Configurer les invitations du portail
Types d'entités CRM invitables, mapping des champs, mode d'invitation, durée de validité et historique de la configuration
À quoi ça sert
Avant la première invitation, il faut dire à Deltia qui peut être invité et où lire son identité. C'est le rôle de la page « Configuration du portail client » : elle déclare les types d'entités CRM invitables, la correspondance entre leurs champs et le prénom, le nom et l'adresse e-mail du futur compte, puis la durée de validité des liens d'invitation.
La même page porte aussi le choix des blocs visibles par les clients et leur ordre, décrits dans Choisir ce que voient les clients.
La page est réservée aux administrateurs du module « Portail client ».
Concepts clés
- Type d'entité CRM — une entité du CRM dont les fiches peuvent recevoir un compte de portail : par exemple « Clients » ou « Contacts ».
- Pré-filtre — une condition qui restreint les fiches proposées à l'invitation pour ce type.
- Mapping des champs — les trois champs de la fiche où sont lus le prénom, le nom et l'adresse e-mail.
- Champs affichés sur le portail — les champs de la fiche que l'on s'autorise à montrer en entête de l'espace client. Ils restent masqués tant qu'ils ne sont pas activés compte par compte.
- Mode d'invitation — « Un compte par fiche CRM » ou « Plusieurs comptes par entité ».
- Validité des invitations — la durée par défaut d'un lien d'invitation, de 1 à 30 jours.
Comment faire
Ouvrir la configuration
- Dans le menu, ouvrez « Portail client » puis « Administration ».
- Cliquez sur la carte « Configuration ».
La page « Configuration du portail client » s'ouvre, avec le rappel : « Configurez les types d'entités CRM et le mapping des champs prénom, nom et email pour les invitations. »
Choisir le mode d'invitation
- En haut de la page, dans « Mode d'invitation », choisissez :
- « Un compte par fiche CRM » — « Le nom et l'e-mail du compte sont repris automatiquement depuis les champs CRM configurés. »
- « Plusieurs comptes par entité » — « Invitez plusieurs personnes pour une même entité CRM ; les informations de chaque compte sont saisies manuellement. »
- Cliquez sur « Enregistrer » en bas de page.
Le passage à « Plusieurs comptes par entité » masque le bloc « Mapping des champs » : il n'a plus d'objet.
Déclarer un type d'entité CRM
- Descendez à « Types d'entités CRM ».
- Ouvrez « Sélectionnez un type d'entité à ajouter » et choisissez l'entité. Elle s'ajoute comme un bloc.
- En mode « Un compte par fiche CRM », renseignez « Champ prénom », « Champ nom » et « Champ email ».
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Le message « Configuration enregistrée » s'affiche. Tant qu'aucun type n'est déclaré, la page indique « Aucun type d'entité configuré. Ajoutez-en au moins un pour activer les invitations. » et les invitations restent impossibles.
Restreindre les fiches proposées à l'invitation
- Dans le bloc du type d'entité, allez à « Pré-filtre ».
- Composez la condition voulue, par exemple un statut ou un champ à cocher.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Seules les fiches satisfaisant la condition seront proposées dans le formulaire d'invitation. L'aide le rappelle : « Restreint les enregistrements proposables à l'invitation pour ce type. »
Autoriser des champs en entête de l'espace client
- Dans le bloc du type d'entité, ouvrez « Champs affichés sur le portail ».
- Sélectionnez les champs concernés.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
L'aide précise : « Ces champs apparaissent à droite du nom du compte sur le portail. Masqués par défaut : activez-les compte par compte. » L'activation finale se fait donc sur chaque compte, dans Régler les accès d'un compte.
Seuls les champs simples de la fiche sont proposés dans le sélecteur : les champs de type relation, tableau, fichier ou formule n'y apparaissent pas.
Retirer un type d'entité
- Dans le bloc du type, cliquez sur l'icône « Retirer ce type d'entité ».
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Si des comptes sont encore rattachés à ce type, l'enregistrement est refusé : « Le type d'entité CRM ne peut être retiré tant que des comptes y sont liés. » Supprimez ou déplacez ces comptes d'abord.
Régler la durée de validité par défaut
- Descendez à « Validité des invitations ».
- Renseignez « Validité (en jours) », entre 1 et 30.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Cette durée est celle proposée à chaque nouvelle invitation ; elle reste modifiable au cas par cas. Elle n'a pas d'effet rétroactif sur les liens déjà envoyés.
Consulter l'historique de la configuration
- Sur la page de configuration, cliquez sur l'icône « Historique », en haut à droite.
- Le panneau « Historique de la configuration » liste les modifications datées, sous l'intitulé « Configuration mise à jour ».
En l'absence de modification, il affiche « Aucun historique disponible. »
Référence
Champs de la page
| Bloc | Champ | Obligatoire |
|---|---|---|
| Mode d'invitation | Un compte par fiche CRM / Plusieurs comptes par entité | Oui |
| Types d'entités CRM | Au moins un type déclaré | Oui, pour pouvoir inviter |
| Types d'entités CRM | Pré-filtre | Non |
| Types d'entités CRM | Champ prénom, Champ nom, Champ email | Oui en mode « Un compte par fiche CRM » |
| Types d'entités CRM | Champs affichés sur le portail | Non |
| Validité des invitations | Validité (en jours), de 1 à 30 | Oui |
Le bouton « Enregistrer » reste inactif tant que rien n'a changé, et affiche « Enregistrement... » pendant la sauvegarde.
Les deux modes d'invitation
| Un compte par fiche CRM | Plusieurs comptes par entité | |
|---|---|---|
| Nombre de comptes par fiche | Un seul compte actif | Plusieurs |
| Prénom, nom, e-mail | Lus dans les champs mappés | Saisis à l'invitation |
| Mapping des champs | Obligatoire | Masqué |
| Mise à jour depuis le CRM | Le profil du compte suit la fiche | Le profil n'est jamais écrasé |
| Visibilité des tickets par compte | Tous les tickets de l'entité | Réglable compte par compte |
| Groupe du compte | Celui de la fiche CRM | Celui de la fiche CRM |
Le retour à « Un compte par fiche CRM » est refusé tant qu'une entité porte encore plusieurs comptes actifs : « Impossible de revenir au mode « un compte par fiche » : une entité possède encore plusieurs comptes actifs. »
Messages de validation
| Message | Situation |
|---|---|
| « Le champ prénom est requis », « Le champ nom est requis », « Le champ email est requis » | Mapping incomplet en mode « Un compte par fiche CRM » |
| « L'entité CRM est requise » | Type d'entité non renseigné |
| « La durée de validité est requise » | Validité vide ou non entière |
| « La durée doit être d'au moins 1 jour », « La durée ne peut pas dépasser 30 jours » | Validité hors bornes |
| « Le type d'entité CRM ne peut être retiré tant que des comptes y sont liés. » | Retrait d'un type encore utilisé |
| « Impossible de revenir au mode « un compte par fiche » : une entité possède encore plusieurs comptes actifs. » | Retour au mode simple refusé |
| « Erreur lors de l'enregistrement » | La sauvegarde n'a pas abouti |
Effets d'une modification
- Les champs mappés sont lus à chaque invitation, et le profil des comptes existants suit ensuite la fiche CRM en mode « Un compte par fiche CRM ».
- Un champ mappé restreint à certains groupes est signalé sous le sélecteur : les fiches hors de ces groupes ne pourront pas fournir la valeur.
- Retirer un champ de « Champs affichés sur le portail » le fait disparaître de l'entête de tous les comptes qui l'avaient activé.
Questions fréquentes
Puis-je déclarer plusieurs types d'entités CRM ? Oui. Le formulaire d'invitation présente alors un bloc de recherche par type, et la personne qui invite choisit dans celui qui convient.
Que se passe-t-il si je change le champ e-mail après des invitations ? En mode « Un compte par fiche CRM », les comptes existants s'alignent sur la nouvelle valeur lors de la prochaine mise à jour de leur fiche. Un changement d'adresse coupe les sessions en cours du client, qui se reconnecte avec sa nouvelle adresse.
La modification de la validité s'applique-t-elle aux invitations déjà envoyées ? Non. Elle vaut pour les prochaines invitations et pour les renvois.
Où sont les réglages qui décident des blocs visibles par les clients ? Sur la même page, plus bas. Voir Choisir ce que voient les clients.