Remplir les champs du contrat

À quoi ça sert

Un contrat en brouillon affiche la section « Champs du contrat » : la liste des champs que l'administrateur a définis sur le modèle, dans l'ordre qu'il a choisi. Vous les remplissez, vous enregistrez, et leurs valeurs remplacent les variables correspondantes lors de la génération du document.

Chaque champ a un type qui décide de la façon dont il se saisit — texte, date, nombre, liste, utilisateur — et parfois de contraintes que la saisie respecte d'elle-même. Certains champs ne se saisissent pas : ils sont remplis automatiquement à partir d'une fiche CRM, d'un produit du catalogue, du nom du contrat, ou par le signataire au moment de la signature.

Concepts clés

• Champ obligatoire — repéré par un astérisque rouge à côté de son libellé. Il n'empêche pas d'enregistrer un brouillon, mais il empêche de signer.
• Champ hors document — un champ ajouté par l'administrateur pour saisir une information dans l'application, sans variable correspondante dans le document Word. Il se remplit comme les autres et ne s'imprime nulle part.
• Source du champ — une petite icône à côté du libellé indique d'où vient la valeur : « Saisie manuelle », « Donnée issue du CRM », « Donnée issue du catalogue », « Rempli par le signataire » ou « Nom du contrat ».
• Exemple — une icône d'aide affiche « Exemple : » suivi de l'exemple que l'administrateur a saisi pour ce champ, quand il en a prévu un.
• Date de début / Date de fin — un champ date que le modèle a désigné comme début ou fin de validité s'affiche sous ces libellés plutôt que sous celui du modèle. Ce sont ces dates qui alimentent les colonnes de la liste, les alertes d'expiration et les renouvellements.

Comment faire

Remplir et enregistrer les champs

1. Dans le menu, ouvrez « Contrats », puis cliquez sur le nom du contrat.
2. Faites défiler jusqu'à « Champs du contrat ».
3. Renseignez les champs. Le bouton « Enregistrer » s'active dès qu'une valeur change.
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le bouton affiche « Enregistrement... » pendant l'opération, puis le message « Contrat enregistré » s'affiche.

Annuler les modifications en cours

1. Modifiez un ou plusieurs champs sans enregistrer.
2. Cliquez sur l'icône « Annuler les modifications », à gauche de la barre d'actions du contrat.

Les champs reprennent les valeurs enregistrées. Le bouton est inactif tant qu'aucune modification n'est en attente. Il annule aussi les autres modifications non enregistrées du contrat : crédits, unités suivies, pièces jointes marquées pour suppression.

Choisir une valeur dans une liste

1. Cliquez sur le champ. La liste des options définies sur le modèle s'ouvre.
2. Filtrez avec « Rechercher une option... » si la liste est longue.
3. Cliquez sur l'option voulue.

Si aucune option ne correspond, l'application affiche « Aucune option trouvée. ». Une valeur enregistrée dont l'option a été retirée du modèle depuis reste affichée telle quelle.

Désigner un utilisateur

1. Cliquez sur le champ, puis recherchez la personne avec « Rechercher un utilisateur... ».
2. Cliquez sur son nom.

Le nom est figé sur le contrat au moment où vous le choisissez : renommer la personne ensuite ne modifie pas le contrat. Si son nom a changé depuis, une icône de rafraîchissement apparaît à côté du champ, avec l'infobulle « Actualiser le libellé : » suivie du nom actuel. Cliquer dessus reprend le nouveau nom.

Déposer une image

1. Repérez un champ Image dans « Champs du contrat ».
2. Cliquez dans la zone « Glissez une image ici ou cliquez pour parcourir », ou glissez-y un ou plusieurs fichiers.
3. Attendez la fin du téléversement.

L'image ajoutée apparaît en vignette. Le champ accepte le JPG, le PNG, le GIF et le WebP, dans la limite de 10 Mo par fichier ; un fichier trop volumineux ou d'un autre format est refusé avec « {fichier} dépasse 10 Mo » ou « {fichier} n'est pas une image ». Un champ configuré pour plusieurs images accepte d'autres dépôts à la suite ; l'icône de croix sur une vignette retire l'image correspondante. Le champ reste vide et sans zone de dépôt tant que le contrat n'a pas encore été créé.

Quitter un contrat modifié sans enregistrer

1. Fermez le volet latéral, ou revenez à la liste.
2. L'application signale les modifications non enregistrées et demande confirmation.
3. Confirmez l'abandon, ou revenez au contrat pour enregistrer.

Référence

Types de champs

Les deux derniers types sont posés dans le document par l'administrateur et remplis pendant la cérémonie de signature. Voir Lancer une signature électronique.

Contraintes appliquées à la saisie

Les contraintes sont appliquées pendant la frappe, pas seulement à l'enregistrement.

• Texte — la saisie s'arrête au nombre maximum de caractères. Message associé : « Maximum {max} caractères ».
• Zone de texte — la touche Entrée est ignorée une fois le nombre maximum de lignes atteint, et la frappe est bloquée en bout de ligne. Un collage est tronqué aux mêmes limites. Messages associés : « Maximum {maxLines} lignes de {maxLineLength} caractères », « Maximum {maxLines} lignes », « Maximum {maxLineLength} caractères par ligne ».
• Nombre et Montant (€) — les décimales au-delà de la limite sont supprimées, y compris lors d'un collage. Le signe négatif n'est accepté que si le minimum autorisé est négatif. Messages associés : « La valeur doit être comprise entre {min} et {max} », « La valeur minimale est {min} », « La valeur maximale est {max} », « Veuillez saisir un nombre valide ».

Champs non modifiables

Champs obligatoires

Les champs remplis automatiquement à la génération (« Nom du contrat », « Signature », « Date de signature », « Total catalogue ») ne bloquent jamais la signature, même déclarés obligatoires. Une région répétée obligatoire est considérée remplie dès qu'une fiche CRM ou au moins un produit est sélectionné.

Ordre d'affichage

Les champs suivent l'ordre défini par l'administrateur sur le modèle, champs hors document compris. Cet ordre est le même dans le contrat, dans le formulaire proposé au signataire et dans le document généré. Voir Configurer les champs d'un modèle.

Messages d'erreur à l'enregistrement

• « Erreur lors de l'enregistrement »
• « Conflit de version. Le contrat a été modifié. Rechargez la page. » — le contrat a été modifié par ailleurs pendant votre saisie
• « Le contrat ne peut etre modifie que s'il est en brouillon. Statut actuel : {statut} »

Questions fréquentes

Pourquoi un champ est-il grisé alors que le contrat est en brouillon ?

Parce que sa valeur vient d'ailleurs : d'une fiche CRM, d'un produit du catalogue, du nom du contrat, ou d'un calcul. L'icône à côté du libellé indique la source. Un administrateur peut ouvrir la saisie champ par champ sur le modèle ; voir Champs alimentés par une fiche CRM et Produits du catalogue et montants.

Puis-je laisser un champ obligatoire vide ?

Vous pouvez enregistrer le brouillon, mais pas le signer. En signature électronique, un champ texte, nombre, montant ou date laissé vide peut être confié au signataire : voir Envoyer la trame à compléter par le signataire.

Un champ n'apparaît pas dans le document généré. Est-ce normal ?

Oui s'il s'agit d'un champ hors document : il n'a pas de variable dans le fichier Word et sert uniquement à saisir une information dans l'application.

Le nom que j'ai choisi dans un champ « Utilisateur » a changé. Le contrat suit-il ?

Non. Le nom est copié sur le contrat au moment de la sélection et n'évolue plus, pour qu'un document signé reste identique. Tant que le contrat est en brouillon, l'icône de rafraîchissement à côté du champ permet de reprendre le nom actuel.