Faire signer une pièce jointe

À quoi ça sert

Un contrat n'est pas toujours le seul document à signer. Une annexe, les conditions particulières d'un assureur, un bon de commande joint au dossier peuvent devoir être signés en même temps.

Un PDF joint au contrat peut être marqué « À signer » : il rejoint alors la même cérémonie de signature électronique que le contrat, et le signataire les signe à la suite. Vous désignez vous-même l'endroit du document où la signature doit apparaître, en dessinant un cadre dessus.

Concepts clés

• À signer — l'interrupteur porté par la ligne d'une pièce jointe PDF. Actif, le document part en signature avec le contrat.
• Emplacement de signature — un cadre posé sur une page du PDF, attribué à un rôle. C'est là que la signature sera apposée.
• Initiateur — la personne de votre organisation qui envoie le contrat en signature et doit elle aussi signer, quand le modèle l'exige.
• Signataire — la personne extérieure à qui le contrat est envoyé.
• « À placer » / « Placé » — l'état d'un document marqué « À signer » : il reste à lui poser un emplacement, ou il en a au moins un.

Comment faire

Marquer une pièce jointe comme « À signer »

1. Dans le menu, ouvrez « Contrats » puis le contrat en brouillon.
2. Descendez à « Pièces jointes » et déposez le PDF s'il n'y est pas déjà. Voir Joindre des documents au contrat.
3. Sur la ligne du PDF, activez l'interrupteur « À signer ».

La mention « À placer » apparaît à côté, ainsi que le bouton « Placer les signatures ». La fenêtre de placement s'ouvre immédiatement.

L'interrupteur n'existe que sur les fichiers PDF, uniquement sur un contrat en brouillon, et seulement si la signature des pièces jointes est autorisée. Voir Signature électronique.

Placer les emplacements de signature

1. Sur la ligne du PDF, cliquez sur « Placer les signatures ».
2. La fenêtre « Placement des signatures — {nom du fichier} » affiche le document page par page.
3. En haut, sous « Placer pour », choisissez le rôle : « Signataire » ou « Initiateur ». « Signataire » est sélectionné par défaut. Un compteur indique le nombre d'emplacements déjà posés pour chaque rôle.
4. Cliquez-glissez sur le document pour dessiner le cadre à l'endroit voulu. Un simple clic pose un cadre de taille standard. Le cadre garde toujours la même proportion : il s'agrandit pour couvrir la zone tracée.
5. Répétez pour chaque emplacement nécessaire, en changeant de rôle si besoin.
6. Fermez la fenêtre.

Le bandeau en bas de la fenêtre indique « Aucun emplacement — cliquez sur le document pour en poser un », puis « {count} emplacement(s) posé(s) ». Sur la ligne de la pièce jointe, la mention passe de « À placer » à « Placé ».

Les emplacements sont enregistrés au fur et à mesure ; il n'y a pas de bouton de validation.

Déplacer, redimensionner ou supprimer un emplacement

1. Ouvrez « Placer les signatures ».
2. Faites glisser un cadre pour le déplacer.
3. Tirez sur la poignée en bas à droite du cadre pour le redimensionner. Le coin en haut à gauche reste fixe et la proportion est conservée.
4. Cliquez sur la croix en haut à droite du cadre pour le supprimer.

Comprendre pourquoi « À signer » est grisé

Sur un PDF que YouSign ne peut pas signer, l'interrupteur « À signer » est inactif et une raison s'affiche dessous :

• « PDF protégé, ce document ne peut pas être signé » ;
• « PDF illisible : YouSign ne peut pas l'ouvrir. Remplacez la pièce par un PDF valide. »

Exportez à nouveau le fichier en PDF (sur Mac, « Aperçu », « Exporter au format PDF »), puis remplacez la pièce. Une pièce déjà marquée « À signer » avant ce contrôle garde son interrupteur actif : désactivez-le pour en sortir.

Retirer une pièce jointe de la cérémonie

1. Sur la ligne du PDF, désactivez l'interrupteur « À signer ».

Les emplacements posés sur ce document sont oubliés. Le fichier reste joint au contrat.

Référence

Conditions d'apparition

Rôles proposés

Règles de placement

• Un seul emplacement suffit pour qu'un document soit considéré comme prêt, quel que soit le rôle qu'il désigne. Il n'est pas nécessaire de poser un cadre pour chaque rôle sur chaque annexe.
• Un document marqué « À signer » sans aucun emplacement empêche le lancement de la signature électronique : le bouton « Lancer la signature électronique » reste inactif.
• Les cadres ne peuvent pas déborder de la page : ils sont ramenés dans ses limites.

Taille des emplacements

Les contraintes viennent de YouSign, le service de signature. Les dimensions sont en points (72 points = 2,54 cm).

La proportion est fixe parce que YouSign réduit la signature dans tout cadre qui ne la respecte pas : elle ne remplirait plus la zone prévue.

• L'ordre de signature suit l'ordre de la liste : le document généré depuis le modèle vient en premier, puis les pièces jointes.
• Sur une pièce jointe issue du CRM, la fenêtre affiche le fichier que le CRM contient au moment du placement, c'est-à-dire celui qui partira en signature.

Contrôles avant l'envoi

Ces contrôles apparaissent à trois endroits : sous l'interrupteur « À signer », dans l'encadré « Une pièce à signer bloque l'envoi » de l'écran de signature, et en refus au marquage ou au placement. Les pièces concernées doivent être remplacées, ou l'interrupteur « À signer » désactivé, avant de relancer.

Messages

Questions fréquentes

Puis-je faire signer un document Word ou une image ?

Non. Seuls les fichiers PDF peuvent être marqués « À signer ». Convertissez le document en PDF avant de le joindre.

Cela fonctionne-t-il avec la signature manuelle ?

Non. Le marquage « À signer » ne concerne que la signature électronique. La signature manuelle repose sur les documents que vous déposez vous-même — voir Signer un contrat à la main.

Puis-je faire signer une pièce jointe seule, sans contrat généré ?

Oui, sur un contrat sans modèle : la signature électronique porte alors uniquement sur les PDF marqués « À signer ». Dans ce cas, chaque rôle attendu doit avoir au moins un emplacement quelque part, puisqu'aucun document généré ne peut en porter.

Puis-je encore déplacer un emplacement après l'envoi en signature ?

Non. Dès que le contrat quitte le brouillon, l'interrupteur et le bouton de placement disparaissent : les documents envoyés sont ceux que le signataire voit. Pour corriger, annulez la signature électronique — le contrat repasse en brouillon — puis relancez-la. Voir Lancer une signature électronique.