Exporter des tâches vers Excel
Choisir les tâches à exporter avec le filtre avancé, puis télécharger le fichier au format d'import
À quoi ça sert
L'export produit un classeur Excel de vos tâches, au format attendu par l'import : une feuille par type de tâche, les mêmes colonnes dans le même ordre. C'est ce qui permet l'aller-retour — exporter, corriger dans Excel, réimporter — mais aussi de sortir une extraction pour une analyse ou un reporting externe.
La page se trouve dans « Administration des tâches », entrée « Exports ».
Concepts clés
- Droit d'export — une autorisation accordée par utilisateur, en plus du rôle d'administrateur du module. Sans elle, le bouton « Exporter » reste indisponible.
- Filtre — le même filtre avancé que dans la liste des tâches. Il décide des tâches exportées ; il est obligatoire.
- Feuille par type — chaque type de tâche ayant des résultats devient un onglet du classeur.
Comment faire
Exporter des tâches
- Ouvrez « Administration des tâches », puis « Exports ».
- Dans le bloc « Filtre », posez au moins une condition : catégorie, type, statut, périmètre, dates, champs personnalisés… Le texte d'aide précise : « Un filtre est requis pour ne pas exporter toute la base par erreur. »
- Cliquez sur « Exporter ».
Le fichier est téléchargé et le message « Export téléchargé » s'affiche. Le bouton « Exporter » reste grisé tant qu'aucune condition n'est posée.
Corriger des tâches en masse
- Exportez les tâches à corriger.
- Modifiez les cellules voulues dans le fichier, en conservant la colonne « N° tâche ».
- Cliquez sur « Aller à l'import », en haut de la page, et suivez le parcours d'import.
Voir Importer des tâches depuis Excel.
Obtenir le droit d'export
Le bouton « Exporter » indisponible affiche : « Droit d'export requis. Un administrateur de l'organisation peut l'activer dans Administration → Utilisateurs, sur votre profil, section « Tâches ». »
Être administrateur du module ne suffit donc pas : extraire l'ensemble des tâches demande cette autorisation supplémentaire, accordée utilisateur par utilisateur.
Référence
Filtre
Le filtre est celui de la liste des tâches, avec ces particularités :
- il couvre toutes les catégories à la fois : un champ « Catégorie » (y compris « Sans catégorie »), les statuts de tous les workflows et les champs personnalisés de tous les types de tâche ;
- les champs du client ne sont proposés que s'il n'existe qu'une seule catégorie client ;
- le filtre « Contrat » est proposé dès que l'organisation a le module Contrats ;
- un tag parent sélectionné inclut ses sous-tags, et une catégorie inclut ses types de tâche, comme dans la liste : le même filtre donne les mêmes tâches ;
- le filtre « Mes tâches » n'est pas disponible pour l'export ;
- seules les tâches de vos périmètres sont exportées.
Contenu du fichier
Une feuille par type de tâche ayant des résultats, dans l'ordre de configuration des types, nommée d'après le type, avec les colonnes dans cet ordre :
- les colonnes techniques : N° tâche, N° tâche parente, Périmètre ;
- les colonnes standard : Nom, Statut, Description, Date de début souhaitée, Échéance, Avancement (%), Estimation (valeur), Estimation (unité), Responsables (emails), Équipes, Tags, et Client (référence) pour un type d'une catégorie client ;
- les champs personnalisés du type ;
- quatre colonnes d'information : Catégorie, Type de tâche, Contrat, Client.
Les échéances horodatées sont rendues sur l'heure de votre poste.
Limites
| Limite | Valeur |
|---|---|
| Tâches par export | 10 000 |
| Format | Classeur Excel .xlsx |
Messages d'erreur
| Message | Situation |
|---|---|
| « Aucune tâche à exporter pour les critères sélectionnés. » | Les filtres ne ramènent rien |
| « L'export porte sur {total} tâches, au-delà de la limite de {limite}. Affinez les filtres. » | Plus de 10 000 tâches |
| « Droit d'export requis. Un administrateur de l'organisation peut l'activer dans Administration → Utilisateurs, sur votre profil, section « Tâches ». » | Droit d'export non accordé |
Questions fréquentes
Le fichier exporté est-il directement réimportable ?
Oui : c'est le format attendu par l'import, une feuille par type et les mêmes colonnes. Conservez la colonne « N° tâche » pour que les lignes mettent à jour les tâches existantes au lieu d'en créer.
Puis-je exporter les tâches d'un périmètre auquel je n'appartiens pas ?
Non. L'export reste limité aux tâches de vos périmètres.
Puis-je exporter la liste affichée à l'écran, avec le choix des colonnes ?
Oui, depuis le bouton « Exporter » de l'écran des tâches, pour les utilisateurs qui ont le droit d'export. La fenêtre s'ouvre avec les colonnes affichées à l'écran cochées, et les colonnes « Client » et « Contrat » sont proposées dans toute liste dont les tâches peuvent y être rattachées. Voir Rechercher, filtrer et regrouper. Le fichier produit n'est pas au format d'import.