Faire signer une pièce jointe
Marquer un PDF joint comme « À signer » et placer les emplacements de signature sur le document
À quoi ça sert
Un contrat n'est pas toujours le seul document à signer. Une annexe, les conditions particulières d'un assureur, un bon de commande joint au dossier peuvent devoir être signés en même temps.
Un PDF joint au contrat peut être marqué « À signer » : il rejoint alors la même cérémonie de signature électronique que le contrat, et le signataire les signe à la suite. Vous désignez vous-même l'endroit du document où la signature doit apparaître, en dessinant un cadre dessus.
Concepts clés
- À signer — l'interrupteur porté par la ligne d'une pièce jointe PDF. Actif, le document part en signature avec le contrat.
- Emplacement de signature — un cadre posé sur une page du PDF, attribué à un rôle. C'est là que la signature sera apposée.
- Initiateur — la personne de votre organisation qui envoie le contrat en signature et doit elle aussi signer, quand le modèle l'exige.
- Signataire — la personne extérieure à qui le contrat est envoyé.
- « À placer » / « Placé » — l'état d'un document marqué « À signer » : il reste à lui poser un emplacement, ou il en a au moins un.
Comment faire
Marquer une pièce jointe comme « À signer »
- Dans le menu, ouvrez « Contrats » puis le contrat en brouillon.
- Descendez à « Pièces jointes » et déposez le PDF s'il n'y est pas déjà. Voir Joindre des documents au contrat.
- Sur la ligne du PDF, activez l'interrupteur « À signer ».
La mention « À placer » apparaît à côté, ainsi que le bouton « Placer les signatures ». La fenêtre de placement s'ouvre immédiatement.
L'interrupteur n'existe que sur les fichiers PDF, uniquement sur un contrat en brouillon, et seulement si la signature des pièces jointes est autorisée. Voir Signature électronique.
Placer les emplacements de signature
- Sur la ligne du PDF, cliquez sur « Placer les signatures ».
- La fenêtre « Placement des signatures — {nom du fichier} » affiche le document page par page.
- En haut, sous « Placer pour », choisissez le rôle : « Signataire » ou « Initiateur ». « Signataire » est sélectionné par défaut. Un compteur indique le nombre d'emplacements déjà posés pour chaque rôle.
- Cliquez-glissez sur le document pour dessiner le cadre à l'endroit voulu. Un simple clic pose un cadre de taille standard.
- Répétez pour chaque emplacement nécessaire, en changeant de rôle si besoin.
- Fermez la fenêtre.
Le bandeau en bas de la fenêtre indique « Aucun emplacement — cliquez sur le document pour en poser un », puis « {count} emplacement(s) posé(s) ». Sur la ligne de la pièce jointe, la mention passe de « À placer » à « Placé ».
Les emplacements sont enregistrés au fur et à mesure ; il n'y a pas de bouton de validation.
Déplacer, redimensionner ou supprimer un emplacement
- Ouvrez « Placer les signatures ».
- Faites glisser un cadre pour le déplacer.
- Tirez sur la poignée en bas à droite du cadre pour le redimensionner.
- Cliquez sur la croix en haut à droite du cadre pour le supprimer.
Retirer une pièce jointe de la cérémonie
- Sur la ligne du PDF, désactivez l'interrupteur « À signer ».
Les emplacements posés sur ce document sont oubliés. Le fichier reste joint au contrat.
Référence
Conditions d'apparition
| Condition | Effet |
|---|---|
| Le fichier n'est pas un PDF | L'interrupteur « À signer » n'apparaît pas |
| Le contrat n'est plus en brouillon | L'interrupteur n'apparaît pas ; la configuration existante reste en place |
| La signature électronique est désactivée pour l'organisation | L'interrupteur n'apparaît pas |
| Le modèle n'autorise pas la signature des pièces jointes | L'interrupteur n'apparaît pas |
| Le contrat n'a pas de modèle | L'interrupteur apparaît dès que la signature électronique est active |
| Le fichier référencé est introuvable sur la fiche CRM | Le bouton « Placer les signatures » est inactif |
Rôles proposés
| Rôle | Quand il est proposé |
|---|---|
| « Signataire » | Toujours. C'est le rôle sélectionné par défaut |
| « Initiateur » | Seulement si le modèle exige que l'émetteur signe aussi |
Règles de placement
- Un seul emplacement suffit pour qu'un document soit considéré comme prêt, quel que soit le rôle qu'il désigne. Il n'est pas nécessaire de poser un cadre pour chaque rôle sur chaque annexe.
- Un document marqué « À signer » sans aucun emplacement empêche le lancement de la signature électronique : le bouton « Lancer la signature électronique » reste inactif.
- Les cadres ne peuvent pas déborder de la page : ils sont ramenés dans ses limites, avec une taille minimale.
- L'ordre de signature suit l'ordre de la liste : le document généré depuis le modèle vient en premier, puis les pièces jointes.
- Sur une pièce jointe issue du CRM, la fenêtre affiche le fichier que le CRM contient au moment du placement, c'est-à-dire celui qui partira en signature.
Messages
| Message | Cause |
|---|---|
| « Échec de l'enregistrement de la configuration de signature » | Le marquage ou le placement n'a pas pu être enregistré |
| « Impossible de charger le PDF » | Le document n'a pas pu être affiché dans la fenêtre de placement |
Questions fréquentes
Puis-je faire signer un document Word ou une image ?
Non. Seuls les fichiers PDF peuvent être marqués « À signer ». Convertissez le document en PDF avant de le joindre.
Cela fonctionne-t-il avec la signature manuelle ?
Non. Le marquage « À signer » ne concerne que la signature électronique. La signature manuelle repose sur les documents que vous déposez vous-même — voir Signer un contrat à la main.
Puis-je faire signer une pièce jointe seule, sans contrat généré ?
Oui, sur un contrat sans modèle : la signature électronique porte alors uniquement sur les PDF marqués « À signer ». Dans ce cas, chaque rôle attendu doit avoir au moins un emplacement quelque part, puisqu'aucun document généré ne peut en porter.
Puis-je encore déplacer un emplacement après l'envoi en signature ?
Non. Dès que le contrat quitte le brouillon, l'interrupteur et le bouton de placement disparaissent : les documents envoyés sont ceux que le signataire voit. Pour corriger, annulez la signature électronique — le contrat repasse en brouillon — puis relancez-la. Voir Lancer une signature électronique.