Observateurs et alertes
Suivre un contrat, ajouter des observateurs et recevoir les alertes de seuil, d'expiration et de renouvellement
À quoi ça sert
Un contrat vit longtemps, et les moments où il réclame votre attention sont espacés : la signature, l'approche de l'échéance, l'épuisement d'un crédit, un document qui expire. Vous n'allez pas le surveiller à la main.
Les observateurs d'un contrat sont les personnes que Deltia prévient quand l'un de ces moments arrive. Chacun choisit ensuite, dans ses propres préférences, s'il veut être averti par e-mail, dans l'application, ou les deux.
Concepts clés
- Observateur — utilisateur inscrit au suivi d'un contrat. Il reçoit les notifications liées à ce contrat.
- Suivre — s'ajouter soi-même comme observateur, en un clic.
- Restreint — un observateur que vous ne pouvez pas identifier, parce qu'il n'a pas accès au module Contrats de votre côté. Sa présence est visible, pas son nom.
- Notification — un message reçu dans la cloche de l'application, par e-mail, ou les deux, selon vos préférences.
Comment faire
Suivre un contrat
- Dans le menu, ouvrez « Contrats » puis cliquez sur le contrat concerné.
- Faites défiler l'onglet « Détails » jusqu'à la section « Observateurs ».
- Cliquez sur « Suivre ».
Le message « Vous suivez ce contrat » s'affiche et votre nom apparaît parmi les observateurs. Le bouton devient « Ne plus suivre » ; un clic dessus vous retire du suivi et affiche « Vous ne suivez plus ce contrat ».
Ajouter un observateur
- Dans la section « Observateurs », ouvrez la liste « Ajouter un observateur... ».
- Choisissez la personne à inscrire.
Elle est ajoutée immédiatement, sans enregistrement du contrat. La liste ne propose que les membres du groupe du contrat ayant accès au module Contrats, et les personnes déjà observatrices n'y figurent plus. Quand il n'y a personne à proposer, la liste n'apparaît pas.
Retirer un observateur
- Dans la section « Observateurs », repérez son nom.
- Cliquez sur la croix affichée à côté.
Un observateur marqué « Restreint » ne peut pas être retiré depuis votre écran : son nom n'y est pas résolu, et aucune croix ne lui est associée.
Choisir comment être averti
- Ouvrez la cloche de notifications puis « Paramètres des notifications », ou l'entrée « Notifications » de vos paramètres personnels.
- Dans la carte « Contrats », activez ou désactivez « Email » et « Application » pour chaque événement.
Les quatre événements proposés sont « Expiration imminente », « Brouillon de renouvellement », « Contrat signé » et « Seuil d'unité dépassé ». Le message « Préférences de notifications mises à jour » confirme le changement. Voir Préférences de notification.
Référence
Alertes envoyées aux observateurs
| Alerte | Déclencheur | Moment |
|---|---|---|
| Contrat signé | Le contrat que vous suivez est signé | Immédiat |
| Expiration imminente | La date de fin d'un contrat signé entre dans le délai de relance réglé | Chaque matin, du lundi au vendredi |
| Renouvellement créé | Un brouillon de renouvellement tacite est créé pour le contrat | Chaque matin, du lundi au vendredi |
| Seuil de consommation atteint | Une consommation fait franchir un seuil d'alerte du contrat | Immédiat, à la clôture de la tâche |
| Document à renouveler | Un document à échéance du contrat approche de sa date, et aucun compte du portail client n'a pu être joint | Chaque jour |
Le texte reçu reprend le contrat concerné : « Le contrat "…" expire le 31/12/2026 », « Un brouillon de renouvellement a été créé pour "…" », « "…" : seuil 90% franchi (45/50 heures) ».
Qui devient observateur
| Situation | Effet |
|---|---|
| Vous créez un contrat | Vous en devenez observateur |
| Vous enregistrez un contrat déjà signé | Vous en devenez observateur |
| Renouvellement, version corrigée, avenant | Les observateurs du contrat source sont repris |
| Ajout manuel | La personne choisie devient observatrice |
Vous n'êtes jamais notifié d'une action que vous venez vous-même de faire.
Conditions d'envoi
| Alerte | Conditions |
|---|---|
| Expiration imminente | Contrat au statut « Signé », date de fin renseignée, aucune relance déjà envoyée pour ce contrat, et un délai de relance réglé sur l'organisation |
| Renouvellement créé | Contrat au statut « Signé », renouvellement tacite, date de fin renseignée et non dépassée |
| Seuil de consommation | Le contrat déclare des seuils d'alerte pour l'unité, et cette unité porte un crédit |
| Toutes | Au moins un observateur sur le contrat |
Un contrat sans observateur ne déclenche aucun envoi. Le délai de relance avant expiration et le délai de renouvellement tacite se règlent dans « Administration → Modules » ; sur « Désactivé », l'alerte correspondante n'est jamais envoyée. Voir Réglages du module et droits d'accès.
Comportements automatiques
- Une seule relance d'expiration par contrat. Une fois partie, elle n'est pas répétée aux passages suivants.
- Un avenant signé prend le relais. Dès qu'un avenant signé du contrat porte une date de fin, la relance part sur l'avenant et non sur le contrat : personne n'est prévenu deux fois, dont une sur une date qui n'a plus cours. Voir Créer un avenant.
- Les documents à échéance visent d'abord le client. La relance part au compte du portail client correspondant à l'adresse configurée sur le type de pièce jointe. « Sans destinataire, ou si aucun compte actif n'y correspond, la relance part aux observateurs du contrat. » Voir Documents à échéance et relances.
- Les alertes de seuil se répètent. Si la consommation redescend puis franchit à nouveau le seuil, une nouvelle notification part. Une correction qui fait seulement baisser la consommation n'en déclenche aucune.
- « Observateurs modifiés », « Rappel d'expiration envoyé » et « Rappel de renouvellement envoyé » sont inscrits dans l'historique du contrat. Voir Consulter l'historique d'un contrat.
Questions fréquentes
Faut-il enregistrer le contrat après avoir ajouté un observateur ?
Non. L'ajout et le retrait prennent effet immédiatement, sans passer par « Enregistrer ».
Pourquoi un observateur s'affiche-t-il comme « Restreint » ?
Parce qu'il n'a pas accès au module Contrats de votre point de vue : Deltia vous signale qu'une personne suit le contrat sans vous donner son identité. Un administrateur peut le retirer.
Puis-je ajouter quelqu'un qui n'est pas dans le groupe du contrat ?
Non. La liste ne propose que les membres du groupe du contrat ayant accès au module Contrats.
Puis-je suivre un contrat sans recevoir d'e-mail ?
Oui. Restez observateur et décochez « Email » pour les événements concernés dans vos paramètres de notification. Vous continuerez à les recevoir dans la cloche de l'application.
Suis-je prévenu quand un contrat que je suis est refusé ?
Non. Le refus n'envoie pas de notification. Il est enregistré dans l'historique du contrat. Voir Refuser un contrat et le corriger.
Suis-je prévenu quand mon propre contrat est signé ?
Non. Vous n'êtes pas notifié de vos propres actions ; les autres observateurs le sont.