Télécharger les documents du contrat
Aperçu avant signature, document généré, version de relecture et documents signés
À quoi ça sert
Un contrat produit plusieurs documents au fil de sa vie : le document Word généré depuis son modèle, un aperçu de travail avant enregistrement, une version de relecture dans une autre langue, et enfin le document signé. Cette page dit lequel vous obtenez selon l'endroit où vous cliquez et l'état du contrat.
Concepts clés
- Document généré — le fichier Word produit à partir du modèle du contrat et des valeurs enregistrées. Il est reconstruit à chaque téléchargement, il n'est pas stocké.
- Aperçu — le même document, mais construit avec les valeurs actuellement affichées à l'écran, y compris celles que vous n'avez pas encore enregistrées.
- Aperçu à côté de la fiche — le document affiché à l'écran, à côté du volet ou du formulaire, sans rien télécharger. Pour un contrat en brouillon ou en attente de signature, c'est le Word reconstruit avec les valeurs du formulaire ; pour un contrat signé, c'est le PDF signé.
- Version de relecture — un document non officiel, généré depuis un second modèle rédigé dans une autre langue et rempli avec les mêmes valeurs. Voir Langue de relecture.
- Documents de signature — les fichiers qui prouvent la signature : ceux que vous avez déposés lors d'une signature manuelle, ou le document renvoyé par la plateforme de signature électronique. Quand la signature électronique a produit un PDF signé par pièce, ils ne figurent plus dans une section à part : le bloc « Contrat signé » réunit le document du contrat, le « Dossier de preuve » et « Tout télécharger », et chaque pièce signée reste dans sa catégorie avec son PDF signé.
Comment faire
Voir le document à côté de la fiche
- Ouvrez un contrat avec modèle au statut « Brouillon » ou « En attente de signature », ou commencez-en un nouveau.
- Le document s'affiche à côté du volet. En page pleine, il occupe une colonne à droite, sur écran large uniquement ; sur un écran étroit la colonne est masquée et aucun document n'est généré.
- Modifiez un champ : la mention « Aperçu non à jour » apparaît et le document reste tel quel. Il se redessine quand le formulaire est resté tranquille 15 secondes, à l'enregistrement, ou tout de suite si vous cliquez sur « Mettre l'aperçu à jour ».
Pendant la mise à jour, « Génération du document… » recouvre l'ancien aperçu, qui reste lisible. L'aperçu reflète le formulaire tel qu'il est, enregistré ou non, nom du contrat compris, et il est proposé aussi pendant la création, avant tout enregistrement : rien n'est enregistré ni envoyé pour le produire. Il est indicatif : « Aperçu indicatif : la mise en page peut différer légèrement du document réel. »
Sur un contrat « Signé » ou « Renouvelé », le PDF signé est affiché au même endroit (« Chargement du PDF signé… » pendant le chargement). Sans PDF signé, rien n'est affiché.
Télécharger un aperçu pendant la rédaction
- Ouvrez le contrat en brouillon et modifiez ses champs.
- Ouvrez le menu « Actions ».
- Cliquez sur « Télécharger un aperçu ».
Le document Word est produit avec les valeurs affichées à l'écran, y compris les modifications non enregistrées. Rien n'est enregistré sur le contrat pour autant.
L'entrée s'intitule « Télécharger » quand aucune modification n'est en attente : le document est alors identique à celui que produirait le contrat enregistré.
Télécharger le document d'un contrat signé
- Ouvrez le contrat au statut « Signé » ou « Renouvelé ».
- Cliquez sur « Télécharger », le bouton principal.
Vous obtenez le document signé si le contrat en porte un, sinon le document regénéré depuis son modèle.
Quand le contrat propose un renouvellement, c'est « Renouveler » qui occupe la place du bouton principal : « Télécharger » devient une action secondaire. Il s'affiche comme un bouton à côté de « Renouveler » quand il est seul, ou dans le menu « Actions » quand d'autres actions secondaires existent.
Télécharger pendant que la signature est en cours
- Ouvrez le contrat au statut « En attente de signature ».
- Cliquez sur « Télécharger » : c'est un bouton direct quand aucune autre action secondaire n'est disponible, sinon une entrée du menu « Actions ».
Le document n'est pas encore signé : vous obtenez le document Word regénéré depuis le modèle, avec les valeurs enregistrées au lancement de la signature. Le bouton principal du contrat, lui, ouvre le suivi de la signature — voir Lancer une signature électronique.
Télécharger depuis la liste des contrats
- Ouvrez « Contrats ».
- Sur la ligne du contrat, cliquez sur l'icône de téléchargement, à droite.
C'est le même document que le bouton « Télécharger » du contrat. L'icône n'apparaît que sur les contrats issus d'un modèle. Sur mobile, elle figure sur la carte du contrat.
Télécharger la version de relecture
- Ouvrez le contrat.
- Ouvrez le menu « Actions ».
- Cliquez sur « Télécharger la version de relecture ».
Un document Word est produit depuis le modèle de relecture, rempli avec les valeurs du contrat. L'entrée n'apparaît que si le modèle du contrat déclare une langue de relecture.
Télécharger un document signé ou une pièce jointe
- Ouvrez le contrat, onglet « Détails ».
- Descendez à « Documents de signature » ou à « Pièces jointes ».
- Sur la ligne du document, cliquez sur l'icône de téléchargement.
Le fichier s'ouvre dans un nouvel onglet, tel qu'il a été déposé.
Télécharger les documents d'un contrat signé électroniquement
Cette procédure vaut quand la signature électronique a produit un PDF signé par pièce. Sinon, la section « Documents de signature » ci-dessus reste l'affichage.
- Ouvrez le contrat au statut « Signé », onglet « Détails ».
- Dans le bloc « Contrat signé », cliquez sur l'icône de téléchargement du document du contrat, ouvrez le « Dossier de preuve », ou cliquez sur « Tout télécharger » pour l'archive de l'ensemble.
- Pour une pièce jointe signée, cherchez sa ligne dans sa catégorie, repérez le badge « Signé le {date} » et cliquez sur le nom du fichier ou sur l'icône de téléchargement : vous obtenez le PDF signé.
- Cliquez sur « Version avant signature » pour ouvrir le fichier tel qu'il a été envoyé en signature.
Voir Joindre des documents au contrat et Dossier du contrat.
Télécharger une version précédente d'un document
- Sur la ligne d'un document à échéance, cliquez sur « {count} version(s) précédente(s) ».
- Cliquez sur le nom du fichier voulu.
Les versions remplacées sont conservées et restent téléchargeables. Voir Documents à échéance et relances.
Référence
Quel document obtient-on
| Point de départ | Condition | Document obtenu |
|---|---|---|
| « Télécharger un aperçu » (menu « Actions ») | Brouillon avec modèle, modifications en attente | Word, généré avec les valeurs affichées |
| « Télécharger » (menu « Actions ») | Brouillon avec modèle, rien en attente | Word, généré avec les valeurs enregistrées |
| « Télécharger » (bouton principal) | Statut « Signé » ou « Renouvelé », avec modèle | Le premier document de signature s'il existe (après une signature électronique de plusieurs documents, l'archive ZIP de l'ensemble), sinon le Word généré |
| « Télécharger » (menu « Actions ») | Statut « En attente de signature », avec modèle | Le Word regénéré depuis le modèle : le document n'est pas encore signé |
| Icône de la liste des contrats | Contrat issu d'un modèle, tout statut | Idem ci-dessus |
| « Télécharger la version de relecture » | Le modèle déclare une langue de relecture | Word, généré depuis le modèle de relecture |
| Icône sur une ligne de pièce jointe | Toujours | Le fichier tel que déposé |
| Icône sur une ligne de « Documents de signature » | Signature manuelle, ou signature électronique sans PDF par pièce | Le fichier tel que déposé |
| Icône du document dans « Contrat signé » | Signature électronique avec PDF par pièce | Le PDF signé du contrat |
| « Dossier de preuve » (bloc « Contrat signé ») | Idem | Le dossier de preuve de la plateforme, en PDF |
| « Tout télécharger » (bloc « Contrat signé ») | Idem | L'archive ZIP de l'ensemble |
| Nom du fichier ou icône d'une pièce marquée « Signé le {date} » | Pièce « À signer » signée avec le contrat | Le PDF signé de la pièce ; « Version avant signature » ouvre le fichier d'origine |
Format des fichiers
| Document | Format |
|---|---|
| Document généré, aperçu, version de relecture | Word (.docx) |
| Document signé électroniquement | PDF, nommé document-signe.pdf |
| Plusieurs documents signés dans la même cérémonie | Archive ZIP, nommée documents-signes.zip |
| PDF signé d'une pièce | PDF, sous le nom du fichier d'origine de la pièce |
| Dossier de preuve | PDF, nommé dossier-de-preuve.pdf |
| Documents de signature déposés à la main | Le format du fichier déposé |
Ce qui n'est pas téléchargeable
- Un contrat sans modèle ne produit aucun document généré : ni « Télécharger » dans le menu, ni icône dans la liste. Seuls ses documents déposés sont téléchargeables, un par un. C'est le cas d'un contrat enregistré via « Contrat signé ». Voir Enregistrer un contrat déjà signé.
- Une pièce jointe issue du CRM dont le fichier a disparu affiche « Fichier introuvable sur la fiche CRM » et son bouton de téléchargement est désactivé.
Messages d'erreur
| Message | Cause |
|---|---|
| « Erreur lors du téléchargement » | La génération ou le transfert du document a échoué |
| « Erreur lors de la génération de la version de relecture » | La version de relecture n'a pas pu être produite |
| « La version de relecture n'est pas disponible ({reason}). Vérifiez que le modèle a une langue de relecture active. » | Le modèle de relecture est absent, archivé ou mal configuré |
| « Le template de ce contrat contient des balises mal formées. Un administrateur doit le corriger : chaque variable doit être encadrée par une seule paire d'accolades simples (ni double accolade, ni accolade manquante). » | Le document Word du modèle contient une variable mal écrite |
| « Le contrat ne peut pas etre genere » | Le contrat n'a pas de modèle |
| « Le fichier Word du modèle est introuvable. Remplacez-le depuis l'administration des modèles. » | Le fichier du modèle a disparu : au téléchargement comme dans l'aperçu à côté de la fiche. Un administrateur le remplace, voir Créer et gérer un modèle de contrat |
| « Impossible de générer l'aperçu pour le moment. » | L'aperçu à côté de la fiche a échoué ; le dernier aperçu valide reste affiché s'il existe |
| « Impossible d'afficher le PDF signé. » | Le PDF signé n'a pas pu être chargé |
Questions fréquentes
L'aperçu enregistre-t-il mes modifications ?
Non, ni l'aperçu à côté de la fiche ni « Télécharger un aperçu ». L'aperçu produit un document avec les valeurs affichées, sans rien écrire sur le contrat. Cliquez sur « Enregistrer » pour les conserver.
Mon contrat n'a pas d'aperçu à côté de la fiche
Un contrat sans modèle n'en a pas : il n'y a aucun document à générer. Seuls les contrats avec modèle en brouillon, en attente de signature, signés ou renouvelés en affichent un.
Le document généré est-il identique à celui qui a été signé ?
Pas nécessairement. Sur un contrat signé, « Télécharger » vous rend le document de signature lui-même dès qu'il en existe un — c'est la pièce qui fait foi. Le document généré, lui, est reconstruit à la demande depuis le modèle.
Pourquoi la version de relecture ne m'est-elle pas proposée ?
Parce que le modèle du contrat ne déclare pas de langue de relecture, ou parce que le modèle de relecture qu'il désignait n'est plus actif. Voir Langue de relecture.
Puis-je obtenir le contrat en PDF plutôt qu'en Word ?
Le document généré depuis un modèle est produit au format Word. Le document signé électroniquement, lui, est un PDF.
Le document signé est-il accessible au client ?
Oui, si le portail client est activé et que le contrat lui est visible. Voir Mes contrats.