Tâches

À quoi ça sert

Le module Tâches est l'endroit où votre organisation suit son travail : des tickets de support, des interventions chez un client, des étapes de projet ou des créneaux réservés sur une ressource. Chaque élément y est une tâche, avec un responsable, un statut, une échéance et son propre fil de discussion.

Le module s'adapte à votre métier par sa configuration : les catégories découpent les grands domaines de travail, les types de tâches définissent les champs et le comportement de chaque genre de tâche, et les vues décident de la façon dont chacun retrouve son travail — liste, kanban, calendrier, Gantt, tableau ou plan de charge.

Concepts clés

• Tâche — l'unité de travail, identifiée par un numéro (« #12 ») qui ne change jamais. Elle appartient à un groupe, porte un type et un statut.
• Catégorie — un domaine de travail (par exemple « Support » ou « Interventions »). Chaque catégorie a ses types de tâches, ses statuts et ses vues, et forme une entrée du menu.
• Type de tâche — le modèle appliqué à la tâche : sa couleur, ses champs visibles, ses champs personnalisés, ses automatismes. Les types se hiérarchisent : un type enfant sert à créer les sous-tâches.
• Statut — l'état d'avancement. La liste des statuts et le libellé des boutons se définissent par catégorie.
• Groupe — le périmètre de visibilité. Vous ne voyez que les tâches des groupes dont vous faites partie, et vous n'affectez que des personnes qui y ont accès.
• Vue — une manière de présenter les tâches d'une catégorie. Une même catégorie peut proposer plusieurs vues, chacune avec ses colonnes, ses filtres et ses types.
• Type de planning — un type dont les tâches se posent sur un créneau et une ressource. Il ouvre le planning et les réservations.

Utiliser une tâche au quotidien

• Créer une tâche — saisie rapide en une ligne ou formulaire complet, choix du type et du groupe.
• Consulter et modifier une tâche — ouvrir la fiche en volet ou en pleine page, la modifier, la dupliquer, la supprimer.
• Sous-tâches — découper une tâche en étapes, les réordonner, comprendre ce qu'elles héritent du parent.
• Changer le statut et clôturer une tâche — faire avancer une tâche, remplir le formulaire de clôture, recueillir une signature.
• Responsables, équipes et suivi — affecter des personnes ou des équipes, répartir la charge, suivre une tâche.
• Commentaires et historique — échanger en interne et relire qui a changé quoi.
• Lier des tâches entre elles — relier deux tâches, créer une suite à une tâche terminée.
• Tags — créer et poser des étiquettes de couleur sur les tâches.
• Client et contrat de la tâche — rattacher une tâche à une fiche client et à un contrat.
• Consommation d'unités de contrat — saisir les unités consommées à la clôture et traiter le hors contrat.
• Documents de création et de clôture — générer et envoyer le document Word ou PDF associé à une tâche.
• Tâches vues par le client — publier une tâche sur l'espace du client et échanger avec lui.
• Alertes de catégorie — s'abonner aux créations, modifications et commentaires d'une catégorie entière.
• Base de connaissances — retrouver les connaissances extraites des tâches résolues.

Retrouver et afficher ses tâches

• Choisir une vue — basculer entre liste, kanban, calendrier et Gantt.
• Vue tableau — travailler en colonnes, trier et modifier une valeur en ligne.
• Vue planification — visualiser la charge par collaborateur et poser une tâche sur une période.
• Rechercher, filtrer et regrouper — recherche libre, filtres avancés et regroupement par champ.

Planning et réservations

• Le planning des ressources — lire le calendrier des réservations et ses créneaux indisponibles.
• Créer et gérer une réservation — réserver un créneau, choisir le bénéficiaire, déplacer ou annuler.
• Liste d'attente — réserver un créneau complet et suivre son rang.
• Rappels et ajout à l'agenda — programmer des rappels et exporter le créneau vers son agenda.

Administration du module

• Créer et organiser les catégories — créer une catégorie, lui associer un groupe, la réordonner.
• Configurer les types de tâches — nom, couleur, hiérarchie, champs masqués, badges et automatismes.
• Définir les statuts et leurs boutons — statuts d'une catégorie et libellés des transitions.
• Configurer les vues d'une catégorie — composer les vues proposées aux utilisateurs.
• Configurer un type de tâche en réservation — rendre un type réservable sur un pool de ressources.
• Relier une catégorie à vos fiches clients — imposer un client, un contrat et des champs additionnels.
• Configurer les modèles de documents — modèles Word ou PDF, variables et destinataires.
• Exposer un type de tâche au portail client — ce que le client voit et peut créer.
• Paramètres globaux du module — affichage du planning dans le menu et répartition de la charge des équipes.
• Importer des tâches depuis Excel — créer ou mettre à jour des tâches en masse.
• Exporter des tâches vers Excel — extraire des tâches selon des critères.

Comment faire

Ouvrir le module

1. Dans le menu latéral, cliquez sur « Tâches ».

Vous arrivez sur la première catégorie à laquelle vous avez accès, dans sa première vue.

Passer d'une catégorie à l'autre

1. Ouvrez le module.
2. Dans la barre de navigation du module, cliquez sur le nom de la catégorie voulue.

Chaque catégorie active à laquelle vos groupes donnent accès y possède son entrée.

Changer de vue

1. Ouvrez une catégorie.
2. Dans la barre d'outils, choisissez la vue (« Liste », « Kanban », « Cal. », « Gantt », « Planif. », « Tableau »).

Seules les vues configurées pour cette catégorie sont proposées. Voir Choisir une vue.

Accéder à l'administration du module

1. Dans la barre de navigation du module, cliquez sur « Administration ».

L'entrée n'apparaît que si vous êtes administrateur du module Tâches.

Référence

Entrées de menu du module

Un type de planning peut aussi obtenir sa propre entrée dans le menu latéral. Voir Configurer un type de tâche en réservation.

Ce qui se règle où

Rôles

La suppression d'une tâche peut être réservée à un groupe précis, type par type. La gestion des tags — créer, modifier, archiver, réordonner — peut de même être réservée à un groupe, pour tout le module. Voir Paramètres globaux du module.

Questions fréquentes

Pourquoi ne vois-je aucune tâche alors que mes collègues en voient ?

Parce que les tâches sont cloisonnées par groupe. Vous ne voyez que celles des groupes dont vous faites partie. Un administrateur de l'organisation peut ajuster vos groupes.

Le module affiche « Aucune catégorie configurée ».

Le module n'est pas encore paramétré : il faut au moins une catégorie pour l'utiliser. Voir Créer et organiser les catégories.

Où sont passées les équipes et les absences ?

Elles vivent dans le module Ressources : voir Équipes et Absences. Depuis une tâche, vous pouvez seulement créer une équipe au passage.

Puis-je retrouver mes tâches dans plusieurs catégories à la fois ?

Pas dans les listes du module : elles sont propres à une catégorie, comme le filtre « Mes tâches » et la recherche. En revanche, la page d'accueil propose un encart « Mes tâches » qui regroupe les tâches qui vous sont affectées, toutes catégories confondues. Voir Rechercher, filtrer et regrouper.