Consommation d’unités de contrat

Saisir les unités consommées à la clôture, corriger une consommation et traiter les tâches hors contrat

À quoi ça sert

Un contrat peut être vendu au forfait : un nombre d'heures, d'interventions ou de tickets acheté d'avance. Chaque tâche imputée sur ce contrat en consomme une partie. La saisie se fait au moment où vous terminez la tâche : Deltia vous demande combien d'unités elle a coûté, et décrémente le crédit du contrat d'autant.

Quand la tâche n'a pas de contrat, la même saisie sert de trace pour une facturation manuelle : les unités sont enregistrées « hors contrat » et la tâche reste marquée « À traiter » jusqu'à ce que quelqu'un s'en occupe.

La définition des unités suivies et des crédits appartient au contrat lui-même. Voir Unités, crédits et consommation.

Concepts clés

Unité suivie — la chose que le contrat compte : une heure, une intervention, un ticket. Le contrat en définit une ou plusieurs.
Crédit — la quantité achetée pour une unité suivie.
Restant — le crédit moins tout ce qui a déjà été consommé sur le contrat, toutes tâches confondues.
Dépassement — une saisie qui va au-delà du restant d'une unité. Le contrat est débité en totalité, quitte à passer en solde négatif, et la part qui dépasse le restant est enregistrée sur la tâche comme unité hors contrat, à traiter au même titre que celles d'une tâche sans contrat.
Déjà consommé — ce que cette tâche et ses sous-tâches ont déjà consommé sur ce contrat.
Unités hors contrat — les unités saisies sur une tâche sans contrat. Elles ne décrémentent rien : elles restent attachées à la tâche.
Tâche à traiter — une tâche portant des unités hors contrat que personne n'a encore prise en charge.
Reconsommation — une saisie complémentaire ou une correction faite après coup, en positif ou en négatif.
Équilibrage — le transfert des unités d'un contrat vers un autre lorsqu'on change le contrat d'une tâche déjà clôturée.
Tâche exemptée de facturation — une tâche que la configuration de son type sort du circuit : aucune saisie ne lui est demandée.
Unités des tâches précédentes — le bloc, en lecture seule, qui récapitule ce que les tâches précédentes d'une suite ont déjà consommé, sur le contrat et hors contrat.

Comment faire

Saisir les unités à la clôture

Passez la tâche au statut terminal, depuis sa fiche, la liste ou le kanban.
L'étape « Consommation d'unités » s'affiche : « Saisissez les unités consommées pour cette tâche ».
Pour chaque unité, ajustez la quantité avec les boutons « − » et « + » ou en saisissant le nombre. Le libellé rappelle le reste disponible : « (restant : 12) », et la mention « Déjà consommé : 3 » indique ce que la tâche et ses sous-tâches ont déjà imputé.
Cliquez sur « Valider ».

La tâche passe au statut terminal et le crédit du contrat est décrémenté. Le bouton « Retour » revient à l'étape précédente sans rien enregistrer.

Si le type de tâche relie un champ de durée du formulaire de clôture à une unité, la quantité de cette unité est pré-remplie dès l'ouverture de l'étape avec la durée saisie dans le formulaire (arrondie au pas défini sur l'unité). Vous pouvez corriger la valeur avant de valider.

Si la quantité saisie dépasse le reste disponible sur une unité, le bandeau « Le contrat sera dépassé » s'affiche au-dessus du formulaire : « La saisie dépasse les crédits du contrat : le contrat sera débité en totalité et passera en dépassement, et les unités au-delà rejoindront les tâches hors contrat à traiter. » Il ne bloque pas la validation.

Saisir des unités sur une tâche sans contrat

Terminez la tâche comme d'habitude.
La même étape s'affiche, alimentée par les unités hors contrat configurées sur la catégorie.
Saisissez les quantités, puis « Valider ».

Les unités sont enregistrées sur la tâche, qui prend la mention « À traiter ». Aucun crédit n'est décrémenté.

Traiter une tâche hors contrat

Ouvrez la tâche : le bloc « Hors contrat » liste les unités enregistrées et affiche l'état « À traiter ».
Faites ce que votre organisation prévoit (facturation, saisie dans un autre outil).
Cliquez sur « Marquer comme traitée ».

Le message « Tâche marquée comme traitée » confirme et l'état passe à « Traitée ». « Marquer à traiter » fait l'inverse, avec « Tâche remise à traiter ».

Pour retrouver toutes les tâches en attente, filtrez sur « Statut hors contrat » = « À traiter », ou sur « Unités hors contrat » = « Oui ». Voir Rechercher, filtrer et regrouper.

Corriger une consommation après la clôture

Ouvrez la tâche. Sous le champ « Contrat », le bloc « Reconsommation des unités » s'affiche : « Saisissez une consommation complémentaire (ou une correction) sur le contrat lié. »
Sous « Sur le contrat lié », saisissez la quantité à ajouter, ou une quantité négative pour retirer ce qui a été consommé en trop.
Cliquez sur « Valider la consommation ».

Le message « Consommation enregistrée » confirme. Une correction négative ne peut pas descendre en dessous de ce que la tâche a réellement consommé : le champ s'arrête à cette limite, et le serveur refuse avec « La déconsommation dépasse les unités déjà consommées par cette tâche ».

Changer le contrat d'une tâche clôturée et équilibrer

Ouvrez la tâche clôturée et sélectionnez un autre contrat dans « Contrat », sans encore enregistrer.
Le bloc devient « Équilibrage des unités » : « Vous changez de contrat. Déconsommez l'ancien et consommez le nouveau (optionnel). »
Sous « Déconsommer « {contrat} » », saisissez ce qu'il faut rendre à l'ancien contrat.
Sous « Consommer sur « {contrat} » », saisissez ce qu'il faut imputer au nouveau.
Cliquez sur « Équilibrer ».

Les deux contrats sont ajustés et la tâche est rattachée au nouveau contrat. L'équilibrage est facultatif : enregistrer la tâche sans passer par ce bloc change simplement le contrat, sans toucher aux unités déjà consommées.

Consulter les unités consommées par les tâches précédentes

Ouvrez une tâche qui fait suite à une autre (voir Lier des tâches entre elles).
Dans le bloc « Unités déjà consommées », lisez les totaux « Sur le contrat » et « Hors contrat », puis la liste des tâches précédentes en dessous.
Cliquez sur une ligne pour ouvrir la tâche précédente correspondante.

Le bloc affiche le nombre de tâches précédentes (« 1 tâche précédente », « 3 tâches précédentes »…) et remonte toute la chaîne de suites, pas seulement la tâche immédiatement précédente : chaque tâche de la chaîne est comptée avec ses propres sous-tâches. Il ne s'affiche pas si la tâche ne fait suite à aucune autre, ou si la chaîne n'a rien consommé.

Référence

Quand l'étape de saisie apparaît

Situation	Étape à la clôture
La tâche a un contrat lié (le sien ou celui d'une tâche parente)	Oui, sur les unités suivies du contrat
La tâche n'a pas de contrat, mais sa catégorie définit des unités hors contrat	Oui, enregistrées hors contrat
La tâche n'a ni contrat ni unités hors contrat configurées	Non
Le type de tâche exempte la tâche de facturation	Non

Une sous-tâche sans contrat propre utilise le contrat de la première tâche parente qui en porte un.

L'étape de consommation n'est qu'une des étapes possibles de la clôture : elle peut être précédée d'un formulaire de clôture et suivie d'une signature, la signature étant toujours la dernière étape. Voir Statuts et clôture.

Ce que la saisie affiche par unité

Élément	Signification
Le nom de l'unité	Tel que le contrat le définit
« (restant : {n}) »	Ce qui reste sur le crédit du contrat, toutes tâches confondues. En rouge à zéro
« Déjà consommé : {n} »	Ce que cette tâche et ses sous-tâches ont déjà imputé sur ce contrat
« Le contrat sera dépassé »	Bandeau d'avertissement, non bloquant, affiché quand une quantité saisie dépasse le restant d'une unité

Le pas d'incrément des boutons « − » et « + » est celui défini sur l'unité dans le contrat.

Dépassement de crédit

Une quantité saisie au-delà du restant d'une unité n'empêche pas de valider :

le contrat est débité de la totalité de la quantité saisie, y compris la part qui dépasse le crédit ; son solde peut ainsi devenir négatif ;
la part au-delà du restant est aussi enregistrée sur la tâche comme unité hors contrat, avec l'état « À traiter », au même titre qu'une tâche saisie sans contrat (voir « Traiter une tâche hors contrat » ci-dessus).

Reconsommation et équilibrage

Mode	Quand il s'affiche	Ce qu'il fait
Reconsommation des unités	Tâche avec un contrat signé portant des unités suivies, aucun changement de contrat en attente	Ajoute ou retire des unités sur le contrat lié
Équilibrage des unités	Tâche clôturée dont le champ « Contrat » a été changé sans être enregistré	Rend des unités à l'ancien contrat, en impute au nouveau, et rattache la tâche au nouveau

Les deux blocs n'apparaissent que si :

vous êtes membre du groupe habilité désigné par la catégorie, quand elle en désigne un ;
le contrat est au statut signé et porte au moins une unité suivie ;
la tâche n'est pas exemptée de facturation.

Refus possibles

Message	Situation
« Vous n'êtes pas autorisé à reprendre la saisie des unités pour cette tâche »	Vous n'êtes pas membre du groupe habilité
« Cette tâche est exemptée de facturation »	Le type de tâche exclut cette tâche du circuit de facturation
« Aucun contrat n'est lié à cette tâche »	Reconsommation demandée sans contrat lié
« La déconsommation dépasse les unités déjà consommées par cette tâche »	Correction négative trop importante
« Cette tâche n'a pas d'unités hors contrat à traiter »	Changement d'état de traitement sur une tâche sans unités hors contrat
« Erreur lors de l'enregistrement de la consommation »	L'enregistrement a échoué

Unités des tâches précédentes

Élément	Contenu
« Sur le contrat »	Le total, par unité, consommé par toute la chaîne de suites sur le contrat de la tâche que vous consultez
« Hors contrat »	Le total, par unité, consommé hors contrat par toute la chaîne
Une ligne par tâche précédente	Son numéro, son nom et le détail de ce qu'elle a consommé ; un clic l'ouvre
« Accès restreint »	La tâche précédente n'est pas dans vos groupes ; son nom est masqué, mais ses quantités restent comptées dans les totaux — infobulle « Vous n'avez pas accès à cette tâche »

Le bloc rejoint l'ordre par défaut de tout type de tâche, sous le nom « Unités des tâches précédentes » dans la liste des blocs réordonnables de l'administration ; aucune configuration par type n'est nécessaire. Voir Configurer les types de tâches.

Les unités « Sur le contrat » sont comptées sur le contrat de la tâche que vous consultez : une tâche précédente qui aurait été facturée sur un autre contrat n'apporte au total que ses unités hors contrat.

Où l'information réapparaît

Sur la ligne de la tâche et dans la colonne « Contrat » de la vue tableau : le nom du contrat quand il y en a un, sinon la mention « À traiter » ou « Traitée » avec le détail des unités au survol.
Dans le bloc « Hors contrat » de la fiche, avec la liste des unités et le bouton de traitement.
Dans les filtres « Unités hors contrat » et « Statut hors contrat ».
Sur le contrat lui-même, où la consommation vient s'imputer sur le crédit. Voir Unités, crédits et consommation.

Questions fréquentes

Que se passe-t-il si je valide sans rien saisir ?

Rien n'est consommé et la tâche est clôturée normalement. Vous pourrez saisir la consommation après coup depuis « Reconsommation des unités ».

Puis-je dépasser le crédit du contrat ?

Oui. Le bandeau « Le contrat sera dépassé » vous prévient, mais la validation reste possible. Le contrat est débité en totalité et son solde peut devenir négatif ; la part au-delà du restant rejoint les unités hors contrat de la tâche, à traiter comme les autres.