Envoyer la trame à compléter par le signataire
Lien sécurisé envoyé au signataire pour qu'il remplisse les champs manquants avant de signer
À quoi ça sert
Certaines informations d'un contrat ne sont connues que du signataire : son numéro de SIRET, son adresse exacte, le nom de son représentant. Plutôt que de les lui demander par e-mail avant de préparer le contrat, l'application lui envoie la trame telle quelle, avec un lien sécurisé : il remplit les champs manquants, vérifie le document produit, puis signe — dans la foulée, sans quitter la page.
Pendant ce temps, le contrat porte le statut « En attente de complétion » et n'est plus modifiable de votre côté.
Concepts clés
- Trame — le contrat généré depuis son modèle, dont certains champs sont encore vides.
- Lien de complétion — l'adresse personnelle envoyée au signataire pour qu'il remplisse ces champs. Elle a une durée de validité et ne sert qu'une fois.
- En attente de complétion — le statut du contrat tant que le signataire n'a pas envoyé sa saisie. Le contrat redevient un brouillon si l'envoi est annulé.
- Consultation — chaque ouverture du lien par le signataire. Le nombre et la date de la dernière ouverture sont affichés sur le contrat.
Comment faire
Envoyer la trame
- Dans le menu, ouvrez « Contrats » puis le contrat en brouillon.
- Quand des champs obligatoires sont encore vides, le bouton principal est « Envoyer la trame en signature ». Cliquez dessus.
- Un encadré liste les champs que le signataire devra remplir.
- Renseignez « Prénom », « Nom » et « Email » du signataire, et l'initiateur si le modèle l'exige.
- Renseignez « Durée de validité du lien (en jours) » — 30 par défaut.
- Cliquez sur « Lancer la signature électronique ».
« Email envoyé à {email} » confirme l'envoi. Le contrat passe « En attente de complétion » et l'écran de suivi de la trame s'affiche. Voir Lancer une signature électronique pour le détail des champs demandés.
Suivre l'envoi
- Ouvrez le contrat « En attente de complétion ». L'écran « Trame envoyée — en attente de complétion » s'affiche directement.
Il indique :
- sous « Lien envoyé » : le « Destinataire », la date d'envoi (« Envoyé le ») et la date de fin de validité (« Expire le ») ;
- sous « Consultations » : « Aucune consultation pour l'instant », « Consulté 1 fois » ou « Consulté {count} fois », suivi de « Dernière consultation le {date} ».
Le rappel affiché en tête de l'écran : « Le signataire complète actuellement les champs manquants. Le contrat redeviendra modifiable si l'envoi est annulé. »
Renvoyer le lien
- Sur l'écran de suivi, cliquez sur « Renvoyer le lien ».
- La fenêtre « Renvoyer le lien » prévient : « Le lien actuel sera invalidé et un nouveau lien sera envoyé à {email}. »
- Ajustez « Durée de validité du lien (en jours) » si nécessaire — 30 par défaut.
- Cliquez sur « Renvoyer ».
« Lien renvoyé à {email} » confirme l'envoi. L'ancien lien cesse aussitôt de fonctionner : s'il est ouvert, il affiche « Nouveau lien disponible ».
Copier ou ouvrir le lien
- Sur l'écran de suivi, cliquez sur la flèche à côté de « Renvoyer le lien ».
- Choisissez « Copier le lien » ou « Ouvrir le lien ».
« Lien copié dans le presse-papier » confirme la copie. Le lien n'est récupéré qu'à l'ouverture de ce menu.
Annuler l'envoi
- Sur l'écran de suivi, cliquez sur « Annuler l'envoi ».
- La fenêtre « Annuler l'envoi ? » prévient : « Le lien actuel deviendra invalide et le contrat redeviendra modifiable. Cette action ne supprime pas les valeurs déjà saisies par le signataire. »
- Cliquez sur « Annuler l'envoi » pour confirmer, ou « Retour » pour renoncer.
« Envoi annulé. Le contrat est à nouveau modifiable. » confirme. Le contrat repasse en brouillon.
Référence
Ce que voit le signataire
La page ouverte depuis le lien porte le logo et les couleurs de votre organisation, et se déroule en trois étapes : « Compléter », « Vérifier », « Signer ».
| Étape | Contenu |
|---|---|
| Compléter | « Compléter le document « {nom} » », puis un champ par information manquante. Bouton « Prévisualiser le document » |
| Vérifier | « Aperçu du document » et « Vérifiez que tout est correct avant de continuer. » Le document rempli s'affiche. Boutons « Modifier les informations » et « Signer » |
| Signer | La signature s'ouvre directement dans la page. À la fin, l'écran « Document signé » affiche le contrat signé |
Tous les champs sont obligatoires : le bouton « Prévisualiser le document » reste inactif tant que l'un d'eux est vide. « Modifier les informations » ramène à l'étape de saisie, l'aperçu précédent étant abandonné.
États du lien vus par le signataire
| Écran | Quand |
|---|---|
| « Lien annulé » | L'envoi a été annulé. Le message nomme la personne à contacter |
| « Nouveau lien disponible » | Un lien plus récent a été envoyé : « Vérifiez votre messagerie et utilisez le dernier lien reçu. » |
| « Lien expiré » | La durée de validité est dépassée. Le message nomme l'expéditeur d'origine |
| « Document signé » | Le contrat a déjà été signé ; le document signé est affiché |
Durée de validité
| Règle | Valeur |
|---|---|
| Valeur par défaut | 30 jours |
| Minimum | 1 jour |
| Maximum | 365 jours |
Messages d'erreur : « La durée doit être un nombre entier », « La durée doit être d'au moins 1 jour », « La durée ne peut pas dépasser 365 jours ».
Ce que le statut change
| Moment | Effet |
|---|---|
| Envoi de la trame | Le contrat passe « En attente de complétion » et n'est plus modifiable. La liste affiche le badge « En attente de complétion » |
| Renvoi du lien | L'ancien lien est invalidé, un nouveau part. Le statut ne change pas |
| Annulation de l'envoi | Le lien est invalidé, le contrat repasse en brouillon. Les valeurs déjà saisies par le signataire sont conservées |
| Saisie envoyée par le signataire | Les valeurs sont enregistrées sur le contrat, la signature démarre et le contrat passe « En attente de signature » |
| Signature terminée | Le contrat passe « Signé » |
Messages
| Message | Cause |
|---|---|
| « Lien renvoyé à {email} » / « Erreur lors du renvoi du lien » | Renvoi du lien |
| « Envoi annulé. Le contrat est à nouveau modifiable. » / « Erreur lors de l'annulation de l'envoi » | Annulation |
| « Lien copié dans le presse-papier » / « Impossible de copier le lien » | Copie du lien |
| « Aucun lien actif. Le contrat est probablement en cours de transition. » | Aucun lien en cours sur ce contrat |
| « Erreur lors de la génération de l'aperçu. » | Côté signataire, l'aperçu n'a pas pu être produit |
| « Erreur lors de l'envoi. Veuillez réessayer. » | Côté signataire, la signature n'a pas pu démarrer ; il reste sur l'aperçu |
| « Ce lien de complétion a expiré » | Lien ouvert après sa date de validité |
| « Ce lien de complétion a déjà été soumis » | La saisie a déjà été envoyée |
| « Ce lien de complétion n'est plus valide » | Le lien a été remplacé ou annulé |
| « Lien de complétion introuvable ou invalide » | Adresse erronée ou lien supprimé |
| « Le contrat n'est pas en attente de complétion. Statut actuel : {status} » | Action tentée sur un contrat qui a changé d'état |
| « Le lien a été modifié. Veuillez rafraîchir et réessayer. » | Le lien a changé pendant l'opération |
Questions fréquentes
Le signataire peut-il modifier ce que j'ai déjà rempli ?
Non. Seuls les champs restés vides lui sont présentés.
Puis-je modifier le contrat pendant que le signataire remplit la trame ?
Non. Le contrat est figé tant qu'il est « En attente de complétion ». Annulez l'envoi pour le rendre modifiable ; sa saisie déjà enregistrée n'est pas perdue.
Que se passe-t-il si le signataire laisse expirer le lien ?
Il voit l'écran « Lien expiré », qui lui indique à qui s'adresser. Depuis le contrat, utilisez « Renvoyer le lien » pour en produire un nouveau.
Le signataire doit-il créer un compte ?
Non. Le lien reçu par e-mail suffit ; la page est publique et personnelle.
Puis-je envoyer la trame à plusieurs personnes ?
Le lien de complétion part au premier signataire. Les autres signataires reçoivent leur invitation à signer une fois la trame complétée.