Importer des contrats en masse
Créer des contrats signés ou des brouillons depuis un fichier CSV, avec leurs documents
À quoi ça sert
L'import sert à créer beaucoup de contrats d'un coup à partir d'un fichier CSV, avec les documents qu'ils référencent. Deux usages : reprendre un historique de contrats déjà signés, ou préparer une série de brouillons à partir d'un modèle.
« Créez des contrats en masse depuis un fichier CSV, avec leurs pièces jointes. »
L'assistant se trouve dans « Contrats » puis « Administration », bouton « Importer des contrats ». Il est réservé aux administrateurs du module.
L'import se déroule en cinq étapes : « Configuration », « Fichier », « Correspondance », « Aperçu », « Import ».
Concepts clés
- Contrats signés — « Reprise d'historique : chaque ligne crée un contrat déjà signé avec ses documents. » Le contrat naît signé, avec sa date de signature et les documents signés qui le prouvent. Il n'est rattaché à aucun modèle.
- Brouillons depuis un modèle — « Chaque ligne crée un brouillon à partir d'un modèle, avec ses champs pré-remplis. » Le contrat naît en brouillon, rattaché au modèle choisi, ses champs remplis par les colonnes du fichier.
- Documents référencés — le CSV ne contient pas les fichiers : il contient leur chemin. Les fichiers eux-mêmes sont fournis à part, dans une archive .zip ou par le dossier qui les contient.
- Correspondance — l'association entre chaque colonne de votre fichier et une donnée du contrat. Une colonne dont l'intitulé reprend celui du modèle CSV est associée automatiquement, sans tenir compte de la casse ni de l'étoile qui marque les colonnes obligatoires.
- Ligne bloquée — une ligne dont une erreur empêche la création. Tant qu'il en reste une, l'import ne peut pas démarrer.
Comment faire
Préparer le fichier CSV
- Ouvrez « Contrats », « Administration », puis « Importer des contrats ».
- À l'étape « Configuration », choisissez le « Type de contrats ».
- En mode brouillon, choisissez le « Modèle ». S'il n'y en a aucun : « Aucun modèle actif. Activez un modèle avant d'importer des brouillons. »
- Choisissez le « Groupe » qui portera les contrats créés.
- Sous « Rattachement CRM », ajoutez un type de fiche par rattachement voulu : « Ajoutez une colonne par type de fiche à rattacher. La cellule doit contenir le nom affiché de la fiche. »
- Cliquez sur « Télécharger le modèle CSV ».
Le fichier téléchargé contient exactement les intitulés attendus, une étoile sur les colonnes obligatoires, et une ligne d'exemple. Remplissez-le, puis supprimez la ligne d'exemple.
Sans accès au module CRM : « Le rattachement CRM demande un accès au module CRM. »
Déposer le fichier et les documents
- Cliquez sur « Continuer » pour atteindre l'étape « Fichier ».
- Cliquez sur « Cliquez pour choisir un fichier CSV », ou déposez-le.
- Sous « Documents référencés », fournissez les fichiers cités par le CSV : soit « Archive .zip » (300 Mo maximum), soit « Dossier », sans limite de taille.
- Vérifiez le récapitulatif : nombre de lignes, de colonnes, de fichiers indexés, et la liste des « Colonnes détectées ».
- Cliquez sur « Continuer ».
« Une archive .zip (300 Mo max) ou le dossier lui-même, sans limite de taille. » Au-delà : « Archive trop volumineuse (300 Mo max). Déposez le dossier plutôt que le .zip. »
Associer les colonnes
- À l'étape « Correspondance », vérifiez chaque ligne : « Associez chaque colonne du fichier à une donnée du contrat. »
- Pour une colonne à ne pas importer, choisissez « Ignorer cette colonne ».
- Cliquez sur « Continuer ».
Un exemple tiré de votre fichier est affiché sous chaque colonne. Le bouton reste inactif tant qu'une colonne obligatoire n'est pas associée : « Colonne obligatoire non associée : … », ou qu'une donnée est associée deux fois : « … est associé à plusieurs colonnes. »
Vérifier l'aperçu
- À l'étape « Aperçu », lisez les cinq premières lignes : « Vérifiez les 5 premières lignes avant de lancer l'import. »
- Comparez avec ce que vous aviez saisi : quand une valeur a été transformée, la valeur d'origine est rappelée sous la forme « Saisi : … ».
- Corrigez votre fichier si nécessaire, et reprenez à l'étape « Fichier ».
L'aperçu montre ce qui sera écrit, pas ce que contient la cellule : une date mal formée s'y voit avant de créer quoi que ce soit. Les colonnes de rattachement CRM font exception : la cellule y est affichée telle quelle, et la fiche n'est recherchée qu'au lancement.
Lancer l'import
- À l'étape « Aperçu », vérifiez qu'aucune ligne n'est bloquée.
- Cliquez sur « Lancer l'import ».
- Suivez l'avancement : « Envoi des documents », « Résolution des fiches clients », « Création des contrats ».
Le bouton se désactive dès le lancement : un second passage créerait des doublons, car l'import ne met rien à jour. Pour recommencer, utilisez « Nouvel import ».
Tant qu'une ligne est bloquée : « N ligne bloquée » et « Corrigez votre fichier : aucun document ne sera envoyé tant qu'il reste une erreur bloquante. » Aucun fichier n'est envoyé dans ce cas.
Lire le résultat
- À l'étape « Import », lisez le récapitulatif.
- Corrigez ce qui doit l'être, puis cliquez sur « Nouvel import » ou « Retour à l'administration ».
Quatre blocs peuvent apparaître : les contrats importés, les lignes en erreur, les contrats créés avec des documents manquants, et les documents de l'archive qui n'ont pas pu être joints. Chaque erreur est rattachée à son numéro de ligne.
Pour un contrat créé sans tous ses documents : « Le contrat existe : complétez ses documents depuis sa fiche plutôt que de réimporter la ligne. »
Référence
Colonnes du mode « Contrats signés »
| Colonne | Obligatoire | Contenu attendu |
|---|---|---|
| Nom du contrat | Oui | Le nom du contrat |
| Date de signature | Oui | Une date, par exemple 01/03/2024 |
| Documents signés | Oui | Le chemin d'un ou plusieurs documents dans l'archive |
| Pièces jointes | Non | Le chemin d'autres documents à joindre |
| Type de renouvellement | Non | tacite, explicite ou none |
| Date de début | Non | Une date |
| Date de fin | Non | Une date |
Un contrat signé importé n'est rattaché à aucun modèle : il n'a donc ni catégories de pièces jointes, ni dates d'échéance, ni relances. Ces colonnes ne sont pas proposées dans ce mode.
Colonnes du mode « Brouillons depuis un modèle »
| Colonne | Obligatoire | Contenu attendu |
|---|---|---|
| Nom du contrat | Oui | Le nom du contrat |
| Un par champ du modèle | Selon le champ | La valeur du champ |
| Un par type de pièce jointe | Si la catégorie est obligatoire | Le chemin des documents de cette catégorie |
| Un par catégorie à échéance | Si la catégorie est obligatoire | La date d'échéance du document |
| Pièces jointes | Non | Le chemin d'autres documents à joindre |
Six types de champ ne sont pas proposés en colonne, car une cellule ne peut pas les alimenter : « Signature (e-signature) », « Date de signature (e-signature) », « Total catalogue », « Nom du contrat », « Région répétée » et « Image ». Un champ Image se remplit par un dépôt de fichier, ce qu'une cellule ne peut pas exprimer.
Colonnes de rattachement CRM
Une colonne par type de fiche ajouté à l'étape « Configuration ». La cellule doit contenir le nom affiché de la fiche, tel qu'il apparaît dans le CRM.
Formats de date acceptés
jj/mm/aaaa, jj-mm-aaaa et aaaa-mm-jj. Une date qui n'existe pas au
calendrier est refusée, et non ramenée au jour suivant.
Erreurs de ligne
| Message | Cause |
|---|---|
| « … est obligatoire » | Une cellule obligatoire est vide |
| « … : date illisible » | La cellule n'est pas une date reconnue |
| « … : valeur attendue tacite, explicite ou none » | Le type de renouvellement n'est pas l'une des trois valeurs |
| « … est obligatoire : un document à échéance sans date empêche la signature du contrat » | Un document est déposé dans une catégorie à échéance sans date |
| « … : au moins un document signé est requis » | Un contrat signé sans document de preuve |
| « Aucune fiche « … » trouvée » | Le nom saisi ne correspond à aucune fiche |
| « Plusieurs fiches nommées « … » » | Le nom saisi correspond à plusieurs fiches |
Ce qui n'est pas importé
« Non importés : unités suivies, crédits et frais d'accès. À saisir sur le contrat. »
L'avertissement suivant apparaît quand le modèle choisi rattache automatiquement des documents CRM à une catégorie à échéance : « Ce modèle rattache automatiquement des documents CRM à une catégorie à échéance. Les contrats importés naîtront avec un document sans date d'échéance à compléter avant signature. »
Limites
| Limite | Valeur |
|---|---|
| Archive .zip | 300 Mo. Au-delà, déposer le dossier |
| Dossier | Pas de limite de taille |
| Lignes traitées par envoi | 100. Un fichier plus long est découpé automatiquement |
| Lignes affichées à l'aperçu | 5 |
Un document cité par plusieurs lignes n'est envoyé qu'une fois, mais chaque contrat en reçoit sa propre copie.
Questions fréquentes
Puis-je rejouer un fichier pour mettre à jour des contrats ?
Non. L'import crée toujours de nouveaux contrats : rejouer un fichier les duplique. Il n'y a ni clé de rapprochement ni mise à jour.
Puis-je annuler un import ?
Non. Il n'y a pas d'annulation en masse : les contrats créés se traitent ensuite un par un, par archivage ou suppression selon leur statut. Voir Réglages du module et droits d'accès.
Comment nommer les fichiers dans l'archive ?
La cellule doit contenir le chemin du fichier tel qu'il apparaît dans l'archive
ou dans le dossier, par exemple signes/contrat-2024.pdf. Une même cellule peut
en citer plusieurs.
Pourquoi mon contrat importé ne demande-t-il aucune pièce jointe ?
C'est le propre du mode « Contrats signés » : le contrat n'est rattaché à aucun modèle, donc à aucune catégorie de documents. Utilisez le mode brouillon si vous avez besoin des catégories, des échéances et des relances.
Le CSV doit-il être encodé d'une façon particulière ?
Le modèle téléchargé est prêt à être ouvert dans Excel et utilise le point-virgule comme séparateur. Un fichier séparé par des virgules est également reconnu.