Exposer un type de tâche au portail client
Autoriser le client à voir et créer des tâches d’un type, choisir les champs affichés et demander une satisfaction
À quoi ça sert
Un type de tâche peut être exposé sur le portail de vos clients, avec deux niveaux : simplement consultable, ou en plus créable par le client — une réclamation, une demande d'intervention, une question. Sur un type créable, le client remplit un formulaire, la tâche arrive chez vous avec ses responsables et ses observateurs déjà positionnés, et il suit son avancement depuis son espace.
La configuration se trouve dans l'onglet « Portail » d'un type racine. Elle est exclusive de la configuration en planning : « Indisponible : ce type est configuré comme planning ou comme sous-type. »
Le portail lui-même — comptes, visibilité, branding — se règle dans le module Portail client. Voir Configuration du portail.
Concepts clés
- Mode portail — le niveau d'exposition d'un type : « Désactivé » (le type n'existe pas sur le portail), « Visible seulement » (le client consulte et suit les tâches du type mais ne peut pas en créer) ou « Visible et créable ».
- Responsables par défaut — les utilisateurs et équipes affectés automatiquement aux tâches créées depuis le portail.
- Observateurs par défaut — les utilisateurs et équipes notifiés automatiquement de l'activité de ces tâches.
- Satisfaction — une évaluation demandée au client à la clôture de sa demande, une seule fois et sans relance.
- Visible au portail par défaut — l'exposition automatique au client des tâches de ce type créées en interne, dès qu'un client leur est lié. Ne s'applique qu'aux tâches créées après l'activation.
- Comportement portail d'un champ — ce que le client voit d'un champ personnalisé : « Saisissable par le client », « Visible par le client » ou « Interne ».
Comment faire
Exposer un type sur le portail
- Ouvrez « Administration des tâches », la catégorie, puis le type racine.
- Ouvrez l'onglet « Portail ».
- Choisissez le mode : « Visible seulement » pour que le client consulte et suive les tâches du type sans pouvoir en créer, ou « Visible et créable » pour lui permettre aussi d'en créer.
- Cliquez sur « Enregistrer », en haut de la page.
Sur un type réservé aux suites d'une autre tâche, « Visible et créable » reste proposé mais inactif : « Indisponible : ce type est réservé aux tâches de suite, il ne peut pas être créé depuis le portail. » Dès qu'un mode est choisi, un avertissement rappelle la règle de visibilité : « Les tâches créées depuis le portail sont rattachées au groupe de leur créateur. Les responsables et observateurs par défaut ne les voient en interne que s'ils sont membres de ce groupe. »
Définir les responsables et les observateurs
- Dans l'onglet « Portail », sous « Responsables par défaut », sélectionnez les « Utilisateurs », puis les « Équipes ».
- Faites de même sous « Observateurs par défaut ».
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Les responsables sont affectés à la tâche, les observateurs sont notifiés de son activité. Voir Responsables et suivi.
Demander la satisfaction du client
- Dans l'onglet « Portail », activez « Demander la satisfaction à la clôture ».
- Cliquez sur « Enregistrer ».
À la clôture, le client est invité à évaluer sa satisfaction, une seule fois et sans relance. Une demande non clôturée ne peut pas être évaluée : « Cette demande n'est pas clôturée et ne peut pas être évaluée. »
Exposer au client les tâches créées en interne
- Dans l'onglet « Portail », activez « Visible au portail par défaut ».
- Cliquez sur « Enregistrer ».
À la création interne, les tâches de ce type sont exposées au portail dès qu'un client leur est lié. Voir Portail client.
Exposer d'un coup les tâches déjà créées
- Dans l'onglet « Portail », sous « Tâches déjà créées », cliquez sur « Exposer les tâches existantes ».
- Lisez « Exposer les tâches existantes au portail ? — Toutes les tâches de ce type rattachées à un client deviendront visibles par ce client sur son portail, y compris les tâches clôturées. Vous pourrez ensuite masquer une tâche au cas par cas. »
- Confirmez par « Exposer les tâches existantes ».
Cette action rattrape en une fois les tâches créées avant l'activation du portail sur le type : « Visible au portail par défaut » ne s'applique qu'aux tâches créées après coup, et sans ce rattrapage le client ouvrirait son portail sur une liste vide. Le résultat s'affiche ensuite, par exemple « 12 tâches exposées au portail », suivi si besoin de « N tâches ignorées : aucun client lié ».
Personnaliser les libellés du formulaire
- Dans l'onglet « Portail », descendez à « Libellé du champ « Titre » ».
- Saisissez le libellé voulu, langue par langue. Laissez vide pour conserver « Titre ».
- Faites de même pour « Libellé du champ « Description » ».
- Cliquez sur « Enregistrer ».
C'est ce qui permet d'appeler le champ « Objet de votre demande » plutôt que « Titre » sur le formulaire du portail.
Choisir les champs visibles ou saisissables par le client
- Ouvrez l'onglet « Champs personnalisés » du même type.
- Ouvrez le champ concerné.
- Réglez « Comportement portail client » : « Saisissable par le client », « Visible par le client » ou « Interne ».
- Enregistrez le champ.
Ce réglage n'est proposé que si le type est exposé sur le portail, quel que soit le mode. Un champ « Interne » n'apparaît jamais au client ; un champ « Saisissable par le client » n'a d'effet que sur un type en mode « Visible et créable » : le formulaire de création est seul à en tenir compte.
Choisir les informations client affichées en interne
Le bloc d'informations client affiché en haut des tâches se règle dans l'onglet « Comportement », section « Champs CRM à afficher ». Voir Configurer les types de tâches.
Référence
Réglages du portail
| Réglage | Par défaut | Effet |
|---|---|---|
| Mode portail | Désactivé | « Visible seulement » expose les tâches sans permettre d'en créer ; « Visible et créable » ajoute le formulaire de création |
| Responsables par défaut | Aucun | Utilisateurs et équipes affectés automatiquement |
| Observateurs par défaut | Aucun | Utilisateurs et équipes notifiés automatiquement |
| Demander la satisfaction à la clôture | Désactivé | Le client évalue sa satisfaction une fois la demande clôturée |
| Visible au portail par défaut | Activé | Les tâches créées en interne sont exposées dès qu'un client est lié. Ne s'applique qu'aux tâches créées après coup ; « Exposer les tâches existantes » rattrape les autres |
| Libellé du champ « Titre » | « Titre » | Libellé affiché sur le formulaire du portail |
| Libellé du champ « Description » | « Description » | Libellé affiché sur le formulaire du portail |
Conditions d'activation
| Condition | Détail |
|---|---|
| Type racine | Un sous-type ne peut pas être exposé sur le portail |
| Pas de planning | Un type ne peut pas être à la fois planning et exposé sur le portail |
| Pas réservé aux suites | Un type créable uniquement en suite d'une autre tâche reste plafonné à « Visible seulement » : « Indisponible : ce type est réservé aux tâches de suite, il ne peut pas être créé depuis le portail. » |
| Champ « Relation CRM » exposé | Autorisé, avec l'avertissement « Ce type contient un champ « Relation CRM » exposé au portail : les utilisateurs du portail pourront voir les entités CRM liées. » |
Messages d'erreur
| Message | Situation |
|---|---|
| « Un type de tâche créable sur le portail client doit être un type racine. Retirez le parent ou désactivez la création portail. » | Activation sur un sous-type |
| « Un type de tâche ne peut pas être à la fois créable sur le portail client et un type planning. » | Planning et portail activés ensemble |
| « Ce type possède un champ personnalisé de type « Relation CRM » visible par le client. Ces champs ne fonctionnent pas depuis le portail : masquez-le (visibilité administrateur) ou supprimez-le avant d'activer la création portail. » | Champ de relation CRM exposé bloquant l'activation |
| « Ce type de tâche n'est pas créable depuis le portail client. » | Création portail sur un type non autorisé |
| « L'évaluation de satisfaction n'est pas activée pour ce type de demande. » | Évaluation demandée sans le réglage |
| « Cette demande ne provient pas du portail et ne peut pas être évaluée » | Évaluation d'une tâche créée en interne |
| « Cette demande a déjà été évaluée » | Seconde évaluation |
| « Champ personnalisé invalide pour le portail : « {champ} ». » | Champ non exposable envoyé par le portail |
Questions fréquentes
Pourquoi mon équipe ne voit-elle pas les demandes créées sur le portail ?
Une tâche créée depuis le portail est rattachée au groupe de son créateur. Les responsables et observateurs par défaut ne la voient en interne que s'ils sont membres de ce groupe. Vérifiez leur appartenance.
Puis-je exposer un type sans permettre au client d'y créer une tâche ?
Oui, avec le mode « Visible seulement » : le client consulte et suit les tâches du type, les responsables et observateurs par défaut ainsi que la satisfaction restent actifs, mais aucun formulaire de création ne lui est proposé.
Puis-je ouvrir un planning au portail avec ce réglage ?
Non, les deux sont exclusifs. Un planning s'ouvre au portail par « Visible portail client » dans son propre onglet. Voir Configurer un type de tâche en réservation.
Le client voit-il toutes les tâches liées à son compte ?
Non, seulement celles exposées au portail : les demandes qu'il a créées, et les tâches internes exposées — par « Visible au portail par défaut » ou une par une. Voir Portail client.