Configurer les champs d'un modèle

Type, libellé, contraintes, valeur par défaut, champs hors document et ordre d'affichage

À quoi ça sert

Chaque variable détectée dans le document Word devient un champ à configurer. C'est ici que vous décidez ce que l'utilisateur saisira à cet endroit : du texte, un montant, une date, un élément choisi dans une liste, une valeur reprise automatiquement d'une fiche CRM ou d'un produit du catalogue.

Vous pouvez aussi ajouter des champs qui n'existent pas dans le document Word : ils servent à recueillir une information dans l'application sans rien imprimer.

Un modèle ne peut pas être activé tant qu'un champ n'a pas de type. La section « Champs » se trouve dans le menu de gauche de la page d'un modèle : « Configurez le type et la source de chaque champ, ajoutez des champs propres à l'application et ordonnez-les ».

Concepts clés

Variable de document — un champ dont le nom correspond à une variable du fichier Word. Son nom est affiché entre accolades, par exemple {nom_representant}. Il ne peut pas être supprimé : il existe parce que le document le déclare.
Champ « Hors document » — un champ que vous ajoutez à la main. Il ne correspond à aucune variable, n'imprime rien, et sert uniquement à saisir une information dans l'application. Il porte le badge « Hors document » et peut être supprimé.
Type — ce que le champ contient et comment il se saisit. Il détermine les options proposées en dessous.
Contraintes — les limites de saisie du champ (nombre de caractères, minimum, maximum, décimales). Elles sont appliquées à l'utilisateur au moment où il remplit le contrat.
Source de données — le champ est alimenté depuis une fiche CRM ou un produit du catalogue au lieu d'être saisi. Voir Lier un champ au CRM ou au catalogue.
Champ optionnel — un champ que l'utilisateur peut laisser vide. Le document imprime alors du vide à la place de la variable.
Ordre — l'ordre des champs dans cette liste est celui du formulaire de contrat. Il est indépendant de l'ordre des variables dans le document Word.
Variable brute — une variable écrite {@nom} dans le document Word, au lieu de {nom}. C'est la seule syntaxe qui permet d'imprimer une image : Deltia la détecte à l'import comme les autres, mais seul un champ « Image » peut lui être associé.

Comment faire

Configurer un champ

Ouvrez le modèle, puis la section « Champs ».
Cliquez sur le champ dans la liste de gauche.
Choisissez son « Type ».
Renseignez le « Label » : c'est le libellé que verra l'utilisateur.
Réglez les options proposées pour ce type.
Cliquez sur « Enregistrer », en haut de la page.

Dans la liste, une pastille orange et la mention « À configurer » signalent un champ sans type. Un triangle rouge signale une configuration incomplète.

Ajouter un champ hors document

Sous la liste des champs, cliquez sur « Ajouter un champ ».
Le champ « Nouveau champ » est créé, sélectionné, et porte le badge « Hors document ».
Donnez-lui un libellé et un type.
Enregistrez.

« Ce champ n'existe pas dans le fichier Word : il sert uniquement à saisir une information dans l'application. »

Supprimer un champ hors document

Sélectionnez le champ.
Cliquez sur l'icône de suppression, en haut à droite de la carte.
Confirmez « Supprimer ce champ ? » : « Le champ « … » sera retiré du template. Les contrats déjà créés ne sont pas affectés. »
Enregistrez.

Un champ correspondant à une variable du document n'offre pas cette action : il disparaît uniquement en modifiant le document Word.

Réordonner les champs

Dans la liste de gauche, saisissez la poignée à gauche d'un champ.
Faites-le glisser à sa nouvelle place.
Enregistrez.

L'ordre obtenu est celui du formulaire de contrat. Si une recherche est en cours, le glisser-déposer est désactivé : « Effacez la recherche pour réordonner les champs ».

Retrouver un champ dans une longue liste

Saisissez quelques lettres dans « Rechercher un champ... ».

La recherche porte sur le nom de la variable et sur le libellé. Sans résultat : « Aucun champ trouvé pour "…" ».

Créer une liste de choix

Sélectionnez le champ et choisissez le type « Liste de sélection ».
Cliquez sur « Ajouter une option ».
Saisissez le « Libellé de l'option ».
Répétez pour chaque option.
Cochez « Défaut » sur l'option pré-sélectionnée à la création d'un contrat. Un second clic sur la même option retire ce défaut.
Enregistrez.

Tant qu'aucune option n'existe : « Aucune option. Ajoutez-en au moins une pour activer le template. » Renommer une option plus tard ne casse pas les contrats déjà créés ni les conditions d'affichage de pièces jointes qui s'y réfèrent. Supprimer une option, en revanche, peut vider une condition d'affichage de pièce jointe qui ne ciblait qu'elle : un avertissement s'affiche alors à l'enregistrement. Voir Configurer les types de pièces jointes.

Désigner les dates de début et de fin du contrat

Sélectionnez un champ de type « Date ».
Activez « Date de début du contrat », ou « Date de fin de validité ».
Enregistrez.

Un seul champ peut porter chacun de ces rôles : dès qu'un champ le porte, le même interrupteur est désactivé sur les autres champs de type Date. Activer l'un désactive automatiquement l'autre sur le même champ. Ces deux rôles sont obligatoires dès qu'un renouvellement est configuré sur le modèle, et la date de fin est ce qui déclenche les relances avant expiration.

Pré-remplir un champ

Sélectionnez le champ.
Selon son type :
- texte, zone de texte, nombre ou montant sans source de données : renseignez « Valeur par défaut » (« Pré-remplie à la création du contrat ») ;
- date : activez « Date du jour par défaut » (« Pré-remplie avec la date de création du contrat. ») ;
- utilisateur : activez « Utilisateur courant par défaut » (« Pré-rempli avec le créateur du contrat. ») ;
- liste de sélection : cochez « Défaut » sur l'option voulue.
Enregistrez.

La valeur est posée une fois, à la création du contrat, et reste modifiable ensuite. Un contrat de renouvellement ou une version corrigée reprennent les valeurs du contrat précédent et n'appliquent pas ces défauts.

Imprimer une image

Dans le document Word, écrivez la variable en tag brut, par exemple {@photo}, seule dans son paragraphe.
Importez ou remplacez le document dans le modèle.
Sélectionnez le champ correspondant et choisissez le type « Image ». Il n'apparaît dans la liste des types que sur une variable écrite en tag brut : « Type Image indisponible : le document doit écrire ce champ en tag brut {tag}, seul dans son paragraphe. Sur un template créé avant cette fonctionnalité, remplacez le fichier .docx pour que les tags bruts soient détectés. »
Renseignez la « Largeur maximale (mm) » si vous voulez borner la taille de l'image imprimée. « Au-delà, l'image est réduite en conservant ses proportions. »
Enregistrez.

Un champ Image vide n'imprime rien : aucune icône brisée, aucun espace réservé. Une image trop grande pour tenir dans la page est de toute façon réduite, même sans « Largeur maximale » renseignée.

Référence

Types de champ

Type	Ce que l'utilisateur fait	Options proposées
Texte	Saisit une ligne de texte	« Max caractères » (100 par défaut)
Zone de texte	Saisit un texte sur plusieurs lignes	« Max car./ligne » (80), « Max lignes » (5)
Nombre	Saisit un nombre	« Min » (0), « Max », « Décimales » (0)
Montant (€)	Saisit un montant, imprimé formaté en euros	« Min » (0), « Max », « Décimales » (2)
Date	Choisit une date	Rôles de date, « Date du jour par défaut »
Utilisateur	Choisit un membre de l'organisation	« Utilisateur courant par défaut »
Liste de sélection	Choisit une option de la liste	« Options de la liste »
Nom du contrat	Rien : le nom du contrat est imprimé	Aucune
Total catalogue	Rien : le montant est calculé	Base, format, produits agrégés
Région répétée	Choisit les lignes qui alimentent un tableau	Source et correspondance des placeholders
Signature (e-signature)	Rien : emplacement de signature	« Signataire »
Date de signature (e-signature)	Rien : date apposée à la signature	« Signataire »
Image	Dépose une ou plusieurs images	« Largeur maximale (mm) »

« Nom du contrat », « Total catalogue », « Signature (e-signature) » et « Date de signature (e-signature) » sont résolus automatiquement : ils ne sont jamais demandés à l'utilisateur ni au signataire. Voir Activer la signature électronique sur un modèle pour les types jamais proposés au signataire.

Disponibilité des types

Type	Condition d'apparition dans la liste « Type »
Région répétée	La variable est déclarée comme région répétée dans le document
Image	La variable est écrite en tag brut `{@nom}` dans le document
Signature, Date de signature	La signature électronique est activée sur le modèle
Nom du contrat, Total catalogue, Région répétée, Image, Signature, Date de signature	Le champ n'est pas « Hors document »

Un champ « Hors document » n'accepte donc que : Texte, Zone de texte, Nombre, Montant (€), Date, Utilisateur, Liste de sélection.

Options communes

Option	Effet
« Champ optionnel »	L'utilisateur peut laisser le champ vide. Le placeholder est alors remplacé par du vide dans le document
« Exemple »	Un texte d'aide affiché à la saisie. Il sert aussi de valeur d'exemple dans le modèle CSV d'import
« Source de données »	« Aucune », « Lier au CRM » ou « Lier au catalogue »
« Valeur modifiable dans le contrat »	Sur un champ alimenté par une source, autorise l'utilisateur à retoucher la valeur pré-remplie

Sur un champ « Hors document », le texte de l'option facultative devient « S'il n'est pas renseigné, le champ reste simplement vide. » Sur un « Total catalogue » : « Si aucune ligne ni aucun montant n'alimente ce total, il est laissé vide au lieu d'afficher 0,00 €. » Sur une région répétée : « Si aucune ligne n'est sélectionnée, toute la région est masquée dans le document. »

Ce qui bloque l'enregistrement

Un champ mal configuré empêche l'enregistrement du modèle. La mention « Des champs sont mal configurés » apparaît près du bouton « Enregistrer », la section « Champs » se signale d'une pastille d'erreur, et l'alerte « Champs mal configurés » liste les variables concernées : « Corrigez ces champs avant d'enregistrer : … ».

Le seul cas actuellement détecté ainsi est un « Total catalogue » sans source : « Configuration incomplète » puis « Aucun produit agrégé : sélectionnez au moins une source à agréger. »

Ce qui bloque l'activation

Voir la liste complète dans Créer et gérer un modèle de contrat. Côté champs :

une variable du document sans champ, ou un champ sans type ;
deux champs portant le même nom ;
un champ « Hors document » dont le nom est aussi une variable du document ;
un champ « Hors document » portant un type qui ne sert qu'à imprimer ;
plus d'un champ marqué comme date de début, ou comme date de fin ;
un champ « Liste de sélection » sans option.

Après un remplacement du document Word

L'ordre que vous avez arrangé est conservé. Les variables que le nouveau document apporte sont ajoutées en fin de liste et restent à configurer. Voir Créer et gérer un modèle de contrat.

Questions fréquentes

Puis-je renommer une variable du document depuis Deltia ?

Non. Le nom vient du document Word. Modifiez le document et remplacez le fichier : le renommage est alors lu comme la suppression d'un champ et l'ajout d'un autre, et la configuration de l'ancien est perdue.

Un champ « Hors document » est-il demandé au signataire externe ?

Oui, comme n'importe quel autre champ. S'il est obligatoire et laissé vide, le contrat part en complétion par le signataire. Seul le type « Utilisateur » fait exception : il n'est jamais proposé au signataire et doit être rempli dans l'application avant de lancer la signature.