Créer et gérer un modèle de contrat

À quoi ça sert

Un modèle de contrat est un document Word (.docx) contenant des variables entre accolades simples, par exemple {nom_client} ou {date_debut}. Deltia détecte ces variables à l'import et vous les présente comme des champs à configurer. Les utilisateurs créent ensuite leurs contrats à partir du modèle : ils remplissent les champs, et le document est produit avec les valeurs saisies.

Toute la gestion des modèles se fait dans « Contrats » puis « Administration ». Cette page est réservée aux administrateurs du module Contrats.

Un modèle passe par trois états : brouillon tant que vous le construisez, actif lorsqu'il est utilisable, archivé lorsqu'il est retiré du service.

Concepts clés

• Modèle (« template » dans l'interface) — l'interface emploie les deux mots : la liste s'intitule « Templates de contrat » et le bouton de création « Nouveau template », tandis que les sections plus récentes parlent de « modèle ». Il s'agit du même objet.
• Variable — un mot entre accolades simples dans le document Word. Deltia les extrait à l'import et en fait la liste des champs du modèle.
• Champ — une variable configurée : un type, un libellé, des contraintes, éventuellement une source de données. Voir Configurer les champs d'un modèle.
• Brouillon — le modèle est modifiable sans restriction et n'apparaît pas aux utilisateurs. Son document Word peut être remplacé par n'importe quel autre.
• Actif — le modèle est proposé à la création de contrat. Son document ne peut plus être remplacé que par un document déclarant exactement les mêmes variables.
• Archivé — le modèle est retiré de la liste par défaut et de la création de contrat. Il devient entièrement en lecture seule.
• Version — le numéro affiché à côté du nom (« v3 »). Il augmente à chaque modification enregistrée du modèle.
• Modèle d'avenant — un modèle rattaché à un autre modèle. Les sections « Renouvellement » et « Avenants » n'y sont pas proposées. Voir Avenants.

Comment faire

Créer un modèle

1. Dans le menu, ouvrez « Contrats », puis « Administration ».
2. Cliquez sur « Nouveau template ».
3. Saisissez le « Nom du template ». Il est obligatoire : « Le nom est requis ».
4. Renseignez la « Description (optionnel) » si vous le souhaitez.
5. Déposez le document Word dans la zone « Glissez votre fichier .docx ici ou cliquez pour parcourir ». Seul le format .docx est accepté : « Seuls les fichiers .docx sont acceptés ».
6. Cliquez sur « Créer ».

Le message « Template créé — N variable(s) détectée(s) » confirme la création et la page de configuration du modèle s'ouvre. Le modèle est en « Brouillon ».

Si vous validez sans document : « Veuillez sélectionner un fichier .docx ».

Configurer un modèle

1. Ouvrez le modèle depuis la liste.
2. Utilisez le menu de gauche pour passer d'une section à l'autre.
3. Cliquez sur « Enregistrer » en haut à droite.

Le bouton « Enregistrer » ne s'active qu'après une modification. Tant que des changements ne sont pas enregistrés, « Modifications non enregistrées » s'affiche dans l'en-tête et une pastille apparaît en face des sections concernées. Quitter la page dans cet état demande une confirmation.

Le message « Template mis à jour » confirme l'enregistrement.

Activer un modèle

1. Ouvrez un modèle en « Brouillon ».
2. Cliquez sur « Activer », en haut à droite.

Le modèle passe à « Actif » (« Template activé ») et devient sélectionnable à la création d'un contrat. Le bouton reste inactif tant qu'un prérequis manque ; survolez-le pour connaître lequel :

• « Enregistrez vos modifications avant d'activer le template »
• « Tous les champs doivent être configurés avant l'activation »
• « La configuration de signature électronique est incomplète »

Remplacer le fichier Word

1. Ouvrez le modèle, section « Général ».
2. Sous « Fichier Word », cliquez sur l'icône de remplacement.
3. Déposez le nouveau document, puis cliquez sur « Analyser le fichier ».
4. Lisez le récapitulatif : champs conservés, nouveaux champs à configurer, champs réinitialisés, champs supprimés. Si le nouveau document fait disparaître un champ ciblé par une condition d'affichage de pièce jointe, « Conditions de pièces jointes retirées » liste les catégories concernées : elles deviendront demandées sur tous les contrats du modèle.
5. Cliquez sur « Remplacer ».

« Fichier remplacé » confirme l'opération. Les contrats déjà créés continuent d'utiliser le document sur lequel ils ont été créés : ils ne sont jamais affectés par un remplacement.

Sur un modèle actif, si le nouveau document ne déclare pas exactement les mêmes variables, le bouton « Remplacer » reste inactif et l'alerte « Variables différentes — remplacement impossible » s'affiche : « Le template est actif : le nouveau document doit déclarer exactement les mêmes variables. Corrigez le document, ou dupliquez le template si les variables doivent réellement changer. »

Dupliquer un modèle

1. Ouvrez le modèle, puis le menu « Actions ».
2. Choisissez « Dupliquer ».
3. Ajustez le nom (« Copie de … » par défaut) et la description.
4. Choisissez « Réutiliser le document actuel » ou « Téléverser un nouveau document .docx ».
5. Cliquez sur « Dupliquer ».

Le nouveau modèle est créé en « Brouillon » et sa page s'ouvre (« Template dupliqué »). Avec un nouveau document : « Les champs dont le nom existe dans le nouveau document conserveront leur configuration. » Si le nouveau document fait disparaître un champ ciblé par une condition d'affichage de pièce jointe, un avertissement signale les catégories qui deviennent demandées sur tous les contrats de la copie. Voir Configurer les types de pièces jointes.

La duplication est la marche à suivre lorsque les variables d'un modèle actif doivent réellement changer.

Archiver ou désarchiver un modèle

1. Ouvrez le modèle, puis le menu « Actions ».
2. Choisissez « Archiver ».

Le modèle passe à « Archivé » (« Template archivé ») et n'est plus proposé à la création de contrat. Il devient en lecture seule : seul « Désarchiver » reste disponible, et le ramène au statut qu'il avait avant l'archivage.

Retrouver un modèle archivé

1. Sur la page « Administration », cliquez sur le bouton « Archivés ».

La liste bascule sur les modèles archivés ; le compteur à côté du bouton indique combien il y en a. Les boutons de création et d'import sont masqués tant que ce filtre est actif.

Télécharger le document d'un modèle

1. Ouvrez le modèle, puis le menu « Actions ».
2. Choisissez « Télécharger le template ».

Le même téléchargement est proposé par l'icône située à côté du nom de fichier, dans la section « Général ».

Consulter l'historique d'un modèle

1. Ouvrez le modèle.
2. Dans le menu de gauche, ouvrez « Historique ».

Le journal liste les étapes datées du modèle : « Brouillon créé », « Champs mis à jour », « Template activé », « Template modifié », « Template archivé », « Template désarchivé », « Fichier mis à jour », « Fichier remplacé ».

Référence

Statuts et transitions

Sections de configuration d'un modèle

Les sections « Renouvellement » et « Avenants » n'existent pas sur un modèle d'avenant.

Conditions d'activation

L'activation est refusée tant que l'un de ces points n'est pas réglé :

• une variable du document n'a pas de champ correspondant, ou un champ n'a pas de type ;
• deux champs portent le même nom ;
• un champ « Hors document » porte un nom qui est aussi une variable du document, ou un type qui ne sert qu'à imprimer dans le document ;
• plus d'un champ est marqué « Date de début du contrat », ou plus d'un « Date de fin de validité », ou l'un des deux n'est pas de type Date ;
• un champ « Liste de sélection » n'a aucune option ;
• un renouvellement est configuré sans exactement un champ de date de début et un champ de date de fin ;
• la signature électronique est activée et sa configuration est incomplète. Voir Activer la signature électronique sur un modèle.

Remplacement du document, selon le statut

Effets d'un remplacement sur les champs

Le renommage d'une variable est lu comme une suppression suivie d'un ajout : il n'y a pas d'écran de correspondance. Un « changement de nature » est le passage d'une variable simple à une région répétée, ou l'inverse.

Si la signature électronique est activée et que le nouveau document ne contient plus les variables de signature, l'avertissement « Ancrages de signature perdus » s'affiche. Il n'empêche pas le remplacement, mais le modèle ne pourra plus être activé tant que ces variables manquent.

Messages d'erreur

Questions fréquentes

Puis-je supprimer un modèle ?

Non. Un modèle se retire du service par « Archiver ». Il reste consultable et peut être désarchivé.

Que deviennent les contrats déjà créés si je corrige le document Word ?

Rien. Chaque contrat conserve une copie du document sur lequel il a été créé et continue de générer celui-là. Seuls les contrats créés après le remplacement utilisent le nouveau document.

Puis-je changer les variables d'un modèle déjà utilisé ?

Pas directement : un modèle actif n'accepte qu'un document aux variables identiques. Dupliquez le modèle avec le nouveau document, configurez la copie, activez-la, puis archivez l'ancien modèle.

Les modèles sont-ils limités à un groupe ?

Non. Un modèle est visible de tous les administrateurs du module, quel que soit leur groupe. C'est le contrat créé à partir du modèle qui porte un groupe. Voir Réglages du module et droits d'accès.

Puis-je revenir à une version précédente du document Word ?

Non. L'historique conserve la trace de chaque remplacement, mais il n'y a pas de bouton pour restaurer un document antérieur : il faut le redéposer.