Réglages du module et droits d'accès
Délais de relance et de renouvellement tacite, rôles autorisés à supprimer, catégories de pièces de suivi, périmètre, droits d'accès et quota de signatures
À quoi ça sert
Cinq réglages valent pour tout le module Contrats et se règlent une seule fois, au niveau de l'organisation : le délai de relance avant expiration d'un contrat, le délai de création automatique d'un renouvellement tacite, les rôles autorisés à créer des contrats, ceux autorisés à les supprimer et les catégories de pièces de suivi.
Cette page décrit aussi qui voit quoi : l'accès au module, l'accès à son administration, la visibilité des contrats par périmètre et les droits de créer et de supprimer par rôle. Elle explique enfin le suivi des envois de signature électronique et le quota annuel d'envois, que Deltia gère.
Les réglages se trouvent dans « Contrats », « Administration », onglet « Paramètres ». Ils sont réservés aux administrateurs du module Contrats.
Concepts clés
- Périmètre — l'unité de cloisonnement des données. Chaque contrat appartient à un périmètre, et un utilisateur ne voit que les contrats des périmètres dont il est membre. Un utilisateur qui ne détient que des rôles, sans aucun périmètre, ne voit aucun contrat.
- Rôle — ce qui donne un droit d'agir (supprimer un contrat, recréditer des unités). Un rôle ne porte aucune donnée. Voir Périmètres et rôles.
- Accès au module — le droit d'ouvrir « Contrats ». Sans lui, la rubrique n'apparaît pas.
- Administrateur du module — le rôle qui donne accès à « Contrats », « Administration » : modèles, import, configuration. Il est distinct de l'administrateur de l'organisation.
- Administrateur de l'organisation — le statut qui donne accès à « Administration » de l'organisation. Il lève certaines restrictions de suppression, mais n'ouvre pas à lui seul l'administration du module Contrats.
- Catégorie de pièces de suivi — l'étiquette que l'on choisit en déposant un document dans l'onglet « Dossier » d'un contrat. Voir Dossier du contrat.
- Observateur — un utilisateur qui suit un contrat et reçoit ses notifications. Voir Observateurs et alertes.
- Envoi de signature — une demande de signature électronique lancée sur un contrat. Le prestataire la facture qu'elle soit signée, annulée ou expirée ; un contrat annulé puis renvoyé compte pour deux envois.
- Quota annuel d'envois — le nombre d'envois de signature électronique prévu pour l'organisation sur l'année civile en cours. Fixé par Deltia : le dépasser n'interrompt jamais les envois.
Comment faire
Ouvrir les réglages du module
- Dans le menu, ouvrez « Contrats », puis « Administration ».
- Cliquez sur « Paramètres » dans la navigation de gauche.
La page « Paramètres » annonce : « Relances, renouvellements tacites et droits de suppression des contrats de l'organisation. » Chaque réglage est enregistré dès que vous le modifiez : « Paramètres mis à jour ». En cas d'échec : « Erreur lors de la mise à jour des paramètres ».
Signature électronique
Il n'y a pas d'interrupteur de signature électronique pour l'organisation : chaque modèle l'active de son côté. Voir Activer la signature électronique sur un modèle. Le suivi des envois, facturés à l'envoi, est réservé à Deltia.
Régler la relance avant expiration
- Ouvrez les réglages du module.
- Choisissez une valeur pour « Relance avant expiration » : « 3 mois », « 2 mois », « 1 mois », « 2 semaines », « 1 semaine », « 1 jour » ou « Désactivé ».
« Envoie une notification aux observateurs avant la date de fin de validité d'un contrat ». Le délai est compté avant la date portée par le champ marqué « Date de fin de validité » du modèle. Choisissez « Désactivé » pour ne rien envoyer.
Régler le délai de renouvellement tacite
- Ouvrez les réglages du module.
- Choisissez une valeur pour « Renouvellement tacite » : « 3 mois », « 1 mois », « 2 semaines », « 1 semaine », « 1 jour » ou « Désactivé ».
« Délai avant la date de fin pour créer automatiquement un brouillon de renouvellement tacite ». Ce délai ne s'applique qu'aux contrats issus d'un modèle dont le renouvellement est réglé sur « Tacite ». Voir Renouvellements.
Restreindre la création des contrats
- Ouvrez les réglages du module.
- Sous « Créer des contrats », choisissez « Seulement certains rôles », puis cochez les rôles concernés.
« Rôles autorisés à créer des contrats, avenants, renouvellements et révisions. » Le choix par défaut est « Tout le monde » ; si vous choisissez des rôles sans en cocher aucun, le droit reste ouvert à tout le monde. Les administrateurs de l'organisation créent toujours, quels que soient les rôles cochés.
Le droit couvre le nouveau contrat, le contrat signé, l'import de contrats, le renouvellement, la version corrigée d'un contrat refusé et l'avenant. Un utilisateur qui ne détient aucun des rôles autorisés ne voit plus les boutons de création dans la liste des contrats (sur mobile et dans l'écran « Aucun contrat » aussi), ni « Renouveler », ni la création d'une version corrigée ou d'un avenant dans la fiche d'un contrat. S'il tente malgré tout l'opération : « Vos rôles ne sont pas autorisés à créer des contrats ». Les brouillons de renouvellement tacite, créés automatiquement sans utilisateur, ne sont pas concernés par ce réglage.
Restreindre la suppression des contrats
- Ouvrez les réglages du module.
- Sous « Supprimer des contrats », choisissez « Seulement certains rôles », puis cochez les rôles concernés.
Le choix par défaut est « Tout le monde » : « Un utilisateur ne peut supprimer qu'un brouillon ; un administrateur de l'organisation supprime un contrat quel que soit son statut. » Si vous choisissez des rôles sans en cocher aucun : « Aucun rôle choisi : le droit reste ouvert à tout le monde. »
Un utilisateur qui ne détient aucun des rôles autorisés ne voit plus l'action « Supprimer » sur les contrats. S'il tente malgré tout l'opération : « Vos rôles ne sont pas autorisés à supprimer des contrats ». Ce droit se règle aussi depuis l'écran « Rôles et droits » de l'administration, sous « Supprimer des contrats ».
Gérer les catégories de pièces de suivi
- Ouvrez les réglages du module.
- Dans « Catégories de pièces de suivi », saisissez le nom dans « Nouvelle catégorie ».
- Cliquez sur « Ajouter ».
Pour retirer une catégorie, cliquez sur l'icône de corbeille de son badge (« Supprimer la catégorie {nom} »). L'enregistrement est immédiat, comme pour les autres réglages.
« Les pièces déposées dans l'onglet « Dossier » d'un contrat, après ou avant sa signature : avis d'échéance, attestation, correspondance… Une automatisation peut réagir au dépôt d'une catégorie. » La catégorie « Document » existe toujours : elle ne se renomme pas et ne se retire pas. Un nom déjà pris, à la casse près, est ignoré, et un nom vide ne s'ajoute pas. Une catégorie retirée laisse lisibles les pièces déjà déposées sous son nom ; une règle d'automatisation qui la nommait ne se déclenche plus.
Changer le périmètre d'un contrat
- Ouvrez le contrat.
- Dans l'onglet des détails, ouvrez le sélecteur « Périmètre ».
- Choisissez le nouveau périmètre.
Le changement est immédiat, sans enregistrement séparé : « Périmètre modifié ». Il fonctionne quel que soit le statut du contrat, y compris signé.
Vous ne pouvez déplacer un contrat que vers un périmètre dont vous êtes membre : « Vous devez être membre du périmètre pour y assigner ce contrat ». En cas d'échec : « Erreur lors du changement de périmètre ».
Supprimer un contrat
- Ouvrez le contrat.
- Choisissez « Supprimer » dans les actions.
- Confirmez « Supprimer ce contrat ? ».
« Cette action est définitive. Le contrat ne sera plus accessible dans l'application. » Sur un contrat qui n'est plus un brouillon : « Cette action est définitive. Ce contrat n'est plus un brouillon : il ne sera plus accessible dans l'application, ni pour vous ni pour vos collaborateurs. »
« Contrat supprimé » confirme l'opération. En cas d'échec : « Erreur lors de la suppression du contrat ».
Référence
Réglages du module
| Réglage | Valeurs | Effet |
|---|---|---|
| « Relance avant expiration » | 3 mois, 2 mois, 1 mois, 2 semaines, 1 semaine, 1 jour, Désactivé | Notifie les observateurs avant la date de fin de validité |
| « Renouvellement tacite » | 3 mois, 1 mois, 2 semaines, 1 semaine, 1 jour, Désactivé | Crée un brouillon de renouvellement avant la date de fin |
| « Créer des contrats » | Tout le monde, ou une liste de rôles | Restreint la création, le renouvellement, la version corrigée et l'avenant. Aucun rôle choisi : tout le monde peut créer |
| « Supprimer des contrats » | Tout le monde, ou une liste de rôles | Restreint la suppression. Aucun rôle choisi : tout le monde peut supprimer |
| « Catégories de pièces de suivi » | Une liste de noms (100 caractères au plus), en plus de « Document » | Propose les catégories au dépôt d'une pièce dans l'onglet « Dossier » |
Le délai de relance accepte deux mois ; le délai de renouvellement tacite, non.
Quota annuel d'envois
Le quota est une donnée commerciale : il se fixe uniquement côté Deltia, pas depuis les réglages du module, et le suivi des envois n'est visible que de Deltia. Une organisation sans quota n'a pas de limite et ne reçoit aucune alerte.
| Seuil atteint | Envoyé à | Effet sur les envois |
|---|---|---|
| 80 % du quota annuel | Les administrateurs de l'organisation | Aucun, les envois continuent |
| 100 % du quota annuel | Les administrateurs de l'organisation | Aucun, les envois continuent |
Chaque seuil n'est notifié qu'une fois par an et par quota : changer le quota réarme les deux alertes. L'e-mail invite à répondre pour ajuster le quota. Tous les administrateurs de l'organisation le reçoivent, indépendamment de leurs propres préférences de notification.
Qui peut faire quoi
| Action | Condition |
|---|---|
| Voir la rubrique « Contrats » | Avoir accès au module Contrats |
| Voir un contrat | Être membre du périmètre du contrat |
| Ouvrir « Contrats » puis « Administration » | Être administrateur du module Contrats |
| Créer, modifier, activer ou archiver un modèle | Être administrateur du module Contrats |
| Importer des contrats en masse | Être administrateur du module Contrats |
| Modifier les réglages « Paramètres » | Être administrateur du module Contrats |
| Changer le périmètre d'un contrat | Être membre du périmètre visé |
| Supprimer un contrat | Voir le tableau ci-dessous |
Sans accès au module, l'ouverture d'une page de contrats renvoie sur une page d'accès refusé. Sans le rôle d'administrateur du module, la page « Administration » du module fait de même.
Droit de suppression d'un contrat
| Utilisateur | Aucun rôle choisi (« Tout le monde ») | Rôles choisis |
|---|---|---|
| Utilisateur ordinaire | Peut supprimer un brouillon | Peut supprimer un brouillon s'il détient l'un des rôles |
| Administrateur de l'organisation | Peut supprimer un contrat dans n'importe quel statut | Idem : la liste ne s'applique pas à lui |
L'action « Supprimer » est simplement absente quand la condition n'est pas remplie. Un utilisateur ordinaire qui tente de supprimer un contrat qui n'est plus un brouillon obtient : « Seuls les contrats en brouillon peuvent être supprimés. Statut actuel : … ».
Sur un brouillon, l'archivage reste disponible même sans droit de suppression : il masque le contrat de la liste sans le détruire. Voir Liste, recherche et archivage.
Messages liés aux droits
| Message | Situation |
|---|---|
| « Vous n'avez pas acces a ce contrat » | Le contrat appartient à un périmètre dont vous n'êtes pas membre |
| « Vos rôles ne sont pas autorisés à créer des contrats » | La liste des rôles autorisés à créer ne contient aucun de vos rôles |
| « Vos rôles ne sont pas autorisés à supprimer des contrats » | La liste des rôles autorisés ne contient aucun de vos rôles |
| « Seuls les contrats en brouillon peuvent être supprimés. Statut actuel : … » | Suppression d'un contrat non brouillon par un utilisateur ordinaire |
| « Vous devez être membre du périmètre pour y assigner ce contrat » | Changement de périmètre vers un périmètre dont vous n'êtes pas membre |
| « Seuls les contrats en brouillon peuvent être archivés. Statut actuel : … » | Archivage d'un contrat non brouillon |
Ce qui n'est pas cloisonné par périmètre
Les modèles de contrat n'appartiennent à aucun périmètre : ils sont visibles de tous les administrateurs du module et utilisables sur n'importe quel périmètre. C'est le contrat créé à partir d'un modèle qui porte un périmètre. Voir Créer et gérer un modèle de contrat.
Questions fréquentes
Puis-je autoriser la suppression pour une seule personne ?
Non. La restriction porte sur des rôles, pas sur des utilisateurs. Créez au besoin un rôle dédié, ou confiez l'opération à un administrateur de l'organisation.
Un administrateur de l'organisation peut-il être bloqué par la liste des rôles ?
Non. La liste sert à restreindre les utilisateurs ordinaires ; un administrateur de l'organisation n'y est jamais soumis, et il peut de plus supprimer un contrat quel que soit son statut.
Où se règle le délai avant expiration d'une pièce jointe ?
Pas ici. Les rappels des documents à échéance se règlent catégorie par catégorie, sur le modèle. Voir Configurer les types de pièces jointes.
Que devient un contrat en cours de signature si Deltia coupe la signature électronique ?
Couper l'option retire l'action d'envoi en signature de tous les contrats, y compris ceux issus d'un modèle qui l'avait activée, et rend l'interrupteur du modèle inactif. Les signatures déjà lancées poursuivent leur cours.
Un contrat peut-il appartenir à plusieurs périmètres ?
Non. Un contrat porte un seul périmètre à la fois. Le changer le rend visible aux membres du nouveau périmètre et invisible aux autres.
Puis-je modifier le quota annuel d'envois de mon organisation ?
Non : il est réservé à Deltia. Répondez à l'e-mail reçu à 80 % ou 100 % du quota pour demander un ajustement.
Le quota annuel bloque-t-il les envois de signature une fois atteint ?
Non. C'est un seuil d'alerte, pas une limite : les envois restent possibles au-delà.