Réglages du module et droits d'accès
Signature électronique, délais de relance, renouvellement tacite, groupes autorisés à supprimer et visibilité par groupe
À quoi ça sert
Quatre réglages valent pour tout le module Contrats et se règlent une seule fois, au niveau de l'organisation : l'autorisation de la signature électronique, le délai de relance avant expiration d'un contrat, le délai de création automatique d'un renouvellement tacite, et les groupes autorisés à supprimer des contrats.
Cette page décrit aussi qui voit quoi : l'accès au module, l'accès à son administration, et la visibilité des contrats par groupe.
Les réglages se trouvent dans « Administration », « Modules », ligne « Contrats », bouton « Configurer ». Ils sont réservés aux administrateurs de l'organisation.
Concepts clés
- Groupe — l'unité de cloisonnement des données. Chaque contrat appartient à un groupe, et un utilisateur ne voit que les contrats des groupes dont il est membre. Voir Groupes.
- Accès au module — le droit d'ouvrir « Contrats ». Sans lui, la rubrique n'apparaît pas.
- Administrateur du module — le rôle qui donne accès à « Contrats », « Administration » : modèles, import, configuration. Il est distinct de l'administrateur de l'organisation.
- Administrateur de l'organisation — le rôle qui donne accès à « Administration » et à ces réglages. Il lève certaines restrictions de suppression.
- Observateur — un utilisateur qui suit un contrat et reçoit ses notifications. Voir Observateurs et alertes.
Comment faire
Ouvrir les réglages du module
- Dans le menu, ouvrez « Administration », puis « Modules ».
- Sur la ligne « Contrats », cliquez sur « Configurer ».
Si le module est désactivé, le bouton est inactif : « Activez le module pour le configurer ».
Chaque réglage est enregistré dès que vous le modifiez : « Paramètres mis à jour ». En cas d'échec : « Erreur lors de la mise à jour des paramètres ».
Autoriser la signature électronique
- Ouvrez les réglages du module.
- Activez « Signature électronique » : « Active la signature électronique pour les templates de contrats ».
Chaque modèle doit ensuite l'activer de son côté. Voir Activer la signature électronique sur un modèle.
Régler la relance avant expiration
- Ouvrez les réglages du module.
- Choisissez une valeur pour « Relance avant expiration ».
« Envoie une notification aux observateurs avant la date de fin de validité d'un contrat ». Le délai est compté avant la date portée par le champ marqué « Date de fin de validité » du modèle. Choisissez « Désactivé » pour ne rien envoyer.
Régler le délai de renouvellement tacite
- Ouvrez les réglages du module.
- Choisissez une valeur pour « Renouvellement tacite ».
« Délai avant la date de fin pour créer automatiquement un brouillon de renouvellement tacite ». Ce délai ne s'applique qu'aux contrats issus d'un modèle dont le renouvellement est réglé sur « Tacite ». Voir Renouvellements.
Restreindre la suppression des contrats
- Ouvrez les réglages du module.
- Dans « Groupes autorisés à supprimer des contrats », sélectionnez les groupes concernés.
« Si aucun groupe n'est sélectionné, tous les utilisateurs peuvent supprimer des contrats. » Le sélecteur affiche alors « Tous les groupes ».
Un utilisateur qui n'appartient à aucun groupe autorisé ne voit plus l'action « Supprimer » sur les contrats. S'il tente malgré tout l'opération : « Vos groupes ne sont pas autorisés à supprimer des contrats ».
Changer le groupe d'un contrat
- Ouvrez le contrat.
- Dans l'onglet des détails, ouvrez le sélecteur « Groupe ».
- Choisissez le nouveau groupe.
Le changement est immédiat, sans enregistrement séparé : « Groupe modifié ». Il fonctionne quel que soit le statut du contrat, y compris signé.
Vous ne pouvez déplacer un contrat que vers un groupe dont vous êtes membre : « Vous devez etre membre du groupe pour y assigner ce contrat ». En cas d'échec : « Erreur lors du changement de groupe ».
Un contrat déplacé vers un groupe dont vous n'êtes pas membre cesse de vous être visible.
Supprimer un contrat
- Ouvrez le contrat.
- Choisissez « Supprimer » dans les actions.
- Confirmez « Supprimer ce contrat ? ».
« Cette action est définitive. Le contrat ne sera plus accessible dans l'application. » Sur un contrat qui n'est plus un brouillon : « Cette action est définitive. Ce contrat n'est plus un brouillon : il ne sera plus accessible dans l'application, ni pour vous ni pour vos collaborateurs. »
« Contrat supprimé » confirme l'opération. En cas d'échec : « Erreur lors de la suppression du contrat ».
Référence
Réglages du module
| Réglage | Valeurs | Effet |
|---|---|---|
| « Signature électronique » | Activé, désactivé | Autorise les modèles à proposer la signature électronique |
| « Relance avant expiration » | 3 mois, 1 mois, 2 semaines, 1 semaine, 1 jour, Désactivé | Notifie les observateurs avant la date de fin de validité |
| « Renouvellement tacite » | 3 mois, 1 mois, 2 semaines, 1 semaine, 1 jour, Désactivé | Crée un brouillon de renouvellement avant la date de fin |
| « Groupes autorisés à supprimer des contrats » | Une liste de groupes, ou aucun | Restreint la suppression. Aucun groupe sélectionné : tout le monde peut supprimer |
Qui peut faire quoi
| Action | Condition |
|---|---|
| Voir la rubrique « Contrats » | Avoir accès au module Contrats |
| Voir un contrat | Être membre du groupe du contrat |
| Ouvrir « Contrats » puis « Administration » | Être administrateur du module Contrats |
| Créer, modifier, activer ou archiver un modèle | Être administrateur du module Contrats |
| Importer des contrats en masse | Être administrateur du module Contrats |
| Modifier les réglages du module | Être administrateur de l'organisation |
| Changer le groupe d'un contrat | Être membre du groupe visé |
| Supprimer un contrat | Voir le tableau ci-dessous |
Sans accès au module, l'ouverture d'une page de contrats renvoie sur une page d'accès refusé. Sans le rôle d'administrateur du module, la page « Administration » du module fait de même.
Droit de suppression d'un contrat
| Utilisateur | Groupes autorisés non configurés | Groupes autorisés configurés |
|---|---|---|
| Utilisateur ordinaire | Peut supprimer un brouillon | Peut supprimer un brouillon s'il appartient à un groupe autorisé |
| Administrateur de l'organisation | Peut supprimer un contrat dans n'importe quel statut | Idem : la liste ne s'applique pas à lui |
L'action « Supprimer » est simplement absente quand la condition n'est pas remplie. Un utilisateur ordinaire qui tente de supprimer un contrat qui n'est plus un brouillon obtient : « Seuls les contrats en brouillon peuvent être supprimés. Statut actuel : … ».
Sur un brouillon, l'archivage reste disponible même sans droit de suppression : il masque le contrat de la liste sans le détruire. Voir Liste, recherche et archivage.
Messages liés aux droits
| Message | Situation |
|---|---|
| « Vous n'avez pas acces a ce contrat » | Le contrat appartient à un groupe dont vous n'êtes pas membre |
| « Vos groupes ne sont pas autorisés à supprimer des contrats » | La liste des groupes autorisés vous exclut |
| « Seuls les contrats en brouillon peuvent être supprimés. Statut actuel : … » | Suppression d'un contrat non brouillon par un utilisateur ordinaire |
| « Vous devez etre membre du groupe pour y assigner ce contrat » | Changement de groupe vers un groupe dont vous n'êtes pas membre |
| « Seuls les contrats en brouillon peuvent être archivés. Statut actuel : … » | Archivage d'un contrat non brouillon |
Ce qui n'est pas cloisonné par groupe
Les modèles de contrat n'appartiennent à aucun groupe : ils sont visibles de tous les administrateurs du module et utilisables sur n'importe quel groupe. C'est le contrat créé à partir d'un modèle qui porte un groupe. Voir Créer et gérer un modèle de contrat.
Questions fréquentes
Puis-je autoriser la suppression pour une seule personne ?
Non. La restriction porte sur des groupes, pas sur des utilisateurs. Créez au besoin un groupe dédié, ou confiez l'opération à un administrateur de l'organisation.
Un administrateur de l'organisation peut-il être bloqué par la liste des groupes ?
Non. La liste sert à restreindre les utilisateurs ordinaires ; un administrateur de l'organisation n'y est jamais soumis, et il peut de plus supprimer un contrat quel que soit son statut.
Où se règle le délai avant expiration d'une pièce jointe ?
Pas ici. Les rappels des documents à échéance se règlent catégorie par catégorie, sur le modèle. Voir Configurer les types de pièces jointes.
Puis-je désactiver la signature électronique alors que des contrats sont en cours de signature ?
Le couper retire l'action d'envoi en signature de tous les contrats, y compris ceux issus d'un modèle qui l'avait activée, et rend l'interrupteur du modèle inactif. Les signatures déjà lancées poursuivent leur cours.
Un contrat peut-il appartenir à plusieurs groupes ?
Non. Un contrat porte un seul groupe à la fois. Le changer le rend visible aux membres du nouveau groupe et invisible aux autres.