Contrats

À quoi ça sert

Le module Contrats produit vos documents contractuels à partir de modèles Word. Un administrateur importe une fois le document type et associe ses variables à des champs ; chaque utilisateur crée ensuite un contrat depuis ce modèle, remplit les champs, joint les pièces attendues et lance la signature.

Les champs ne sont pas tous saisis à la main : ils peuvent être alimentés par une fiche CRM ou par un produit du catalogue, ce qui évite de recopier les coordonnées d'un client ou le tarif d'une prestation. Le contrat conserve une copie de ces données : il dit toujours ce qu'il disait au moment où il a été rédigé.

Le module couvre aussi la vie du contrat après la signature : documents à échéance à renouveler, unités et crédits consommés par les tickets, alertes d'expiration, renouvellements, avenants et versions corrigées.

Concepts clés

• Modèle — le document Word de référence et la liste de ses champs. Il passe par les statuts « Brouillon », « Actif » et « Archivé » ; seul un modèle actif peut servir à créer un contrat.
• Contrat — un document créé depuis un modèle, ou enregistré tel quel lorsqu'il a été signé ailleurs. Ses statuts sont « Brouillon », « En attente de complétion », « En attente de signature », « Signé », « Renouvelé », « Refusé » et « Archivé ».
• Champ — une valeur du contrat qui remplace une variable du document. Un champ peut être saisi, alimenté par une fiche CRM ou un produit du catalogue, calculé, ou rempli par le signataire.
• Groupe — le périmètre de visibilité du contrat. Vous ne voyez que les contrats des groupes dont vous êtes membre.
• Pièce jointe — un document annexé au contrat, classé dans un type défini sur le modèle. Un type peut être obligatoire, conditionnel, repris d'une fiche CRM ou soumis à une date d'expiration.
• Signature — manuelle, en déposant les documents signés, ou électronique, par une cérémonie de signature en ligne.
• Unité suivie et crédit — une nature de consommation suivie sur le contrat, et le volume alloué correspondant.
• Avenant, renouvellement, version corrigée — trois façons de faire suivre un contrat par un autre, chacune avec son propre document et son propre historique.

Les pages de ce module :

• Créer un contrat — choisir un modèle, nommer le contrat, définir son groupe et obtenir un brouillon pré-rempli.
• Remplir les champs du contrat — types de champs, contraintes de saisie, champs obligatoires et enregistrement.
• Champs alimentés par une fiche CRM — lier une fiche, rafraîchir la valeur copiée, la corriger et la restaurer.
• Produits du catalogue et montants — produit source, quantités, tableau des montants et actualisation des tarifs.
• Rechercher, filtrer et archiver — colonnes de la liste, filtres, archivage, remise en brouillon et suppression.
• Rattacher un contrat au CRM et voir sa facturation — rattachements par type de fiche, contrats vus depuis une fiche ou un produit, onglet « Facturation ».
• Joindre des documents au contrat — déposer des fichiers, les classer par type, les reprendre depuis une fiche CRM.
• Documents à échéance et relances — dater un document qui expire, déposer une nouvelle version et suivre les relances.
• Faire signer une pièce jointe — marquer un PDF joint comme « À signer » et y placer les emplacements de signature.
• Signer un contrat à la main — déposer les documents signés, saisir la date de signature et figer le contrat.
• Lancer une signature électronique — renseigner les signataires, envoyer, suivre, relancer ou annuler.
• Envoyer la trame à compléter par le signataire — lien sécurisé pour que le signataire remplisse les champs manquants avant de signer.
• Télécharger les documents du contrat — aperçu, document généré, version de relecture et documents signés.
• Enregistrer un contrat déjà signé — créer un contrat sans modèle à partir de documents signés existants.
• Unités suivies, crédits et consommation — définir les unités et les crédits, suivre leur consommation et les frais d'accès.
• Recréditer des unités — rendre des unités à un contrat déjà signé, renouvelé ou archivé, avec motif et justificatifs.
• Observateurs et alertes — suivre un contrat et recevoir les alertes de seuil, d'expiration et de renouvellement.
• Renouveler un contrat — renouvellement tacite ou explicite, et chaîne des renouvellements.
• Créer un avenant — amender un contrat signé avec un modèle d'avenant, ses champs et sa signature.
• Refuser un contrat et le corriger — marquer un contrat comme refusé avec un motif, puis créer la version corrigée.
• Consulter l'historique d'un contrat — journal daté et nominatif de tous les événements du contrat.
• Créer et gérer un modèle de contrat — importer un document Word, activer, dupliquer, archiver un modèle et remplacer son fichier.
• Configurer les champs d'un modèle — type, libellé, contraintes, valeur par défaut, champs hors document et ordre.
• Lier un champ au CRM ou au catalogue — alimenter un champ depuis une fiche ou un produit, filtrer les cibles et tester le rendu.
• Configurer une région répétée — remplir un tableau du document avec des produits ou avec un tableau d'une fiche CRM.
• Configurer les types de pièces jointes — catégories de documents attendus, obligatoires, conditionnels ou à échéance.
• Activer la signature électronique sur un modèle — champs de signature, rôle des signataires et contrôle des polices.
• Configurer une langue de relecture — générer un document de relecture depuis un autre modèle et faire correspondre ses champs.
• Importer des contrats en masse — créer des contrats signés ou des brouillons depuis un fichier CSV, avec leurs documents.
• Réglages du module et droits d'accès — signature électronique, délais de relance, renouvellement tacite et groupes autorisés à supprimer.

Comment faire

Accéder au module

1. Dans le menu principal, ouvrez « Contrats ».
2. La liste des contrats de vos groupes s'affiche.
3. L'entrée « Administration » n'apparaît que si vous êtes administrateur du module.

Suivre le parcours d'un contrat de bout en bout

1. Créez le contrat depuis un modèle actif (voir Créer un contrat).
2. Liez les fiches CRM et choisissez les produits du catalogue dont les champs ont besoin.
3. Remplissez les champs restants, puis cliquez sur « Enregistrer » (voir Remplir les champs du contrat).
4. Joignez les documents attendus, en particulier ceux marqués « Requis » (voir Joindre des documents au contrat).
5. Cliquez sur « Signer », puis choisissez « Signature manuelle » ou « Signature électronique ».
6. Une fois le contrat signé, suivez sa consommation, ses documents à échéance et son échéance de renouvellement.

Le contrat passe de « Brouillon » à « Signé » et n'est plus modifiable.

Préparer un premier modèle

Cette étape est réservée à un administrateur du module.

1. Dans le menu « Contrats », ouvrez « Administration ».
2. Cliquez sur « Nouveau template », donnez-lui un nom et importez le fichier Word contenant les variables entre accolades.
3. Configurez chaque variable détectée : type de champ, libellé, contraintes, source de données.
4. Ajoutez, si besoin, les types de pièces jointes attendus et la signature électronique.
5. Cliquez sur « Activer ».

Le modèle devient disponible à la création d'un contrat. Le détail de chaque étape est décrit dans Créer et gérer un modèle de contrat.

Référence

Statuts d'un contrat

Ce que le module fait sans intervention

• Un rappel part vers les observateurs avant l'échéance d'un contrat, et avant l'échéance d'un document soumis à expiration.
• Un brouillon de renouvellement est créé avant la date de fin lorsque le modèle prévoit un renouvellement tacite.
• Une notification part vers les observateurs lorsqu'un seuil de consommation configuré est franchi.
• Les tickets rattachés à un contrat en consomment les unités et, le cas échéant, ses frais d'accès au service.

Modules liés

Questions fréquentes

Puis-je utiliser le module sans modèle Word ?

Oui, mais uniquement pour enregistrer des contrats déjà signés, avec l'entrée « Contrat signé ». La génération d'un document suppose un modèle actif. Voir Enregistrer un contrat déjà signé.

Un contrat signé peut-il encore être modifié ?

Non. Ses champs et ses pièces jointes deviennent en lecture seule. Pour le faire évoluer, créez un avenant ; pour repartir d'un contrat refusé, créez une version corrigée. Seul le crédit d'unités échappe à cette règle : s'il est autorisé sur le modèle, il peut être augmenté par un recrédit, voir Recréditer des unités.

Faut-il un compte pour que le client signe ?

Non. La signature électronique et la trame à compléter passent par des liens envoyés par e-mail, sans compte à créer.

Qui voit un contrat ?

Les membres du groupe auquel il appartient. Le groupe est choisi à la création et reste modifiable sur un contrat en brouillon, parmi vos propres groupes.