Créer un contrat

À quoi ça sert

Un contrat naît d'un modèle : un document Word préparé par un administrateur, dans lequel des variables ont été associées à des champs. Créer un contrat, c'est choisir ce modèle, le rattacher à un périmètre, puis saisir les champs et le nom du contrat. La fiche s'ouvre avec les champs déjà pré-remplis quand le modèle prévoit des valeurs par défaut, puis l'application enregistre un brouillon.

Le brouillon est l'état de travail : vous complétez les champs, vous joignez des documents, puis vous faites signer. Tant que le contrat est en brouillon, tout reste modifiable.

Pour enregistrer au contraire un contrat déjà signé ailleurs, sans passer par un modèle, voir Enregistrer un contrat déjà signé.

Concepts clés

• Modèle — le document Word de référence et la liste de ses champs. Seuls les modèles actifs sont proposés à la création, classés par ordre alphabétique. Voir Créer et gérer un modèle de contrat.
• Brouillon — le statut du contrat à sa création. C'est le seul statut dans lequel les champs, les pièces jointes et les crédits sont modifiables.
• Périmètre — le périmètre propriétaire du contrat, qui détermine qui le voit. Il est choisi à la création et reste modifiable ensuite depuis le contrat. Voir Réglages du module et droits d'accès.
• Nom généré — un modèle peut calculer lui-même le nom du contrat au lieu de le demander. Voir Nom généré du contrat.
• Étapes « Modèle » et « Saisie » — la création se fait en deux étapes, affichées en haut du formulaire : « Modèle » pour choisir le périmètre, le modèle et les sources de données, « Saisie » pour remplir le contrat.
• Source de données — pour chaque type de fiche CRM utilisé par le modèle, vous indiquez à la création si les champs correspondants seront alimentés par une fiche CRM ou saisis à la main. Voir Champs alimentés par une fiche CRM.
• Observateur — la personne qui crée le contrat en devient automatiquement observatrice et reçoit ses alertes. Voir Observateurs et alertes.

Comment faire

Créer un contrat depuis un modèle

1. Dans le menu, ouvrez « Contrats ».
2. Cliquez sur « Nouveau contrat ». Le formulaire s'ouvre dans le volet latéral ; l'icône d'agrandissement l'affiche en page pleine. Sur mobile, le bouton flottant en bas de l'écran propose « Nouveau contrat » et « Contrat signé ».
3. À l'étape « Modèle », vérifiez le « Périmètre ». Si vous n'appartenez qu'à un seul périmètre, il est pré-sélectionné ; si vous en avez plusieurs, votre périmètre favori est proposé.
4. Choisissez un « Template » en cliquant sur l'un des modèles de la liste.
5. Si la section « Sources de données » apparaît, choisissez pour chaque type de fiche entre « Données CRM » et « Saisie manuelle ».
6. Cliquez sur « Suivant ». L'étape « Saisie » s'affiche : c'est la fiche du contrat, sans que rien ne soit encore enregistré.
7. Saisissez le « Nom du contrat ». Le champ est obligatoire et se trouve en tête de la fiche.
8. Remplissez les champs, rattachez si besoin des fiches CRM ou des produits du catalogue, puis cliquez sur « Enregistrer en brouillon ».

Le message « Contrat créé avec succès » s'affiche et le contrat s'ouvre directement, au statut « Brouillon ». Le bouton « Précédent » de l'étape « Saisie » ramène à l'étape « Modèle » ; cliquer sur une étape en haut du formulaire fait de même.

Quand le modèle génère le nom du contrat, il n'y a pas d'étape « Saisie » à passer : le bouton de l'étape « Modèle » s'intitule « Enregistrer en brouillon », le brouillon est créé aussitôt et s'ouvre. Le nom apparaît alors avec le badge « Nom généré », et vous complétez les champs dans le contrat ouvert.

Choisir la source de données d'un type de fiche

1. À l'étape « Modèle », sélectionnez d'abord le modèle.
2. La section « Sources de données » liste un bloc par type de fiche CRM que le modèle utilise.
3. Pour chaque bloc, cochez « Données CRM » pour que les champs concernés soient remplis depuis une fiche que vous lierez ensuite, ou « Saisie manuelle » pour les saisir vous-même.

« Données CRM » est la valeur retenue par défaut. Sans accès au module CRM, l'option est inactive (« Vous devez avoir accès au module CRM pour utiliser cette fonctionnalité ») et « Saisie manuelle » s'applique. Changer de modèle réinitialise ces choix.

Créer un contrat depuis la liste vide

1. Ouvrez « Contrats » alors qu'aucun contrat n'existe encore.
2. L'écran affiche « Aucun contrat » et « Commencez par créer votre premier contrat ».
3. Cliquez sur « Nouveau contrat ».

Si aucun modèle n'est actif dans votre organisation, le bouton « Nouveau contrat » n'apparaît pas : seule l'entrée « Contrat signé » reste proposée.

Référence

Champs de la création

Messages de validation

• « Le template est requis »
• « Le périmètre est requis »
• « Le nom du contrat est requis »

Valeurs pré-remplies à la création

Le modèle peut prévoir, champ par champ, une valeur de départ. Elle est affichée dès l'ouverture du nouveau contrat, avant tout enregistrement ; les valeurs enregistrées sont celles affichées. Elle reste modifiable comme n'importe quelle valeur saisie.

Les champs alimentés par le CRM ou par le catalogue ne reçoivent jamais de valeur par défaut : leur valeur vient de leur source.

Comportements automatiques

• Le créateur du contrat en devient observateur.
• Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas cliqué sur « Enregistrer en brouillon » ; les fiches CRM, produits du catalogue et autres éléments rattachés pendant la saisie sont enregistrés avec le brouillon.
• Choisir un produit du catalogue (ou changer sa quantité) remplit tout de suite les champs alimentés par le catalogue, sans attendre l'enregistrement. Les listes de produits (« Ajouter un produit... ») se remplissent aussi avant l'enregistrement, y compris celles d'une région répétée alimentée par le catalogue, et le bloc « Montants catalogue » s'affiche déjà, chiffré au tarif du catalogue du jour. Les champs « Total catalogue » suivent aussi les montants saisis, sans enregistrer (voir ci-dessous). Voir Produits du catalogue et montants.
• Le sélecteur de fiche d'une région répétée alimentée par le CRM est actif dès la création. Voir Champs alimentés par le CRM.
• Un champ « Total catalogue » se recalcule pendant la saisie des montants (champs « Montant (€) », colonnes Montant (€) des régions en texte libre), même avant l'enregistrement. L'affichage est un aperçu : la valeur enregistrée est celle que calcule l'application. Voir Calculer un total à partir du catalogue.
• Les lignes saisies dans une région en saisie libre sont enregistrées avec le brouillon. Voir Saisir les lignes d'une région en saisie libre.
• Fermer la fiche alors que des produits du catalogue sont choisis demande une confirmation avant d'abandonner la saisie.
• Tant que le contrat n'est pas enregistré, la section « Pièces jointes » ne propose aucune zone de dépôt : elle indique « Les pièces s'ajoutent une fois le contrat enregistré en brouillon. Pièces attendues : » et liste les catégories du modèle, avec le badge « Requis » sur les obligatoires. Les fichiers se déposent une fois le brouillon créé. Voir Joindre des documents au contrat.
• Le contrat est créé au statut « Brouillon ».
• Un renouvellement ou une version corrigée reprennent les valeurs du contrat d'origine et ne réappliquent pas les valeurs par défaut du modèle. Voir Renouveler un contrat et Refuser un contrat et le corriger.

Questions fréquentes

Puis-je changer de modèle après la création ?

Non. Le modèle est figé sur le contrat au moment de la création, avec la liste de ses champs. Pour changer de modèle, créez un nouveau contrat.

Que se passe-t-il si le modèle est modifié après la création de mon contrat ?

Le contrat garde le modèle et les champs tels qu'ils étaient à sa création. Une modification du modèle ne redescend pas sur les contrats déjà créés.

Puis-je créer un contrat sans modèle ?

Oui, mais uniquement pour enregistrer un contrat déjà signé : utilisez « Contrat signé ». Voir Enregistrer un contrat déjà signé.

Est-ce que je perds ma saisie si j'agrandis le formulaire en page pleine ?

Non. L'icône d'agrandissement reste proposée à l'étape « Saisie ». Un clic ouvre la page pleine directement sur « Saisie », sans demande de confirmation, avec le modèle et le périmètre choisis à l'étape « Modèle », le nom du contrat, les valeurs des champs, les produits du catalogue choisis (quantités et options) et les lignes d'une région répétée, fiche CRM comprise. Sur la page pleine, le sélecteur de fiche CRM d'une région répétée affiche « Fiche liée » ; la fiche est bien conservée. Si vous cliquez ensuite sur « Précédent » et choisissez un autre modèle, la saisie repart vierge. En revanche, ouvrir la page pleine dans un nouvel onglet (Ctrl+clic, clic du milieu) ne transporte pas la saisie : l'application demande alors confirmation avant d'abandonner les modifications. Voir Volet latéral et plein écran.