Enregistrer un contrat déjà signé
Créer un contrat sans modèle à partir de documents signés existants, pour reprendre un historique
À quoi ça sert
Tous les contrats d'une entreprise n'ont pas été rédigés dans l'application. « Contrat signé » sert à faire entrer un contrat existant : un contrat signé avant la mise en service, un contrat rédigé hors de l'application, un accord négocié sur un document du client.
Vous n'avez pas de modèle à choisir : vous déposez directement les documents signés, vous indiquez la date de signature, et le contrat est créé au statut « Signé ». Il rejoint alors la liste des contrats, avec ses crédits, ses unités suivies et ses rattachements CRM comme n'importe quel autre.
Concepts clés
- Documents signés — les fichiers qui prouvent la signature. Au moins un est obligatoire ; c'est ce qui distingue cette création de celle d'un brouillon.
- Pièces jointes — les documents annexes, facultatifs.
- Groupe — le groupe propriétaire du contrat, qui détermine qui peut le voir.
- Type de renouvellement — « Aucun », « Tacite » ou « Explicite ». Il décide si un renouvellement pourra être créé, et comment. Voir Renouvellements.
Comment faire
Créer un contrat déjà signé
- Dans le menu, ouvrez « Contrats ».
- Cliquez sur « Contrat signé », en haut de la liste. Le formulaire s'ouvre dans un volet latéral. Sur mobile, il est proposé par le bouton de création flottant.
- Renseignez « Nom du contrat ».
- Choisissez le « Groupe ». S'il n'y en a qu'un, il est déjà sélectionné.
- Rattachez des fiches CRM si nécessaire (voir ci-dessous).
- Déclarez les « Unités suivies », les « Crédits » et les « Frais d'accès au service (FAS) » si le contrat en comporte. Voir Unités, crédits et consommation.
- Sous « Documents signés », déposez le ou les fichiers prouvant la signature. « Document ajouté » confirme chaque dépôt.
- Sous « Pièces jointes », déposez les annexes éventuelles.
- Vérifiez « Date de signature ». La date du jour est proposée.
- Choisissez le « Type de renouvellement », puis renseignez « Date de début » et « Date de fin » si le type choisi les exige.
- Cliquez sur « Créer le contrat ».
« Contrat signé créé avec succès » confirme la création. Le contrat apparaît dans la liste au statut « Signé », sans modèle.
Rattacher une fiche CRM
- Dans le formulaire, sous « Rattachements CRM », cliquez sur « Ajouter un type d'entité » et choisissez le type de fiche.
- Recherchez la fiche par son nom, puis cliquez sur le résultat.
- Pour retirer un type de fiche resté vide, cliquez sur « Retirer ».
Un seul enregistrement peut être rattaché par type de fiche, mais plusieurs types peuvent l'être. Si vous n'avez pas accès au CRM, la section est désactivée avec le message « Vous devez avoir accès au module CRM pour utiliser cette fonctionnalité ».
Retirer un document avant de créer
- Sur la ligne du document, cliquez sur l'icône de suppression.
La ligne disparaît immédiatement. Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas cliqué sur « Créer le contrat ».
Créer depuis la page pleine
- Ouvrez le formulaire depuis « Contrat signé », puis cliquez sur l'icône d'agrandissement du volet.
Le formulaire occupe alors toute la page et conserve les valeurs déjà saisies. Après la création, l'application ouvre directement le contrat créé.
Référence
Champs du formulaire
| Champ | Obligatoire | Remarque |
|---|---|---|
| Nom du contrat | Oui | |
| Groupe | Oui | Pré-sélectionné s'il n'y en a qu'un |
| Rattachements CRM | Non | Demande un accès au module CRM |
| Unités suivies | Non | À déclarer avant de pouvoir ajouter des crédits |
| Crédits | Non | Chaque crédit porte sur une unité suivie |
| Frais d'accès au service (FAS) | Non | Section proposée dès qu'une unité suivie existe |
| Documents signés | Oui | Au moins un fichier |
| Pièces jointes | Non | |
| Date de signature | Oui | La date du jour par défaut |
| Type de renouvellement | Non | « Aucun » par défaut |
| Date de début | Seulement si « Tacite » | |
| Date de fin | Si « Tacite » ou « Explicite » |
Les fichiers déposés suivent les mêmes règles que les autres pièces du contrat : 10 Mo maximum, formats PDF, Word, Excel et images. Voir Joindre des documents au contrat.
Messages de validation
| Message | Cause |
|---|---|
| « Le nom du contrat est requis » | Le nom est vide |
| « Veuillez sélectionner un groupe » | Aucun groupe choisi |
| « La date de signature est requise » | La date est vide |
| « Au moins un document de signature est requis » | Aucun document signé déposé |
| « La date de fin est requise » | Un renouvellement est déclaré sans date de fin |
| « La date de début est requise pour un renouvellement tacite » | Renouvellement tacite sans date de début |
| « Contrat signé créé avec succès » | La création a abouti |
Ce que donne le contrat créé
| Élément | Valeur |
|---|---|
| Statut | « Signé » |
| Modèle | Aucun. La colonne « Template » de la liste affiche - |
| Champs du contrat | Aucun : sans modèle, il n'y a pas de champs à remplir |
| Documents signés | Consultables dans « Documents de signature », téléchargeables ligne par ligne |
| Pièces jointes | Consultables en lecture seule |
| Historique | Débute par « Contrat signé créé » |
| Renouvellement | Proposé si le type déclaré est « Explicite » |
Questions fréquentes
Puis-je enregistrer un contrat signé sans avoir créé de modèle ?
Oui, c'est précisément l'objet de cette création : elle ne demande aucun modèle. Le bouton « Contrat signé » est présent même quand aucun modèle n'est actif.
Puis-je modifier le contrat après l'avoir créé ?
Le contrat naît au statut « Signé » : ses informations ne sont plus modifiables. Vérifiez le nom, le groupe et la date de signature avant de valider.
Puis-je importer d'un coup plusieurs contrats signés ?
Oui, par un import de fichier réservé aux administrateurs du module. Voir Importer des contrats.
Le contrat créé peut-il être téléchargé depuis la liste ?
Non. Le bouton de téléchargement de la liste ne s'affiche que pour les contrats issus d'un modèle. Ouvrez le contrat et téléchargez ses documents depuis la section « Documents de signature ». Voir Télécharger les documents du contrat.
Puis-je suivre une consommation sur ce contrat ?
Oui. Déclarez ses unités suivies et ses crédits au moment de la création. Voir Unités, crédits et consommation.