responsables

Affectez au moins deux personnes à la tâche.
Devant chaque responsable, saisissez la quantité qui lui revient et choisissez son unité (« min », « h », « j », « sem », « mois »).
Cliquez sur « Enregistrer ».

Le total apparaît sous la liste : « Total alloué : 12h ». Les champs d'allocation ne s'affichent pas pour une équipe, ni lorsqu'il n'y a qu'un seul responsable.

Suivre une tâche

Ouvrez la tâche.
À droite du titre « Suivi », cliquez sur « Suivre ».

Vous êtes ajouté aux personnes notifiées. « Ne plus suivre » vous retire. Comme l'affectation, l'action est immédiate.

Ajouter quelqu'un au suivi

Dans la section « Suivi », ouvrez la liste « Ajouter un suivi ».
Choisissez une personne ou une équipe.
Cliquez sur « Enregistrer ».

Sur une tâche déjà enregistrée, seule votre propre étiquette porte une croix de retrait une fois la fiche rechargée : les autres personnes se retirent elles-mêmes avec « Ne plus suivre ». Une personne que vous venez d'ajouter dans la fiche encore non enregistrée reste retirable le temps de corriger un ajout par erreur. Une équipe suivie, elle, garde toujours sa croix de retrait, quel que soit qui l'a ajoutée.

Créer une équipe sans quitter la tâche

Dans « Responsables » ou dans « Suivi », cliquez sur le bouton « + ».
Renseignez « Nom de l'équipe » et ajoutez les membres.
Cliquez sur « Créer l'équipe ».

L'équipe créée est ajoutée à la section d'où vous êtes parti, et le message « Équipe créée » s'affiche. Le bouton « + » n'apparaît que si vous avez accès au module Ressources, où les équipes sont ensuite gérées. Voir Équipes.

Référence

Responsables et suivi comparés

	Responsables	Suivi
Rôle	Fait le travail	Est tenu informé
Personnes et équipes	Oui	Oui
Allocation de charge	Oui	Non
Reçoit les notifications de la tâche	Oui, par ajout automatique au suivi	Oui
Retrait par un tiers	Oui	Une équipe : oui. Une personne déjà enregistrée : non, elle se retire elle-même
Filtre « Mes tâches »	Oui	Non

Notifications reçues par le suivi

Événement	Déclencheur
Création de la tâche	Vous suivez la tâche dès sa création — en tant que suiveur automatique du type, ou parce que son auteur vous a désigné à la création
Ajout au suivi ou aux responsables	Quelqu'un vous désigne sur une tâche
Modification de la tâche	Changement du nom, de la description, des responsables, des dates, de la progression, de l'estimation, des tags, des champs personnalisés, du contrat ou du client
Changement de statut	Toute transition, y compris la clôture
Nouveau commentaire	Commentaire interne ou message client

Un changement d'ordre dans la liste ou de groupe ne déclenche pas de notification. Les alertes d'une catégorie entière se règlent séparément : voir Alertes de catégorie.

Ajouts automatiques au suivi

L'auteur d'une tâche est ajouté au suivi de la tâche qu'il crée, sauf si un administrateur a désactivé cet ajout pour le type de tâche. Voir Configurer les types de tâches.
Les suiveurs automatiques du type de tâche — les utilisateurs et les équipes qu'un administrateur y a déclarés — sont ajoutés au suivi de chaque tâche créée dans ce type. Voir Configurer les types de tâches.
Sur une catégorie client, si le type désigne un champ Utilisateur de la fiche client comme source de suiveurs, les utilisateurs que ce champ contient sur le client de la tâche sont eux aussi ajoutés au suivi — filtrés aux membres du groupe de la tâche. Cela ne joue qu'à la création directe d'une tâche : ni une duplication, ni une suite, ni une création depuis la planification n'en héritent. Voir Configurer les types de tâches.
Un responsable nouvellement désigné est ajouté au suivi.
Une personne mentionnée dans la description ou dans un commentaire est ajoutée au suivi.
Sur une tâche dupliquée ou une suite, l'auteur (sauf désactivation pour le type) et les responsables repris sont ajoutés au suivi de la nouvelle tâche.

Vous retirer d'un suivi que vous n'avez pas demandé se fait comme les autres, avec « Ne plus suivre » sur la tâche. Le retrait ne vaut que pour cette tâche : la prochaine tâche du même type vous remettra en suivi.

Règles et limites

Règle	Conséquence
Seules les personnes affectables dans le groupe de la tâche sont proposées	La liste change avec le groupe
Changer le groupe d'une tâche	Les responsables et suiveurs qui ne sont plus affectables dans le nouveau groupe sont retirés de la sélection
Personne non visible pour vous	Son étiquette affiche « Accès restreint »
Membre d'une équipe qui s'est retiré du suivi	L'étiquette de l'équipe précise « sans : »
Affecter une personne déjà affectée	Sans effet
Type de tâche masquant les responsables ou le suivi	La section correspondante n'apparaît pas ; un type masquant le suivi n'applique pas non plus ses suiveurs automatiques
Personne atteinte par plusieurs chemins à la fois	Suiveur direct, membre d'une équipe suivie et abonné de la catégorie : elle reçoit une seule notification
Membre d'une équipe déclarée suiveuse automatique	Il est notifié comme les autres, sauf s'il s'est retiré du suivi de cette tâche

Messages

Message	Cause
« Cet utilisateur n'est pas visible »	Tentative d'affecter une personne hors de votre périmètre
« Erreur lors de l'affectation » / « Erreur lors du retrait »	L'action express a échoué
« Erreur lors de l'abonnement » / « Erreur lors du désabonnement »	Le suivi n'a pas pu être modifié
« Aucun responsable »	La tâche n'a personne d'affecté
« Erreur lors de la création de l'équipe »	La création d'équipe a échoué
« Vous ne pouvez retirer que vous-même de la liste des observateurs. »	Tentative de retirer, autrement qu'avec « Ne plus suivre » sur soi-même, une personne déjà enregistrée au suivi

Questions fréquentes

Quelle différence entre être responsable et suivre une tâche ?

Le responsable est chargé de la faire avancer et la retrouve dans « Mes tâches » ; le suiveur reçoit seulement les notifications. Comme un responsable est automatiquement ajouté au suivi, il reçoit aussi les notifications.

Pourquoi suis-je notifié de tâches que je n'ai ni créées ni demandé à suivre ?

Parce qu'un administrateur vous a déclaré, vous ou l'une de vos équipes, « suiveur automatique » d'un type de tâche : vous suivez alors chaque tâche créée dans ce type. « Ne plus suivre » vous en retire tâche par tâche ; pour cesser d'y être ajouté, demandez le retrait de la configuration du type.

Pourquoi suis-je mis en suivi de certaines tâches d'une catégorie client et pas d'autres du même type ?

Parce que le type désigne un champ Utilisateur de la fiche client comme source de suiveurs, et que vous y êtes renseigné sur le client de la tâche en question. Ce suivi ne s'applique qu'aux tâches créées directement : une duplication, une suite ou une tâche créée depuis la planification ne le reproduit pas.