Lancer une signature électronique
Renseigner les signataires, envoyer le contrat en signature, suivre l'avancement, relancer ou annuler
À quoi ça sert
La signature électronique envoie le contrat au signataire par e-mail, à travers YouSign, sans impression ni scan. Vous renseignez qui doit signer, vous lancez, puis vous suivez l'avancement depuis le contrat : qui a signé, qui reste à relancer. Quand tout le monde a signé, le contrat passe à « Signé » et le document signé est déposé sur le contrat.
La fonctionnalité doit être activée pour l'organisation, puis sur le modèle de contrat. Voir Signature électronique.
Concepts clés
- Signataire — la personne extérieure à qui le contrat est envoyé. Ses nom, prénom et adresse e-mail sont saisis au lancement.
- Initiateur — la personne de votre organisation qui signe également le contrat. Elle n'est demandée que si le modèle prévoit que l'émetteur signe.
- En attente de signature — le statut du contrat pendant la cérémonie. Il n'est plus modifiable.
- En attente de complétion — le statut pris lorsque des champs restaient vides : le signataire les remplit d'abord depuis un lien sécurisé. Voir Envoyer la trame à compléter par le signataire.
- Lien du signataire — l'adresse personnelle permettant au signataire de signer. Elle est envoyée par e-mail et peut être copiée depuis le contrat.
Comment faire
Lancer la signature
- Dans le menu, ouvrez « Contrats » puis le contrat en brouillon.
- Cliquez sur « Signer », puis sur « Signature électronique ».
- Si le modèle prévoit que l'émetteur signe, choisissez l'initiateur dans « Sélectionner un initiateur ». La liste ne propose que les utilisateurs éligibles ; s'il n'y en a aucun, « Aucun utilisateur éligible trouvé. » s'affiche.
- Sous « Signataire », renseignez « Prénom », « Nom » et « Email ». Ces champs peuvent être pré-remplis depuis la fiche CRM rattachée au contrat quand le modèle est configuré pour cela.
- Cliquez sur « Lancer la signature électronique ».
« Signature électronique lancée » confirme l'envoi. Le contrat passe « En attente de signature » et l'écran de suivi s'affiche.
Le bouton reste inactif tant que le prénom, le nom et une adresse e-mail valide ne sont pas saisis, et tant qu'une pièce jointe marquée « À signer » n'a pas d'emplacement de signature. Voir Faire signer une pièce jointe.
Envoyer un contrat dont des champs restent à remplir
Quand des champs obligatoires du contrat sont encore vides, le bouton principal devient « Envoyer la trame en signature », avec l'infobulle « Le signataire complétera les champs manquants ».
- Cliquez sur « Envoyer la trame en signature ».
- Un encadré liste les champs que le signataire devra remplir.
- Renseignez les signataires comme ci-dessus.
- Renseignez « Durée de validité du lien (en jours) » : « Le destinataire pourra compléter le formulaire pendant cette durée. » La valeur par défaut est 30 jours, entre 1 et 365.
- Cliquez sur « Lancer la signature électronique ».
« Email envoyé à {email} » confirme l'envoi, avec la précision « Le signataire complétera les champs manquants depuis un lien sécurisé puis pourra signer le contrat. » Le contrat passe « En attente de complétion ». La suite est décrite dans Envoyer la trame à compléter par le signataire.
Suivre l'avancement
- Ouvrez le contrat « En attente de signature ».
- Cliquez sur « Voir la signature électronique ».
L'écran affiche :
- un badge « En cours » ou « Terminée » ;
- « Progression », avec le nombre de signataires ayant signé sur le total ;
- « Signataires » : une carte par personne, avec son rôle, son adresse et le badge « Signé » suivi de la date, ou « En attente » ;
- « Historique » : « Signature initiée », « {nom} a signé », « Signature terminée », datés ;
- « Événements webhook », repliés : le détail technique des notifications reçues de YouSign, ou « Aucun événement ».
Relancer un signataire
- Sur l'écran de suivi, sur la carte du signataire qui n'a pas encore signé, cliquez sur l'icône d'enveloppe (« Renvoyer l'invitation »).
« Rappel envoyé à {nom} » confirme l'envoi. En cas d'échec, « Erreur lors de l'envoi du rappel » s'affiche.
Copier le lien du signataire
- Sur l'écran de suivi, cliquez sur « Copier le lien du signataire ».
Le lien du signataire extérieur est copié dans le presse-papier. Utile lorsque l'e-mail n'est pas arrivé. L'action n'est proposée que tant que ce signataire n'a pas signé.
Signer soi-même le contrat
Cette action apparaît quand vous figurez parmi les signataires et que vous n'avez pas encore signé.
- Sur l'écran de suivi, cliquez sur « Signer le contrat ».
- La page de signature s'ouvre : le contrat à signer occupe la zone principale, la liste des signataires est affichée à côté.
- Suivez les étapes de signature.
« Document signé avec succès » confirme la signature. Si vous la refusez, « Signature refusée » s'affiche. Une fois votre signature apposée, la page indique « Vous avez déjà signé ce document. En attente des autres signataires. »
Annuler la signature
- Sur l'écran de suivi, cliquez sur « Annuler la signature ».
- La fenêtre « Annuler la signature électronique » explique : « Cette action annulera la demande de signature en cours. Les signataires ne pourront plus signer le document. Le contrat repassera en brouillon. »
- Cliquez sur « Annuler la signature » pour confirmer, ou « Revenir » pour renoncer.
« Signature électronique annulée » confirme. Le contrat redevient un brouillon modifiable et les liens envoyés aux signataires cessent de fonctionner.
Référence
Conditions de lancement
| Condition | Sinon |
|---|---|
| La signature électronique est activée pour l'organisation | L'entrée « Signature électronique » n'est pas proposée |
| Le modèle l'active, ou le contrat n'a pas de modèle | L'entrée n'est pas proposée |
| Le contrat est en brouillon | Aucune action de signature n'est proposée |
| Aucune modification en attente | Entrée inactive : « Enregistrez vos modifications avant de signer » |
| Les pièces jointes obligatoires sont fournies et datées | Entrée inactive : « Complétez les pièces jointes obligatoires et leurs dates d'expiration pour signer » |
| Les pièces jointes marquées « À signer » ont un emplacement | Le bouton « Lancer la signature électronique » reste inactif |
Contrairement à la signature manuelle, des champs obligatoires vides n'empêchent pas la signature électronique : ils basculent le contrat vers le parcours de complétion.
Champs demandés au lancement
| Champ | Obligatoire | Remarque |
|---|---|---|
| Initiateur | Oui, si le modèle prévoit que l'émetteur signe | Choisi parmi les utilisateurs éligibles |
| Prénom du signataire | Oui | |
| Nom du signataire | Oui | |
| Email du signataire | Oui | Doit contenir une adresse valide |
| Durée de validité du lien | Non | Affiché seulement si des champs sont à compléter. 30 jours par défaut, de 1 à 365 |
Ce que la signature change
| Étape | Effet |
|---|---|
| Lancement | Le contrat passe « En attente de signature » et n'est plus modifiable ; les signataires reçoivent leur invitation |
| Un signataire signe | Sa carte affiche « Signé » et la date ; la progression avance |
| Tous ont signé | Le contrat passe « Signé », le document signé est ajouté aux « Documents de signature », les observateurs sont notifiés |
| Refus ou expiration côté YouSign | La demande est close et le contrat repasse en brouillon |
| Annulation depuis l'application | Le contrat repasse en brouillon ; les liens des signataires sont invalidés |
Le document déposé s'appelle document-signe.pdf. Quand plusieurs documents ont
été signés dans la même cérémonie — le contrat et ses annexes — c'est une archive
documents-signes.zip qui est déposée.
Messages
| Message | Cause |
|---|---|
| « Signature électronique lancée » | La demande est partie |
| « Email envoyé à {email} » | Un lien de complétion a été envoyé au lieu de la signature directe |
| « Erreur lors du lancement de la signature » | La demande n'a pas pu être créée |
| « Rappel envoyé à {name} » / « Erreur lors de l'envoi du rappel » | Relance d'un signataire |
| « Signature électronique annulée » / « Erreur lors de l'annulation de la signature » | Annulation |
| « Document signé avec succès » / « Signature refusée » | Résultat de votre propre signature |
| « Le prénom du signataire est requis », « Le nom du signataire est requis », « L'email du signataire est invalide » | Champs du signataire mal renseignés |
| « La durée doit être d'au moins 1 jour », « La durée ne peut pas dépasser 365 jours » | Durée de validité hors limites |
| « Erreur de signature electronique » | La plateforme de signature a refusé l'opération |
Questions fréquentes
Puis-je ajouter plusieurs signataires extérieurs ?
Non. Le lancement demande un signataire extérieur, auquel s'ajoute l'initiateur lorsque le modèle l'exige.
Le contrat reste-t-il modifiable pendant la signature ?
Non. Dès le lancement, le contrat passe « En attente de signature » et ses champs sont figés. Pour corriger quelque chose, annulez la signature : le contrat repasse en brouillon.
Que se passe-t-il si le signataire ne reçoit pas l'e-mail ?
Utilisez « Renvoyer l'invitation » sur sa carte, ou « Copier le lien du signataire » et transmettez-lui le lien par un autre canal.
Puis-je relancer une signature annulée ?
Il faut la relancer entièrement : le contrat étant repassé en brouillon, reprenez « Signer » puis « Signature électronique ». Une nouvelle demande est créée.
Où retrouver le contrat signé ?
Dans la section « Documents de signature » du contrat, et via le bouton « Télécharger ». Voir Télécharger les documents du contrat.