Unités suivies, crédits et consommation

À quoi ça sert

Certains contrats se vendent au forfait : un volume acheté d'avance, que le client consomme au fil des interventions. Deltia suit ce volume sur le contrat.

Vous déclarez d'abord ce que le contrat compte — des heures, des kilomètres, des interventions : ce sont les unités suivies. Vous indiquez ensuite combien a été acheté pour chacune : ce sont les crédits. Chaque tâche imputée sur le contrat vient décompter le solde à sa clôture, et la liste des contrats affiche à tout moment le consommé rapporté au vendu.

Deux mécanismes complètent le dispositif : les frais d'accès au service, une quantité fixe décomptée automatiquement à la clôture de certaines tâches, et les seuils d'alerte, qui préviennent les observateurs du contrat quand la consommation franchit un pourcentage donné.

Concepts clés

• Unité suivie — la chose que le contrat compte. « Les unités suivies permettent de définir les types de consommation à suivre sur le contrat. Par exemple : « minutes », « km », « heures ». »
• Pas — l'incrément utilisé lors de la saisie des unités. Une unité au pas de 30 ne se saisit que par multiples de 30. La valeur par défaut est 1.
• Crédit — la quantité achetée pour une unité suivie. « Par exemple, si un contrat a 500 minutes, lors de la création de tickets relatifs à ce contrat, il sera possible de consommer ces minutes et avoir un suivi de la consommation. »
• Consommation — le cumul de ce qui a été décompté sur le contrat, toutes tâches confondues.
• Dépassement — une consommation supérieure au crédit acheté. Elle est affichée en rouge dans la liste des contrats.
• Frais d'accès au service (FAS) — quantité fixe d'une unité, décomptée automatiquement à la clôture d'une tâche de premier niveau, pour les types de tâche configurés pour cela.
• Seuil d'alerte — pourcentage de consommation qui, une fois franchi, déclenche une notification aux observateurs du contrat.

Comment faire

Déclarer les unités suivies d'un modèle

Les unités d'un contrat issu d'un modèle sont héritées de ce modèle : elles se déclarent une fois, en administration.

1. Dans le menu, ouvrez « Contrats » puis « Administration ».
2. Ouvrez le modèle concerné.
3. Dans la navigation de gauche, choisissez « Unités & seuils ».
4. Cliquez sur « Ajouter un suivi ».
5. Saisissez le libellé de l'unité dans le champ « Unité (km, heures, minutes...) ».
6. Renseignez le « Pas » si la saisie doit se faire par multiples ; laissez vide pour un pas de 1.
7. Cliquez sur « Enregistrer ».

L'icône de corbeille marque une unité pour suppression ; l'icône de retour arrière annule ce marquage avant enregistrement. Un libellé laissé vide est encadré en rouge.

Définir les seuils d'alerte d'une unité

1. Sur la même page « Unités & seuils », descendez jusqu'à « Seuils d'alerte ».
2. Sous l'unité concernée, saisissez un pourcentage puis cliquez sur « Ajouter ». Répétez pour chaque seuil.
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

« Définissez des pourcentages de consommation (ex : 75, 90, 100) qui déclencheront une notification aux observateurs du contrat lorsqu'ils sont franchis. » Les valeurs acceptées vont de 1 à 100 ; elles sont dédoublonnées et triées automatiquement. Tant qu'aucune unité n'est déclarée, la section affiche « Ajoutez d'abord des unités suivies pour configurer des seuils. »

Renseigner les crédits d'un contrat

1. Dans le menu, ouvrez « Contrats » puis cliquez sur un contrat en « Brouillon ».
2. Faites défiler l'onglet « Détails » jusqu'à la section « Crédits ».
3. Cliquez sur « Ajouter un crédit ».
4. Saisissez la quantité achetée, puis choisissez l'unité concernée dans la liste.
5. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le message « Contrat enregistré » confirme la saisie. Les unités suivies héritées du modèle sont rappelées juste au-dessus, en lecture seule.

Le bouton « Ajouter un crédit » est désactivé quand toutes les unités du contrat ont déjà leur crédit : une unité ne porte qu'un seul crédit. Une quantité laissée vide encadre le champ en rouge, et le crédit correspondant n'est pas conservé à l'enregistrement.

Supprimer un crédit

1. Dans la section « Crédits », cliquez sur l'icône de corbeille de la ligne.
2. La ligne s'affiche barrée et estompée.
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

Tant que vous n'avez pas enregistré, l'icône de retour arrière rétablit la ligne.

Activer les frais d'accès au service

1. Ouvrez un contrat en « Brouillon » ayant au moins une unité suivie.
2. Faites défiler jusqu'à « Frais d'accès au service (FAS) » et activez l'interrupteur.
3. Renseignez la quantité à décompter et choisissez l'unité.
4. Choisissez la portée : « Tous les tickets » ou « Tickets internes uniquement (hors portail client) ».
5. Cliquez sur « Enregistrer ».

« Décompte automatiquement une quantité fixe d'une unité du contrat à la clôture d'un ticket racine, pour les types de tâche configurés. La règle d'origine détermine si les tickets créés depuis le portail client sont concernés. » Le décompte n'a lieu que sur les types de tâche dont l'option « Décompter des frais d'accès au service (FAS) » est activée. Voir Configurer les types de tâches.

Déclarer les unités d'un contrat signé saisi à la main

Un contrat enregistré par « Nouveau contrat signé » n'est issu d'aucun modèle : ses unités se saisissent directement sur le formulaire de création, dans la section « Unités suivies », avec ses crédits et ses frais d'accès. Voir Enregistrer un contrat déjà signé.

Suivre la consommation

1. Dans le menu, ouvrez « Contrats ».
2. Lisez les colonnes « Consommation » et « Crédits ».

« Consommation » liste, unité par unité, ce qui a été décompté ; les unités non entamées n'y figurent pas. « Crédits » affiche le consommé rapporté au vendu, sous la forme « 0/100 km ». Une ligne passe en rouge dès que le consommé dépasse le crédit.

Sur mobile, ces deux informations apparaissent dans la carte de chaque contrat. Le filtre « Avec dépassement crédits » isole les contrats en dépassement. Voir Liste, recherche et archivage.

Consommer des unités

La saisie ne se fait pas sur le contrat : elle a lieu à la clôture d'une tâche imputée sur ce contrat, où Deltia demande combien d'unités elle a coûté. La correction après coup, en positif comme en négatif, se fait au même endroit. Voir Consommation d'unités de contrat.

Référence

Où se configure quoi

Les seuils d'alerte sont figés sur le contrat au moment où celui-ci est créé : modifier les seuils d'un modèle ne change pas ceux des contrats déjà créés.

Affichage des sections sur un contrat

Sans unité suivie, aucune des trois sections n'apparaît. La section « Crédits » d'un contrat sans unité affiche « Ajoutez d'abord une unité suivie pour pouvoir ajouter des crédits » ; sans crédit saisi, « Aucun crédit configuré ».

Règles de saisie

Deux messages encadrent la consommation : « L'unite suivie n'a pas ete trouvee dans le contrat » quand l'unité visée n'existe plus sur le contrat, et « La quantité saisie doit être un multiple du pas configuré pour cette unité. » quand le pas n'est pas respecté.

Comportements automatiques

• Le décompte n'a lieu que sur un contrat signé. Une clôture de tâche sur un contrat qui n'est pas signé ne décompte rien et ne bloque pas la clôture.
• Aucun plafond. La consommation peut dépasser le crédit ; le dépassement est signalé en rouge dans la liste, jamais refusé.
• Frais d'accès au service : décomptés une seule fois par tâche, à la clôture d'une tâche de premier niveau, si son type est configuré pour cela et si le contrat lié en déclare. Sur « Tickets internes uniquement (hors portail client) », une tâche créée depuis le portail client n'en déclenche pas.
• Seuils d'alerte : la notification « Seuil de consommation atteint » part aux observateurs dès qu'une consommation fait franchir un seuil, avec le détail « seuil 90% franchi (45/50 heures) ». Un seul message par unité et par saisie, au seuil le plus haut atteint. Aucune alerte n'est envoyée si l'unité n'a pas de crédit, ni sur une correction qui fait redescendre la consommation. Voir Observateurs et alertes.
• Contrats dérivés : un renouvellement, une version corrigée et un avenant reprennent les unités, les crédits et les frais d'accès du contrat source, à leur quantité d'origine. Leur consommation repart de zéro.
• Import de contrats : les unités suivies, les crédits et les frais d'accès ne sont pas importés — « Non importés : unités suivies, crédits et frais d'accès. À saisir sur le contrat. » Voir Importer des contrats.
• « Unités consommées » et « Unités ajustées » sont inscrits dans l'historique du contrat. Voir Consulter l'historique d'un contrat.

Questions fréquentes

Puis-je modifier les unités suivies d'un contrat en cours ?

Non. Sur un contrat issu d'un modèle, les unités sont affichées en lecture seule : elles se modifient sur le modèle, et le changement ne vaut que pour les contrats créés ensuite.

Puis-je modifier un crédit après la signature ?

Non. Les crédits ne sont modifiables qu'au statut « Brouillon ». Pour revoir le volume d'un contrat signé, rédigez un avenant : ses crédits remplacent ceux du contrat une fois l'avenant signé. Voir Créer un avenant.

Que se passe-t-il quand le crédit est épuisé ?

Rien n'est bloqué. La consommation continue et le contrat apparaît en dépassement, en rouge, dans la liste. Un seuil d'alerte à 100 % prévient les observateurs au moment du franchissement.

Puis-je saisir une consommation directement depuis le contrat ?

Non. La saisie et sa correction se font depuis la tâche concernée, à sa clôture. Voir Consommation d'unités de contrat.

Une même unité peut-elle porter plusieurs crédits ?

Non. Une unité ne porte qu'un crédit ; pour augmenter le volume, modifiez sa quantité ou passez par un avenant.