Ressources
Vue d'ensemble du module : pools, ressources, disponibilités, absences, équipes, saisies et espace instructeur
À quoi ça sert
Le module « Ressources » tient l'inventaire de tout ce qui peut être planifié : les collaborateurs, les équipes, les véhicules, les machines, les salles. Il répond à trois questions : de quoi disposez-vous, quand est-ce disponible, et qu'est-ce qui a été consommé.
Il est le socle du planning : le module Tâches ne réserve que des ressources déclarées ici, sur des créneaux déclarés disponibles ici. Il porte aussi le calendrier des absences de l'organisation et, pour les métiers qui en ont besoin, un formulaire de relevé qui peut déclencher une facturation.
Concepts clés
Les ressources sont rangées par pool : un ensemble d'éléments de même nature, avec ses horaires, son mode de suivi et ses groupes de gestion. Le pool « Utilisateurs » existe toujours et contient les utilisateurs de l'application ; les autres pools sont créés selon vos besoins.
Utiliser le module au quotidien :
- Naviguer dans un pool de ressources — ouvrir un pool, comprendre les sections de sa page et passer d'un pool à l'autre.
- Créer et gérer une ressource — ajouter une ressource, restreindre sa visibilité, lui donner des horaires propres, la retirer.
- Saisir les disponibilités d'une ressource — déclarer sur le calendrier quand une ressource est disponible ou ne l'est pas.
- Absences des collaborateurs — le calendrier des congés, maladies et formations du pool « Utilisateurs ».
- Occupation des ressources — lire ce qui est réservé sur un pool et son taux d'occupation.
- Équipes — regrouper des personnes sous un nom réutilisable comme responsable de tâche.
- Partager une ressource par lien public — donner à une personne sans compte un accès en consultation ou en saisie.
Saisir et suivre les relevés :
- Enregistrer une saisie — remplir le formulaire de saisie d'un pool et désigner le client facturé.
- Récapitulatif et correction des saisies — consulter, filtrer et corriger les saisies, suivre la facture générée.
- Espace instructeur — l'espace réduit d'un instructeur : ses saisies, son planning et ses proformas.
Administrer le module :
- Créer et configurer un pool — type, mode de suivi, granularité, horaires, raisons et groupes d'un pool.
- Configurer le pool « Utilisateurs » — horaires, capacités individuelles et groupe gestionnaire des absences.
- Lier les ressources d'un pool au CRM — rattacher chaque ressource à une fiche CRM.
- Configurer le formulaire de saisie — champs du formulaire, client facturé et facturation automatique.
- Inviter un instructeur — créer le compte applicatif d'une ressource humaine.
- Synchroniser les absences depuis le SIRH — connecter Lucca et importer les absences.
Comment faire
Ouvrir le module
- Dans le menu, cliquez sur « Ressources ».
- Vous arrivez sur le premier pool visible pour vous : le pool « Utilisateurs » s'il est actif, sinon le premier autre pool actif auquel vous avez accès.
Si vous êtes instructeur, vous êtes conduit à votre espace « Mes saisies » au lieu de la page d'un pool.
Trouver l'écran qu'il vous faut
- Ouvrez le menu du module « Ressources ».
- Les pools qui vous sont visibles y figurent, chacun sous son nom au pluriel.
- « Administration » ouvre les réglages du module, si vous en êtes administrateur.
Référence
Ce qui se fait dans quel écran
| Vous voulez | Où aller |
|---|---|
| Déclarer un congé | Pool « Utilisateurs », section « Absences » |
| Déclarer qu'une machine est en panne | Page du pool concerné, section « Ressources » |
| Ajouter un véhicule à la flotte | Page du pool concerné, « Ajouter une ressource » |
| Voir ce qui est réservé sur un pool | Page du pool, « Occupation des ressources » |
| Créer une équipe | Page d'un pool humain, section « Équipes » |
| Consigner un relevé après utilisation | Page du pool, formulaire de saisie |
| Réserver un créneau | Module Tâches, voir Planning |
Accès
| Rôle | Ce qu'il peut faire |
|---|---|
| Utilisateur du module | Voir les pools de ses groupes de gestion et le pool « Utilisateurs » ; gérer ses propres absences et disponibilités |
| Membre du groupe gestion des ressources d'un pool | Ajouter, modifier et retirer les ressources du pool, créer des liens publics, saisir dans le formulaire |
| Membre du groupe gestion des disponibilités d'un pool | Saisir les disponibilités de toutes les ressources du pool |
| Membre du groupe gestionnaire des absences | Gérer les absences de tous les utilisateurs |
| Administrateur du module | Voir tous les pools actifs et accéder à l'administration |
| Instructeur | Son espace réservé uniquement |
Ce que le module apporte aux autres modules
- Tâches — les réservations portent sur les ressources de ce module, et leur disponibilité décide de ce qui est réservable. Voir Planning et Réservations.
- CRM — un pool peut rattacher chacune de ses ressources à une fiche, et l'acheteur d'une saisie est toujours une fiche client.
- Facturation — un formulaire de saisie configuré pour facturer produit une facture ou une proforma au brouillon à chaque enregistrement.
- Espace client — un formulaire de saisie peut être exposé aux clients, qui saisissent alors pour leur propre compte. Voir Mes saisies.
Questions fréquentes
Faut-il créer un pool pour commencer ?
Non. Le pool « Utilisateurs » existe dès l'activation du module et suffit pour gérer les absences et les équipes. Créez d'autres pools quand vous devez planifier autre chose que des personnes.
Pourquoi le module s'ouvre-t-il directement sur un pool ?
Parce qu'il n'y a pas de page d'accueil : le module conduit toujours au premier pool visible pour vous. S'il n'y en a aucun, un message vous invite à contacter un administrateur.
Une ressource peut-elle appartenir à deux pools ?
Non. Une ressource est créée dans un pool et y reste. Un champ du formulaire de saisie peut en revanche pointer vers une ressource d'un autre pool.