Tâches vues par le client
Rendre une tâche visible sur le portail, échanger avec le client, recevoir sa satisfaction et traiter ses demandes
À quoi ça sert
Une tâche peut être partagée avec le client concerné, qui la suit alors depuis son espace : il voit son avancement, échange des messages avec vous et, à la clôture, donne son avis. Certaines tâches naissent directement de son côté : ce sont les demandes qu'il ouvre depuis son espace.
Cette page décrit ce que vous faites, côté interne, sur une tâche partagée. Le parcours du client est décrit dans Créer une demande et Suivre vos demandes.
Concepts clés
- Enregistrement CRM lié — la fiche client à laquelle la tâche est rattachée. C'est elle qui détermine quel client verra la tâche.
- Visible sur le portail — l'interrupteur qui expose la tâche au client lié.
- Demande — une tâche créée par le client depuis son espace. Elle est toujours visible de lui et son rattachement client ne peut plus être changé.
- Créateur·rice — la fiche client depuis laquelle la demande a été ouverte, affichée en badge sur les tâches venues du portail.
- Échanges client — le fil de messages partagé avec le client, distinct des commentaires internes.
- Satisfaction client — la note sur 5 laissée par le client à la clôture, quand le type de tâche le prévoit.
- Interne — le marqueur posé sur les blocs que le client ne voit pas, une fois la tâche partagée.
- Groupe autorisé à changer la visibilité — quand le type de tâche en désigne un, seuls ses membres voient l'interrupteur « Visible sur le portail » ; les autres ne peuvent ni l'activer ni le désactiver.
Comment faire
Partager une tâche avec son client
- Ouvrez la tâche.
- Dépliez le bloc « Client ».
- Sous « Enregistrement CRM lié », choisissez la fiche du client. Le champ de recherche « Rechercher un client... » filtre la liste.
- Activez « Visible sur le portail ».
- Enregistrez la tâche.
« La tâche apparaît pour le client lié à cet enregistrement. » L'interrupteur reste inactif tant qu'aucune fiche n'est liée.
Retirer une tâche du portail
- Ouvrez la tâche et dépliez le bloc « Client ».
- Désactivez « Visible sur le portail ».
- Enregistrez.
Retirer la liaison avec « Retirer la liaison » désactive aussi la visibilité : une tâche visible doit toujours pointer vers une fiche client.
Ouvrir la fiche CRM du client
- Dans le bloc « Client », cliquez sur « Ouvrir l'enregistrement », à côté du nom de la fiche.
Répondre au client
- Ouvrez la tâche partagée.
- Descendez à « Échanges client ».
- Saisissez votre message dans l'éditeur. Le repère « Visible par le client » apparaît sous la zone de saisie.
- Cliquez sur « Envoyer ».
« Message envoyé » confirme l'envoi et le fil revient à sa première page. Le client reçoit une notification quand la tâche vient de son espace.
Parcourir le fil des échanges
- Sous « Échanges client », utilisez la pagination sous le fil.
Les messages sont affichés du plus récent au plus ancien, par 20, 50 ou 100. « Aucun message pour le moment. » s'affiche sur un fil vide.
Consulter la satisfaction du client
- Ouvrez la tâche.
- Dans le bloc « Client », lisez « Satisfaction client ».
La note apparaît en étoiles avec sa valeur (« 4/5 »), le commentaire éventuel du client et la date, sous la forme « Évaluée le 12 février 2026 ». La note est en lecture seule : elle appartient au client.
Repérer ce que le client ne voit pas
- Ouvrez une tâche partagée.
Une fois la tâche exposée au portail, les blocs invisibles du client portent le badge « Interne » et un encadré de couleur. Le libellé complet est « Interne — Non visible par le client ».
Référence
Deux façons pour une tâche d'arriver sur le portail
| Origine | Rattachement client | Visibilité |
|---|---|---|
| Tâche interne partagée | Choisi et modifiable dans « Enregistrement CRM lié » | Pilotée par l'interrupteur « Visible sur le portail » |
| Demande créée par le client | Fixé à la création, non modifiable | Toujours visible du client, interrupteur verrouillé sur « actif » |
| Tâche d'une catégorie client | Déterminé par la catégorie | Le bloc affiche le client dérivé, sans interrupteur |
Sur une demande venue du portail, le badge « Créateur·rice » indique la fiche client depuis laquelle elle a été ouverte. Si vous n'avez pas accès à cette fiche, la mention « Accès restreint » remplace le nom, avec l'explication « Vous n'avez pas accès à la fiche CRM du créateur. »
Blocs marqués « Interne »
Sur une tâche partagée, les blocs suivants portent le marqueur : « Planification », « Classification », « Réservations », « Liaisons », « Enfants » et « Commentaires ». Les champs personnalisés que l'administrateur a déclarés internes sont marqués individuellement. Voir Exposer un type de tâche au portail client.
Ce que le client voit de la tâche
Son numéro, son nom, sa description, son type, son statut, ses dates, les champs personnalisés déclarés visibles, les documents partagés, le fil « Échanges client » et l'historique de sa demande. Le statut lui est présenté avec le libellé et la couleur configurés, jamais un code interne. Une fois la demande clôturée, les réponses du formulaire de clôture réglées « Visible par le client » apparaissent aussi, dans la fiche et dans l'historique ; celles laissées « Interne » ne lui sont jamais montrées. Voir Configurer les types de tâches.
Qui peut changer la visibilité portail
Par défaut, tout utilisateur ayant accès à la tâche peut activer ou désactiver « Visible sur le portail ». Un administrateur peut réserver ce changement à un groupe pour un type de tâche donné : les utilisateurs qui n'en font pas partie ne voient plus l'interrupteur, ni sur la fiche ni à la création, et une tentative directe est refusée par « Vous n'êtes pas autorisé à changer la visibilité portail des tâches de ce type. » Voir Configurer les types de tâches.
Notifications envoyées au client
| Évènement | Condition |
|---|---|
| Changement de statut | La tâche a été créée depuis le portail |
| Nouveau message dans « Échanges client » | La tâche a été créée depuis le portail |
| Demande d'évaluation à la clôture | La tâche vient du portail, le type prévoit la satisfaction, et le client n'a pas déjà évalué |
Une tâche interne rendue visible au client n'envoie pas ces notifications : elle apparaît dans son espace sans alerte.
Commentaires internes et échanges client
| Fil | Visible du client | Où |
|---|---|---|
| Commentaires | Non | Bloc « Commentaires » de la tâche |
| Échanges client | Oui | Bloc « Client », section « Échanges client » |
Le bloc « Échanges client » n'apparaît que sur une tâche qui participe au portail : créée depuis le portail, ou rendue visible. Il suit en plus le même interrupteur que les commentaires internes : si l'administrateur a désactivé « Commentaires » sur le type de tâche, les deux fils disparaissent ensemble, et tout envoi est refusé par « Les commentaires sont désactivés pour ce type de tâche. » — de votre côté comme du côté du client. Voir aussi Commentaires et historique.
Satisfaction
- La demande d'évaluation est envoyée une seule fois, à la clôture, sans relance.
- L'évaluation est refusée si la demande n'est pas clôturée : « Cette demande n'est pas clôturée et ne peut pas être évaluée ».
- Une demande ne peut être évaluée qu'une fois : « Cette demande a déjà été évaluée ».
- La note va de 1 à 5 : « La note doit être comprise entre 1 et 5 ».
Questions fréquentes
Puis-je changer le client d'une demande créée depuis le portail ?
Non. Le rattachement est fixé au moment où le client ouvre sa demande, et le sélecteur reste verrouillé.
Le client est-il prévenu quand je rends une tâche visible ?
Non. La tâche apparaît dans son espace sans notification. Pour l'avertir, écrivez un message dans « Échanges client ».
Pourquoi le bloc « Échanges client » n'apparaît-il pas sur une tâche partagée ?
Parce que le type de tâche a l'interrupteur « Commentaires » désactivé. Il coupe d'un coup le fil interne et le fil partagé avec le client. Voir Types de tâches.
Un commentaire interne peut-il devenir visible du client ?
Non. Les deux fils sont séparés : les commentaires internes ne sont jamais exposés. Pour écrire au client, utilisez « Échanges client ».
Puis-je modifier ou supprimer la note de satisfaction ?
Non. Elle est affichée en lecture seule ; seul le client peut l'avoir saisie.
Le client peut-il réserver un créneau lui-même ?
Oui, si le type réservable a été rendu visible sur le portail. Voir Réserver un créneau.
Pourquoi je ne vois pas l'interrupteur « Visible sur le portail » ?
Parce que le type de tâche réserve ce changement à un groupe dont vous ne faites pas partie. Demandez à un administrateur de vous y ajouter, ou de partager la tâche pour vous.
Pourquoi le bloc « Client » ne propose-t-il pas de sélecteur ?
Sur une tâche d'une catégorie client, le client est déterminé par la catégorie et s'affiche en lecture seule. Voir Client et contrat.