Créer un contrat
Choisir un modèle, nommer le contrat, définir son groupe et obtenir un brouillon pré-rempli
À quoi ça sert
Un contrat naît d'un modèle : un document Word préparé par un administrateur, dans lequel des variables ont été associées à des champs. Créer un contrat, c'est choisir ce modèle, donner un nom au contrat et le rattacher à un groupe. L'application crée alors un brouillon dont les champs sont déjà pré-remplis quand le modèle prévoit des valeurs par défaut.
Le brouillon est l'état de travail : vous complétez les champs, vous joignez des documents, puis vous faites signer. Tant que le contrat est en brouillon, tout reste modifiable.
Pour enregistrer au contraire un contrat déjà signé ailleurs, sans passer par un modèle, voir Enregistrer un contrat déjà signé.
Concepts clés
- Modèle — le document Word de référence et la liste de ses champs. Seuls les modèles actifs sont proposés à la création, classés par ordre alphabétique. Voir Créer et gérer un modèle de contrat.
- Brouillon — le statut du contrat à sa création. C'est le seul statut dans lequel les champs, les pièces jointes et les crédits sont modifiables.
- Groupe — le groupe propriétaire du contrat, qui détermine qui le voit. Il est choisi à la création et reste modifiable ensuite depuis le contrat. Voir Réglages du module et droits d'accès.
- Source de données — pour chaque type de fiche CRM utilisé par le modèle, vous indiquez à la création si les champs correspondants seront alimentés par une fiche CRM ou saisis à la main. Voir Champs alimentés par une fiche CRM.
- Observateur — la personne qui crée le contrat en devient automatiquement observatrice et reçoit ses alertes. Voir Observateurs et alertes.
Comment faire
Créer un contrat depuis un modèle
- Dans le menu, ouvrez « Contrats ».
- Cliquez sur « Nouveau contrat ». Le formulaire s'ouvre dans le volet latéral ; l'icône d'agrandissement l'affiche en page pleine. Sur mobile, le bouton flottant en bas de l'écran propose « Nouveau contrat » et « Contrat signé ».
- Saisissez le « Nom du contrat ». Le champ est obligatoire.
- Vérifiez le « Groupe ». Si vous n'appartenez qu'à un seul groupe, il est pré-sélectionné ; si vous en avez plusieurs, votre groupe favori est proposé.
- Choisissez un « Template » en cliquant sur l'un des modèles de la liste.
- Si la section « Sources de données » apparaît, choisissez pour chaque type de fiche entre « Données CRM » et « Saisie manuelle ».
- Cliquez sur « Créer le contrat ».
Le message « Contrat créé avec succès » s'affiche et le contrat s'ouvre directement, au statut « Brouillon ».
Choisir la source de données d'un type de fiche
- Dans le formulaire de création, sélectionnez d'abord le modèle.
- La section « Sources de données » liste un bloc par type de fiche CRM que le modèle utilise.
- Pour chaque bloc, cochez « Données CRM » pour que les champs concernés soient remplis depuis une fiche que vous lierez ensuite, ou « Saisie manuelle » pour les saisir vous-même.
« Saisie manuelle » est la valeur retenue par défaut. L'option « Données CRM » est inactive si vous n'avez pas accès au module CRM : « Vous devez avoir accès au module CRM pour utiliser cette fonctionnalité ». Changer de modèle réinitialise ces choix.
Créer un contrat depuis la liste vide
- Ouvrez « Contrats » alors qu'aucun contrat n'existe encore.
- L'écran affiche « Aucun contrat » et « Commencez par créer votre premier contrat ».
- Cliquez sur « Nouveau contrat ».
Si aucun modèle n'est actif dans votre organisation, le bouton « Nouveau contrat » n'apparaît pas : seule l'entrée « Contrat signé » reste proposée.
Référence
Champs du formulaire de création
| Champ | Obligatoire | Comportement |
|---|---|---|
| Nom du contrat | Oui | Texte libre. Exemple proposé : « Ex: Avenant Jean Dupont » |
| Groupe | Oui | Un seul groupe : pré-sélectionné. Plusieurs groupes : votre groupe favori, sinon aucune sélection |
| Template | Oui | Liste des modèles actifs de l'organisation, par ordre alphabétique |
| Sources de données | Non | Affiché seulement si le modèle utilise des fiches CRM. Défaut : « Saisie manuelle » |
Messages de validation
- « Le nom du contrat est requis »
- « Le template est requis »
- « Le groupe est requis »
Valeurs pré-remplies à la création
Le modèle peut prévoir, champ par champ, une valeur de départ. Elle est posée une seule fois, à la création, et reste modifiable ensuite comme n'importe quelle valeur saisie.
| Type de champ | Valeur pré-remplie |
|---|---|
| Texte, Zone de texte, Nombre, Montant (€) | La valeur par défaut définie sur le modèle |
| Date | La date de création du contrat, si le modèle coche « Date du jour par défaut » |
| Utilisateur | Vous, si le modèle coche « Utilisateur courant par défaut » |
| Liste de sélection | L'option marquée « Défaut » sur le modèle |
Les champs alimentés par le CRM ou par le catalogue ne reçoivent jamais de valeur par défaut : leur valeur vient de leur source.
Comportements automatiques
- Le créateur du contrat en devient observateur.
- Le contrat est créé au statut « Brouillon ».
- Un renouvellement ou une version corrigée reprennent les valeurs du contrat d'origine et ne réappliquent pas les valeurs par défaut du modèle. Voir Renouveler un contrat et Refuser un contrat et le corriger.
Questions fréquentes
Puis-je changer de modèle après la création ?
Non. Le modèle est figé sur le contrat au moment de la création, avec la liste de ses champs. Pour changer de modèle, créez un nouveau contrat.
Que se passe-t-il si le modèle est modifié après la création de mon contrat ?
Le contrat garde le modèle et les champs tels qu'ils étaient à sa création. Une modification du modèle ne redescend pas sur les contrats déjà créés.
Puis-je créer un contrat sans modèle ?
Oui, mais uniquement pour enregistrer un contrat déjà signé : utilisez « Contrat signé ». Voir Enregistrer un contrat déjà signé.
Est-ce que je perds ma saisie si j'agrandis le formulaire en page pleine ?
Non. Le passage du volet latéral à la page pleine conserve ce que vous avez déjà saisi. En revanche, ouvrir la page pleine dans un nouvel onglet (Ctrl+clic, clic du milieu) ne transporte pas la saisie : l'application demande alors confirmation avant d'abandonner les modifications. Voir Volet latéral et plein écran.