Consulter et modifier une tâche

À quoi ça sert

La fiche d'une tâche rassemble tout ce qui la concerne : son nom, sa description, ses dates, ses responsables, ses tags, ses sous-tâches, ses liaisons, ses commentaires et son historique. C'est là que vous la faites avancer au quotidien.

Elle s'affiche de deux façons, avec exactement le même contenu : dans un volet qui glisse à droite de la liste, ou en pleine page à sa propre adresse. Vous passez de l'une à l'autre sans perdre ce que vous êtes en train de saisir.

Concepts clés

• Volet latéral — l'affichage par défaut : la fiche s'ouvre à droite, la liste reste visible derrière. L'adresse de la page mémorise la tâche ouverte, donc le bouton « Précédent » du navigateur la referme.
• Pleine page — la même fiche à son adresse propre, avec un bouton de retour vers sa catégorie. On y arrive par l'icône d'agrandissement du volet, par un Ctrl+clic sur une ligne, ou en réglant l'ouverture des liens en pleine page. Les références de la fiche (tâche liée, tâche parente, unités précédentes, créateur, fiche CRM liée, #tâche d'un commentaire) sont de vrais liens : Ctrl+clic ou clic du milieu les ouvre dans un nouvel onglet. Depuis la pleine page, elles s'ouvrent en volet, ou en pleine page si « Liens en plein écran » est activé ; depuis un volet, elles s'empilent dans le volet, avec un bouton de retour.
• En-tête — la ligne qui porte le numéro de la tâche, son type, l'auteur et les dates de création et de modification, ainsi que les boutons d'action et le bouton de statut.
• Sections — les blocs repliables de la fiche (« Description », « Planification », « Liaisons »…). Leur présence et leur ordre dépendent du type de tâche. Voir Configurer les types de tâches.
• Bouton « Enregistrer » — il n'est actif que si vous avez modifié quelque chose. Un seul enregistrement valide toutes les sections du formulaire.
• Pile de navigation — depuis une fiche ouverte en volet, ouvrir une sous-tâche, une tâche liée ou une fiche client empile un nouveau niveau. Une flèche de retour et des points de repère apparaissent en haut du volet.

Comment faire

Ouvrir une tâche

1. Dans le menu, ouvrez « Tâches », puis la catégorie voulue.
2. Cliquez sur la ligne de la tâche. Elle s'ouvre dans le volet latéral.

Pour l'ouvrir directement en pleine page, utilisez l'icône d'agrandissement qui apparaît au survol de la ligne. Un Ctrl+clic (ou un clic du bouton du milieu) ouvre la pleine page dans un nouvel onglet.

Pour que toutes les tâches s'ouvrent en pleine page, activez « Liens en plein écran » dans le menu de votre compte, en haut à droite. L'icône de survol fait alors l'inverse : elle ouvre la tâche dans le volet latéral.

Modifier une tâche

1. Ouvrez la tâche.
2. Modifiez les champs voulus. Le bouton « Enregistrer », en bas de la fiche, s'active dès la première modification.
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le message de confirmation reprend le nom du type (« Ticket enregistré »). Le bouton reste inactif tant qu'un champ personnalisé obligatoire, une description exigée, ou un champ standard rendu obligatoire par le type (responsable, dates, estimation, progression, tags, contrat, suivi) n'est pas rempli. Voir Créer une tâche.

Passer une tâche en cours de saisie en pleine page

1. Modifiez la fiche dans le volet, sans enregistrer.
2. Cliquez sur l'icône d'agrandissement.

La pleine page s'ouvre avec vos modifications déjà saisies et le bouton « Enregistrer » actif. En revanche, ouvrir la pleine page dans un nouvel onglet avec des modifications en cours affiche « Modifications non enregistrées » : le brouillon ne peut pas suivre dans un autre onglet.

Changer le périmètre d'une tâche

1. Ouvrez une tâche principale (pas une sous-tâche).
2. Sous le nom, choisissez le périmètre dans la liste déroulante.
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le champ n'apparaît que si vous appartenez à plusieurs périmètres. Toutes les sous-tâches suivent le même périmètre.

Dupliquer une tâche

1. Ouvrez la tâche.
2. Dans l'en-tête, cliquez sur « Dupliquer ».

Une copie nommée « (copie) » est créée et s'ouvre. Elle reprend la description, les responsables, les dates, l'estimation, le contrat, le client, les tags et les champs personnalisés, et elle est reliée à l'originale par une liaison « Lié à ». Son statut repart au début et son numéro est nouveau.

Le bouton est absent sur une tâche dont le type est créable uniquement en suite, ou si le type réserve la duplication à des rôles dont vous ne détenez aucun. La duplication est refusée si l'un des tags de la tâche est réservé à des rôles dont vous ne détenez aucun, si un champ personnalisé que le type rend obligatoire est resté vide sur la tâche d'origine, ou si un champ standard que le type rend obligatoire par défaut resterait vide sur la copie. C'est systématiquement le cas quand la progression est obligatoire : une copie repart toujours à 0 % sans possibilité de la corriger avant création, donc la duplication est refusée.

Un champ personnalisé réservé aux administrateurs du module Tâches (visibilité « Admin uniquement ») n'apparaît pour les autres utilisateurs ni dans la fiche, ni dans la liste, ni dans l'historique. Quand ils modifient, dupliquent ou clôturent la tâche, sa valeur est conservée et le champ ne leur est pas demandé, même s'il est obligatoire.

Créer une suite à une tâche

1. Ouvrez la tâche.
2. Cliquez sur « Créer suite », puis choisissez le type de la nouvelle tâche.

Voir Lier des tâches entre elles.

Lancer une action de service web

Quand le type de la tâche porte un champ « Action web service », son bouton apparaît sous les champs personnalisés de la section « Description ». Il envoie des informations de la tâche à un service externe de l'organisation, puis peut en écrire le résultat dans des champs de la tâche.

1. Renseignez les champs que l'action lit sur la tâche. Tant qu'il en manque, le bouton est grisé et la ligne « À renseigner : {champs} » les liste.
2. Cliquez sur le bouton de l'action.
3. Attendez : l'appel se fait en arrière-plan et la mention « En cours… » s'affiche à côté du bouton.

La mention devient « Terminé » et les champs prévus sont remplis sur la tâche, ou « Échec » avec le message « Dernier envoi en échec ({code}) ». Si le service a répondu mais que ses résultats n'ont pas pu être écrits sur la tâche, le message « Les résultats n'ont pas pu être écrits sur la tâche : {message} » s'affiche.

Après un échec, un nouveau clic reprend à l'étape qui a échoué. Quand le service a peut-être déjà appliqué une étape qui ne doit s'exécuter qu'une fois, la fenêtre « Vérifier avant de renvoyer » s'ouvre : « L'étape « {étape} » a peut-être déjà été appliquée par le service. Vérifiez dans le système externe avant de la renvoyer, sans quoi elle pourrait être créée en double. » Confirmez avec « J'ai vérifié, renvoyer » ou abandonnez avec « Annuler ». Une action déjà exécutée dont aucune étape ne peut être rejouée affiche « Déjà exécuté » et son bouton reste grisé.

Consulter l'historique

1. Ouvrez la tâche.
2. Cliquez sur l'icône d'horloge, en haut de la fiche.

Voir Commentaires et historique.

Supprimer une tâche

1. Ouvrez la tâche.
2. En bas de la fiche, cliquez sur « Supprimer ».
3. Confirmez : « Cette action supprime la tâche ainsi que toutes ses sous-tâches et annule leurs réservations de planning. Elle est irréversible. »

Le bouton est absent si votre type de tâche réserve la suppression à des rôles dont vous ne détenez aucun.

Revenir en arrière dans le volet

Quand vous avez ouvert une sous-tâche ou une tâche liée depuis une fiche, la flèche en haut du volet revient au niveau précédent, et les points de repère à côté permettent de sauter directement à un niveau donné.

Référence

Sections de la fiche

Les sections « Réservations », « Enfants », « Signature » et « Documents » n'apparaissent que lorsque le type de tâche les met en jeu. La section « Pièces consommées » n'apparaît que si le type de tâche l'a activée (voir Configurer les types de tâches) et que vous avez accès au module Stock. Ses pièces sortent du stock à la saisie, pas à la clôture. La section « Production » suit la même règle d'affichage : le type de tâche doit l'avoir activée et vous devez avoir accès au module Stock. Dans « Production », vous choisissez l'« Article à fabriquer » (un kit ou un article archivé est refusé), la « Quantité » (supérieure à zéro) et l'« Entrepôt » d'où sortent les composants, ou le stock global. Le tableau liste ensuite chaque composant de la nomenclature avec son « Niveau », son « Besoin », ce qui est déjà « Sorti » du stock pour la tâche (retours déduits) et le « Reste ». Un article sans nomenclature est accepté : « Cet article n'a pas de nomenclature : aucun composant à sortir. » « Modifier » change la quantité ou l'entrepôt ; pour changer d'article, « Retirer l'ordre » puis saisissez-en un nouveau. Les composants sortent du stock comme les pièces de la tâche : le bloc lui-même ne déclenche aucune sortie. Pour « Pièces consommées », si le réglage « Ce qui sort les ventes du stock » du module Stock n'inclut pas les pièces de tâche, la section indique que les pièces ne se saisissent pas sur la tâche. La section « Commentaires » peut être désactivée type par type : elle disparaît alors de la fiche, et avec elle les échanges avec le client hébergés dans la section « Client ». Un type peut aussi masquer un champ précis (dates, estimation, responsables, progression, tags, contrat, suivi) : la section correspondante disparaît si elle se vide. La section « Unités des tâches précédentes » suit sa propre règle : elle s'affiche uniquement sur une tâche qui fait suite à une autre et dont la chaîne de suites a consommé quelque chose, quel que soit le type. Voir Consommation d'unités de contrat.

Dans « Classification », seuls les tags que vous êtes autorisé à affecter sont proposés, et un tag déjà posé que vous n'êtes pas autorisé à affecter n'a pas de croix de retrait. Le bouton de création d'un tag n'apparaît que si vous êtes autorisé à gérer les tags. Voir Tags.

En-tête de la fiche

Actions et conditions

Messages

Comportements automatiques

• Enregistrer une tâche ajoute au suivi les responsables nouvellement désignés et les personnes mentionnées dans la description.
• Mentionner une autre tâche dans la description crée une liaison « Lié à » vers cette tâche.
• Changer le périmètre d'une tâche applique le même périmètre à toutes ses sous-tâches.
• Supprimer une tâche supprime ses sous-tâches et annule leurs réservations.
• Une modification faite ailleurs pendant que la fiche est ouverte y est répercutée.

Questions fréquentes

Puis-je récupérer une tâche supprimée ?

Non. La suppression est définitive et emporte les sous-tâches.

Le bouton « Enregistrer » reste grisé alors que j'ai écrit un commentaire.

C'est voulu : un commentaire s'envoie avec son propre bouton « Commenter » et n'active pas l'enregistrement de la fiche. En revanche, un commentaire non envoyé bloque la fermeture du volet.

Pourquoi certains blocs sont-ils encadrés en jaune avec la mention « Interne » ?

Sur une tâche visible par le client, cette mention signale les blocs que le client ne voit pas dans son espace. Voir Tâches vues par le client.

Puis-je modifier le numéro d'une tâche ?

Non. Il est attribué à la création et ne change jamais, même après duplication ou changement de périmètre.