Rechercher, filtrer et archiver
Liste des contrats, colonnes, filtres avancés, archivage, remise en brouillon et suppression
À quoi ça sert
La page « Contrats » liste les contrats de vos périmètres, avec leur statut, leur modèle, leur consommation et leurs dates. C'est le point d'entrée pour retrouver un contrat, suivre l'état d'un portefeuille, et sortir de la vue courante les brouillons qui ne servent plus.
Un contrat n'est jamais supprimé par simple archivage : archiver le masque, et une remise en brouillon le fait revenir. La suppression, elle, est définitive et réservée à certains rôles.
Concepts clés
- Statut — l'état du contrat dans son cycle de vie : « Brouillon », « En attente de complétion », « En attente de signature », « Signé », « Renouvelé », « Refusé », « Archivé ».
- Archivé — un brouillon retiré de la liste par défaut. Il reste consultable dans la vue « Archivés » et peut être remis en brouillon à tout moment.
- Avenant — un contrat rattaché à celui qu'il amende. Dans la liste, il est affiché juste sous ce contrat, décalé d'un niveau, avec une bordure en pointillés. Voir Créer un avenant.
- Consommation et crédits — les unités déjà consommées et le rapport consommé sur alloué. Un dépassement s'affiche en rouge. Ces deux colonnes sont le seul endroit où ce suivi chiffré se lit : la fiche du contrat montre les unités et les crédits définis, pas ce qui en a été consommé. Voir Unités suivies, crédits et consommation.
- Colonnes « CRM » et « Catalogue » — les fiches CRM et les produits du catalogue référencés par le contrat, quelle que soit la façon dont ils y sont entrés : rattachement, champ alimenté par une source, région répétée ou signataire lié au CRM. Chaque nom est cliquable et ouvre la fiche ou le produit correspondant. Une fiche ou un produit que vous n'avez pas le droit de voir s'y affiche « Accès restreint » plutôt que d'être masqué.
Comment faire
Retrouver un contrat
- Dans le menu, ouvrez « Contrats ».
- Saisissez votre recherche dans le champ « Rechercher des contrats… », en haut de la liste.
La recherche porte sur le nom du contrat, le nom de son modèle, les fiches CRM liées et les produits du catalogue liés. Les majuscules et les accents sont ignorés. Avec plusieurs mots, chacun doit se retrouver quelque part dans ces éléments, pas forcément au même endroit : « dupont maintenance fibre » retrouve un contrat lié à la fiche « Dupont », issu du modèle « Maintenance » et lié au produit « Fibre ». Le numéro du contrat et les valeurs de ses champs ne sont pas interrogés.
La recherche se combine avec les filtres et avec le bouton « Archivés ». Elle ramène à la première page, et reste dans l'adresse de la page. Une fiche liée dont vous ne voyez pas le nom dans la liste, faute d'appartenir à vos groupes, ne fait pas apparaître le contrat.
Pour une recherche plus fine :
- Cliquez sur « Filtres ».
- Ajoutez une condition sur le champ voulu (« Nom », un statut, une date…) et saisissez ce que vous cherchez.
- Appliquez le filtre.
Le nombre de conditions actives s'affiche sur le bouton « Filtres ». Le mécanisme de filtrage et de tri est commun à toutes les listes de l'application : voir Rechercher, filtrer et trier une liste.
Trier la liste
- Cliquez sur l'en-tête de la colonne voulue.
- Choisissez le sens du tri.
Le tri porte sur une seule colonne à la fois et repositionne la liste sur la première page.
Suivre des contrats depuis la page d'accueil
Le widget « Contrats » se range dans le catalogue de widgets de la page d'accueil (groupe des alertes), comme les autres blocs : voir Page d'accueil. Il n'apparaît pas tout seul sur les accueils existants et demande l'accès au module Contrats.
- Sur la page d'accueil, passez en mode édition et ajoutez le widget « Contrats ».
- Ouvrez ses réglages : le menu de statuts (un statut au moins reste coché) et la case « Mes contrats » (seulement les contrats que vous suivez).
- Cliquez sur une ligne pour ouvrir le contrat dans le panneau latéral.
Par défaut, le widget liste les contrats en attente de complétion ou de signature que vous suivez. Il peut être ajouté plusieurs fois, chaque exemplaire gardant ses propres réglages. Chaque ligne affiche le nom du contrat, le client (ou le modèle à défaut) et, à droite, l'avancement des signatures (« 1/3 signés ») ou la date de création. Un avenant est signalé « Avenant n°{numéro} », avec le contrat qu'il modifie. Seuls les contrats de vos périmètres sont listés ; les contrats archivés et supprimés n'y figurent pas. Liste vide : « Aucun contrat à afficher » ; échec : « Impossible de charger les contrats ».
Ouvrir un contrat
- Cliquez sur le nom du contrat : il s'ouvre dans le volet latéral.
- Pour l'ouvrir en page pleine, cliquez sur l'icône d'agrandissement à droite du nom.
- Ctrl+clic ou clic du milieu sur le nom ouvre la page pleine dans un nouvel onglet.
Voir Volet latéral et plein écran.
Télécharger ou visualiser le document depuis la liste
- Repérez la ligne du contrat.
- Dans la dernière colonne, cliquez sur l'icône de téléchargement, ou sur l'œil « Visualiser » pour un contrat signé ou renouvelé.
Pour un contrat « Signé » ou « Renouvelé » dont le premier document signé est un PDF ou une image, l'œil ouvre ce document dans la visionneuse de l'application. Un PDF y propose l'impression, le téléchargement et l'ouverture dans un nouvel onglet. Sur téléphone, ou avec Ctrl+clic, un PDF s'ouvre directement dans un nouvel onglet. Un contrat signé sans modèle, mais avec un PDF signé, a lui aussi cet œil.
Les autres contrats (brouillon, en attente de signature…) gardent l'icône de téléchargement du document généré, qui n'apparaît que sur les contrats issus d'un modèle : il n'existe pas de PDF avant la signature. Voir Télécharger les documents du contrat.
Archiver un brouillon
- Ouvrez le contrat en brouillon.
- Cliquez sur « Archiver » : c'est un bouton direct quand aucune autre action secondaire n'est disponible, sinon une entrée du menu « Actions ».
- Confirmez : « Le contrat sera masqué de la liste par défaut. Vous pourrez le retrouver dans la vue "Archivés" et le remettre en brouillon à tout moment. »
Le message « Contrat archivé » s'affiche et le contrat disparaît de la liste courante.
Retrouver et rétablir un contrat archivé
- Sur la page « Contrats », cliquez sur « Archivés ».
- Ouvrez le contrat.
- Cliquez sur « Remettre en brouillon ».
Le message « Contrat remis en brouillon » s'affiche et le contrat revient dans la liste courante. Quand la vue « Archivés » est active, les boutons de création sont masqués et l'écran affiche « Aucun contrat archivé » s'il n'y en a aucun.
Supprimer un contrat
- Ouvrez le contrat.
- Cliquez sur « Supprimer » : c'est un bouton direct quand aucune autre action secondaire n'est disponible, sinon une entrée du menu « Actions ».
- Confirmez : « Cette action est définitive. Le contrat ne sera plus accessible dans l'application. »
Le message « Contrat supprimé » s'affiche. L'action n'apparaît pas si aucun de vos rôles n'est autorisé à supprimer des contrats. Sur un contrat qui n'est plus un brouillon, la confirmation est plus explicite : « Cette action est définitive. Ce contrat n'est plus un brouillon : il ne sera plus accessible dans l'application, ni pour vous ni pour vos collaborateurs. »
Changer de page
- En bas de la liste, utilisez les flèches de pagination.
- Ajustez le nombre de lignes par page : 20, 50 ou 100.
Changer le nombre de lignes revient à la première page.
Référence
Colonnes de la liste
| Colonne | Contenu | Triable |
|---|---|---|
| Nom | Nom du contrat, cliquable | Oui |
| Statut | Badge de statut | Oui |
| Template | Nom du modèle, « - » pour un contrat sans modèle | Oui |
| CRM | Fiches CRM référencées par le contrat, « - » si aucune | Oui |
| Catalogue | Produits du catalogue référencés par le contrat, « - » si aucun | Oui |
| Consommation | Unités consommées, seulement celles dont la consommation n'est pas nulle (colonne conditionnelle, voir ci-dessous) | Non |
| Crédits | Consommé sur alloué, en rouge en cas de dépassement (colonne conditionnelle, voir ci-dessous) | Non |
| Création | Date de création | Oui |
| Signature | Date de signature, « - » si non signé | Oui |
| Date de début | Date de début de validité | Oui |
| Date de fin | Date de fin de validité | Oui |
Les colonnes « CRM » et « Catalogue » n'apparaissent que si un modèle actif utilise cette source, ou si un contrat en porte déjà un lien : sur une organisation qui n'utilise ni l'un ni l'autre, elles restent absentes. Au-delà de deux fiches ou produits, la cellule affiche les deux premiers puis « +{nombre} ».
Les colonnes « Consommation » et « Crédits » vont ensemble et suivent la même règle : elles n'apparaissent que si un modèle actif définit des unités suivies, ou si un contrat en porte déjà. Sur une organisation qui ne suit aucune unité, elles restent absentes de la liste.
Sur mobile, la liste devient une carte par contrat : le nom en titre, les autres colonnes en dessous. Les lignes vides ne sont pas affichées.
Filtres disponibles
| Filtre | Type | Opérateurs |
|---|---|---|
| Nom | Texte | égal, différent, contient, ne contient pas, commence par, finit par, vide, non vide |
| Statut | Liste (« Brouillon », « Signé ») | égal, différent, fait partie de, ne fait pas partie de, vide, non vide |
| Création | Date | égal, supérieur, supérieur ou égal, inférieur, inférieur ou égal, entre, vide, non vide |
| Signature | Date | mêmes opérateurs que « Création » |
| Modèle | Liste des modèles de l'organisation | égal, différent, fait partie de, ne fait pas partie de, vide, non vide |
| Périmètre | Liste de vos périmètres | égal, fait partie de, ne fait pas partie de, vide, non vide |
| Avec dépassement crédits | Oui / Non | égal, vide, non vide |
| Date de début | Date | mêmes opérateurs que « Création » |
| Date de fin | Date | mêmes opérateurs que « Création » |
| CRM | Fiches CRM déjà référencées par un contrat | fait partie de, ne fait pas partie de, vide, non vide |
| Catalogue | Produits déjà référencés par un contrat | fait partie de, ne fait pas partie de, vide, non vide |
Les filtres « CRM » et « Catalogue » ne sont proposés que si la colonne correspondante est affichée, et leur recherche ne propose que des fiches ou des produits déjà liés à au moins un contrat.
Les filtres, le tri, la page et la vue « Archivés » sont inscrits dans l'adresse de la page : le lien peut être copié ou mis en favori.
Conditions des actions
| Action | Conditions |
|---|---|
| Archiver | Statut « Brouillon » uniquement |
| Remettre en brouillon | Statut « Archivé » uniquement |
| Supprimer | Détenir un rôle autorisé à supprimer, et contrat en brouillon. Un administrateur de l'organisation peut supprimer un contrat quel que soit son statut |
Messages d'erreur correspondants :
- « Seuls les contrats en brouillon peuvent être archivés. Statut actuel : {statut} »
- « Seuls les contrats archivés peuvent être remis en brouillon. Statut actuel : {statut} »
- « Seuls les contrats en brouillon peuvent être supprimés. Statut actuel : {statut} »
- « Vos rôles ne sont pas autorisés à supprimer des contrats »
- « Erreur lors de l'archivage du contrat », « Erreur lors de la remise en brouillon du contrat », « Erreur lors de la suppression du contrat »
Les rôles autorisés à supprimer se règlent dans l'administration : voir Réglages du module et droits d'accès.
Ce que la liste affiche
- Les contrats des périmètres dont vous êtes membre.
- Les contrats archivés uniquement quand « Archivés » est actif.
- Les avenants sous le contrat qu'ils amendent ; un avenant dont le contrat n'est pas dans la liste est affiché à part entière.
- Le nombre total de contrats correspondant aux filtres, à côté du titre de la page.
Questions fréquentes
Puis-je rechercher un contrat par son numéro ?
Non, pas depuis le champ « Rechercher des contrats… », qui ne porte ni sur le numéro ni sur les valeurs des champs.
Puis-je archiver un contrat signé ?
Non. Seul un brouillon peut être archivé. Un contrat signé reste dans la liste ; son cycle de vie se poursuit par un renouvellement, un avenant ou une version corrigée.
Un contrat supprimé peut-il être récupéré ?
Non. La suppression est définitive et le contrat n'est plus accessible dans l'application. Pour retirer un brouillon de la vue sans le perdre, archivez-le.
Pourquoi je ne vois pas un contrat dont on me parle ?
Parce qu'il appartient à un périmètre dont vous n'êtes pas membre, ou parce qu'il est archivé. Activez « Archivés » pour vérifier le second cas.
Pourquoi la colonne « Consommation » est-elle vide alors que le contrat a des unités ?
Parce qu'aucune consommation n'a encore été enregistrée sur ces unités : seules les unités déjà consommées sont affichées.
Pourquoi les colonnes « Consommation » et « Crédits » n'apparaissent-elles pas ?
Parce qu'aucun modèle actif ne définit d'unités suivies et qu'aucun contrat n'en porte. Elles s'affichent dès qu'un administrateur ajoute des unités suivies à un modèle.
Où voir ce qu'un contrat a consommé ?
Dans les colonnes « Consommation » et « Crédits » de cette liste. La fiche du contrat affiche les unités suivies et les crédits tels qu'ils ont été définis, sans les chiffres de consommation.