Lancer une signature électronique

À quoi ça sert

La signature électronique envoie le contrat au signataire par e-mail, à travers YouSign, sans impression ni scan. Vous renseignez qui doit signer, vous lancez, puis vous suivez l'avancement depuis le contrat : qui a signé, qui reste à relancer. Quand tout le monde a signé, le contrat passe à « Signé » et le document signé est déposé sur le contrat.

La fonctionnalité doit être activée sur le modèle de contrat. Voir Signature électronique.

Concepts clés

• Signataire — la personne extérieure à qui le contrat est envoyé. Ses nom, prénom et adresse e-mail sont saisis au lancement.
• Initiateur — la personne de votre organisation qui signe également le contrat. Elle n'est demandée que si le modèle prévoit que l'émetteur signe.
• En attente de signature — le statut du contrat pendant la cérémonie. Il n'est plus modifiable.
• En attente de complétion — le statut pris lorsque des champs restaient vides : le signataire les remplit d'abord depuis un lien sécurisé. Voir Envoyer la trame à compléter par le signataire.
• Lien du signataire — l'adresse personnelle permettant au signataire de signer. Elle est envoyée par e-mail et peut être copiée depuis le contrat.
• Expéditeur de l'invitation — l'e-mail d'invitation à signer affiche le nom de votre organisation comme expéditeur. Si ce nom n'est pas accepté par la plateforme de signature, l'expéditeur par défaut est utilisé à la place.

Comment faire

Lancer la signature

1. Dans le menu, ouvrez « Contrats » puis le contrat en brouillon.
2. Cliquez sur « Signer », puis sur « Signature électronique ».
3. Si le modèle prévoit que l'émetteur signe, choisissez l'initiateur dans « Sélectionner un initiateur ». La liste ne propose que les utilisateurs éligibles ; s'il n'y en a aucun, « Aucun utilisateur éligible trouvé. » s'affiche.
4. Sous « Signataire », renseignez « Prénom », « Nom » et « Email ». Ces champs peuvent être pré-remplis depuis la fiche CRM rattachée au contrat quand le modèle est configuré pour cela.
5. Si vous le souhaitez, complétez « Message dans l'email de signature » (voir la section suivante).
6. Cliquez sur « Lancer la signature électronique ».

« Signature électronique lancée » confirme l'envoi. Le contrat passe « En attente de signature » et l'écran de suivi s'affiche.

Le bouton reste inactif tant que le prénom, le nom et une adresse e-mail valide ne sont pas saisis, et tant qu'une pièce jointe marquée « À signer » n'a pas d'emplacement de signature. Voir Faire signer une pièce jointe.

Ajouter un message à l'e-mail d'invitation

1. Sur l'écran de signature électronique, repérez « Message dans l'email de signature ». Le champ est facultatif.
2. Saisissez le message, ou modifiez celui que le modèle propose déjà. Un contrat sans modèle, ou dont le modèle n'a pas de message, part d'un champ vide.
3. Pour personnaliser le texte, cliquez sous le champ sur une variable de la liste « Variables » : elle s'insère à l'endroit du curseur.

Le message est ajouté à l'invitation envoyée aux signataires et à leurs relances. Quand le contrat part avec des champs à compléter, il figure aussi dans l'e-mail qui contient le lien de complétion. Chaque destinataire reçoit le message avec son propre prénom et son propre nom. Une fois la signature lancée, l'écran « Voir la signature électronique » l'affiche sous les signataires, sous « Message envoyé dans l'email », tel que vous l'avez saisi, et l'historique du contrat le garde.

Le message du modèle est repris à chaque ouverture de l'écran : modifier le message du modèle change aussi la valeur proposée sur les brouillons existants.

Envoyer un avenant sans le document du modèle

Cette case n'apparaît que sur un avenant issu d'un modèle d'avenant et portant au moins une pièce jointe « à signer ». Un contrat ordinaire envoie toujours le document de son modèle. Un avenant déposé sous forme de PDF n'a pas de document du modèle : seul son PDF part (voir Créer un avenant).

1. Sur l'écran de signature électronique de l'avenant, repérez la case « Inclure le document du modèle (avis de Conseil) ». Elle est cochée par défaut.
2. Décochez-la pour n'envoyer que les pièces jointes « à signer ».
3. Vérifiez que chaque signataire a une zone de signature sur une de ces pièces.
4. Cliquez sur « Lancer la signature électronique ».

Sans le document du modèle, le message « Sans le document du modèle, chaque signataire doit avoir une zone de signature sur une pièce jointe à signer. » bloque le bouton tant qu'un signataire n'a pas de zone. L'avertissement sur les champs à remplir par le signataire et la durée de validité du lien disparaissent, puisqu'aucun champ du modèle n'est plus à compléter. L'historique affiche « Signature électronique initiée (sans document du modèle) ».

Envoyer un contrat dont des champs restent à remplir

Quand des champs obligatoires du contrat sont encore vides, le bouton principal devient « Envoyer la trame en signature », avec l'infobulle « Le signataire complétera les champs manquants ».

1. Cliquez sur « Envoyer la trame en signature ».
2. Un encadré liste les champs que le signataire devra remplir.
3. Renseignez les signataires comme ci-dessus.
4. Renseignez « Durée de validité du lien (en jours) » : « Le destinataire pourra compléter le formulaire pendant cette durée. » La valeur par défaut est 30 jours, entre 1 et 365.
5. Cliquez sur « Lancer la signature électronique ».

« Email envoyé à {email} » confirme l'envoi, avec la précision « Le signataire complétera les champs manquants depuis un lien sécurisé puis pourra signer le contrat. » Le contrat passe « En attente de complétion ». La suite est décrite dans Envoyer la trame à compléter par le signataire.

Suivre l'avancement

1. Ouvrez le contrat « En attente de signature ».
2. Cliquez sur « Voir la signature électronique ».

L'écran affiche :

• un badge « En cours » ou « Terminée » ;
• « Progression », avec le nombre de signataires ayant signé sur le total ;
• « Signataires » : une carte par personne, avec son rôle, son adresse et le badge « Signé » suivi de la date, ou « En attente » ;
• « Historique » : « Signature initiée », « {nom} a signé », « Signature terminée », datés ;
• « Événements webhook », repliés : le détail technique des notifications reçues de YouSign, ou « Aucun événement ».

Relancer un signataire

1. Sur l'écran de suivi, sur la carte du signataire qui n'a pas encore signé, cliquez sur l'icône d'enveloppe (« Renvoyer l'invitation »).

« Rappel envoyé à {nom} » confirme l'envoi. En cas d'échec, « Erreur lors de l'envoi du rappel » s'affiche.

Copier le lien du signataire

1. Sur l'écran de suivi, cliquez sur « Copier le lien du signataire ».

Le lien du signataire extérieur est copié dans le presse-papier. Utile lorsque l'e-mail n'est pas arrivé. L'action n'est proposée que tant que ce signataire n'a pas signé.

Signer soi-même le contrat

Cette action apparaît quand vous figurez parmi les signataires et que vous n'avez pas encore signé.

1. Sur l'écran de suivi, cliquez sur « Signer le contrat ».
2. La page de signature s'ouvre : le contrat à signer occupe la zone principale, la liste des signataires est affichée à côté.
3. Suivez les étapes de signature.

« Document signé avec succès » confirme la signature. Si vous la refusez, « Signature refusée » s'affiche. Une fois votre signature apposée, la page indique « Vous avez déjà signé ce document. En attente des autres signataires. »

Annuler la signature

1. Sur l'écran de suivi, cliquez sur « Annuler la signature ».
2. La fenêtre « Annuler la signature électronique » explique : « Cette action annulera la demande de signature en cours. Les signataires ne pourront plus signer le document. Le contrat repassera en brouillon. »
3. Cliquez sur « Annuler la signature » pour confirmer, ou « Revenir » pour renoncer.

« Signature électronique annulée » confirme. Le contrat redevient un brouillon modifiable et les liens envoyés aux signataires cessent de fonctionner.

Référence

Conditions de lancement

Contrairement à la signature manuelle, des champs obligatoires vides n'empêchent pas la signature électronique : ils basculent le contrat vers le parcours de complétion.

Champs demandés au lancement

Message dans l'e-mail de signature

Pièces à signer qui bloquent l'envoi

Avant le lancement, Deltia vérifie les PDF marqués « À signer ». Si YouSign en refuserait un, un encadré rouge au-dessus du formulaire annonce « Une pièce à signer bloque l'envoi : » (ou « {n} pièces à signer bloquent l'envoi : ») et nomme chaque fichier avec la raison ; le lancement reste impossible. Voir Faire signer une pièce jointe.

Ce que la signature change

Le document déposé s'appelle document-signe.pdf. Quand plusieurs documents ont été signés dans la même cérémonie — le contrat et ses annexes — c'est une archive documents-signes.zip qui est déposée, accompagnée d'un PDF signé pour chaque document (une pièce signée garde le nom de son fichier d'origine) et d'un dossier-de-preuve.pdf. Sur le contrat « Signé », chaque pièce signée s'affiche dans sa catégorie avec le badge « Signé le {date} », et le bloc « Contrat signé » réunit le document du contrat, le « Dossier de preuve » et « Tout télécharger ». Voir Joindre des documents au contrat. Si un PDF par pièce ne peut pas être récupéré, le contrat passe quand même « Signé » ; la pièce concernée est alors sans badge. Seules les signatures lancées après cette évolution produisent les PDF par pièce : un contrat signé avant, ou signé à la main, garde la seule archive.

Messages

Questions fréquentes

Puis-je ajouter plusieurs signataires extérieurs ?

Non. Le lancement demande un signataire extérieur, auquel s'ajoute l'initiateur lorsque le modèle l'exige.

Le contrat reste-t-il modifiable pendant la signature ?

Non. Dès le lancement, le contrat passe « En attente de signature » et ses champs sont figés. Pour corriger quelque chose, annulez la signature : le contrat repasse en brouillon.

Que se passe-t-il si le signataire ne reçoit pas l'e-mail ?

Utilisez « Renvoyer l'invitation » sur sa carte, ou « Copier le lien du signataire » et transmettez-lui le lien par un autre canal.

Puis-je relancer une signature annulée ?

Il faut la relancer entièrement : le contrat étant repassé en brouillon, reprenez « Signer » puis « Signature électronique ». Une nouvelle demande est créée.

Puis-je faire resigner un seul document après la signature ?

Oui, depuis l'onglet « Dossier » d'un contrat signé ou renouvelé. Voir Faire resigner un document d'un contrat signé.

Où retrouver le contrat signé ?

Dans la section « Documents de signature » du contrat, et via le bouton « Télécharger ». Voir Télécharger les documents du contrat.