Catalogue

À quoi ça sert

Le catalogue est la liste de référence de ce que votre organisation vend : produits et prestations, avec leur prix d'achat, leur prix de vente, leur taux de TVA et leur unité de facturation. Chaque fiche est saisie une fois, puis réutilisée partout où un montant doit être proposé.

Il alimente les lignes de devis et de factures, où le nom d'une ligne propose les fiches du catalogue, et les champs d'un contrat qui reprennent une valeur du catalogue.

Le module se compose de deux espaces : la liste des produits, ouverte à tous les utilisateurs ayant accès au module, et une administration réservée aux administrateurs du module, où se règlent les catégories, les champs personnalisés, l'import et l'export.

Concepts clés

• Produit — une fiche du catalogue. Elle porte un nom, une catégorie, un prix de vente, un taux de TVA, et éventuellement une référence, une description, une unité, un prix d'achat et des champs personnalisés.
• Catégorie — le classement d'une fiche, affiché dans la colonne « Type ». Deux catégories existent par défaut : « Produit » et « Service ». Un administrateur peut en créer d'autres.
• Statut — « Brouillon », « Actif » ou « Archivé ». Il indique si la fiche est en préparation, utilisable, ou retirée des listes.
• Groupe — le périmètre de visibilité d'une fiche. Vous ne voyez que les produits des groupes dont vous êtes membre.
• Champ personnalisé — un champ propre à une catégorie, défini par un administrateur, qui s'ajoute aux champs standard de la fiche.

Les pages de ce module :

• Créer et modifier un produit — remplir une fiche, la dupliquer.
• Activer, archiver et désarchiver un produit — le parcours brouillon, actif, archivé, et ce que chaque statut autorise.
• Rechercher et filtrer les produits — recherche, filtres, tri, colonnes, affichage des archivés, vue mobile.
• Modifier un produit directement dans le tableau — l'édition en ligne d'une cellule.
• Consulter la fiche d'un produit — onglets, historique des prix, contrats rattachés.
• Champs personnalisés par catégorie — ajouter des champs propres à une catégorie, y compris des champs calculés.
• Gérer les catégories de produits — créer, renommer, archiver, restaurer une catégorie et masquer le prix d'achat.
• Importer des produits depuis Excel — modèle, modes d'import, correspondance des colonnes, rapport d'erreurs.
• Exporter le catalogue — générer un fichier Excel réimportable.
• Reprendre la structure du catalogue par blueprint — opération réservée aux intervenants Deltia.
• Droits d'accès et visibilité par groupe — accès au module, rôle administrateur, droit d'export, groupes.

Comment faire

Ouvrir le catalogue

1. Dans le menu, ouvrez « Catalogue ».
2. Choisissez « Produits ».

La liste des produits s'affiche, avec le nombre total de fiches à côté du titre.

Ouvrir l'administration du catalogue

1. Dans le menu, ouvrez « Catalogue ».
2. Choisissez « Administration ».

La page « Catégories de produits » s'affiche. L'entrée n'est accessible qu'aux administrateurs du module.

Référence

Ce que le catalogue alimente

Ne pas confondre avec le catalogue d'achats

Ce module décrit ce que vous vendez. Le module Achats gère un catalogue distinct, celui des articles que vous commandez auprès de vos fournisseurs : les deux ne partagent ni leurs fiches, ni leurs catégories, ni leurs droits. Voir Achats.

Statuts d'un produit

Voir Activer, archiver et désarchiver un produit pour les transitions.

Questions fréquentes

Puis-je supprimer un produit ?

Non. Une fiche active peut être archivée, ce qui la retire des listes tout en la gardant consultable et réversible. Il n'existe pas de suppression définitive.

Les produits sont-ils visibles de tous ?

Non. Chaque fiche appartient à un groupe et n'est visible que des membres de ce groupe. Voir Droits d'accès et visibilité par groupe.

Le catalogue est-il le même que celui du module Achats ?

Non, ce sont deux catalogues indépendants. Celui-ci sert à la vente, celui des Achats sert à la commande fournisseur.