Importer des tâches depuis Excel

Préparer un fichier Excel, faire correspondre ses colonnes aux champs, contrôler l’aperçu et lancer l’import

À quoi ça sert

L'import crée ou met à jour des tâches en masse depuis un fichier Excel. Il sert à reprendre un historique venu d'un autre outil, à charger un lot de tâches préparé hors ligne, ou à corriger un ensemble de tâches existantes exportées au préalable.

Le fichier suit une règle simple : une feuille par type de tâche. L'écran vous guide en cinq étapes — « Configuration », « Fichier », « Correspondance », « Aperçu », « Import » — et rien n'est écrit avant la dernière.

L'import se trouve dans « Administration des tâches », entrée « Imports », et est réservé aux administrateurs du module.

Concepts clés

Feuille — un onglet du classeur Excel. Chaque feuille correspond à un type de tâche ; sa première ligne porte les en-têtes de colonnes.
Correspondance — l'association entre une colonne de votre fichier et un champ de la tâche. Les colonnes non associées sont ignorées.
N° tâche — la colonne qui transforme une ligne en mise à jour de la tâche portant ce numéro, au lieu d'une création.
N° tâche parente — la colonne qui rattache la ligne à une tâche parente, existante ou créée par le même fichier.
Modèle — un classeur vide, aux bons en-têtes, généré à partir des types que vous avez choisis.

Comment faire

Préparer le fichier avec le modèle

Ouvrez « Administration des tâches », puis « Imports ».
À l'étape « Configuration », choisissez le « Groupe ».
Sélectionnez les « Types de tâches à importer ». Chaque type sélectionné correspond à une feuille du fichier Excel.
Cliquez sur « Télécharger le modèle ».
Remplissez le fichier modele-import-taches.xlsx obtenu, une feuille par type, sans toucher à la ligne d'en-têtes.

Le modèle contient les colonnes standard, la colonne client quand le type appartient à une catégorie client, et les champs personnalisés propres à chaque type.

Deux familles de types ne sont pas proposées : les types archivés, et les types réservés aux suites d'une autre tâche — l'import est une création directe, ces types ne s'obtiennent que par l'action « Créer suite ». Voir Configurer les types de tâches.

Importer le fichier

À l'étape « Configuration », vérifiez le groupe et les types, puis cliquez sur « Fichier ».
Déposez votre classeur ou cliquez pour le parcourir. Les formats acceptés sont .xlsx et .xls.
Le nombre de feuilles détectées s'affiche. Cliquez sur « Correspondance ».
Pour chaque feuille, vérifiez le « Type de tâche ». Il est détecté automatiquement quand le nom de la feuille correspond à un type (« Type détecté automatiquement ») ; sinon choisissez-le, ou « Ignorer » pour laisser la feuille de côté.
Vérifiez, colonne par colonne, le champ visé. Les colonnes dont l'en-tête correspond à un libellé connu sont associées d'emblée ; les autres sont sur « Ignorer ».
Cliquez sur « Aperçu ».
Contrôlez les lignes et les erreurs signalées, puis cliquez sur « Import ».

L'import s'exécute par lots, avec une progression (« Import en cours… (lot 1/3) »), puis affiche le nombre de tâches importées, la répartition entre créations et mises à jour, et la liste des erreurs par ligne. « Voir les tâches » ouvre le module, « Nouvel import » recommence.

Mettre à jour des tâches existantes

Exportez d'abord les tâches à corriger. Voir Exporter des tâches vers Excel.
Modifiez les cellules voulues dans le fichier obtenu, en conservant la colonne « N° tâche ».
Reprenez le parcours d'import en associant bien la colonne « N° tâche ».

Une ligne portant un numéro de tâche met à jour cette tâche ; seules les colonnes présentes dans le fichier sont touchées. Une cellule vidée efface la valeur du champ correspondant.

Le groupe et la tâche parente d'une tâche existante ne sont pas modifiables par import : « Le groupe ne peut pas être modifié par import », « La tâche parente ne peut pas être modifiée par import ».

Créer une hiérarchie dans le même fichier

Sur la ligne de la tâche parente, renseignez une clé de votre choix, non numérique, dans la colonne « N° tâche ».
Sur chaque ligne enfant, reportez cette clé dans la colonne « N° tâche parente ».
Importez.

Les tâches créées par le même fichier peuvent ainsi se référencer entre elles. Une clé utilisée deux fois donne « Cette clé de ligne est déjà utilisée plus haut », et un cycle donne « Référence de parent circulaire ».

Ne pas alimenter la base de connaissances

À l'étape « Configuration », cochez « Ignorer la base de connaissances ».
Poursuivez l'import.

Les tâches importées en statut « terminé » n'alimentent alors pas la base de connaissances. L'option n'apparaît que si la base de connaissances est activée pour votre organisation. Voir Base de connaissances.

Référence

Les cinq étapes

Étape	Ce qu'elle demande	Condition pour continuer
Configuration	Groupe et types de tâches à importer	Un groupe et au moins un type
Fichier	Le classeur Excel	Au moins une feuille lisible
Correspondance	Type de chaque feuille, champ de chaque colonne	Au moins une feuille non ignorée
Aperçu	Contrôle des lignes et des erreurs	—
Import	Exécution	—

Colonnes standard

N° tâche, N° tâche parente, Nom, Statut, Description, Date de début souhaitée, Échéance, Avancement (%), Estimation (valeur), Estimation (unité), Responsables (emails), Équipes, Tags, Groupe, et Client (référence) pour les types d'une catégorie client.

Les champs personnalisés du type sont proposés en plus, sous « Champs additionnels ». Pour un champ de relation CRM, renseignez les identifiants des fiches, séparés par ;.

Limites

Limite	Valeur
Format du fichier	`.xlsx` ou `.xls`
Taille du fichier	10 Mo
Lignes par lot envoyé	2000 — au-delà, l'import est découpé automatiquement
Nom obligatoire	Chaque ligne doit avoir un nom

Messages d'erreur

Message	Situation
« Impossible de lire le fichier Excel. »	Fichier illisible ou trop volumineux
« Le fichier ne contient aucune donnée. »	Classeur vide
« En-têtes de colonnes en double détectés. Corrigez le fichier et réessayez. »	Deux colonnes portent le même en-tête
« Feuille ignorée (vide) : {nom} »	Feuille sans ligne de données
« Le nom est requis »	Cellule de nom vide
« Statut non reconnu pour ce type de tâche »	Le statut n'existe pas dans la catégorie
« Client introuvable pour cette catégorie »	Référence client non résolue
« Plusieurs clients portent ce nom »	Référence client ambiguë
« Fiche CRM introuvable » / « Plusieurs fiches CRM portent ce nom »	Champ de relation CRM non résolu
« N° de tâche introuvable (ou hors de vos groupes) »	Mise à jour d'une tâche inaccessible
« Cette tâche appartient à un autre type que celui de la feuille »	Le numéro vise une tâche d'un autre type
« Le groupe ne peut pas être modifié par import »	Changement de groupe sur une tâche existante
« La tâche parente ne peut pas être modifiée par import »	Changement de parent sur une tâche existante
« Tâche parente introuvable »	Référence de parent non résolue
« Groupe non reconnu »	Colonne Groupe non résolue
« Vous n'avez pas accès à ce groupe »	Groupe hors de vos droits
« Le fichier contient trop de lignes (maximum 2000). »	Lot dépassant la limite
« Un groupe est requis pour l'import »	Aucun groupe choisi

Les valeurs non reconnues de responsables, d'équipes et de tags ne bloquent pas la ligne : elles sont ignorées et signalées à la fin (« … valeur(s) non reconnue(s) ignorée(s) (responsables, équipes ou tags) »).