Enregistrer un contrat déjà signé

À quoi ça sert

Tous les contrats d'une entreprise n'ont pas été rédigés dans l'application. « Contrat signé » sert à faire entrer un contrat existant : un contrat signé avant la mise en service, un contrat rédigé hors de l'application, un accord négocié sur un document du client.

Le choix d'un modèle est facultatif : vous déposez les documents signés, vous indiquez la date de signature, et le contrat est créé au statut « Signé ». Il rejoint alors la liste des contrats, avec ses crédits, ses unités suivies et ses rattachements CRM comme n'importe quel autre. Avec un modèle, le contrat reçoit en plus les catégories de pièces, les relances d'expiration, les avenants et le renouvellement du modèle.

Concepts clés

• Documents signés — les fichiers qui prouvent la signature. Au moins un est obligatoire ; c'est ce qui distingue cette création de celle d'un brouillon.
• Pièces jointes — les documents annexes, facultatifs.
• Modèle — choix facultatif. Il est figé à la création et ne pourra plus être changé (sauf par l'action « Associer un modèle », voir plus bas).
• Catégorie — avec un modèle, le formulaire montre une ligne par catégorie de pièces du modèle, avec sa propre zone de dépôt ; les documents sans catégorie vont dans « Autres pièces », en dernier.
• Périmètre — le périmètre propriétaire du contrat, qui détermine qui peut le voir.
• Type de renouvellement — « Aucun », « Tacite » ou « Explicite ». Il décide si un renouvellement pourra être créé, et comment. Voir Renouvellements.

Comment faire

Créer un contrat déjà signé

1. Dans le menu, ouvrez « Contrats ».
2. Cliquez sur « Contrat signé », en haut de la liste. Le formulaire s'ouvre dans un volet latéral. Sur mobile, il est proposé par le bouton de création flottant.
3. Renseignez « Nom du contrat ».
4. Choisissez le « Périmètre ». S'il n'y en a qu'un, il est déjà sélectionné.
5. Choisissez un « Modèle » si le contrat doit en avoir un (voir « Créer un contrat signé avec un modèle »). Sinon, laissez « Aucun modèle ».
6. Rattachez des fiches CRM si nécessaire (voir ci-dessous).
7. Déclarez les « Unités suivies », les « Crédits » et les « Frais d'accès au service (FAS) » si le contrat en comporte. Voir Unités, crédits et consommation.
8. Vérifiez « Date de signature » : elle se demande avant les documents. La date du jour est proposée.
9. Sous « Documents signés », déposez le ou les fichiers prouvant la signature. « Document ajouté » confirme chaque dépôt.
10. Sous « Pièces jointes », déposez les annexes éventuelles.
11. Choisissez le « Type de renouvellement », puis renseignez « Date de début » et « Date de fin » si le type choisi les exige.
12. Cliquez sur « Créer le contrat ».

« Contrat signé créé avec succès » confirme la création. Le contrat apparaît dans la liste au statut « Signé ».

Créer un contrat signé avec un modèle

1. Dans le formulaire, choisissez un modèle dans « Modèle » (« Choisir un modèle (facultatif) »).
2. Renseignez, si vous le souhaitez, les « Champs du modèle ». Ils sont facultatifs : ils servent aux catégories de pièces conditionnelles et aux avenants.
3. Déposez chaque pièce dans la zone de sa catégorie, comme sur la fiche d'un contrat. Un document sans catégorie se dépose dans « Autres pièces ». La liste des catégories suit les « Champs du modèle » dont dépendent les catégories conditionnelles.
4. Pour une catégorie qui expire, saisissez sa « Date d'expiration ». Elle couvre tous les fichiers rangés dans la catégorie.
5. Pour qu'un document signé compte aussi dans une catégorie, ouvrez « Classer aussi dans… » sur sa ligne sous « Documents signés » et choisissez la catégorie (« Aucune catégorie » par défaut). Le document garde la mention « Document signé » et compte aussi comme pièce de la catégorie ; « Ne plus compter ce document dans cette catégorie » annule le choix.
6. Cliquez sur « Créer le contrat ».

Une catégorie requise laissée vide reste affichée comme requise mais ne bloque pas la création : aucune pièce du modèle n'est obligatoire, aucun document n'est généré et aucune signature électronique n'est lancée. Le contrat gagne les relances d'expiration, le renouvellement de pièces, les avenants et le renouvellement du contrat, comme un contrat signé dans l'application. Si un fichier est rangé dans une catégorie qui ne s'applique plus, un avertissement indique que ces documents ne seront pas déposés.

Associer un modèle à un contrat signé existant

Cette action est réservée aux administrateurs de l'organisation et ne s'applique qu'à un contrat signé qui n'a pas de modèle.

1. Ouvrez la fiche du contrat signé.
2. Dans les actions de la fiche, cliquez sur « Associer un modèle ».
3. Choisissez le modèle, puis cliquez sur « Associer ».

« Modèle associé au contrat » confirme l'opération et l'historique la consigne. Le modèle est figé : l'action disparaît ensuite. Le contrat reste signé tel qu'il a été déposé : rien n'est régénéré ni renvoyé en signature, et les documents déjà joints restent dans « Autres pièces ».

Classer après coup un document signé dans une catégorie

Cette action s'applique à un contrat créé déjà signé, avec un modèle, une fois qu'il est enregistré.

1. Ouvrez la fiche du contrat.
2. Sur la ligne d'un document signé, ouvrez le menu ⋮ et cliquez sur « Classer dans… ». La fenêtre « Classer « {nom} » » s'ouvre.
3. Choisissez la « Catégorie ». Si elle expire, indiquez sa date d'expiration.
4. Laissez « Garder comme document signé » décoché pour déplacer le document, ou cochez-le pour le copier. Cliquez sur « Classer ».

Selon la case, « Document signé déplacé dans « {catégorie} » » (le document quitte les documents signés) ou « Document signé classé dans « {catégorie} » » (il reste signé et compte aussi dans la catégorie, avec la mention « Aussi classé dans « … » ») confirme l'opération. Si un fichier identique est déjà dans la catégorie, seul le document signé est retiré : « Déjà classé dans « {catégorie} » : document signé retiré », et la date saisie est ignorée.

Le dernier document signé ne peut pas être retiré : la case est cochée et verrouillée (« Le dernier document signé ne peut pas être retiré »). L'historique consigne chaque classement. Voir Historique du contrat.

Un contrat qui n'a pas été créé déjà signé (signé dans l'application) n'offre pas cette action : ses preuves de signature sont figées, et la tentative est refusée (« Cette pièce ne peut pas être classée sur ce contrat… »).

Rattacher une fiche CRM

1. Dans le formulaire, sous « Rattachements CRM », cliquez sur « Ajouter un type d'entité » et choisissez le type de fiche.
2. Recherchez la fiche par son nom, puis cliquez sur le résultat.
3. Pour retirer un type de fiche resté vide, cliquez sur « Retirer ».

Un seul enregistrement peut être rattaché par type de fiche, mais plusieurs types peuvent l'être. Si vous n'avez pas accès au CRM, la section est désactivée avec le message « Vous devez avoir accès au module CRM pour utiliser cette fonctionnalité ».

Retirer un document avant de créer

1. Sur la ligne du document, cliquez sur l'icône de suppression.

La ligne disparaît immédiatement. Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas cliqué sur « Créer le contrat ».

Créer depuis la page pleine

1. Ouvrez le formulaire depuis « Contrat signé », puis cliquez sur l'icône d'agrandissement du volet.

Le formulaire occupe alors toute la page et conserve les valeurs déjà saisies. Après la création, l'application ouvre directement le contrat créé.

Référence

Champs du formulaire

Les fichiers déposés suivent les mêmes règles que les autres pièces du contrat : 10 Mo maximum, formats PDF, Word, Excel et images. Voir Joindre des documents au contrat.

Messages de validation

Ce que donne le contrat créé

Questions fréquentes

Puis-je enregistrer un contrat signé sans avoir créé de modèle ?

Oui : le modèle est facultatif. Le bouton « Contrat signé » est présent même quand aucun modèle n'est actif.

Puis-je faire créer ce contrat par l'assistant IA ?

Oui. À partir d'un dossier déposé, l'assistant peut créer le contrat sur son modèle, ranger les pièces dans leurs catégories et le passer au statut « Signé ». Une carte de confirmation affiche le nom, la date de signature et les documents signés avant toute écriture. Elle est refusée si la date de signature est dans le futur, si le document signé manque ou si une pièce obligatoire du modèle manque. Si la signature échoue après approbation, le contrat reste en brouillon.

Puis-je ranger plus tard un document signé dans une catégorie ?

Oui, sur la fiche d'un contrat créé déjà signé : voir « Classer après coup un document signé dans une catégorie ».

Puis-je modifier le contrat après l'avoir créé ?

Le contrat naît au statut « Signé » : ses informations ne sont plus modifiables. Vérifiez le nom, le périmètre et la date de signature avant de valider.

Puis-je importer d'un coup plusieurs contrats signés ?

Oui, par un import de fichier réservé aux administrateurs du module. Voir Importer des contrats.

Le contrat créé peut-il être téléchargé depuis la liste ?

Pas pour un contrat créé sans modèle : le bouton de téléchargement de la liste ne s'affiche que pour les contrats issus d'un modèle. Ouvrez le contrat et téléchargez ses documents depuis la section « Documents de signature ». Voir Télécharger les documents du contrat.

Puis-je suivre une consommation sur ce contrat ?

Oui. Déclarez ses unités suivies et ses crédits au moment de la création. Voir Unités, crédits et consommation.