Créer et organiser les catégories

Créer une catégorie, lui associer un groupe, la réordonner ou l’archiver depuis l’administration du module

À quoi ça sert

La catégorie est le premier niveau d'organisation du module Tâches. Chaque catégorie porte sa propre configuration : ses types de tâches, ses statuts, ses vues, et le cas échéant son lien vers vos fiches clients. Une organisation peut par exemple séparer « Projets internes » et « Interventions client », qui n'ont ni les mêmes statuts ni les mêmes colonnes.

Tout se règle dans « Administration des tâches », accessible depuis le module Tâches et réservée aux administrateurs du module. La page liste les catégories ; en ouvrir une donne accès à toute sa configuration.

Concepts clés

Catégorie — un regroupement de types de tâches partageant les mêmes statuts et les mêmes vues.
Groupe associé — le groupe dont les membres voient la catégorie. Sans groupe, la catégorie est visible de tous les utilisateurs du module.
Catégorie client — une catégorie dont les tâches sont rattachées à une fiche de votre CRM. Ce caractère est fixé à la création. Voir Relier une catégorie à vos fiches clients.
Catégorie archivée — elle disparaît de la création et de la navigation, mais ses types et ses tâches existants sont conservés. Ses types ne sont plus proposés dans les « Types sources autorisés » d'un type créable uniquement en suite d'une autre tâche. Voir Configurer les types de tâches.
Modifications non enregistrées — l'indicateur affiché tant que des changements saisis sur la page n'ont pas été validés par « Enregistrer ».

Comment faire

Ouvrir l'administration des tâches

Ouvrez le module « Tâches ».
Ouvrez « Administration ».

La page « Administration des tâches » propose quatre entrées : « Catégories », « Paramètres globaux », « Imports » et « Exports ». Le nombre de catégories actives s'affiche à droite de la première entrée.

Créer une catégorie

Dans « Administration des tâches », restez sur « Catégories ».
Cliquez sur « Ajouter une catégorie ».
Renseignez « Nom de la catégorie ». Le bouton de création reste inactif tant que le nom est vide.
Choisissez le « Groupe associé », ou laissez « Aucun groupe (accès libre) ».
Pour relier la catégorie à vos fiches clients, activez « Catégorie client » et choisissez le « Type de fiche CRM ». Ce choix est définitif : « Le lien avec une fiche client ne pourra plus être modifié après la création. » Voir Relier une catégorie à vos fiches clients.
Cliquez sur « Créer ».

Le message « Catégorie créée » s'affiche et la page de configuration de la nouvelle catégorie s'ouvre.

Renommer une catégorie ou changer son groupe

Dans la liste, cliquez sur la catégorie.
Restez sur la section « Général ».
Modifiez « Nom de la catégorie », ou choisissez un autre « Groupe associé ».
Cliquez sur « Enregistrer », en haut à droite.

Le message « Configuration enregistrée » confirme. Tant que vous n'avez pas enregistré, « Modifications non enregistrées » reste affiché et un point signale, dans le menu de gauche, les sections qui contiennent des changements.

Le groupe ne peut plus être changé dès qu'une tâche existe dans la catégorie : la liste est alors désactivée et affiche « Le groupe ne peut pas être changé car des tâches existent dans cette catégorie ».

Changer l'ordre des catégories

Dans la liste des catégories, utilisez les flèches « Monter » et « Descendre » à gauche de chaque ligne.

L'ordre est appliqué immédiatement. C'est celui dans lequel les catégories apparaissent aux utilisateurs.

Restreindre la saisie des unités de contrat

Ouvrez la catégorie, section « Général ».
Dans « Groupe autorisé à saisir les unités du contrat », choisissez un groupe, ou « Aucune restriction ».
Cliquez sur « Enregistrer ».

Seuls les membres de ce groupe peuvent alors saisir ou corriger la consommation d'unités du contrat sur les tâches de la catégorie. Ce réglage n'est pas proposé sur une catégorie client. Voir Unités de contrat.

Archiver une catégorie

Ouvrez la catégorie, section « Général ».
Dans l'encadré « Archiver la catégorie », cliquez sur « Archiver ».
Confirmez : « La catégorie « Exemple » sera archivée quand vous enregistrerez. Les types de tâches existants ne seront pas supprimés. »

Le message « Catégorie archivée » s'affiche et vous revenez à la liste. L'archivage est également proposé directement depuis la liste, par l'icône d'archivage à droite de chaque ligne.

Restaurer une catégorie archivée

Dans la liste, cliquez sur le lien « … catégorie(s) archivée(s) », en bas.
Cliquez sur l'icône « Restaurer » sur la ligne voulue.

Le message « Catégorie restaurée » s'affiche et la catégorie réapparaît dans la liste active. « Masquer les catégories archivées » referme la liste.

Consulter l'historique de la configuration

Ouvrez « Administration des tâches ».
Cliquez sur l'icône « Historique », à droite du titre.

Le volet liste les changements datés de toute la configuration du module : « Catégorie créée », « Catégorie modifiée », « Catégorie archivée », « Catégorie restaurée », « Catégories réordonnées », « Type créé », « Type modifié », « Statuts mis à jour », « Vue créée », « Configuration planning modifiée » ou « Documents configurés », entre autres.

Référence

Sections d'une catégorie

Section	Contenu	Page
Général	Nom, groupe, saisie des unités, archivage	cette page
Types de tâches	Types et sous-types de la catégorie	Configurer les types de tâches
Statuts	Statuts et boutons d'action	Définir les statuts et leurs boutons
Vues	Vues proposées aux utilisateurs	Configurer les vues d'une catégorie
Client	Fiche CRM, contrat, champs additionnels	Relier une catégorie à vos fiches clients

La section « Client » n'apparaît que si le module CRM fait partie de votre organisation.

Champs de la catégorie

Champ	Obligatoire	Modifiable ensuite
Nom de la catégorie	Oui	Oui
Groupe associé	Non	Oui, tant qu'aucune tâche n'existe dans la catégorie
Groupe autorisé à saisir les unités du contrat	Non	Oui, sur une catégorie non client
Catégorie client et type de fiche CRM	Non	Non, fixé à la création

Enregistrement

Les modifications d'une catégorie sont regroupées : vous pouvez changer le nom, ajouter un type, réordonner des vues, puis tout valider en une fois avec « Enregistrer ». Les sections concernées portent un point tant qu'elles contiennent des changements non enregistrés, et quitter la page sans enregistrer déclenche une demande de confirmation.

L'ordre des catégories, l'archivage et la restauration font exception : ils sont appliqués immédiatement.

Messages d'erreur

Message	Situation
« Le nom de la catégorie est requis »	Nom vide
« Une catégorie avec ce nom existe déjà »	Une autre catégorie active porte déjà ce nom, quelle que soit la casse
« Le groupe ne peut pas être changé car des tâches existent dans cette catégorie »	Changement de groupe sur une catégorie déjà utilisée
« Catégorie introuvable »	La catégorie visée est absente ou archivée
« Certaines catégories contiennent des erreurs de validation »	Une section contient une saisie incomplète au moment d'enregistrer
« Certaines modifications n'ont pas pu être enregistrées »	Une partie de l'enregistrement a échoué
« Les données ont été modifiées. Veuillez rafraîchir et réessayer. »	Un autre administrateur a modifié la configuration entre-temps